新時代人事檔案管理制度與模式的創新路徑探討

王興

(黑龍江省八五七農場社會保險事業管理局，黑龍江 密山 158322)

引言

在新時代需要從理念、技術方法等方面推動人事檔案管理工作模式的創新，并結合人事檔案管理要求對其制度進行優化，從而實現對檔案工作流程進行優化的目的，使各項工作按照規章制度的要求來高效落實，使人事檔案得到有效利用。并且在現代科技的支持下還應借助信息技術來加強檔案資源處理、分析等工作，推動檔案工作的信息化建設，其有利于人事檔案管理工作的信息化轉型，使檔案工作的效率、質量得到有效提高，進而推動人事檔案管理中各類檔案資源的全面整合及分類。

一、人事檔案管理的重要意義

第一，為人事工作提供基礎依據，人事檔案需要對事業單位內部人事信息進行全面的收集，其包含了事業單位職工的身份、學歷、資歷等信息，并對職工的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況進行全面的記錄，其與事業單位內部的人事工作緊密掛鉤，因此在人事檔案管理工作中要求及時對其工作模式進行創新，從而為事業單位的發展提供重要的人事檔案資料。

第二，科學評估個體能力，個體在工作中的表現及獲得的榮譽均會記錄在人事檔案中，根據對人事檔案資料的了解，參照事業單位現有的評價機制，可對個體職工的表現、能力有一個大致預估，再通過對職工工作行為信息的動態化收集，了解其實際能力，從而將其安排到合適的崗位中，貢獻自己的力量。

第三，優化檔案資料管理水平，落實規范化管理要求，事業單位人事檔案管理工作的開展，可完善管理體系及制度要求，保證相關信息資料的完整性，為后續人員配置及工作調整提供可靠的資料支持[2]。

二、新時代人事檔案管理工作的現狀

（一）管理制度不夠完善

在新時代事業單位內部的變化使得檔案工作也需要進行相應的調整，根據國家檔案行政管理部門的指導，實現檔案信息化建設來適應新時期事業單位的發展形勢。在此情況下固有的人事檔案管理制度存有的局限性也逐漸顯露出來，尤其是在面對創新的人事檔案管理體系時，管理制度上的疏漏使其對檔案工作的控制及約束力度不夠，容易導致在實際管理過程中出現職責混淆、流程混亂等情況，不利于檔案工作的順利開展。

（二）管理模式存有不足

目前許多單位為了保證人事檔案管理工作的正常開展，對于其管理模式通常不會進行較大的改變，此種情況雖然能夠使人事檔案管理正常落實，但是在新時代下其管理效率及管理質量得不到保障。并且在人事檔案管理中對信息技術的利用度不足，未能對人事檔案信息化管理所具備的功能進行充分的發揮，此種情況要求在實際中以相關規章制度為基礎，結合人事檔案的情況來進行管理模式的優化創新。

三、新時代人事檔案管理制度與模式的創新路徑

（一）細化人事檔案管理制度

對于人事檔案管理制度需要確保其各項內容都符合法律法規的要求，依據事業單位人事檔案管理的規定及條例的指導來對管理制度進行全面的細化，實現檔案管理工作的規范化發展。在新時代的背景下事業單位的改革，使人事檔案管理所需面對的工作內容更為繁雜，因此需要有完善的制度作為支持來開展人事檔案管理工作，通過對規章制度進行補充及改進，能夠有效地確定在人事檔案工作中的要點，并使檔案工作在執行的過程中其各個環節得到有效的規范及約束，從而減少在檔案管理中的失誤問題。并且考慮到新時代人事檔案工作的發展形勢及其轉變，對于制度內容還需結合實際來進行調整及細化，這樣可以防止在檔案管理工作中出現職責混淆的問題，并在制度規范下利用規范化管理模式簡化檔案工作流程。

（二）優化人事檔案管理流程

首先，對干部人事檔案收集程序進行規范，在以往的人事檔案管理工作中，主要是對檔案進行簡單的收集、接收、保管，此種情況容易導致在檔案收集的過程中出現缺失、遺漏等情況，因此在檔案收集工作中需要建立起系統化的管理模式，并對人事檔案進行全面的整合、詳細地記錄，這樣能夠更好地落實檔案管理工作的責任及義務，從而保證干部人事檔案的完整性、安全性。其次，對干部人事檔案使用手續進行規范，根據相關規定事業單位人事檔案在利用、轉遞和保密等方面都有嚴格的要求，例如對于干部人事檔案的使用需要經由檔案管理部門來進行移交，在干部人事檔案移交過程中需要由機要交通或者專人進行送取，對檔案遞交手續進行嚴格的控制，確保移交單位及接收單位嚴格按照規章制度的要求履行各項檔案移交手續，并在規定的檔案移交時限內完成檔案的轉移。

（三）創新人事檔案管理方法

在新時代需要結合現代技術及管理理念來對人事檔案管理方法進行改進及創新，而人事檔案管理的數字化、信息化是其重要的發展方向。對檔案資料的數字化處理能夠有效縮減存儲空間、擴大存儲容量，并且在檔案的查詢、檢索、利用中電子檔案的調取更為便捷，有利于提高檔案資源的利用率。同時在檔案工作信息化建設中還需對其功能進一步的完善，通過建立起匹配的信息化管理系統來加強對檔案的處理，信息化管理系統的具備了自動錄入、編號、生成、歸檔等功能，并且在實際中建立起對應的信息數據庫，其便于對檔案的檢索和調閱，并重視檔案的安全性、保密性，以規范化管理為基礎提升檔案管理水平，通過建立起匹配的信息化管理系統來加強對人事檔案的處理，實現檔案管理的自動化、現代化、規范化開展要求。

（四）明確人事檔案管理責任

檔案管理工作人員的責任意識直接決定了事業單位人事檔案管理開展的效率和質量，因此在新時代對事業單位的檔案管理工作進行創新發展時，也要把人事檔案管理責任機制落實作為提升檔案工作效率的重要途徑。通過檔案管理責任機制的落實實現對管理人員責任意識的全面強化，提升檔案管理人員的工作責任意識，保證事業單位人事檔案管理工作開展的實效性[4]。在新時期事業單位人事檔案管理工作創新中，事業單位就要落實培訓計劃，對檔案管理工作人員的綜合職業素養及其檔案管理的專業能力進行強化和提升，保證其可以良好地應對新時代人事檔案管理制度及模式創新所帶來的工作要求。

（五）加強對人事檔案信息管理力度

人事資源檔案信息在企業的發展過程中具有重要作用，屬于企業信息體系當中的關鍵組成部分，需要對信息管理工作予以高度的重視。通過對現階段的人事檔案管理工作加以分析，可以看出市場會出現“棄檔“或者“死檔”等多方面的問題，對企業的長遠化發展造成了嚴重的阻礙。在使用傳統類型的紙質化檔案儲存方法過程中，仍然存在一定程度的弊端和不足，目前可以實現對檔案儲存模式的轉型，采用電子檔案儲存的方法保障數據信息儲存的有效性，提高信息的整體利用效率。為此，需要積極的推行人事檔案信息管理工作，利用數字化信息處理體系，為檔案管理工作提供便利性保障，實現對管理模式的有效創新，基于數字化的程序對信息進行整理和保存，充分地發揮出信息技術在人事檔案管理階段的實用價值。不僅如此，在數字化檔案信息管理工作模式的推行過程中，有助于提高人事檔案管理工作的實施效率，通過對空間的合理劃分和科學使用，保證了人事檔案管理工作的有效性。

（六）提高人事部門人員素質水平

對于人事部門的工作人員來說，其自身的專業素質與管理工作的正常運轉有著直接影響，管理工作的人員需要及時的學習與人事檔案管理工作相關專業知識，并明確掌握此類管理工作在實施階段的重要作用，對自身的日常工作行為規范予以嚴格的要求，加大對日常管理工作的監督和管理力度。不僅如此，在企業高效化發展的過程中，還需要從管理人員入手進行監督，成立專項、獨立的監督工作小組，并在細致化的管理制度要求作用下，加大對員工行為規范的約束力度。不僅如此，還需要從思想層面入手，為員工提供積極的引導，并定期召開以思想交流為主的會議和活動，及時的組織人員參與培訓和教育活動，以此來提高人事部門工作人員的專業技能和綜合素質水平，進一步提高整體部門的專業素養，為企業人力資源管理工作的順利開展奠定良好的基礎。與此同時，對于人事部門的管理工作人員來說，還需要嚴格的遵守管理規定，并塑造良好的道德品質，從根本入手避免出現徇私舞弊等情況，以此來保障人事檔案信息的安全性。

（七）對人事檔案的分類模式加以創新

在人事檔案管理制度的建設過程中，對于人事檔案的分類方法尚未出現明顯的變化情況，且至今仍然沿用的是傳統的人事檔案分類方法，即：干部人事檔案、學生檔案以及普通人事檔案等三種不同的類型，在缺少改革和創新的基礎上，將干部人事檔案作為了人事檔案管理工作的核心內容，而對于其余兩類人事檔案管理工作來說，在實施的過程中通常會參照干部人事檔案管理工作機制來運行，從而導致檔案管理工作呈現出了混亂的狀態。不僅如此，人事部門在前期階段的人員流動性相對較差，并且降低了對人事檔案的需求總量，然而在現階段社會經濟高效化發展的過程中，不僅提高了人員的整體流動性，同時還加大了對人事檔案相關信息的需求，提高了對此類信息數據的利用效率。基于單一化和簡易性的人事檔案管理工作模式，已經無法滿足現代化人事檔案管理工作所提出的要求，并且對人事檔案信息的開發和利用造成了一定程度的限制。為此，需要充分的針對人事檔案管理工作進行分析，從類別入手對人事檔案信息進行細致化處理，可以按照職業類別對人事檔案信息進行分類處理，或者直接以人才屬性為主加以分類。除此之外，還需要基于與時俱進的發展理念，加快檔案管理信息化建設的整體進程，并將其融入人事檔案管理工作過程當中，實現對管理工作模式的有效創新。檔案管理機構需要對信息化建設予以高度的重視，在利用信息化檔案的同時，減少對空間和資源的投入，為檔案信息的補充和完善提供了便利性保障，避免檔案信息與實際情況出現脫節現象，保障了檔案信息與實發狀況的有效銜接，基于統一化的管理工作規范和檔案整理格式，加大對電子人事檔案的防護力度，結合多種不同類型的關鍵技術，保障人事檔案信息的安全性。

四、結語

上文從多個角度分析了現今人事檔案管理工作所需面的變化及挑戰，并以事業單位的特點及對檔案工作的要求，提出了在實際中人事檔案管理工作的開展要點，從創新的角度研究了如何對其管理制度、模式進行改進，以此來實現強化人事檔案管理效力的目的。同時在新時代下還應從標準化、規范化的角度來對人事檔案管理體系進行優化，使創新的管理制度、模式能夠在檔案工作中得到高效落實，使人事檔案管理能夠為事業單位運作及發展提供助力。