我國養老保險檔案管理的現狀分析與探索研究

劉靜

（無棣縣社會保險事業中心，山東 無棣 251900）

對于現有的社會保障體系進行優化調整，使其更加完善，能夠改善人們的生活水平，推動經濟的進一步發展，確保社會處在穩定狀態下。因此，必須要對其予以充分關注。增強檔案管理能力，可以使養老保險機制正常高效的工作，從某種角度來說，能夠使社會保障體系處在穩定狀態下，為此，必須要對于養老保險檔案管理予以充分關注，解決其中出現不足。

一、養老保險檔案管理的特點

第一，檔案管理對象以及服務對象的社會性較為明顯。一般情況下，我國養老保險參與者包括個人企業、事業單位以及工作人員、自由工作者等，所提供的服務社會性也較為突出。第二，由于檔案的來源并不一致，檔案的類型也較為多樣，復雜程度比較高。第三，養老保險檔案管理并不是一成不變的，會出現流動。這主要是因為參與養老保險的工作人員崗位并不固定，很可能會更換工作的場所，這在一定程度上提升了養老保險檔案管理困難程度。

二、養老保險檔案管理的作用

第一，能夠滿足養老保險管理工作的需求。養老保險檔案可以較為系統真實的記載不同企業以及個人所繳納的保險資金以及年限等，能夠在一定程度上展現出參保人員承擔責任享受權利的現狀。養老保險檔案是否處在完善狀態下，是否是精準無誤的，能夠在一定程度上決定養老行業的后續發展情況[1]。第二，能夠為社保經辦機構提供支持，使相關工作更加高效優質的開展，完善健全的養老保險檔案以及及時查詢渠道，能夠幫助參保人員在較短時間內搜集到需要的信息，并和社保經辦機構進行溝通、交流，為養老保養的發展提供有利條件。第三，能夠為社保檔案的整合匯總提供可能性。養老保險在我國發展時間比較久，影響力比較大，參與人數眾多、數據類型較為完善，能夠為社會保險制度的推廣打下良好的基礎。為此，必須要認識到養老保險檔案管理的重要性，加大力度開展這一工作，為其他保險的發展提供參考[2]。

三、養老保險檔案管理的現狀

在進行養老保險檔案管理工作時，由于一些因素的影響，效果并不是非常理想，需要相關人員加大力度進行分析，明確出現問題的原因。較為常見的問題可以總結為以下幾點：

（一）所運用的制度存在問題

根據現實情況來看，我國在進行養老保險檔案管理時所運用的制度存在著一些問題，并不完善。雖然我國較為注重檔案管理的開展，并出臺了相關法律法規，但是和養老保險檔案管理的需求進行對比，仍然有著較多的需要改進之處，規范程度比較低，特別是在開展檢查、驗收工作時，適應性比較低，并不合理，這都是養老保險檔案管理過程中急需解決的內容，如果不制定適宜的措施解決，很可能會對于養老保險行業造成不同程度的不利影響[3]。

（二）并沒有意識到這一工作的重要性

實質上，我國養老保險檔案管理部門并沒有認識到檔案管理的重要性，并沒有意識到這一工作的價值，這就導致在開展養老保險檔案管理工作時較為隨意，缺乏服務意識，工作的主動性比較低，無法及時發現養老保險檔案在應用過程中出現的問題，操作較為隨意，這并不利于養老保險檔案管理工作的進一步開展。

（三）工作人員的專業素養不一

目前我國負責養老保險檔案管理的工作人員并沒有系統全面的學習過檔案管理相關知識，相關機構也并未組織其參與到學習之中，對于檔案管理工作的認識較為片面，所應用的檔案管理方式較為隨意，甚至認為檔案管理工作是可有可無的，這就導致檔案沒有及時的存儲，無法最大化的利用檔案資源。

（四）所運用的設施設備較為落后

從當前的情況分析發現，當前開展養老保險檔案管理工作時并沒有投入充足的資金，所運用的設施設備較為落后，并且數量比較少。比如說，一般情況下養老保險檔案都被存儲在鐵柜之中，不但容易被竊取、丟失，還會占用大量的空間，甚至是由于環境的影響出現潮濕等情況，導致養老保險檔案的完整性受到損害[4]。在對于軟件進行應用的過程中，雖然部分工作人員意識到了信息技術的重要性，借助于互聯網開展了養老保險檔案存儲，但是所運用的軟件較為落后，沒有及時的進行更新換代，這嚴重阻礙了檔案管理工作的開展，無法展現出檔案管理信息化建設最大化作用。

四、提升養老保險檔案管理水平措施

養老保險檔案管理工作有著非常關鍵的作用，能夠在一定程度上為養老保險工作的開展提供支持，因此相關人員必須要將其落到實處，展現出其最大化作用。但是，從實際分析發現，在開展養老保險檔案管理工作時還存在著較多的不足之處，導致養老保險檔案管理工作達不到預期效果，在這一背景下，相關人員必須要積極的制定適宜措施，提升養老保險檔案管理水平。可以從以下幾點出發開展工作：

（一）完善相關制度

社保經辦機構應該和企業開展合作，分別構建養老保險檔案管理制度，確保檔案管理工作人員需要進行工作的內容以及負責區域，確保檔案的構建、維修養護、交接等工作都能夠在制度的引導下有序開展。在對于紙質檔案進行存儲時應該按照順序進行排列，放置在規定位置，對于一些關鍵內容進行備份。在對于電子檔案進行存儲時，應該確保其處在安全狀態下，可以在多個電腦中進行存儲，并統一格式，為之后維護工作的開展提供支持[5]。在這個過程中，必須要注重交接工作的開展，如果出現脫節，很可能會阻礙后續工作的進行。比如說，如果需要進行交接卻沒有及時開展，則會出現養老保險檔案丟失或者是放置較為隨意，難以及時找到需要檔案的情況。為此，必須要在第一時間進行檔案交接，并構建完善的獎懲制度，確保管理人員能夠端正自身的工作態度，積極的參與到工作之中，這從某種角度來說，能夠提升工作效果。

（二）認識到檔案管理的重要性

養老保險檔案管理有著不容忽視的作用，因此必須要將其落到實處，發揮最大化的作用。第一，相關部門應該對于養老保險檔案管理的重要性形成充分認識，并投入充足的資金和人力資源等，確保養老保險檔案管理工作能夠順利的進行。第二，要加大力度對于檔案管理人員進行培訓，確保其能夠樹立起檔案管理觀念，主動的參與到檔案管理工作之中，為人們提供更加優質的養老保險檔案管理服務。

（三）組織人員參與到檔案管理學習之中

養老保險檔案管理工作的科學性比較強，對于細節要求比較高。想要使檔案管理工作高效有序的開展，就必須要有專業程度較高的綜合性檔案管理團隊作為支持。第一，要組織社保經辦系統人員參與到學習之中，確保其有足夠的能力開展檔案管理工作，能夠借助于所學的知識切實解決存在的問題[6]。第二，應該做好檔案管理人員的招聘工作，選擇一些對于工作認真負責、綜合能力較強的工作人員參與到養老保險檔案管理工作之中，并定期的對其進行考核，確保其各方面的能力能夠得到不同程度的提升，符合新時期養老保險檔案管理的開展，只有如此，才能夠使養老保險檔案管理工作充分發揮作用，為參保人員提供更加優質的服務。

（四）推動養老保險檔案管理信息化、網絡化發展

要科學合理的對于現代化技術進行應用，構建完善的檔案管理系統，推動養老保險檔案管理的信息化、網絡化開展，這是推動我國社會保障體系進一步完善的必經之路，也是當前養老保險檔案管理的主要發展趨勢。推動檔案管理的信息化、網絡化發展，不但能夠使檔案存儲更加方便、提高檔案存儲數量，還能夠降低進行檢索需要花費的時間，達成信息共享這一目標。可以從以下幾點進行工作：第一，要盡力健全數據庫，做好信息的搜集、存儲、分類等工作，并對于檔案數據庫信息進行改善，使其更加真實，為檔案管理工作人員搜集相關數據提供支持。這對于各個部門的要求比較高，需要其在進行工作的過程中，確保檔案的有效性，并如實記載檔案的類別、存儲地點、時間等，并確保其是完整的，沒有任何遺漏。第二，要科學的對于網絡化技術進行應用。這需要相關人員及時的對于網絡設施進行完善，更新換代，為養老保險檔案管理工作的開展提供支持。除此之外，還應該做好網絡安全管理工作，積極的進行殺毒、安裝防火墻。

（五）做好數據化管理工作

將養老保險檔案管理進行數據化管理，能夠較為有效的完善養老保險檔案管理工作，使其包含更加全面的內容。首先，要在數據化觀念的引導下對于養老保險檔案進行管理，將所搜集到的養老保險檔案進行分類、匯總，保障其是完善的，精準的，具有一定的價值，能夠為養老保險工作的開展提供支持[7]。其次，要借助于數據化實時動態的監督管理養老保險檔案情況，防止隨意進行養老保險檔案管理工作的開展，降低出現問題的概率。除此之外，還應該做好日常的養老保險檔案管理工作，定期的進行檢查，分析其是否存在遺漏，并對其進行完善，這能夠在一定程度上推動養老保險行業的發展。

五、總結

根據上文來進行分析，可以發現養老保險檔案管理工作的開展能夠在一定程度上決定所有參保人員的利益是否可以得到應有保障，會對于養老保險行業的發展產生影響。因此，相關人員必須要關注養老保險檔案管理工作的進行，選擇使用恰當措施提升養老保險檔案管理水平，只有如此，才能夠為養老保險行業的可持續發展提供較為有利條件作為支持。