數字信息化在醫院人事檔案管理中的運用

黃純敏

（邯鄲明仁醫院，河北邯鄲 056000）

引言

醫院在進行決策的時候，檔案管理一直都是非常重要的依據。隨著信息技術的發展，網絡技術滲透到各個領域。所以醫院檔案管理工作也同樣需要不斷創新，以滿足日常工作的基本需要。本文介紹了將數字化信息應用于醫院檔案管理工作的優點，對醫院檔案管理中存在的主要問題進行了探討，并就創新方法提出了一些個人的看法和意見。

一、醫院人事檔案管理的現狀

人事檔案能反映個人的成長經歷、工作能力、日常生活表現、思想政治面貌等。因此，作為醫院人才管理的主要基礎手段，人事檔案管理應引起醫院管理者的充分重視。目前醫院人事檔案工作中還存在一些問題：

一是檔案意識淡薄；在醫院人事檔案管理工作中，由于沒有直接與經濟利益相聯系，因此，長期以來，醫院人事檔案管理工作一直沒有得到應有的重視，人事檔案管理工作人員態度散漫，不能認真負責，致使一些人事檔案丟失等問題時有發生。

二是個人檔案信息可信性差；在醫院人事檔案工作中，服務對象主要是醫院工作人員，檔案內容主要是人員的學歷、職務調動、職稱評定、獎懲情況等信息的錄入。因為人事檔案的利用程度比較低，錄入人員習慣于把人事檔案積累起來，然后一起歸檔，這樣就會出現很多材料一起歸檔的現象，這樣就有可能造成資料的整理、丟失、錯誤錄入的情況發生，從而造成檔案失真、失實。

三是檔案管理信息化程度不高；從目前醫院人事管理的總體情況來看，人事檔案管理工作中，現代信息技術的運用較少，檔案管理信息化程度較低。由于各方面原因，醫院總會忽視人事檔案管理信息化平臺的建設，不能很好地為相關工作提供溫床，又如何能使人事管理信息化，因此，在信息化的背景下，導致一些醫院無法走上實現醫學水平全面現代化的道路。

二、數字化信息應用于醫院人事檔案管理的優點

（一）明顯提高檔案的使用時間

紙質檔案經過多次翻閱使用，并經過長時間的保存，都會出現不同程度的損壞，如紙張破損，字跡模糊，頁碼丟失等現象，對人事檔案的整體性造成不可逆轉的破壞，使檔案不夠完整、準確，最終影響檔案的管理。針對這一情況，醫院檔案管理者應充分樹立信息化意識，將數據化信息應用于檔案管理，通過建立檔案平臺，對檔案進行全方位的管理，才能實現檔案完整、準確地保存。利用數字信息生成的電子檔案，不但使用壽命長、真實度高，而且節省了大量時間和空間成本。

（二）明顯提高檔案信息的使用率。

在人事檔案管理工作中合理利用數字信息技術，不僅可以擴大檔案信息存儲數量，而且可以保證人事檔案資料的完整性。即使在使用強度大的情況下，也節約了翻閱、查找的時間，只需在數字化信息平臺上直接輸入關鍵詞信息進行搜索即可。運用數字信息平臺進行人事檔案信息查詢，不僅節省了時間，而且查詢的內容信息也十分準確，從根本上提高了醫院人事檔案管理工作的效率和利用率。

（三）有效提升檔案的保密性。

電子人事檔案是依靠數字信息建立起來的，相對于傳統的紙質人事檔案，具有更高的保密性。把人事檔案以云存儲、硬盤存儲的形式保存，做到專人專管，避免紙質檔案室因誰都能進入可造成檔案丟失或損壞。此外，通過利用信息技術手段，電子檔案可以進行加密處理，在一定程度上提高了檔案保存的安全性，避免了檔案泄漏。

（四）信息處理效率高

伴隨我國醫療行業的持續發展，檔案管理工作的整體范圍也在持續擴大，涉及的內容也變得非常多，不但要求每一個部門都要自主管理外，還要滿足廣大病患的需求。正是這一情況，醫院在開展檔案管理的時候，理應保證較高的效率。在數字化背景下，通過多種不同的方法，確保管理活動更具數字化特點，所有內容都能上傳到網絡之中。如此一來，信息傳遞將會更具效率。

（五）存儲數字化

早期醫院在進行檔案存儲的時候，基本上都以紙質的方式為主。這種模式極為局限，不但整體工作量非常大，而且還會浪費大量人力資源，整體效率也很難令人滿意。而在進入信息化時代之后，信息內容傳遞的速度越來越快，因此檔案管理也需要具有較強的智能化特點。通過采用電子存儲的模式，可以對紙質方式的缺陷進行補足，不但可以隨時查閱，而且不用擔心丟失或者損耗。除此之外，這種模式還會有著很強的靈活性，人們可以根據自己的實際情況，自主選擇方式，進而使得存儲模式更具多元化特色。

（六）資源種類非常多

在數字化背景下，醫院在進行檔案管理的時候，信息總量越來越多，獲取信息的方式也在持續增加。因此，通過電子存儲的方式，就能有效滿足各方面管理的需求。另外，由于信息的多元化，同樣對檔案管理的多元化帶來了影響。為了提升管理的整體效率，自然需要順應時代的要求，加強信息技術的應用，各個部門之間應當相互進行內容共享，并根據實際情況，對信息平臺持續優化，不斷完善，以此滿足各項工作的章程開展[1]。

三、提升醫院檔案管理效果的方法

（一）完善管理體系

為保證檔案管理工作的順利進行，醫院的首要工作就是在內部單獨建立檔案管理系統，并配合日常工作的開展，不斷優化檔案管理系統。然后再結合部門的具體情況，制定相應的制度內容，保證資料的收集、分類、輸入和儲存都能充分規范。制度內容達到統一標準之后，管理工作才能真正有章可循。

另外，醫院還將相關工作與績效考核聯系起來，給表現好的員工以一定的獎勵，讓他們再接再厲。對表現較差的員工要進行批評教育，使他們認識到自己的錯誤。經過長時間的努力，員工的工作積極性將會提高，并始終保持強烈的熱情。

（二）加強人員對檔案管理的認知

在檔案管理創新方面，醫院的內部管理者應當有一定的認識，運用最新的方法和技術，持續提升自身知識的專業性程度，并逐步增強技能水平。與此同時，醫院內部各部門也應提高對信息化建設的重視程度，通過增加資金投入，對各類員工進行宣傳教育，使他們對檔案管理有一個全新的認識。不但如此，醫院還應調動各部門的力量，促使各部門之間能更好地開展互動，共同參與，從而提高信息化建設的整體水平。

（三）提高檔案管理工作人員的安全防范意識

運用數字化信息技術建立的電子人事檔案管理系統，可以幫助醫院方面快速、有效進行人事工作，但是也存在著一些風險。當前，我國信息技術發展迅速，同時黑客和病毒也在發展，給檔案管理安全也帶來了很大安全隱患。這就要求檔案管理人員需要加強安全防范意識，不斷提升計算機基礎應用技術，防止黑客與病毒的騷擾。

運用數字化信息技術進行人事檔案管理，首先，要注重其硬件設施的構建，構建規劃要合理，避免使用過程中計算機設備故障頻出。其次，要注重運用信息技術進行檔案資料加密和備份，以確保醫院人事檔案的安全性。

（四）創新管理模式

作為服務型單位的醫院，其自身應為廣大社會群體所特有的公共服務。當醫院開展檔案管理時，應該不斷創新管理模式，將早期單純依靠人力資源的管理模式轉變為全數字化模式，以保證醫院的整體效率。另外，醫院工作人員還積極運用新技術，把原來的紙質文件全部改為電子文件，上傳到網上，并與其他醫院共享，以保證信息內容能夠及時傳遞。不但可以應用網絡技術，還可以實現多種信息的管理模式，從而滿足各類人群對于查詢工作的基本需求。

（五）強化醫院檔案管理對數字信息化的認知和重視

想要提高醫院檔案管理著的信息化意識，就必須進行不斷的創新管理。第一，對于檔案管理而言數字信息化意義重大，這一點必須深入檔案管理人員的意識深處，才能促使檔案管理人員將數字信息化作為檔案管理的重要方法和技術手段。與此同時，應該增加投入推動數字信息化建設和檔案管理工作信息化的發展步伐。第二，全面強化傳播檔案管理工作的數字信息化技術，奠定更好的群眾基礎。第三，提高不同部門在數字信息化建設中的參與度和配合度，作為一項日常重點工作來抓，并且置于與教學、醫療等同等重要的位置。

結束語

綜上，進入信息時代后，醫院檔案管理工作也同樣需要創新。前期管理時，由于全部采用紙質方式，導致整體效率極低，無法滿足各方面要求。目前應該做的是嘗試將所有檔案以數字電子化格式存儲到網絡平臺中。基于自己的需要，可以隨時對其進行調用和共享。因此，檔案管理工作的整體水平將大大提高。