現代醫院檔案管理的創新工作研究

黃墨卷 福建省東山縣醫院 363400

隨著時代的進步，醫學領域的發展，醫院的日常經營管理也日益規范，對醫院的整體運營產生了積極且正向的影響。作為構成醫院經營管理體系不可缺少的一部分，檔案管理已經成為醫院順利經營各項活動的必要條件之一[1]。為了進一步提高管理效果，針對醫學檔案、管理工作中存在的問題要進行全面的分析與研究，并結合實際情況提出有效的改進建議，以期最大限度地提高醫院管理工作的效能及品質，促進醫院快速、穩定、健康發展。醫院要分類留存每一位患者的醫療資料和病歷，同時還要記錄好醫院內部各項研究結果以及現有的醫療設施資料等，為日后的檢查奠定堅實的基礎。工作人員應提高重視，認真開展醫院檔案管理工作，各個部門之間要相互協作配合，制定符合實際的檔案管理計劃，不斷推進相關工作的順利開展[2]。

1 現代醫院開展檔案管理工作的意義

1.1 為醫療研究等工作的開展提供了充足、有力的支持 互聯網技術與信息技術的普及與應用，提高了國內醫院的工作質量與效率。作為醫院經營管理工作中的重要一環，檔案管理的重要性是不言而喻的，無論是開展醫療研究活動，還是收治患者，均需檔案管理為其提供充足的依據與支持。因此，應有目的、有計劃地促進醫院檔案管理工作的創新與發展，巧妙應用信息技術及計算機技術，實現現代化、規范化的管理，在幫助醫院開展不同類型醫療研究活動的同時獲得更多的經濟效益與社會效益[3-4]。

1.2 確保醫院穩步、可持續發展 醫院檔案管理工作的創新與發展，能夠在一定程度上提高醫院整體工作的效率與質量。一般來說，檔案管理工作的實質即對各類信息資料進行高效且專業的歸類與整合，對其進行合理安排，并充分發揮其作用。在過去，我國大部分醫院均不重視檔案管理工作，因此無法完全滿足新時代背景下醫院及社會對信息資料的各方面要求。為了改善這一現象，就需加強醫院檔案管理工作，以此來確保醫院長遠發展。

2 當前現代醫院檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理缺乏規范性 我國大部分醫院檔案管理工作均缺乏明顯的規范性，其主要體現在兩個方面：一方面是已經整理、歸納完畢的材料不夠完善、系統；另一方面是無法及時歸檔信息材料，最終導致檔案丟失或破損。以上現象反映出我院管理人員缺乏對本職工作的正確認識，且尚未建立嚴謹、健全的檔案管理制度。還需注意的是，在醫院重點學科建設以及醫療活動開展的過程中，均會總結出很多文檔資料，但往往由于后續工作不到位，因此檔案遺失的可能性很高，無法對其進行進一步的匯總與歸檔[5]。

2.2 檔案管理效率低下 工作人員消極的工作態度、尚不完善的檔案管理制度是目前導致檔案管理工作效率低的主要原因。這些因素的客觀存在，導致檔案無法在第一時間進行整理與匯總，進而不利于后續歸檔工作的開展。

2.3 檔案調取程序復雜 目前國內一部分醫院，尤其是基層醫院，仍然依靠人工來檢索、調取檔案，涉及的程序十分復雜，既浪費精力，又耗費時間，不利于檔案管理工作后續的開展。而有些醫院雖然已經實現了檔案的現代化管理，但由于檔案管理者并不了解軟件開發和設計知識，所以難以充分滿足醫院檔案管理多方面需求[6]。

3 現代醫院檔案管理工作創新的必要性

隨著時代的發展，我國醫學領域也正式步入快速發展的軌道，促使醫療體制也發生了巨大的變革，加劇了行業內的競爭。在此背景下，如何提高醫院的核心競爭力、保證其可持續發展已成為亟待解決的重要課題。作為醫院經營管理體系中不可缺少的環節，檔案管理工作應順應新時代的發展要求，在行業變革過程中積極探尋最佳的發展渠道。醫療檔案可為醫院開展科研活動、管理活動及醫療活動提供重要的理論依據與參考資料，能最大限度地提高醫院的社會效益與經濟效益。鑒于此，醫院檔案管理應快速適應新環境，并向科學化、規范化的方向發展[7]。

創新是醫院檔案管理工作進步與發展的關鍵，同時也是順應新時代發展的必然選擇。目前，云計算技術、網絡技術、計算機技術以及信息技術的快速發展，加快了技術成果轉化為現實生產力的速度。特別是醫院檔案管理工作，更應該適應信息化改革環境，適當地做出改變，方能提高工作效率與質量。檔案管理以收集、保存、利用及開發醫院信息資料為主要工作內容，過去依靠人工對其進行管理，隨著現代化技術的發展，若不做到管理改革創新，信息和檔案資料非但無法發揮自身的使用價值，甚至還會影響到醫院的改革與創新，從長遠的角度來看，不利于其后續的發展[8]。

4 現代醫院檔案管理工作創新策略

醫院檔案管理必須適應醫院工作創新發展的新形勢，不斷優化檔案管理環境，創新檔案管理的手段，建立檔案管理科學體系，從而實現醫院檔案管理的現代化，更好地服務于醫療、科研、教學、行政管理等工作。管理環境就像土壤，管理體系就好比樹的枝干，而服務工作就是枝葉、花朵和果實。沒有好的土壤，長不出茁壯的樹木，也就結不出好的果實。我們應努力為醫院檔案管理營造良好的管理環境，構建規范的管理體系，提供優質的服務工作。

4.1 樹立全新檔案管理價值觀 從理念創新的角度入手，引導工作人員樹立全新的檔案管理現代觀、檔案管理效率觀、檔案管理動態觀以及檔案管理價值觀。現代觀是指：工作人員應充分意識到云計算、網絡技術、計算機技術和信息技術對檔案管理工作的影響，不斷提高自身的管理意識及信息化水平，只有這樣，才能快速適應新時代背景下醫院改革及轉型需要。效率觀是指：要幫助管理人員樹立效率觀念和競爭意識。動態觀是指：鼓勵檔案管理人員與時俱進，改變守舊觀念，沖破傳統模式的桎梏，積極引進新的理念，大力推動檔案資源的開發與利用。引導檔案管理人員正確認識檔案服務所具有的作用與價值，并在此基礎上，為提升醫院服務質量及經濟效益提供充足的支持[9]。

4.2 引入新技術、新理念 積極引進新的技術與理念，實現對醫院檔案管理工作的改革與創新。正確認識信息化管理的便捷性與優勢，從根本上改變以往紙質檔案的管理模式，運用計算機及互聯網實現檔案信息的收集、匯總、保存、檢索與編研，真正實現檔案的一體化管理。在工作中要注重篩選檔案中具有高價值的信息資源，運用信息技術進行電子歸檔，沖破傳統紙質檔案管理模式，促使其向信息化、電子化的方向發展、此外，還應建立獨立、完善的服務共享平臺與檔案查詢系統，便于技術人員隨時進行查詢與編研，為學術科研和醫療工作的開展提供充足的理論依據。積極借鑒其他國家和地區成功的管理經驗，與其他科研機構建立良好的合作與互動關系，共同建立全文數據庫和多媒體數據庫，收集具有較高價值的信息源，并在確保信息保密和安全的前提下，實現資源的互補及共享，最大限度地提高醫院檔案資源的信息化水平和數字化水平，為我國醫療衛生事業的轉型、創新與發展奠定基礎[10]。

4.3 加強醫院檔案服務改革力度 檔案管理工作應始終遵循“管理和服務”并重原則，在其創新與發展過程中，應采取有效的手段不斷促進檔案服務改革，最大限度地提高服務質量與效率，有目的、有計劃地對檔案資源進行整合與開發，以便為學術科研工作、臨床醫療工作提供充足且有力的依據。建立全新的服務模式與優質的服務體系，培養工作人員主動服務意識和超前服務意識，提升其專業素質，令其了解學術科研和醫療工作今后的發展趨勢，進而為促進醫院檔案管理工作的創新與發展奠定堅實的基礎[11]。

4.4 建立健全的檔案管理制度 首先，應建立健全長效的檔案管理制度，結合院方的管理需求，明確工作人員的具體工作內容與職責，鼓勵他們自我學習與完善，并做好檔案的篩選、分析、匯總、統計以及編研等工作。其次，為了避免發生檔案丟失、損壞等情況，相關部門與管理人員還需對現有的借閱制度與歸檔制度進行整改與完善，明確不同類型檔案的歸檔期限、范圍及時間，嚴格登記與審批，從根本上確保檔案信息的完整性和保密性。再次，還需構建完善的檔案銷毀制度、檔案鑒定制度與檔案保密制度，無論是紙質檔案，還是電子檔案，都要在嚴格審查之后方能入庫，對不同保密等級的檔案，應結合實際情況對其實施分類管理，并做好相應的標記以免混淆。定期對已經入庫的檔案進行全面檢查，查看是否存在泄漏情況，若工作人員不顧規定對外泄漏保密檔案，一經查實，應立即追究其法律責任。最后，建立完善的庫房管理制度，并做好防有害氣體、防光、防塵、防潮、防盜以及防火等工作，妥善保存檔案，從根本上保證其安全性和完整性[12]。

4.5 提升管理人員的專業素質 檔案管理人員對檔案管理工作的創新與發展有著重要作用。鑒于此，可通過開展培訓活動的方式，來提升檔案管理人員的專業素質[13]。具體應結合醫院的發展規劃、管理要求以及工作人員的實際情況開展有針對性的培訓活動，通過外出交流合作、院內學習等多種手段來檢驗自身的培訓成果，鼓勵檔案管理人員不斷汲取新的知識，促進自我專業素質的提升。此外，為了準確把握新時代背景下檔案管理發展新規律，院方應有計劃的培養檔案管理人員的求實創新精神、愛崗敬業精神以及責任意識，加強技術方面的培訓力度，令其能夠具備檔案系統的維護與管理技術，降低系統發生故障的概率，積極配合改革與創新工作，為提高醫院整體運營水平給予大力支持[14]。

綜上所述，應正確認識到醫院檔案管理工作的重要性與必要性，積極引進創新的理念與技術，對現有的檔案資源開發管理現狀實施高效的改革與創新，進而最大限度地提高醫院的管理水平與經濟效益。