紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

段秀影

（吉林省梨樹縣社會救助事業中心，吉林 梨樹 136500）

引言

自從進入21 世紀以后，我國的信息化技術發展速度非常迅猛，應用在各行各業當中，使其獲得了飛速的發展。其中，在我國檔案管理事業中，為了更好地跟上時代發展速度，檔案管理工作也需要與信息化技術相融合，形成電子檔案的管理模式，能夠更好地提高檔案管理質量和檔案管理效率。特別是與傳統紙質檔案管理模式相比，電子檔案管理模式能夠有較多的應用優勢，可以彌補傳統檔案管理模式中存在的不足，可以更好地促進我國檔案管理事業的發展，使其管理模式更加科學合理，能夠有效地保障檔案的安全性，延長檔案的保存時間。因此，當前電子檔案作為一種新的檔案管理模式已經廣泛地應用在檔案管理事業當中，但是這并不代表著傳統紙質檔案管理模式就此消失，二者目前仍然處于共存的狀態，所以如何保證紙質檔案管理與電子檔案管理有效融合是我們當前應當重點考慮的問題，也是要進行深入研究的問題。

一、紙質檔案管理與電子檔案管理中存在的區別

一直以來，我國在進行檔案管理工作方面所應用的都是傳統紙質管理模式，有著相對成熟的工作機制和管理模式。而進入新時期以后，信息技術的飛速發展使得檔案管理工作也獲得了相應的改變，與信息技術互相融合后，形成電子檔案管理模式取得了明顯的進步，能夠提高檔案管理工作的質量和效率，但是電子檔案管理模式的應用時間比較短，受到技術水平和實際工作經驗等相關因素的限制，會使電子檔案的保護技術存在一定的缺陷和問題，尤其是和紙質檔案管理模式相比仍然存在一定的不足之處。所以紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式，各有各的優勢和不足，我們要對其進行討論和區分。

（一）紙質檔案與電子檔案歸檔時間的區別

在傳統紙制檔案管理的過程當中，對于歸檔的時間有著一般規定。在紙質文件形成之后，需要在第二年的上半年向相關單位的檔案管理部門進行移交，從而對檔案進行再次利用和查考。紙質檔案管理的歸檔時間持續時間較長，所以會存在檔案丟失或破損等風險。而進入新時期后，檔案管理以電子檔案的形式進行管理時，其歸檔時間沒有明確要求，在文件辦理完成之后，就可以立即進行歸檔操作。檔案文件所形成的各個科室，可以利用互聯網技術將電子檔案進行及時的傳輸，可以立即移交給相關單位的檔案管理部門，并辦理交接手續，將形成的交接數據合理管理。檔案管理部門的檔案管理人員當接收到檔案后，要對其進行登記，按照管理原則對檔案的分類號進行設置，并對訪問權限和級別的進行安排，這樣可以方便我們在日后對相關檔案進行查找和利用。這種可以隨時進行歸檔的方式有著明顯的應用優勢，可以避免文件丟失的問題，使歸檔率和完整率都明顯提升。而且隨時歸檔也正是電子檔案管理模式的主要特點，可以使檔案管理的工作變得更加方便和快捷，及時歸檔能夠降低檔案文件在流轉過程中出現丟失或受到病毒破壞的風險。

（二）紙質檔案與電子檔案的歸檔方式不同

最開始在進行紙質檔案管理的過程當中所采取的歸檔方式主要是以厚卷的方式進行管理，而隨著紙質檔案管理方式的不斷進步，當前主要是以“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法，盡管與傳統的方式相比已經有了相應的進步，但是卻不可避免的仍然存在較多的問題，比如在對文件進行分類管理時有著一定難度，文件的管理程序比較多，要求嚴格，工作任務量非常龐大等。所以在當前時代之下，檔案數量不斷增多，如果仍然采用傳統紙質檔案的方式進行歸檔處理，將會有較大的難度。而自從應用信息技術建立電子檔案以后，我們可以利用電子編碼技術，對電子檔案進行任意的編輯和修改，而且還不會留下任何痕跡。對于電子文件的儲存載體也沒有過多要求，能夠修改很多文件的原始憑證中的關鍵信息。這給我們的歸檔工作提供了巨大的便利，但是也正因為電子檔案可以隨意更改，導致電子檔案管理的安全性受到影響，會使電子文件的原始性、憑證性無法保證。因此，利用電子文件進行檔案管理的形式，一定要隨時進行數字簽名和身份驗證等有效的加密保護措施，確保文件能夠安全地進行傳輸和處理。而且有關檔案管理部門也要對電子文件的真實性和準確性加強重視，當接收到電子文件時，一定要仔細地檢查，確定電子文件的原始性和真實性，使得電子文件的儲存更加具有法律憑證效率。

（三）紙質檔案與電子檔案在保管方式上存在著差異

在對紙質檔案進行儲存保管的方式有著較強的針對性。我們需要重點考慮材料的耐久性，并且對于紙質檔案的儲存環境要進行優化，需要考慮到很多內容，包括溫、濕度調節控制的技術、防塵、防光、防有害生物和防有害氣體等技術。除此以外，紙質檔案的最大缺點在于很容易被破壞，所以一定要對檔案修復技術進行深入的研究，所需要研究的內容包括去污、去酸、字跡恢復、紙張糊裱等方面，這些技術會針對檔案材料被破損的自然原因和結果進行處理，能夠起到預防和治理的作用。而且紙質檔案所需要占用的儲存面積較大，因此檔案管理部門應當準備專門的檔案管理室對這些檔案進行管理和儲存，符合檔案管理室的要求才能滿足檔案的儲存時間等相關要求。電子檔案的主要管理特點在于有較長的管理壽命，電子文件有長期可讀性。當檔案管理部門獲得電子文件之后，可以打印出一份紙質檔案作為備份儲存，這樣可以避免電子檔案文件丟失后，檔案信息將全部丟失的問題，可以起到雙重保險的作用。但是這種方式比較麻煩，要想對電子檔案的安全性加以提升，還是要依靠計算機技術的優化和發展。當前，我們所能做到的只是將電子文件接收后進行格式轉換，用統一的格式進行電子文件檔案的儲存，可以使其有更長的使用壽命，在計算機技術不斷發展的過程中，也能夠實現良好的可讀性，確保電子檔案信息資源能夠得到有效利用。

（四）紙質檔案與電子檔案查詢、利用方式的不同

檔案管理工作之所以被受到重視，是因為檔案工作的開展能夠為之后的工作提供更多的服務和數據支持。紙質檔案在進行查詢和利用時的方式與電子檔案有著很大的區別，只是檔案的主要服務對象是利用者給他們提供檔案獲取的資格和手段。但是，紙質檔案的查詢與利用方式卻受到很多因素的限制，包括場地因素、人工服務因素等。而電子檔案的查詢與利用方式卻更加的便捷，只要滿足一個條件就能夠實現。檔案的利用者提前進行個人信息的注冊和登記，成為電子檔案的會員就能夠利用互聯網技術進行遠程的互動，對電子文件進行及時的查閱和利用，只有滿足自己的身份權限，符合要求就能進行應用。并且電子檔案的相關信息，除了能及時查詢以外，也可以實現借閱、登記和繳納查詢費用等功能，十分的方便，會給利用者提供更優質的服務體驗。

二、電子檔案管理與紙質檔案管理的融合

（一）電子檔案管理與紙質檔案管理的共存

在當前時期之下，盡管電子檔案已經成為主流的發展趨勢，但是傳統的紙質檔案管理模式仍然無法被完全取代，二者需要在一定的時間里共存，共同為檔案管理工作服務，而使得二者需要共存的原因有以下兩方面。

第一個方面是因為最先形成的檔案是以紙質模式為主的，電子檔案是在此基礎之上所形成的新的檔案模式。它是紙質檔案的數據化體現，電子檔案能夠按照不同的需求，將紙質檔案的內容呈現出來。在這樣的條件之下，形成的電子檔案分為兩種情況，一種情況是檔案管理部門在接收到紙質檔案時，就要求將其改成電子檔案，因此此時有兩種形式的檔案共存，另一種情況是對以前累積的紙質檔案進行電子檔案的建設，將其數字化處理，所以兩種檔案模式共存。

另一方面，是先形成的檔案是電子檔案，隨后需要將其轉變成紙質檔案。這種情況在當前時代之下比較普遍，因為社會發展速度不斷加快，人們的生活節奏和工作節奏也不斷加快，如果用傳統的紙質模式進行記錄會非常的慢，消耗很多的時間，因此當前主要以電子檔案的方式進行活動和工作等相關內容的記錄。在對其進行長久保存時，有可能會受到破壞，因此很多重要的電子檔案需要將其轉變成紙質檔案的形式，作為備份儲存。以這種情況所形成的兩種檔案共存的方式，包括兩種情況，一種情況是電子檔案建成之后，需要對其進行傳輸，而儲存的部分需要以紙質化的形式保存備份。另一種情況是已經歸檔的電子檔案需要根據使用需求轉化成紙質的，所以此時兩種檔案共存。

（二）電子檔案管理與紙質檔案管理的互動

當紙質檔案與電子檔案共存之后所產生的就是二者的互動，因為電子檔案與紙質檔案將會形成兩種不同的管理模式和管理系統。不同的檔案管理系統，其內部要求不同，應當形成獨立的管理方式，從而更好地促進自身的更好發展。但是，兩種管理系統之間卻又有著緊密的聯系，所以需要相互融合、相互協調。兩種管理模式不僅僅要完成自身的管理系統內部工作，還應當充分發揮自身的管理特點，相互配合、共同承擔有關責任，共同完成檔案管理任務。電子檔案管理模式與紙質檔案管理模式之間的聯系屬于相互影響的關系，這種影響可以是積極的，能夠更好地促進自身發展，將其自身的功能進行完善，提高檔案管理系統的工作效率，這對于檔案管理事業的更好發展有著重要的意義。

（三）電子檔案管理與紙質檔案管相互影響的表現主要包括以下方面

電子檔案管理模式，對于促進紙質檔案管理的改進和優化，有著明顯的作用，可以加快紙質檔案的改進速度。由于電子檔案的管理模式非常的現代化，檔案管理速度明顯提升，這對紙質的管理工作造成了巨大的沖擊，也鞭策紙質檔案管理進行改革，使檔案管理流程可以優化，對檔案管理工作一體化的發展有著重要的促進作用。利用電子檔案管理模式，可以加快檔案的檢索速度，配合互聯網技術能夠使利用者更加方便地獲取相關檔案信息。因此，利用這一優勢可以使紙質檔案的查詢速度加快，利用電子檔案的檢索功能能夠快速地尋找到紙質檔案。

三、結束語

綜上所述，隨著時代的不斷發展，電子檔案管理模式已經成為主流的發展趨勢。當前紙質檔案管理的規模不斷變小，電子檔案管理規模日益增大。但是電子檔案管理工作仍然存在不成熟的地方，會出現一些問題，無法將紙質檔案管理模式完全取代，所以二者必須要學會融合，互相補充、共同發展、共同進步。