口述史視角下高校名人檔案資源建設的態勢分析及優化策略

祝金夢

一、高校名人檔案資源建設現狀

名人檔案以名人個人為立檔單位，是社會知名人士在其一生中活動形成的檔案整體。就高校而言，名人檔案是指高校自建校以來，在（曾在）學校學習、工作的知名專家、學者、教授及黨政領導，在從事各種活動中直接形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄[1]51。高校名人檔案具有極大的宣傳教育與研究價值，在傳承校史、賡續學脈、弘揚高校文化、樹立優良校風、提升高校社會美譽度方面發揮著不可替代的作用。同時，高校名人檔案資源堪稱高校專藏的特色“名片”，是對傳統檔案工作的重要補充，在優化館藏結構與豐富館藏內容方面發揮著重要作用。

對于高校名人檔案的研究，最早始于1984年南京大學在國家教委和國家檔案局的肯定與支持下，以校檔案館為主體公開征集組建“名人全宗檔案”[2]18。如今，國內高校名人建檔相關工作有序展開，但傳統檔案收集方式已不能滿足深層次的檔案利用需求。另外，名人個體所承載的鮮活記憶正在逐漸消失，這些“活檔案”亟待搶救和保護。因此，高校界紛紛開展名人口述檔案采集工作，采用口述史與特定人物相結合的方法，為高校老領導、院士等相關著名人物建立口述檔案，及時拯救脆弱的校史記憶，一定程度上填補了高校的歷史空白，也讓名人檔案變得更加生動直觀。本研究以C9（九校聯盟）高校為例，通過訪問各高校檔案館及校史館網站，選定“名人檔案”“校史”“口述”等關鍵詞展開檢索，輔以微信公眾號推文檢索途徑，根據高校校史與檔案宣傳平臺特點不斷調整檢索策略，最后篩選出相關檢索結果，得到各高校名人口述檔案工作開展情況，見下表。

表1 C9高校名人口述檔案工作開展情況

通過網站及文獻調研，不難發現高校內部開展名人口述檔案資源建設工作的機構不僅包括檔案部門，各學院、研究中心同樣關注并積極參與名人口述建檔工作。隨著名人口述歷史項目選題的日益豐富與開展機構的日益多元，高校迎來了口述校史采集、名人檔案編研工作的熱潮，口述檔案資料體量日益龐大，這都給高校檔案工作帶來了生機與活力，然而由于一些認識和實踐層面的瓶頸，高校名人口述檔案工作也面臨著多重挑戰。

二、基于口述史方法的高校名人檔案資源建設態勢分析

高校名人口述檔案是以校內科研專家、教育工作者、行政管理人才等相關人士為立檔對象，進行口述歷史訪談形成口述資料，并在與傳統檔案文獻史料進行校正稽核后，以錄音錄像、書籍等形式歸檔保存的文字與聲像資料[2]。隨著校史研究的蓬勃興起，高校名人口述檔案作為“校史記憶”的又一活水源泉，正逐漸發展為一項新的校史文化建設工程，它以獨特的內容和形式生動地展現了高校發展的歷史脈絡，又彌補了傳統檔案資源的不足，是有效保存高校記憶的重要舉措。通過對高校名人口述建檔工作的SWOT分析，有利于進一步厘清工作中的優勢與瓶頸，從而更好地為利用高校名人檔案構建校史記憶提供創新性思路。

1.優勢（Strengths）分析。

（1）口述檔案是構建校史記憶與開展科研教學的重要支撐資料。高校檔案館館藏檔案多數為與教學科研活動相關的管理性文件、歷史檔案等文獻資料，這些高齡檔案因歷史上管理條件的限制、自然災害、戰爭等因素經常出現檔案載體損壞、缺失甚至斷檔的情況[3]34。對高校名人進行采訪整理形成的口述檔案恰好可以彌補或充實學校辦學過程中一些重大史實、重要歷史脈絡檔案記載的不足，其形式多樣的成果（筆錄、文章、著作、聲像照片等）能夠提供直觀生動的參考信息[4]22，多維再現歷史，同時也能使高校館藏從內容、形式到數量更加豐富。此外，高校名人口述檔案不僅有助于回望學校的發展歷史，還可為加深對學科建設發展的歷史、教學改革與科研創新等方面的認知，提供更加生動鮮活的支撐材料，學術價值之高為傳統檔案資源所不及，是高校名人研究的重要來源。

（2）檔案資源建設方法具有規范性。檔案學理論與實踐思路可以使口述歷史工作更加規范化，通過改進工作方法可有效避免口述項目流程中的系列問題，從而大大提升工作質量與效率。有學者認為，在所有與口述歷史相關聯的學科中，檔案學是唯一高度關注口述歷史實踐整個流程的學科[5]26。從口述檔案規劃、采集開始，檔案資源建設方法提供了檔案檢索方式和途徑——以高校、綜合檔案館全宗作為基準；到后期的檔案整理及著錄，需要用到檔案著錄及分類等相關理論和知識；再到后續的檔案編纂工作，需要以檔案編纂學的相關理論知識作為指導。另外，在開展口述訪談工作的過程中，經常會有一些受訪者由于顧慮訪談資料公開傳播導致的不確定性，而拒絕錄音錄像的訪談形式，或是刻意回避某些事件內容，但是只要受訪者了解到這些音視頻資料會經過歸檔流程收藏進館，因而具有一定的保密性后，一般都會接受訪談者的要求。

2.劣勢（Weaknesses）分析。

（1）口述檔案收集管理工作缺乏制度與規范約束。2018年國家檔案局頒布了關于口述檔案采集的行業標準《口述史料采集與管理規范》（DA/T 59-2017）[6]33，這是當前針對名人口述檔案工作僅有的一項國家標準。該標準對口述檔案的采集流程與保存管理等都進行了整體性規范，具有一定的現實指導作用。然而實際工作中口述檔案采集成效并不理想，這一問題根源于制度銜接方面，國家出臺的行業標準只是大體上的要求，而高校層面制定細則時卻十分籠統，高校內部各自為政，缺乏具體的規章制度與明確分工，不經充分聯系和溝通便開始口述檔案采集工作，使得高校名人口述檔案在收集及整理的過程中“無規可循”或“有規不循”，導致人力物力資源的浪費或采集內容缺失不全。

（2）口述檔案工作經費支持與隊伍建設尚未滿足需求。高校檔案館屬于高校直屬機構，其運營和發展的經費比較有限，而名人口述檔案項目的設立需要進行大量調研和訪談工作，充足的經費保障是基本條件之一。此外，在名人口述檔案收集過程中，采集對象包括不同專業的學術名人，采集到的檔案資料也往往涵蓋了多種專業知識，需要工作人員具備一定的專業素養。而目前我國高校檔案人員知識儲備比較有限，這樣一來采集隊伍如不進行專業培訓，在開展訪談和資料整理的過程中，必然會遭遇不知所云、無從下手的尷尬，最終難以保證采集內容的客觀性與準確性。

3.機遇（Opportunities）分析。

（1）高校口述歷史建檔工作積極展開。2016年，國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中鼓勵開展口述歷史檔案征集，把檔案資源多樣化作為檔案資源體系建設的目標。隨著口述檔案價值的日益凸顯，一大批高校口述歷史實踐團隊先后成立，其中包括中國傳媒大學崔永元口述歷史研究中心、溫州大學口述歷史研究所、揚州大學口述史研究所、華南師范大學口述史協會等組織。口述歷史實踐主體日益多元化，官方組織（如檔案館）與自發形成的非官方組織（如學生項目團隊）積極配合協調，形成了大量的口述檔案，培育出一支從事口述歷史研究與實踐的有生力量。

（2）時代背景下高校檔案館加速轉型。長久以來，檔案館擔負著被動收集、保管檔案的職責，人們對檔案工作者也存在著“中立的收集保管者”的刻板印象。然而在后保管時代，有學者認為檔案保管模式、檔案工作者的角色也在發生轉變，檔案工作者身份不應局限于繼承遺產的被動的保管者，他們也可以成為集體記憶的積極鑄造者[7]12。口述歷史實踐工作正是檔案機構自主采集選擇檔案的過程，促使檔案館由被動、消極地保管檔案轉變為積極地塑造檔案，檔案工作者積極參與到“檔案創制”中去。高校檔案館作為名人檔案管理的首要陣地，擔負著傳承名人記憶、助力校史研究的重要使命，除了開展傳統的保管利用工作外，應主動參與到名人口述檔案資源建設工作中。

4.威脅（Threats）分析。

（1）口述訪談的緊迫性與口述檔案的真實性問題突出。口述檔案工作是一項搶救性工程，時間緊迫、刻不容緩，高校名人口述建檔實踐同樣面臨著風險和壓力——多數建校早期的突出貢獻者與重大歷史事件的見證者都已經步入晚年，因此必須盡快采取措施來保存那些鮮為人知的歷史記憶。另外，口述檔案的真實性一直以來都是很難回避的問題，受訪者都從個人視角敘述歷史，口述內容難免帶有主觀色彩，無法做到完全客觀中立，容易造成史實遺漏或者出現偏差。

（2）口述檔案開發利用存在短板。當口述檔案基本建立之后，又往往面臨著名人口述檔案二次開發和利用的問題。目前國內以高校名人為主要對象開展的口述項目蔚為大觀，但多數項目都存在著開發形式單一、利用渠道不暢的問題，仍沿襲傳統的編研開發形式，編研成果區分度比較差，特色性模糊，多是厚重的實體書籍或者僅在網站上羅列一些圖片。這樣一來，無論前期工作做得多么完善，如果對名人口述檔案的宣傳力度不夠，或者開發形式粗放，都會阻礙到公眾利用這一終極目標的實現。

三、高校名人口述檔案資源建設優化策略

1.前端控制，重視口述訪談的規劃設計。名人口述檔案資源建設工作必須貫徹全程管理思想，把口述檔案的規劃籌備、采集整理、保管利用看做一個完整的生命周期，在前期規劃中充分考慮后端可能出現的各種問題，使之具有較高的實踐價值和可操作性，以前端有效控制提升整體工作質量。具體來說，前期規劃主要包括選題、確定訪談對象、擬定訪談提綱等幾項工作。選題時要展開需求分析，不僅要考慮到豐富館藏與保存校史記憶的需求，還要考慮到公眾利用的需求，根據最終建設實施目標和檔案館人力物力的情況，設計體量適宜的題目。受訪對象應具備待搶救、可搶救、值得搶救的特點，考慮與研究者研究主題、與歷史事件關聯度比較高的人，綜合受訪者的基本資料如性別、年齡、職業、家庭、身體情況、個人經歷等因素進行選擇[8]51，可按照院士、知名教授、有突出貢獻的中青年專家、學科帶頭人、教學名師、學校歷屆黨政領導、杰出校友等層次作為建檔對象[9]81。

此外還需規劃好文本材料與物質資料分配工作。文本材料準備工作主要有兩方面的內容：其一，確定好訪談對象后，要為每位受訪者建立個人檔案，訪談者必須提前熟悉受訪者的各項背景信息。有必要的情況下可以開展“預訪談”，為正式訪談做好鋪墊。其二，準備項目簡介、訪談提綱、口述檔案收集資料登記表、檔案保密協議或訪談資料法律授權書、檔案捐贈和委托寄存協議、感謝信等。合理分配選擇物質資料，如音視頻錄制工具、交通工具、有償訪談費用等。訪談時間的選定應當堅持彈性原則，選取受訪者空閑時間，并將其身體與精神情況等因素考慮在內。首次訪談與回訪地點可靈活安排，盡量讓受訪者感到舒適，另外保證環境安靜明亮，以確保錄音錄像質量不受影響。訪談方式應根據項目實際情況及研究需要，選取一對一訪談或集體訪談的方式。訪談問題的設計應全面而有條理，循序漸進、具體簡明，不偏離訪談中心。

2.內外聯動，規范口述檔案的采集流程。目前高校口述檔案實踐工作蓬勃發展，然而采集標準、采集方法和采集隊伍的規范化程度較低，給各階段的工作帶來了不利影響。若要有效解決這些問題，首先高校層面上要切實提高名人口述檔案保護意識，將名人口述檔案建設上升到學校行為，將其納入高校發展規劃中，并爭取籌建高校名人口述檔案專項基金[10]19。其次，加強制度層建設。據調查，目前已有23個省市頒布了專門的名人檔案管理辦法，多個高校也根據各校名人建檔工作的實際制定了相關的管理辦法，例如《武漢大學著名人物檔案管理辦法》《北京大學“人物檔案”征集、歸檔暫行辦法》《東南大學名人檔案管理規定》等[11]15。高校檔案部門應該在綜合借鑒的基礎之上，針對本校名人口述檔案資源采集與組織過程中的實際問題，制定出更具針對性與實用性的標準細則與技術規范。制度建立后，應盡快組織一支具有專業水平的口述檔案采集隊伍，由于名人口述檔案建設工作具有跨學科性質，橫跨歷史學、檔案學、新聞傳播學、社會學等諸多學科的研究領域，因此采集人員應有充分的知識儲備。若本部門相應人才力量較為薄弱，可以外聘專家進行訪談技巧、訪談心理等方面的培訓。加強與史學界、新聞界、圖書文博部門、各地口述歷史協會的交流，或者以服務外包的方式借助館外研究力量，為檔案館提供相應的智力支持，建立起以高校檔案館為主導，全校參與、跨界聯動的工作運行機制。

3.綜合鑒定，優化口述檔案的評估開發環節。口述檔案進館前，要對口述檔案工作成果進行整體評估，主要是進行質量鑒定工作，將不符合要求的口述檔案“拒之門外”。根據口述史料采集歸檔與開發利用的流程，評估主體分別是受訪者、檔案工作者和檔案利用者。以受訪者為核心的評估，要求口述訪談內容客觀完整、條理清晰，與歷史事實相符，必要時可進行回訪求證；以檔案工作者為核心的評估，要求口述檔案材料齊全完整、內容準確、格式規范，整理分類遵循檔案形成規律；以檔案利用者為核心的評估，要求能夠滿足自身檔案利用需求，內容真實可信，具有憑證價值。評估不合格則需要重新加工處理，但口述檔案的采集一般具有不可逆性，因此更為重要的是將問題反饋至控制前端，針對問題加以改進，優化流程，切實加強結果管控[12]90。

名人檔案具有雙重價值，對高校而言，它是珍貴的歷史遺產，對整個社會而言，它更是重要的信息資源。因此名人口述建檔工作應秉持建立形成與開發利用工作并舉的原則，口述檔案進館后并不意味著其檔案生命周期的終結，而是全面增值的開始。要想喚醒激活海量的高校名人口述檔案價值，使其成為一種高品質的信息資源，需要通過對檔案信息的二次加工來進行深層次的開發，充分挖掘釋放其潛在的信息價值[13]6。一方面，可通過傳統編研手段，如河北大學圍繞顧隨先生開展了一系列高校名人研究工作，借助原始檔案和口述史料先后出版了多部書籍，引起了學術界乃至社會的廣泛關注。另一方面，可充分發揮口述檔案生動直觀的特性，積極推動現代技術在檔案開發中的運用，如借助文本分析挖掘技術將檔案中的知識抽取出來，降低信息顆粒度，并進行時空關聯和知識重組，多維呈現檔案價值。

4.融媒宣傳，創新口述檔案的提供利用形式。當前信息傳播方式發生深刻變化，媒體融合趨勢不斷發展，呈現出傳統媒體與新興媒體跨界交融的局面。在此傳播環境下，高校名人口述檔案宣傳工作也應注意新舊傳播媒介的擇選。傳統檔案宣傳方式往往需要依賴于檔案利用服務（檔案閱覽外借、復制）、檔案編研出版和實地展覽等，是檔案館的基礎性工作，但這種檔案利用形式較為被動。相對傳統傳播方式而言，網絡傳播具有非常明顯的優勢，首先網絡傳播渠道拓寬了信息受眾范圍，借助網上展覽的形式可大大促進檔案信息獲取利用，如浙江大學檔案館網站的“竺可楨紀念展”與四川大學校史館網站中的“院士專題展”，這兩個展覽已發展成為名人文化傳播的拳頭產品。其次，網絡傳播渠道具有很強的交互性，尤其在新媒體環境下，傳播主體和傳播受體的互動和交流大大增加。據調查統計，教育部直屬高校中，檔案館開設微信公眾號的高校有27所。高校檔案館應充分借助微平臺進行檔案文化宣傳，集合視頻、音頻、文字等多種形式，使口述檔案更為生動與直觀，從而有效提升傳播效果[14]63。總之，開展名人口述檔案宣傳工作需充分利用多種傳播方式組合的優勢，為不同類型的檔案用戶提供一站式獲取信息的體驗，并能以簡易快捷的操作獲取相應的檔案信息服務，滿足多元化的檔案利用需求[15]16。

四、結語

口述史方法以回憶訪談形式獲得史料，突破了傳統歷史書寫方式，具有很強的合作性與生動性。當前口述史方法在實踐發展中漸趨成熟，這為高校檔案部門依托資源優勢開展口述建檔工作提供了充分的理論支撐和案例研究。檔案機構內外部環境的深刻變化也為口述建檔工作的開展提供了良好的契機，為檔案部門改善公眾形象、提升社會美譽度提供了更多的可能性。將這種自主開展、全程參與檔案資源建設的工作模式納入檔案部門的常規職責，使其成為檔案工作者的一種自覺行為是檔案界應不斷努力的方向。高校檔案部門可與史學界、新聞界等其他領域進行交流合作，借鑒其訪談技術等方面的經驗，加快制定細則，解決口述檔案采集規范化問題，持續優化名人檔案的開發利用環節，不斷加強口述建檔理論和實踐探索，為構建高校記憶乃至社會記憶作出應有貢獻。