企業(yè)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)和思考

鄧國軍 孫進(jìn)

（揚(yáng)州廣源實(shí)業(yè)投資有限公司，江蘇 揚(yáng)州 225000）

引言

近十年來，隨著科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷發(fā)展，信息化成了現(xiàn)代企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案信息化建設(shè)隨著信息化的全面鋪開經(jīng)歷了從無到有、從數(shù)字化檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變、從提高勞動(dòng)生產(chǎn)率向?yàn)槠髽I(yè)提供知識(shí)服務(wù)的角色轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案信息化管理，是指利用計(jì)算機(jī)為主的智能化手段計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和指揮企業(yè)檔案管理。企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)，則是由計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)及其他設(shè)備組成，以及多媒體、信息通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息數(shù)字化傳遞、程序化處理，從而為企業(yè)檔案提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理系統(tǒng)。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的整體性，需要制度、設(shè)備、人員等全方位的支持。企業(yè)在發(fā)展的過程中離不開檔案信息化工作，為此，只有采取積極的應(yīng)對(duì)措施，并提前做好準(zhǔn)備，才能建設(shè)好企業(yè)的檔案信息化，從而使其更加科學(xué)規(guī)范。

一、企業(yè)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)和思考的重要性

從企業(yè)內(nèi)部來看，檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、提高檔案管理綜合水平的必由之路，其意義主要體現(xiàn)為“兩性”。一是實(shí)現(xiàn)檔案管理的便捷高效性。檔案信息化是通過利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)、管理和處理，不再單純依靠人工收集、整理、編輯，不需要在大量的紙質(zhì)檔案中“埋頭苦干”，而只需要錄入一次數(shù)據(jù)便可以實(shí)現(xiàn)重復(fù)查詢使用和資源共享，大大減少重復(fù)性工作，快速提高了工作效率。二是實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全穩(wěn)定性。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子檔案，再通過加密存儲(chǔ)、備份處理、安全網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)文件的永久保存，既減少空間占用，又避免文件丟失毀損，從而最大程度延長檔案文件的壽命，保障檔案文件的價(jià)值。企業(yè)檔案信息化平臺(tái)作為信息化建設(shè)的重要手段和內(nèi)容之一，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。加快推動(dòng)企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)，是適應(yīng)信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理的必要舉措，對(duì)提升企業(yè)檔案管理能力和水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

二、企業(yè)檔案管理信息化的現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化制度缺乏針對(duì)性

檔案管理工作的落實(shí)效果在一定程度上受到相關(guān)管理制度的影響。現(xiàn)階段，我國很多企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)制度約束檔案管理工作，沒有與檔案管理工作和科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理信息化制度無法有效發(fā)揮作用，所以在發(fā)展的過程中不斷有新的問題出現(xiàn)，致使企業(yè)發(fā)展需求無法得到有效滿足，降低了檔案的實(shí)際作用，甚至部分企業(yè)的檔案管理工作流于表面，對(duì)順利開展企業(yè)日常管理工作造成一定影響。

（二）企業(yè)的檔案觀念落后于檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求

現(xiàn)階段，企業(yè)很多檔案管理人員認(rèn)為，其職責(zé)僅在于為有關(guān)人員提供查詢服務(wù)，很少員工將企業(yè)的發(fā)展考慮在內(nèi)，而且“多一事不如少一事”的思想觀念阻礙了檔案管理工作的開展。在檔案信息化建設(shè)的過程中，不僅需要專業(yè)的檔案管理人員，還需要建立檔案管理系統(tǒng)。國家對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的支持和指導(dǎo)力度不斷加強(qiáng)，但在實(shí)際工作中，國有企業(yè)檔案信息化具體制度建設(shè)和規(guī)范仍然較為滯后，操作起來無規(guī)范可依或者規(guī)范的指導(dǎo)性不強(qiáng)。而隨著國有企業(yè)改革及管理力度的增強(qiáng)，當(dāng)前的信息技術(shù)已無法滿足國有企業(yè)檔案管理的需求，檔案管理信息的技術(shù)化標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范也應(yīng)進(jìn)一步更新和完善，以保證檔案信息的及時(shí)性、有效性。然而，對(duì)于很多企業(yè)的管理人員來說，其認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，所以沒有給予重視，這使得很多檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度較差，而且工作缺乏主動(dòng)性。

（三）專業(yè)技術(shù)人才缺乏

檔案信息化建設(shè)歸根到底要“以人為本”，發(fā)揮人的主導(dǎo)作用。而由于檔案管理不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，在一些國有企業(yè)中，人員配備老年化或邊緣化，有的企業(yè)檔案室成了“養(yǎng)老室”。檔案管理專業(yè)人員較為缺乏，一些管理人員水平較差，不具備應(yīng)有的檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，不了解信息化操作流程，有些管理人員甚至未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就上崗，對(duì)于檔案管理多靠自行摸索、前任傳授、積累經(jīng)驗(yàn)等，極易產(chǎn)生不規(guī)范的行為，對(duì)檔案信息化建設(shè)造成了巨大的障礙。

三、企業(yè)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)和思考優(yōu)化

（一）制定檔案信息化建設(shè)的制度與方案，加強(qiáng)質(zhì)量控制

對(duì)于檔案信息化來說，其基礎(chǔ)在于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)就不能整合與共享檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)。為此，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的初期，就必須制定與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能真正從根本上解決檔案數(shù)字化和信息化的缺陷。在制定檔案信息化建設(shè)方案的過程中，必須嚴(yán)格遵守檔案信息化建設(shè)的有關(guān)制度。制定好檔案信息化建設(shè)方案，才能進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（二）加大對(duì)計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)的投入力度

企業(yè)必須要加強(qiáng)各項(xiàng)資源的有效投入，進(jìn)行資源科學(xué)合理配置，例如購買相關(guān)設(shè)備有助于促進(jìn)企業(yè)計(jì)算機(jī)信息化可持續(xù)發(fā)展。可以購買大量與企業(yè)工作密切關(guān)系的先進(jìn)信息設(shè)備，有助于營造良好的信息化建設(shè)氛圍。另外，人才對(duì)于企業(yè)信息化建設(shè)的重要性是不言而喻的，人才的素質(zhì)會(huì)直接影響到企業(yè)信息化建設(shè)的水平。企業(yè)想要開展信息化建設(shè)，就必須要努力提高人才的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)一些具備專業(yè)信息技術(shù)的人才，能夠熟練應(yīng)用各種先進(jìn)的信息化設(shè)備和信息系統(tǒng)開展工作，以此來保證信息化建設(shè)的有效開展。企業(yè)還可以從當(dāng)前的員工中選擇出一些具有潛能和資質(zhì)的人員進(jìn)行培養(yǎng)，使其掌握信息化知識(shí)和相關(guān)的專業(yè)技能，并將其安排到合適的崗位上，這也能夠發(fā)揮出其作用，對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的開展也有著積極作用。增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)水平。企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí)應(yīng)盡可能地選用那些專業(yè)的檔案管理人員，并為其提供可靠的福利待遇機(jī)制，使其能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，檔案信息化建設(shè)要求工作人員具備高度的責(zé)任心，認(rèn)真對(duì)待檔案管理的工作，才能最終完成檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案信息化建設(shè)的效率。

（三）檔案管理信息化需要跨檔案、信息及業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才

一是具備信息化技術(shù)知識(shí)和技能人才，主要是做好檔案信息系統(tǒng)的日常維護(hù)，確保系統(tǒng)可靠可用。二是具備創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)能力人才。檔案人員應(yīng)將多年檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行歸納、整理和創(chuàng)造。例如：在資料檢索服務(wù)方面，以往主要是根據(jù)案卷名稱、文件名稱、文件字號(hào)、作者等查詢，甚至信息化后可以對(duì)電子文件實(shí)行全文檢索，檔案查找效率大幅度提升。但在日常工作中，經(jīng)常會(huì)有一些特殊文件情況，檔案人員可以探索在對(duì)系統(tǒng)中的電子文件增設(shè)專業(yè)標(biāo)簽對(duì)多個(gè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)、交叉關(guān)聯(lián)的文件進(jìn)行標(biāo)簽分類，甚至探索在業(yè)務(wù)流程的歸檔階段由業(yè)務(wù)部門完成賦予電子文件分類業(yè)務(wù)標(biāo)簽，以提高后期檢索利用和資料整合。三是為企業(yè)決策提供檔案利用服務(wù)的人才。檔案管理系統(tǒng)化后，將實(shí)現(xiàn)文件隨結(jié)隨歸，檔案人員也將重視企業(yè)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)信息的收集整理。在企業(yè)開展某項(xiàng)工作時(shí)，檔案人員可以參與尋找檔案資源中的顯性知識(shí)和業(yè)務(wù)流程中的隱性知識(shí)進(jìn)行深度開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)從信息服務(wù)提供者專項(xiàng)解決方案提供者，挖掘檔案中的知識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案資料分類號(hào)和題名規(guī)范化

利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理最明顯的優(yōu)勢(shì)就是能夠使人們的檢索需求得到滿足。為了保證能夠進(jìn)行完整地檢索，需要檔案管理人員強(qiáng)化分類工作，與國家相關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)檔案分類工作進(jìn)行細(xì)化，根據(jù)檔案資料的內(nèi)容和所屬部門等對(duì)檔案進(jìn)行分類。在進(jìn)行分類時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)校審力度，從而避免分類工作出錯(cuò)，并且還應(yīng)該組織相關(guān)人員統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)所有檔案資料文件標(biāo)引一致化，從而更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)地開展檔案管理工作。另外，實(shí)現(xiàn)檔案資料分類號(hào)規(guī)范化，雖然能夠保證檢索檔案資料時(shí)的查全率，但無法為查準(zhǔn)率提供有效保障。所以，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)該對(duì)檔案資料題名進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，從而使檢索檔案資料時(shí)文不對(duì)題的情況得到有效避免。

結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)改革的重要內(nèi)容之一，也將為企業(yè)管理創(chuàng)新產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。在企業(yè)檔案管理的過程中，要結(jié)合國家有關(guān)部門對(duì)檔案行政管理的要求以及有關(guān)信息社會(huì)的要求，有效管理、收集、保存檔案的內(nèi)容與信息，并將檔案工作作為管理的依據(jù)，將檔案管理學(xué)作為最新的理論指導(dǎo)，將檔案資源作為企業(yè)管理的對(duì)象，增強(qiáng)企業(yè)檔案的數(shù)字化水平，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享，增強(qiáng)企業(yè)數(shù)字管理一體化的水平。隨著科學(xué)技術(shù)和信息化的進(jìn)步發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設(shè)將會(huì)有更深入、更廣闊的研究和發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也將進(jìn)一步促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理水平和利用率的提升，以實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值。