事業(yè)單位干部人事檔案管理規(guī)范化措施分析

陳宏梅

（呼倫貝爾市人才服務和人事考試中心，內蒙古 呼倫貝爾 021000）

前言

干部人事檔案工作是事業(yè)單位，人事工作的關鍵和基礎。隨著公務員法和干部任用條例等配套法規(guī)的實施和出臺，干部人事管理工作逐漸走向法制化規(guī)范化和制度化。因此必須提升檔案管理工作的水平和質量，如何加強干部人事檔案管理為組織人事工作服務？是當前檔案工作者和相關管理部門應重點研究的課題。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏對檔案管理的重視

干部人事檔案管理工作有著較強的專業(yè)性，一些管理人員對檔案工作的認識比較片面，所以在選人用人方面比較隨意，也缺乏平時的監(jiān)督和指導。一些檔案管理人員沒有提升重視，認為只要搜集資料和整理文件就能勝任這項工作，在實踐中缺乏責任心，工作存在隨意性，沒有重視檔案資料的審核與把關，把缺乏真實性和規(guī)范性的檔案歸檔入庫，這影響到干部人事檔案管理的質量。

（二）檔案管理制度不健全

在管理中存在歸檔不規(guī)范不及時的問題，導致檔案材料的遺失和損壞。干部人事檔案記錄干部的成長過程關系到干部的政治前途和切身利益，在收集人事檔案資料過程中，未落實完善的制度。一些單位缺乏專業(yè)檔案管理人員在管理中操作不規(guī)范，沒有遵循標準程序檔案的保密性不足，本人可以隨意查看。在歸檔過程中遺漏了關鍵信息，進而嚴重影響到答案的完整性。此外事業(yè)單位的檔案管理人員頻繁變動，沒有關注對檔案的保護。

（三）檔案管理能力有待提升

一些事業(yè)單位安排缺乏專業(yè)素養(yǎng)，年紀較大的人來管理檔案，他們缺乏專業(yè)技能，沒有經過專業(yè)培訓。在檔案的擺放裝訂整理方面存在問題，可能導致檔案材料不規(guī)范不齊全，這會影響到人事檔案管理的效果，在管理中對檔案資料的存舍把握不準。檔案材料的分項較多，如果隨意縮小或擴大收集范圍，可能影響到管理的效果，降低實用性。比如擴大收集范圍，會增加管理工作量，縮小收集范圍則會影響干部人事檔案的完整性。在管理工作中經常出現(xiàn)不知道補充哪些重要材料、不知道舍棄哪些不重要材料的情況。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理規(guī)范化措施

（一）重視檔案信息的查缺補漏

保證干部人事檔案資料的真實可靠和完整齊全是管理人員的重要任務，也是工作難點[1]。每個干部在經歷方面有一定的差異，所以干部人事檔案資料的查缺補漏既有特殊性也有普遍性。例如，一些干部的黨團資料、學位學歷、鑒定考核、履歷等缺少原始文件，可能存在銜接不上或者相互矛盾的問題，為了解決相關問題，必須重視這三個方面：第一，做好材料的審核，在審核干部人事檔案資料時，要求關注職稱、學歷、考察、考核、自傳、履歷等項目內容，明確審核標準。例如，干部職務晉升的連續(xù)性和學歷學籍、登記材料的連續(xù)性、干部履歷表的完整性和年度考核材料的連續(xù)性。逐一核實相關內容和項目，并且列出缺失的內容清單明確，補充材料的格式根據(jù)相關規(guī)定進行補充，確保內容的準確性和規(guī)范性。

（二）關注三齡一歷等檔案資料

這方面出現(xiàn)問題的檔案較多，相關問題有一定普遍性，因此需要根據(jù)人事部門的[2]。信息數(shù)據(jù)抄錄和審核干部的相關信息，盡可能一次性審定明確干部的入黨時間，參加工作時間和出生年月，這些都是干部個人檔案的定性材料。集中補充缺失的材料，遵循缺什么補什么的原則，根據(jù)具體缺失情況進行補充。例如一些干部缺少入黨入團材料一些，雖然具備履歷表，但是沒有公章。根據(jù)提前列好的清單補充材料。具體來說，首先通知干部所在單位人員查找檔案資料，其次安排專門人員利用多種渠道進行查找。對于難以查到原始材料的，需要補充說明或者證明材料，再重新整理，保證干部人事檔案的齊全和完整性。

（三）加強檔案管理的責任監(jiān)管

第一，強化組織領導職能[3]。干部人事檔案能體現(xiàn)干部的工作能力、思想品德和個人工作經歷，是證明干部身份的重要依據(jù)。完善人事檔案管理是人事部門的重要職責，關鍵任務近些年來在干部人事檔案管理中存在一些問題，都是檔案管理不規(guī)范不嚴格造成的，因此出現(xiàn)了利用干部人事檔案管理問題而冒名頂替編造材料、亂改工齡、假造文憑的問題，直接影響到干部管理工作。可見完善干部人事檔案管理是一項緊迫重要的任務，在平時應加強監(jiān)管并且組織人事工作人員參與會議。明確干部人事檔案管理的措施和制度，同時組織人事部門人員定期或不定期檢查，監(jiān)督解決當前人事檔案管理不規(guī)范不嚴格的問題，嚴肅處理造假的個別案例，絕不遷就或者姑息。第二，構建監(jiān)管機制，干部人事檔案涉及的監(jiān)管范圍廣、部門多，因此必須完善當前的工作流程監(jiān)管機制，避免在干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)檔案流失或者造假的現(xiàn)象。重視干部人事檔案管理，必須分析問題根源，形成嚴格的監(jiān)管機制，從源頭抓起杜絕問題。盡管檔案流失和造假的問題鮮有發(fā)生，但是會給干部本人或者組織人事部門帶來巨大的損失。因此強化監(jiān)管機制，完善干部人事檔案管理制度有著重要意義，各個單位需要保證干部人事檔案管理，有規(guī)可依、有章可循。在工作中遵循制度、查缺補漏、鑒別真?zhèn)危尭刹咳耸聶n案管理工作走上法制化、制度化和科學化的軌道。在監(jiān)管中也可以應用信息化手段，采取人事部門統(tǒng)一管理、相互牽制、網上匯總、部門聯(lián)動等方式，提升干部人事檔案綜合監(jiān)督管理的效果。

（四）解決關系不清和運行不暢問題

當前的干部人事檔案管理中，主要遵循隸屬關系和管理權限開展管理工作，在以往的工作中發(fā)揮了重要作用，但是在新時期，因為事業(yè)單位的隸屬關系不斷變化，人員流動也逐漸加快，干部人事檔案管理工作出現(xiàn)了一些新問題和新情況。例如存在不同程度的管理盲區(qū)、人檔脫節(jié)、管理主體不清晰。想要有效解決這些問題，需要理順當前干部人事檔案管理的工作體制機制，根據(jù)事業(yè)單位內部的隸屬關系進行管理，加強職能管理，形成各個相關職能部門密切配合、組織部門牽頭抓總、共管齊抓的局面，這樣才能促進干部人事檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。首先，成立干部信息管理工作是完善工作體制。其次，重視對人員隊伍的管理。保證可以準確及時報送干部人事檔案，提升人事檔案管理的質量。這個過程中要有一支相對穩(wěn)定、結構合理、素質優(yōu)良的檔案管理人員隊伍。在構建干部人事檔案管理信息制度過程中，安排專門人員負責管理工作，并且重視針對人員的定期培訓，使其不斷提升自身的管理水平。干部人事檔案管理有一定的特殊性，所以檔案管理人員必須具備較強的業(yè)務能力和政治素養(yǎng)，需要正式干部人事檔案管理工作在管理中保守秘密、遵守制度、嚴守紀律、堅持原則。所以說針對檔案人員的政治素質培養(yǎng)是必要的，必須使其明確自己所承擔的責任同時，要認識到干部人事檔案管理工作的政策性和專業(yè)性，督促檔案管理人員不斷學習了解和熟悉和檔案管理的規(guī)定和條例，保證自身業(yè)務能力符合工作要求。

（五）解決安全性和效率不高問題

保證干部人事檔案材料的可靠性、嚴肅性和真實性是管理的核心目標。只有具備可靠真實的檔案信息，才能為領導和組織決策提供可靠依據(jù)。當前主要采用檔案人員直接提供原件的方式，難以保證查閱人不翻看目標內容以外的資料，也可能出現(xiàn)轉借別人在沒有經過允許的情況下撤換抽取圈畫涂改資料的情況。在很多時候，檔案的安全保密工作只取決于查閱人和檔案管理人黨性覺悟的高低。此外，在查詢過程中存在費時費力、查詢不變的問題，為了解決這些問題，必須重視檔案管理的數(shù)字化和信息化，以此來推進干部人事檔案工作的改革和創(chuàng)新，實現(xiàn)技術和檔案管理工作的融合。數(shù)字化檔案管理有著多方面優(yōu)勢：第一，可以顯著提升檔案管理的安全性，使用數(shù)字加密技術進行加密處理，在查閱時只提供允許查詢的目標內容，解決了保密問題，而且不會出現(xiàn)抽取圈畫涂改等現(xiàn)象。第二，顯著提升工作效率，采用數(shù)字化管理方式后可以快速共享檔案信息[4]。檔案信息流動速度快，而且智能化檢索方式的引入，成倍提升工作效率，為借閱雙方節(jié)約的大量時間。第三，有利于完善人事檔案的保管[5]。采用紙質管理方式，需要重復接觸檔案，反復查詢可能會提升檔案原件的破壞磨損速度，不利于永久保存相關檔案，在實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化之后，能長期保護和保存干部人事原始檔案。

（六）完善當前的人事檔案管理制度

人事檔案管理制度指的是針對干部人事檔案實施規(guī)范化、標準化、針對性、科學合理管理，也規(guī)定如果出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象需要受到懲罰和批評的程度。以往的檔案管理方式存在一定的不足和潛在問題，當前人才流動性較大的背景下，必須采用科學疏導和管理措施。在制度建設中，盡可能引入現(xiàn)代化管理理念。首先，落實領導負責制。做到共同監(jiān)督、明確權責、分工合作。每個管理人員都能了解自己的權限范圍，包括使用檔案的權限和管理的權限。其次，處理好現(xiàn)代檔案管理中保密性和公開化的關系。對于個別信息，必須向社會公開，那么要面向社會進行公開化和社會化，轉變以往完全保密的老舊思想。一些干部人事檔案是涉及個人隱私以及信息的，所以必須依法來提取檔案信息。在這個前提下，綜合利用檔案內容合理開發(fā)其中的人事管理資源。最后，構建人事管理分級、分層、分階段的管理新模式。在以往的管理中，利用檔案資料的途徑和方法比較費時費力，采用分階段、分層次的檔案管理，融合了網絡技術和現(xiàn)代科技，能構建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，讓管理變得井井有條，融合信息管理與載體管理。

總之，在整理干部人事檔案材料時，要保證細致、認真，提升對干部人事檔案管理的標準和要求。想要實現(xiàn)規(guī)范化管理的目的就需要加強監(jiān)督、有序存放、查缺補漏，這樣才能推動干部人事檔案規(guī)范化管理建設。