淺談信息化背景下事業單位會計檔案管理

黃梅娟（云浮市公共資源交易中心）

事業單位對檔案進行及時管理有利于對事業單位的發展狀況進行良好的記錄，為事業單位今后的發展提供了有效保障,同時還能直接有效地反映出社會事務的演變過程。事業單位的會計檔案管理工作主要是對事業單位的財務狀況進行詳細地記錄，對事業單位未來的發展提供良好地建議及數據參考[1]，是事業單位不斷進步和發展的基礎。尤其是近年來，互聯網行業的大力發展，使得我國進入信息化社會，事業單位在此過程中能夠利用互聯網技術轉變傳統的交易方式和貨幣流通方式。且對于會計檔案管理而言，積極實現檔案管理網絡化、信息化、對于該行業的發展具有重要作用[2-3]。

■ 信息化會計檔案管理的意義

（一）自動化管理提升工作效率

處于信息化社會的今天，會計檔案管理自動化能夠大幅度的提升工作效率。目前，事業單位會計檔案管理信息化，有效地將其與互聯網技術相互融合，更好地促進事業單位的發展。因為計算機的使用能夠提升檔案信息的處理速率，對于信息的儲存、轉發等操作十分便利。信息化的會計檔案管理能夠通過計算機系統自動對所需的數據進行自動生成，大大節省了人工計算的時間，方便了會計檔案信息的核對。同時，計算機還能夠對數據進行自動核算，辨別會計數據檔案是否真實可靠，并自動對會計數據進行分類儲存，在提升工作效率的同時，增加了檔案的真實性及準確性，對事業單位今后的發展起到了良好的推動作用。

（二）信息化管理能夠提升管理水平

事業單位對會計檔案管理實施電子化管理，有利于將不同的數據收集整理起來，再利用計算機系統對其進行分類、保存及使用，有效地實現了會計檔案信息資料的統一管理，有利于提升會計檔案資料管理的高效性和規范性。電子會計檔案相對于紙質會計檔案而言大大降低了人力物力，提升了工作效率，減少了紙張的消耗。另外，電子化的會計檔案會使得在調取檔案時更加的便捷、安全。實行信息化會計檔案管理有利于對事業單位今后的發展提供有利幫助，更好地為事業單位發展奠定堅實的基礎。

■ 信息化背景下會計檔案管理的現狀

（一）信息化意識不夠

信息化改革的不斷深入，傳統的檔案管理工作不再適應時代的要求，檔案管理信息化勢在必行。但有的事業單位對檔案電子化不夠重視，導致事業單位會計檔案信息化的建設僅僅流于表面，存在形式化現象[4]，導致會計檔案管理工作的開展無法較好地迎合現代社會的要求，無法滿足市場需要，使得事業單位在新時代中的發展受到阻礙。對事業單位的調研發現，現時大部分事業單位檔案管理人員仍然使用手寫的方式記錄數據，這種方式不僅工作量大、枯燥乏味，且對工作人員的要求較高。但突然轉變為電子化辦公，會使部分檔案管理人員一時無法接受，其中涉及的人員配置問題較為復雜，一時間難以理清。

（二）管理制度不夠完善

隨著《會計檔案管理辦法》的正式實施，有效地將電子會計檔案納入會計檔案管理的范圍中，使得傳統的會計檔案管理工作有了較大的提升，大大節約了時間和空間。但一些事業單位的會計檔案管理制度落實不到位，導致執行能力不足。當前大多數事業單位會計檔案管理工作還是主要以人為控制及計算機管理相互結合，但若出現責任不到位的現象，會使檔案信息發生泄露，甚至出現無法彌補的嚴重情況，較難保證事業單位會計檔案信息的真實有效性。

（三）管理人員素質有待提升

檔案管理最終主要依靠的是管理人員的操作，提高信息檔案的管理水平，應該從底層抓起，培養一支高質量、高水平的檔案管理團隊。由于我國會計信息化建設起步較晚，無法做到完善的檔案管理，且大多數事業單位會計檔案管理人員的年紀偏大，對計算機無法正常使用，對信息化技術不熟練，再加上管理層對檔案管理工作的不重視，導致事業單位往往會出現一些財務知識缺乏的現象。這對于事業單位會計檔案管理工作的發展具有一定的制約性，難以發揮會計檔案管理工作的真正作用。

（四）檔案管理的安全性有待增強

現階段的檔案管理存在一定的風險，導致事業單位的會計檔案管理工作出現信息泄露或信息保存不良的現象，這對于事業單位今后的發展具有一定的阻礙作用。這主要是因為傳統的紙質檔案轉化為電子檔案后，安全方面的問題有待提升，管理人員的保密意識有待加強。再加上信息化時代容易遭到黑客攻擊、系統故障以及人為泄密等問題層出不窮，加大了檔案管理安全隱患的發生。另外，會計檔案管理電子化屬于新時代的建設，在一定程度上事業單位的管理人員對計算機操作不熟練，影響了會計檔案建設的進程[5]。

■ 信息化背景下事業單位提升會計檔案管理的措施

（一）建立信息化的檔案理念

事業單位在進行具體的檔案管理工作的過程中，由于本身缺乏明確的目標，同時，一些管理人員缺乏對信息化檔案管理的清晰認知，法充分認識檔案管理的重要性。但只有充分的了解檔案管理的重要性及必要性，管理人員才能更好地開展會計檔案管理工作，確保事業單位會計賬目的準確性[6]。事業單位的管理人員應當根據當下社會的發展，結合電子檔案管理的特征及政府的相關要求，建立具有針對性的信息化檔案管理理念，使得單位的會計檔案管理工作更有效地開展，提升事業單位的綜合競爭能力。

（二）完善會計檔案管理制度

事業單位中會計檔案管理人員應當合理地將電子化和檔案管理密切地結合起來，制定出更為科學合理的檔案管理制度，完善本單位制度并發揮其優勢，使得單位更加符合當代社會的發展，有利于促進事業單位檔案管理水平的穩步提高。另外，事業單位對于檔案管理的模式應當及時的創新，傳統的管理模式隨著社會的發展早已無法滿足其需求，工作量日益增大，工作效率卻無法及時得到提升，這就要求事業單位應當擴大運作規模，完善相關的制度和條例，增強會計檔案管理工作的開展，還需要將責任分配到個人，防止今后責任追究問題出現相互推卸的情況。

（三）提升檔案管理人員的水平

為使事業單位會計檔案工作的順利開展，就需要提升會計檔案管理工作人員的素質水平。事業單位在進行人才錄用的過程中，應當對素質高、專業性強的人才進行優先考慮，有助于豐富會計檔案管理的人才隊伍的建設。同時事業單位應當在會計檔案管理的技術及設備等方面進行不斷的增強，重視對會計檔案管理人員的教育培訓工作，促進檔案管理人員盡快掌握信息化技術的應用能力，提升檔案管理人員的素質水平。

（四）提高會計檔案管理的安全性及軟件專業性

會計檔案管理工作的順利實施需要將安全意識作為基礎保障，缺乏安全意識往往會出現檔案泄露或丟失的現象，這將對事業單位帶來極大危害。由此可見，事業單位應當加強對會計檔案管理工作安全保密意識，并加強會計檔案管理人員的安全意識。同時，國家應當加大對事業單位會計檔案管理工作的重視，為其營造一個良好的電子化會計檔案管理環境，使得事業單位的會計檔案管理在一定程度上具有良好的安全性。為此，國家應當對會計檔案管理系統進行不斷的優化，加大資金投入，為事業單位會計檔案管理開發出專業化軟件，提升其工作效率的同時使得軟件安全性得到保障，為事業單位未來的發展夯實基礎[7]。

■ 結束語

在信息化時代下，對于事業單位的會計檔案信息化、網絡化及電子檔案化對事業單位會計檔案的保管及儲存，能夠良好的對檔案進行保存和利用，有利于事業單位今后的長遠發展。而對于事業單位日益加重的工作量而言，對人才的要求也不斷加大，信息化背景下的事業單位會計檔案管理工作已成為其今后發展的主要趨勢。對于事業單位未來發展具有優化作用，使得事業單位更加現代化、規范化。因此，事業單位若想要長久的發展，滿足社會需求，應當加大會計檔案管理信息化的使用力度，建立完善的管理體系，創建優秀的檔案管理隊伍，確保檔案儲存的安全性，最大程度地確保電子檔案的有效性，提升檔案信息的有效利用率。