政府部門文書檔案管理與優(yōu)化研究

夏文青

（青島市市南區(qū)教師和體育局，山東 青島 266000）

引言

文書檔案是對單位活動的記錄，能夠為單位各項決策的制定、人員的考核與聘用提供參考，為各項管理工作的開展提供便利。政府部門文書檔案則是對政府各項管理事務(wù)以文字的形式進行記錄，包括政府各工作人員的信息、業(yè)務(wù)處理情況、政府各部門的工作計劃與安排等等，這些信息的記錄與歸檔可以更好地指導(dǎo)后續(xù)工作之開展，提升政府工作效率。且隨著政府職能部門改革發(fā)展以及檔案資料日益多樣化，文書檔案管理的工作內(nèi)容也發(fā)生了一定的變化，工作環(huán)境也出現(xiàn)了新的特點，這就需要文書檔案管理工作人員能夠及時認(rèn)識到這些新變化，通過轉(zhuǎn)變工作認(rèn)識，優(yōu)化工作行為，進一步做好文書檔案管理工作，為政府部門各項工作的高效開展提供助力。此外，文書檔案還能夠反映政府部門的發(fā)展歷史，是政府部門反觀自身的一面鏡子，能夠促進政府部門向好發(fā)展。在新形勢下，政府文書檔案管理工作面臨新的更高要求，因此，優(yōu)化政府文書檔案管理工作勢在必行。[1]

一、政府部門文書檔案管理的意義

文書檔案管理工作在政府部門的諸多工作中占據(jù)重要地位，發(fā)揮著重要作用，是對政府部門各項工作的系統(tǒng)整合，又能對各項工作的開展提供一定的資料借鑒與指導(dǎo)。加強政府部門文書檔案管理工作具有重要意義，具體分析如下：

第一，有助于指導(dǎo)政府各項工作的更好開展。文書檔案是對政府各部門各階段工作的記錄，完整反映了政府各項工作的開展過程與實施狀態(tài)，包含了大量的可用信息和工作經(jīng)驗，政府各部門可通過查閱檔案資料更科學(xué)地開展下一步工作的計劃制定與實施，提高政府工作質(zhì)量。

第二，有助于規(guī)范政府各部門的工作行為。文書檔案能夠反映政府各部門的工作內(nèi)容，記錄重要工作事件，同時也對工作結(jié)果進行記錄保存。加強文書檔案管理，能夠督促政府各部門為留下漂亮的工作記錄而努力工作，規(guī)范各部門工作行為。

第三，有助于為政府各部門的工作考核提供參考。文書檔案保存了政府各部門的工作歷史，反映了各部門的工作成績，也記錄了相應(yīng)階段的工作過失，在對政府各部門工作進行定期考核時，文書檔案可為考核提供佐證。同時，政府各部門也可通過查閱文書檔案進行工作反省，改進工作行為。

二、政府部門文書檔案管理的內(nèi)容與特點

（一）內(nèi)容介紹

文書檔案管理工作的開展，可將單位當(dāng)中形成的所有檔案材料，借助針對性的方式實現(xiàn)有效歸整與收集，并且可借助相應(yīng)的原則與要求來做好管理工作。[2]政府部門文書檔案一般由專人專職管理，主要工作內(nèi)容包括如下幾個方面：

第一，收集整理信息資料。政府部門文書檔案一般是對各部門工作的記錄，因此散佚于各部門，需要文書檔案管理人員定期于各部門處收集整理，并處理好與各部門的關(guān)系，做好工作銜接，以保證文書檔案能夠及時歸檔。同時文書檔案管理者還應(yīng)了解各部門的工作內(nèi)容，以使檔案的收集更加全面，保證檔案實時更新。此外，文書檔案管理者還應(yīng)熟讀相關(guān)規(guī)章制度，按要求做好本職工作，并恪守職業(yè)操守，該保密的保密處理，能利用的盡量利用，在發(fā)揮文書檔案價值的同時做好管理工作，為政府部門其他各項工作的開展提供助力。

第二，分門別類歸檔立卷。政府部門的文書檔案多且繁雜，需要相關(guān)工作人士按照信息資料的不同區(qū)別對待，對檔案資料分類管理，科學(xué)歸檔。一般而言，政府部門文書檔案包含了紙質(zhì)文檔、照片、影音文件等不同類別的檔案，需要檔案工作者分門別類，按照不同要求進行管理。如紙質(zhì)文檔要防止發(fā)霉蟲蛀，照片文檔要防止光照，影音文件需要防止消磁，等等。為方便查閱，還應(yīng)對檔案立卷編號、繪制目錄，并備份保存，以方便檢索，防止丟失。

第三，嚴(yán)格檔案查閱管理。檔案管理者應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案查閱相關(guān)制度，不得允許個人隨意查閱檔案，如確實需要，須持有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。若需查閱其他部門檔案，還需按照相關(guān)審批流程獲得其他部門與本部門之批準(zhǔn)方可查閱。此外，未經(jīng)允許，不可記錄檔案，更不可將其外帶出去。

（二）特點分析

政府部門文書檔案更多的是對日常工作的記錄與總結(jié)，能夠反映工作的實際開展情況，其檔案管理具有如下特點：

第一，具有綜合性。政府部門文書檔案具有豐富的內(nèi)容，涉及面廣，包容性強，既有員工資料信息、工作方案、會議記錄、政府公告、各類報告、通知等，又有各種工作照片、錄像、音頻資料，且這些資料涉及行政、人資、黨務(wù)等多個部門與科室，這就使得政府文書檔案管理具有了綜合性的特點。

第二，具有保密性。政府部門文書檔案有一部分是可以對外公開的，但還有一部分是有關(guān)政府決策的記錄或部門領(lǐng)導(dǎo)查閱的資料，根據(jù)保密級別會有不同的等級劃分，且不對外公開，僅限部分人可見，因此，這類檔案具有保密嚴(yán)格的特點，這也體現(xiàn)了政府文書檔案具有保密性。

第三，具有階段性。政府部門文書檔案與內(nèi)部工作息息相關(guān)，是對日常工作的記錄，而政府部門各階段的工作內(nèi)容又各具特點，因此，文書檔案管理也應(yīng)分階段歸類保管，以保證檔案管理的全面性與連續(xù)性。

三、政府部門文書檔案管理與優(yōu)化策略

（一）意識同步，提高工作重視度

意識是行動的先導(dǎo)，檔案管理人員只有對本職工作高度重視，才能以積極的態(tài)度對待工作，更好地處理工作。而當(dāng)前一些政府部門檔案管理者不重視本職工作，不愿花太多時間去收集整理資料，歸檔隨意，不能及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，對于特殊材料檔案不能區(qū)別對待，容易造成檔案的損毀。

對此，相關(guān)部門應(yīng)加強對于文書檔案管理者的工作意識強化，不僅部門領(lǐng)導(dǎo)要強化檔案管理意識，還應(yīng)要求全體員工，不管是檔案管理部門的員工，還是其他部門的員工，都應(yīng)該重視文書檔案管理工作，相互之間能夠積極配合，明確檔案管理制度與工作流程，能夠第一時間遞交檔案材料，方便檔案人員開展工作。政府部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過各種方式增強部門員工檔案意識，讓其認(rèn)識到文書檔案之價值與作用，可在每次的工作例會中講一講文書檔案管理的問題，例舉哪些檔案資料為工作開展提供了幫助，以此強化檔案管理的重要性。還可通過新媒體如微信、釘釘、QQ 群等加強部門交流，在各部門安排專人對接檔案部門的工作，以更好地體現(xiàn)文書檔案管理之重要性，提高相關(guān)工作重視度。

（二）制度先行，規(guī)范檔案管理行為

制度是一切工作有序落實的保障，政府文書檔案管理同樣如此。但目前部分政府單位的文書檔案管理制度的健全度還存在不足，對于相關(guān)工作人員的行為規(guī)范還不夠，使得文書檔案管理還缺乏科學(xué)合理的流程，工作不嚴(yán)謹(jǐn)，專業(yè)性不夠強，部分檔案資料不能及時歸檔，有的資料信息不完整也未及時補齊，檔案借閱較為隨意，缺少規(guī)范化流程，這些都容易造成檔案資料的流失或損毀，難以充分發(fā)揮文書檔案管理之效用。管理規(guī)章制度不夠健全，檔案的全面性和完整性得不到有效保障，最終無法為政府機關(guān)其他部門提供有價值的檔案信息，導(dǎo)致政府內(nèi)部的很多工作無法高效率開展。[3]

要想優(yōu)化管理工作，政府文書檔案工作者需以《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等現(xiàn)行法律法規(guī)為指導(dǎo)，并結(jié)合自身工作實際，制定本部門工作行為準(zhǔn)則以及文書檔案管理制度，用以規(guī)范相關(guān)工作。同時要做好文書檔案的歸檔整理，督促工作人員嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）進行文書檔案的歸檔保存，使各項工作按制度開展，方便后期的檔案查找與利用。此外，部門也可制定相關(guān)監(jiān)督檢查制度，不定期對檔案人員的工作進行檢查，并納入考核范疇，同時發(fā)布獎懲制度，鼓勵檔案人員創(chuàng)新工作方式，及時自查自糾，確保檔案安全管理。

（三）人才保障，提高管理人員素養(yǎng)

文書檔案管理具有較強的專業(yè)性，需要專業(yè)人員專職專辦，因此對檔案管理人員的素養(yǎng)要求較高。而目前一些政府部門檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，對于專業(yè)知識掌握不牢，對于新的文書檔案管理方法不太了解，許多工作還是采用老一套方法開展，導(dǎo)致文書檔案管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)有序，存在諸多管理問題。為切實落實好文書檔案管理工作，相關(guān)部門需著力加強人員培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)。

一方面，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的知識與技能培訓(xùn)。通過高校委培、在線學(xué)習(xí)、專家講座、部門學(xué)習(xí)討論等方式不斷提升檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)。同時，面對信息化、大數(shù)據(jù)時代的到來，許多新的技術(shù)也被應(yīng)用于文書檔案管理之中，特別是文書檔案的電子化管理更是對管理人員的信息化素養(yǎng)提出了更高要求，這就需要政府檔案管理部門加強對員工的信息技能培訓(xùn)，可邀請專業(yè)人士過來指導(dǎo)檔案信息化工作，以使檔案工作人員能夠熟練運用計算機系統(tǒng)開展相關(guān)工作，提升檔案管理水平。另一方面，政府檔案部門在選聘新人時也可有所側(cè)重，根據(jù)自身工作需要有針對性地選用人才，以充實檔案人員隊伍，加強人才保障。

此外，還需進一步加強檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，幫助其樹立正確的職業(yè)榮辱觀與職業(yè)道德觀[4]。政府檔案管理部門可通過專題講座、有獎問答、部門測試、定期宣講等方式加強檔案工作者對于《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》、《檔案法》、《部門工作守則》、《保密法》等法律法規(guī)以及部門規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，并定期或不定期地開展檢測工作，以促進文書檔案管理人員增強職業(yè)道德意識，重視本職工作，避免檔案篡改、檔案盜用、機密檔案信息泄露、檔案遺失等問題的發(fā)生。

（四）與時俱進，加強檔案信息化管理

信息技術(shù)的發(fā)展促進了各項工作的變革，也使得政府工作逐步向網(wǎng)絡(luò)化邁進。將信息技術(shù)合理應(yīng)用至文書檔案管理工作中，能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，具體表現(xiàn)為收集、整理以及歸納等各個方面，而且檔案查閱與應(yīng)用效率也能得到很大程度上的提升。[5]同時，電子政務(wù)建設(shè)也加快了文書檔案的電子化管理，這就需要政府檔案管理部門與時俱進，做好文書檔案的信息化工作。

一方面，要做好頂層設(shè)計。政府檔案管理部門應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行檔案管理法律法規(guī)以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）的要求進行文檔一體化系統(tǒng)設(shè)計，以使政府文書檔案管理與OA 自動化系統(tǒng)無縫銜接，構(gòu)建包括文書移交、歸檔、查詢、借閱一體化之信息化管理系統(tǒng)，通過頂層設(shè)計統(tǒng)籌政府文書檔案管理各項工作內(nèi)容，實現(xiàn)相關(guān)工作的高效開展。

另一方面，將現(xiàn)有文書檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔、實物文檔與電子文檔的同時保存，并逐步減少紙質(zhì)文檔，實現(xiàn)檔案的綠色化、精簡化管理。同時要確保電子文檔的安全，可通過文件加密軟件、設(shè)置安全防火墻和密鑰等對電子文檔進行保護，提高檔案管理質(zhì)量。

此外，還應(yīng)注意到，在檔案保管與銷毀的規(guī)定中，在對電子檔案進行銷毀時，應(yīng)確保電子檔案在系統(tǒng)中處于徹底銷毀狀態(tài)。

四、結(jié)語

文書檔案管理是政府部門重要工作組成，所涉內(nèi)容涵蓋范圍極廣，需要政府各部門的配合。在時代不斷變革發(fā)展的當(dāng)下，政府文書檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點，需要相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變思想，更新工作方式，以新理念、新技術(shù)開展工作，通過科學(xué)化管理不斷提升文書檔案管理效率，最大化發(fā)揮文書檔案的管理價值。檔案管理者亦需不斷學(xué)習(xí)，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，為政府部門其他工作開展提供助力。