事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理探析

陳芳芳 何慧

（1.濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，山東 濰坊 261031；2.濰坊市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 濰坊 261000）

隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代潮流，提高信息數(shù)據(jù)的管理和利用效率也日益提上工作日程。事業(yè)單位中最重要的信息來(lái)源就是檔案、圖書(shū)、情報(bào)，做好它們的一體化管理，克服分別管理帶來(lái)的時(shí)間成本、人力浪費(fèi)的局限，簡(jiǎn)化信息搜索過(guò)程，以滿(mǎn)足信息時(shí)代背影下用戶(hù)的使用需求，才能真正順應(yīng)當(dāng)下資料文獻(xiàn)數(shù)字化的趨勢(shì)，這也是事業(yè)單位在信息管理進(jìn)程中的必然選擇。本文從檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理在事業(yè)單位中進(jìn)行實(shí)施的必要性和實(shí)施中面臨的主要問(wèn)題出發(fā)，就如何提升事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理的具體舉措進(jìn)行了研討和探索，望能夠推動(dòng)事業(yè)單位信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展。

一、概述事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理的定義

什么是事業(yè)單位的檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理呢？即在事業(yè)單位中，將檔案、圖書(shū)、情報(bào)三大信息庫(kù)集中起來(lái)統(tǒng)一管理，使其形成一個(gè)整體的信息來(lái)源，借助統(tǒng)一平臺(tái)和搜索引擎實(shí)現(xiàn)利用和管理。其本質(zhì)是一種資源共享、信息共享的模式，使輻射范圍更廣、利用人群更多，提升信息利用效率。

二、事業(yè)單位實(shí)施檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理的必要性

（一）可行性。首先，檔案、圖書(shū)、情報(bào)三大信息載體在事業(yè)單位中有著相似或相同的服務(wù)對(duì)象、功能手段和管理方式，無(wú)形中緊密地聯(lián)系在一起，為實(shí)現(xiàn)一體化管理提供了可行基礎(chǔ)。另外，現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，都為三者的一體化管理提供了技術(shù)保障和手段支持，也成為可行性之一。

（二）現(xiàn)實(shí)性。事業(yè)單位中最多涉及和處理的是與師生終身發(fā)展相關(guān)的重要信息，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，知識(shí)性人才的需求越來(lái)越高，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展也對(duì)知識(shí)性人才提出了更高的要求，教育變革正在悄然到來(lái)。教師的教研和教學(xué)，學(xué)生的論文撰寫(xiě)和課題研究都需要更多更廣更全面的信息數(shù)據(jù)來(lái)做支撐，原有的檔案和圖書(shū)（情報(bào)）分別管理的方式根本無(wú)法滿(mǎn)足師生對(duì)信息獲取的廣泛性、深入性和針對(duì)性的需求。這就決定了事業(yè)單位師生的信息處理必須更快更準(zhǔn)更全面，將事業(yè)單位的檔案、圖書(shū)、情報(bào)實(shí)施一體化管理也成現(xiàn)實(shí)需求下的必然選擇。

（三）整體性。事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)的一體化管理也能從整體上促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，激勵(lì)事業(yè)單位不斷在信息化的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理創(chuàng)新。這種一體化管理實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了量的積累和質(zhì)的提升，它一方面使單一分散、片面局限的信息整合成為一個(gè)系統(tǒng)全面、層次分明的整體，支持師生各種形式內(nèi)容和范圍角度的查閱參考；另一方面將事業(yè)單位負(fù)責(zé)信息管理的獨(dú)立部門(mén)聯(lián)結(jié)成一個(gè)統(tǒng)一部門(mén)，真正實(shí)現(xiàn)了知識(shí)創(chuàng)新和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。所有這些都促進(jìn)了事業(yè)單位服務(wù)水平的提升，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位管理模式的歷史跨越，滿(mǎn)足了師生讀者信息利用的新需求，促進(jìn)了新型人才的培養(yǎng)，推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

三、事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理在實(shí)施中面臨的問(wèn)題

（一）理念轉(zhuǎn)變不到位

在對(duì)事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)的管理理念上，一直以來(lái)都是傳統(tǒng)管理模式的理念占上風(fēng)，主要表現(xiàn)在一是對(duì)一體化管理的內(nèi)涵和必要性認(rèn)識(shí)不夠，覺(jué)得不需要進(jìn)行管理模式的變革，二是有一些狹隘的錯(cuò)誤的思想，認(rèn)為一體化管理模式會(huì)導(dǎo)致工作人員的下崗，這些落后的思想和觀念都阻礙了事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理的實(shí)施進(jìn)程。這也充分印證了新生事物雖然前途是光明的，但過(guò)程也確實(shí)是曲折的。若想順利實(shí)施檔案、圖書(shū)、情報(bào)的一體化管理，還需從人們傳統(tǒng)理念的轉(zhuǎn)變開(kāi)始。

（二）體制統(tǒng)籌不健全

體制上的不健全主要體現(xiàn)在管理上的不能完美配合和融洽，因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案、圖書(shū)（情報(bào)）均由各部門(mén)分別用不同的管理方法和系統(tǒng)進(jìn)行分別管理，缺少一體化管理的機(jī)構(gòu)和機(jī)制，管理上配合度和融洽度就較差。因此，解決橫向上的聯(lián)系也是實(shí)施一體化管理的困難之一，直接關(guān)乎到資源的配置和共享，只有統(tǒng)籌規(guī)劃，才能保證合作實(shí)現(xiàn)。

（三）人才標(biāo)準(zhǔn)不滿(mǎn)足

檔案、圖書(shū)、情報(bào)的一體化管理需要高水平的專(zhuān)業(yè)化人才，過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)必不可少，高超的計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理水平也至關(guān)重要，而目前在事業(yè)單位中能滿(mǎn)足信息整合協(xié)調(diào)操作的高級(jí)人才鳳毛麟角。如何提升檔案、圖書(shū)（情報(bào)）工作領(lǐng)域里管理人才的業(yè)務(wù)能力和工作水平，以更好的應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，提升計(jì)算機(jī)操作水平也是需要解決的問(wèn)題之一。

（四）管理經(jīng)費(fèi)不充足

一旦實(shí)施檔案、圖書(shū)、情報(bào)的一體化管理，網(wǎng)絡(luò)升級(jí)也就勢(shì)在必行。因?yàn)槟壳暗木W(wǎng)絡(luò)運(yùn)行速度和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)承載量等均不能滿(mǎn)足一體化管理后的大容量、快速度需求。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)升級(jí)就需要購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)設(shè)備和聘用專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)升級(jí)人員，所有這些都需要相當(dāng)數(shù)額的經(jīng)費(fèi)支持。但目前能夠用在計(jì)算機(jī)硬件配備和網(wǎng)絡(luò)升級(jí)以及新技術(shù)開(kāi)發(fā)方面的經(jīng)費(fèi)還比較有限，需要進(jìn)一步解決。

四、提升事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理水平的策略

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變理念

該措施主要針對(duì)于那些理念傳統(tǒng)、故步自封，對(duì)一體化管理認(rèn)識(shí)不到位，理念急需轉(zhuǎn)變的人。事業(yè)單位對(duì)著部分人組織教育培訓(xùn)，讓他們加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識(shí)并感受到一體化管理的必要性和重要性。培訓(xùn)內(nèi)容可從以下三方面入手：

一是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)和信息化時(shí)代的大背景，讓他們充分認(rèn)識(shí)到在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展、科技日新月異、競(jìng)爭(zhēng)更趨激烈的今天，傳統(tǒng)的獨(dú)立管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代人對(duì)知識(shí)多方位、多層次、高標(biāo)準(zhǔn)的需求，網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化才是正道。

二是細(xì)致闡述事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)實(shí)施一體化管理的實(shí)際好處。通過(guò)整理加工、分類(lèi)合成整合成的統(tǒng)一信息，具有更好的針對(duì)性和更高的綜合性，能夠?yàn)閷W(xué)生撰寫(xiě)畢業(yè)論文和其他論文等提供豐富的大量的文獻(xiàn)參考，為教師的科研和教研工作提供材料支持。

三是發(fā)達(dá)國(guó)家的借鑒和啟發(fā)。讓參訓(xùn)人員認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，國(guó)際上很多發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)通過(guò)利用一體化管理的模式促進(jìn)了信息的發(fā)展與更新，推動(dòng)了社會(huì)發(fā)展腳步的進(jìn)程。為在國(guó)際社會(huì)中爭(zhēng)取更多的交流和合作，提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力，也必須進(jìn)行信息的一體化管理。

（二）建立健全管理機(jī)制

首先從一體化系統(tǒng)入手，建立一個(gè)三位一體的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將事業(yè)單位檔案館、圖書(shū)（情報(bào)）館中的獨(dú)立信息整合成統(tǒng)一平臺(tái)，并借助現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的整理和分類(lèi)，幫助使用者在最短時(shí)間內(nèi)將信息搜集齊全，更好地實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)、情報(bào)的一體化管理，提升服務(wù)質(zhì)量、滿(mǎn)足師生需求。

另外，建立統(tǒng)一的規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，有了統(tǒng)一的政策規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，就能夠克服原檔案館、圖書(shū)（情報(bào)）館因自身管理體系不同所造成的分歧和偏差，幫助一體化管理更好地運(yùn)行。需要注意的是，統(tǒng)一政策標(biāo)準(zhǔn)的建立要結(jié)合三類(lèi)信息的不同特征，在符合法律要求的前提下，立足事業(yè)單位實(shí)際，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案、圖書(shū)、情報(bào)的一體化管理需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)操作能力兼?zhèn)涞母呒?jí)人才，這就需要事業(yè)單位要注重對(duì)此類(lèi)人才的引進(jìn)和對(duì)管理工作人員的培養(yǎng)。在培訓(xùn)過(guò)程中首先要針對(duì)檔案學(xué)、圖書(shū)和情報(bào)學(xué)、信息管理學(xué)等一體化管理過(guò)程中所必要掌握的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，還要對(duì)信息技術(shù)的掌握、網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)的指導(dǎo)落實(shí)到位，保證從事一體化管理的工作人員能夠熟練掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。同時(shí)還要主要培訓(xùn)和培養(yǎng)的周期性和連續(xù)性，讓管理人員不斷學(xué)習(xí)和吸收新知識(shí)，不斷掌握和優(yōu)化新技能，從而不斷提升管理人員的素質(zhì)層次、專(zhuān)業(yè)能力和管理水平。目的在于培養(yǎng)出能夠勝任一體化管理的新型人才隊(duì)伍，盡快實(shí)現(xiàn)一體化管理。

（四）保障經(jīng)費(fèi)投入

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，任何事物的發(fā)展進(jìn)步都離不開(kāi)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的支持，尤其是新興的科學(xué)技術(shù)，更需要充足的經(jīng)費(fèi)保障，來(lái)促成其的萌芽發(fā)展和成長(zhǎng)成熟。在事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理的實(shí)施進(jìn)程中，更要格外保障好每一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的充足和投入，以得到現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支持，對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行升級(jí)更新。從而提升事業(yè)單位文化建設(shè)能力和信息管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)和計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，資源的整合優(yōu)化和信息共享是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)的一體化管理是實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)化整合的重要途徑，有其實(shí)施的必要性和現(xiàn)實(shí)意義。本文旨在克服事業(yè)單位檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理面臨的局限和問(wèn)題，提供有益建議，以推動(dòng)其的有效實(shí)施，從而滿(mǎn)足事業(yè)單位人才培養(yǎng)的需求，提升事業(yè)單位教學(xué)科研水平，培養(yǎng)出更多更高層次的優(yōu)秀人才，服務(wù)社會(huì)，報(bào)效祖國(guó)。