淺析PDCA循環在財務共享服務中心質量管理中的應用

王彥力子（云南能投財務服務有限公司）

■ 研究背景

質量管理貫穿企業運營的方方面面，特別是對標準化、準確化要求較高的業務。財務共享服務中心以會計憑證信息、財務報表為產品，其流程和成果標準化要求程度較高，質量管理在財務共享服務中心的運營中占據比較重要的地位。PDCA循環作為質量管理的一種方式，以計劃、執行、檢查、處理為循環，對不斷提升財務共享服務中心質量管理水平有一定的積極意義。

■ 相關理論基礎

（一）財務共享服務中心

財務共享服務中心是近年來在世界范圍內逐步流行起來的一種會計和報告業務的管理方式。通過將分散于不同地點、不同事業部的會計業務集中納入財務共享服務中心進行處理的方式，形成規范統一的會計數據和財務報告。

我國大部分集團企業近十年已開始推行或著手搭建財務共享服務中心模式，經過實踐證明，財務共享服務中心通過對集團企業業務進行規范、統一的會計處理，能夠有效統一數據的口徑，出具規范、可比的財務報告，有利于企業在數據時代充分發揮財務數據的作用，為企業經營重大決策提供數據支撐。同時，通過集中進行財務處理，不需要在每個公司和分支機構均設財務人員，一定程度上能夠降低企業的系統和人工成本。

（二）財務共享服務中心質量管理

企業實施財務共享服務的重要動因之一是財務數據的標準化和統一化。財務共享服務中心通過對公司各類經營事項進行統一會計處理，從而達到業務流程的標準化，提高信息質量。質量管理是企業財務共享服務有效實施的關鍵措施和重要保障。只有財務共享服務中心的質量管理充分有效，才能達到企業實施財務共享服務的重要目的，既能滿足內部決策者對財務信息的需要、對內控有效性的要求，又能滿足外部監管者對企業財務有效性的監督管理要求。財務共享服務中心的質量管理根本目標在于保障財務共享服務中心業務處理的標準既符合法律法規、會計準則要求，又符合企業相關財務制度及其他合規性要求，確保生成財務信息的統一化、標準化。

（三）PDCA循環

PDCA循環最早是由美國質量管理專家休哈特博士提出，作為全面質量管理的方法之一被廣大學者知悉。其特點在于可以使管理方法圖像化和科學化，能夠幫助管理人員更加精細的描繪整個管理工作的過程及特征，在此基礎上更加清晰、系統地開展管理工作。PDCA循環可以分為四個階段、八個步驟。

四個階段分別對應PDCA階段的英文首字母，即計劃（PLAN）、執行（DO）、檢查（CHECK）、處理（ACTION）。計劃階段即通過對現有管理狀況的評估，分析現有的問題并明確管理目標和總體措施，形成質量管理計劃。執行階段則是對計劃階段形成的目標和總體措施進行落實，采取具體措施進行應對。檢查階段是對計劃和執行階段的結果進行階段性的評估和分析，并查明導致其執行效果的原因。處理階段是對檢查階段評估的結果、分析的原因進行改進工作，對評估認為屬于有效管理的部分形成管理規范和制度，對評估認為屬于無效管理的部分形成新的問題和處理建議。

八個步驟分別為：1.分析管理現狀，找出存在的問題；2.分析各類影響因素；3.找出關鍵原因；4.擬定應對措施；5.執行擬定措施；6.檢查執行效果，發現問題；7.總結經驗，形成新的標準，進行文檔制度化；8.尚未解決的問題轉入下一個PDCA循環。

■ PDCA循環在財務共享服務中心質量管理中的應用

（一）計劃階段

步驟一：分析管理現狀，找出存在的問題。

財務共享服務中心質量管理工作中存在審核人員對于類似業務不能給出標準統一的處理意見是當前質量管理工作中比較突出的問題。

步驟二：分析各類影響因素。

一是財務共享服務中心審核業務種類較多，部分業務處理標準沒有進行明確和統一。二是由于經濟事項存在復雜性和多變性，現有規章制度沒有對其進行規范，沒有可供參考的審核依據，或對標準化方式存在爭議，缺乏必要的制度支持依據。

步驟三：找出關鍵原因。

審核標準不統一可能源于以下幾個因素：一是業務人員素質參差不齊，對業務處理理解存在差異，對規章制度的學習理解能力存在差異，從而導致財務共享服務中心審核標準不統一。二是財務共享服務中心質量控制環境薄弱。質量控制沒有得到財務共享服務中心管理方面的足夠重視，沒有根據發現的問題及時修訂審核制度標準，導致相關業務問題沒有統一的標準規范可以作為依據。三是財務共享服務中心采用任務池的處理方式，相同業務可能匹配不同的處理人員，同時處理人員無法掌握被服務單位的核算全貌，無法識別業務特殊性，從而做出不同口徑的審核處理，導致出現會計差錯。

步驟四：擬定應對措施。

一是加強制度體系建設。發現新業務、新問題，在現有規范標準之外的特殊處理等，及時對相關規章制度進行修訂并宣貫，做到使共享會計在進行業務處理時，能夠有制度可依循，降低個人對業務理解不同、且缺乏制度約束而產生的差異。

二是完善溝通機制。定期就相關爭議業務、公司制度管理空白區域，與各核算單位和上級管理單位進行溝通，明確業務管理方式，及時出臺管理辦法，統一管理口徑，最大程度減少主觀判斷因素，形成客觀統一的管理標準。

三是加強培訓管理。對于新形成的制度、新的業務處理標準及時對共享會計進行培訓，做好制度宣貫培訓工作，確保共享會計在業務處理中及時接觸并了解最新處理標準，確保質量管理人員能夠及時以最新標準進行質量審核并解釋。

四是完善績效評價體系。質量管理應該得到足夠重視，納入財務共享服務中心人員績效管理，并合理確定質量管理在績效評價中的占比，強化全員質量管理意識，確保制定的業務標準能夠得到良好的貫徹執行。

（二）執行階段

步驟五：執行擬定措施。

針對計劃階段擬定好的措施進行貫徹執行，逐步落實到各個措施的責任單位即負責人。為保證執行質量，需要明確以下關鍵點：一是領導重視。各類措施可能涉及不同公司、不同部門人員的配合，需要企業領導層支持，保障各類措施的執行能夠得到各相關部門的積極配合。二是科學落實。相關措施之間可能存在先后順序以及前因后果的關系，需要在落實過程中嚴格論證其各項步驟的科學性，確保前后銜接恰當，種好因、得好果。明確各類措施之間的主次之分，對主要措施分配更多資源，避免本末倒置。

（三）檢查階段

步驟六：檢查執行效果，發現問題。

在計劃和執行階段完成后，需要對目前質量管理水平是否解決計劃階段提出的問題進行檢查，評估執行的效果。重點包括以下幾點：一是標準制定是否覆蓋更多業務空白區域，原有標準模糊的業務是否已經明確相應的業務標準。二是業務標準是否已經得到良好的執行，通過一系列措施，人員評價差錯率有無明顯降低。具體措施可以通過抽樣檢查的方式進行統一檢查，如果效果不明顯，需要進一步發現問題。

（四）處理階段

步驟七：總結經驗，形成新的標準，進行文檔制度化。

如果檢查階段發現有行之有效的業務處理規范、流程管理方式，應當總結經驗，及時形成新的業務標準，將相關措施進行及時的制度化。例如一些暫定的業務處理方式，如果行之有效，應當及時將標準形成制度。

步驟八：尚未解決的問題轉入下一個PDCA循環。

對于檢查階段發現的新問題和措施不到位的地方，進一步分析原因，重新進入計劃階段，轉入下一個PDCA循環進行處理。

■ 總結

對于將標準化、統一化作為重點管理目標的機構，在財務共享服務中心的質量管理中應用PDCA循環，能夠有效完善財務共享服務中心質量管理體系，更重要的是，有助于對財務共享服務中心質量管理進行動態的優化管理模式。利用PDCA循環，不斷發現問題、尋找原因、改進措施、分析效果，從而使財務共享服務中心質量管理體系不斷完善。在實際運用PDCA進行質量管理時，應當注意不能機械化將每個階段、每個步驟孤立進行處理，需要綜合考慮其環環相扣、周而復始的循環，每個階段和步驟是可以交叉融合的，同時應當綜合運用各種管理方法，實現財務共享服務中心質量管理水平的不斷提升。