信息化背景下檔案管理工作存在的問題及優化措施

摘要：在我國各企業中，進行檔案管理工作非常重要，能夠完整保存企業的重要信息，以便使用者快速查詢。而且，伴隨著信息化的發展，檔案管理工作迎來機遇和挑戰。相關管理人員應該重視檔案管理工作，正確使用信息化技術，建立良好的檔案管理制度，并優化進行檔案管理工作時的基礎設施，有效保證信息的質量。不斷從多角度進行分析，根據存在的問題，采取針對性措施，促進檔案管理工作的順利進行。本文針對信息化背景下檔案管理工作中存在的問題與解決對策進行分析，以期提高檔案管理工作的先進性。

關鍵詞：信息化檔案管理 問題 優化措施

隨著科技的不斷發展，社會進入信息化時代。信息時代的到來，為社會和企業的發展帶來許多的先進技術，能夠提供更加便捷的服務。在檔案管理工作中，使用信息化技術能夠創新工作方法，更好地進行信息的收集與整理。但是，在信息化的背景下，檔案管理工作還存在著員工工作意識差、基礎設施不完善以及管理機制不健全的問題。有關人員充分了解存在的問題，并且采取有效的措施進行解決，不斷對社會市場中有利于檔案管理工作的要素進行創新，并將其融入檔案管理工作中，加強檔案管理工作的信息化建設。

一、信息化背景下檔案管理工作存在的問題

（一）工作意識存在問題

隨著社會的變革，我國檔案管理的方法發生了變化，管理的內容也在不斷創新。信息技術的出現，為檔案管理工作提供了便利條件，所以，許多企業引入信息技術。但是，由于企業管理人員對信息化技術的使用不當，導致不能夠發揮巨大的效用，進而使檔案管理工作進展緩慢。除此之外，如果檔案管理人員對這項工作存在忽視的態度，那么，很容易導致管理力度下降，對檔案造成損害，影響檔案的保存。還有，企業負責人對檔案管理人員重視程度不夠，沒有對檔案管理人員進行系統的培訓，檔案管理人員缺少專業的管理能力，導致檔案管理工作遲緩。有關人員對信息平臺的依賴性較高，產生了不好的影響，不利于信息化檔案管理工作的健康發展。

（二）基礎設施建設不完善

通常來說，進行信息化檔案管理工作需要許多先進技術以及相關設備的支持。這些先進的技術和設備如果引入企業中，能夠發揮重要的作用。有些企業的經濟發展存在問題，缺少足夠的資金去購買和維護設備，使用的先進設備比較少，導致信息化檔案管理工作進展緩慢。另外，有些企業雖然購入一批先進的設備，但是，有些工作人員缺少對先進設備的認識，不能正確使用，很容易造成設備故障。另外，設備出現故障需要進行維修，如果維修人員能力不夠，不能夠及時發現并解決問題，很容易對設備造成嚴重的損害，不能夠再進行操作。而企業重新購買先進的設備，會導致不必要的資金浪費。

（三）檔案管理機制不健全

在檔案管工作中，經常會進行運輸和檔案換機構進行管理的情況。這兩種形式會給檔案管理工作帶來一定的困難。如果在進行運輸的過程中，員工的職責和義務沒有進行明確的劃分，則會導致運輸混亂，不利于檔案的分類工作。另外，在管理時，缺少健全的管理機制進行規范。如果企業缺少完整的管理機制，很容易使員工工作沒有依據，容易出現檔案管理混亂的情況。一旦出現混亂，檔案分類工作的難度就會增大。而且，檔案管理工作中管理的文件較多，出現混亂，打亂其中的順序，很容易出現文件丟失的問題。在進行檔案管理工作中，如果檔案管理換機構進行時，容易在錄入信息時出現重復的問題，檔案管理順序被打破，就需要重新進行，導到時間的浪費。有些機構進行檔案管理時，只是單純地進行堆放和保存，缺少備份工作，一旦出現文字檔案丟失的情況，會給企業的發展帶來一定影響，造成企業信息泄露。

二、信息化背景下優化檔案管理工作的具體措施

（一）形成檔案管理信息化意識

現代社會不斷變革，以前使用的檔案管理方式雖然能夠保存文件，但是形式較為落后。隨著企業的發展，檔案管理工作需要先進的方式來維持，比如使用信息化技術錄入檔案信息，并通過系統進行分類和篩選，如果存在問題，系統會自動指出，幫助管理人員進行改正。除此之外，企業負責人應該注重檔案管理人員的信息化意識，使檔案管理人員能夠自主使用先進的設備開展工作，提高檔案管理工作的技術性。用設備代替人力，有效減少工作的時間，提高工作的進度。企業的領導還應該建立健全檔案管理機制，為信息化檔案管理工作打好基礎，有效規范員工的行為，維持良好的秩序。注重檔案管理人員能力的提升，通過培訓和招聘的方式，讓企業擁有更多具有專業才能的人員。在員工培訓的過程中，企業負責人可以邀請具有豐富檔案管理經驗，而且表達能力及綜合素質強的講師。通過講師的講解和經驗的分享，幫助員工更好地理解檔案管理工作，學習更多的管理知識。現在的互聯網技術也可以幫助講師進行培訓工作，通過使用公眾號的方式，讓員工隨時隨地進行學習。在員工培訓完成后，可以通過考核的方式了解員工的情況，進而合理分配員工的工作，讓員工能夠自主進行檔案管理工作，有效發揮自己的才能。企業還可以完善招聘制度，形成合理的、規范的招聘流程。在招聘時，嚴格按照流程進行，優先選擇具有專業管理能力、經驗豐富、綜合素質好的人員，以便很快地融入企業的檔案管理工作中。通過對外招聘以及對內培訓的方式，整體上提高企業的檔案管理水平，使檔案管理工作順利進行，有效減少錯誤檔案管理方式的出現。

（二）加大檔案管理信息化建設資金與硬件投入

通過研究發現，信息化檔案管理工作具有復雜性，需要工作人員有耐心，有責任心。在開展檔案管理工作時，如果單純依靠人力，則會導致檔案管理工作進展緩慢，應該引進一批先進的設備。引進先進設備，需要充足的資金。所以，為了保證有充足的資金購買先進的設備，企業可以與政府相關部門進行溝通，獲得資金的支持，緩解企業資金困難的問題。除此之外，檔案管理部門可以利用社會力量籌集資金。與此同時，應該注意檔案管理人員的選擇，選擇專業能力強的人才，包括具有權威、有能力的管理型人才加入，提升管理工作的權威性和合理性。

（三）建立信息化檔案管理制度，提升檔案信息安全管理水平

在檔案信息化管理工作中，應該注意信息的安全性，防止信息泄露，有效保證企業的安全健康發展。檔案管理人員可以建立檔案管理信息化制度，通過使用先進的信息化系統對文件進行加密，只有專門的人員才可以解鎖。另外，應該注意備份工作。文件檔案要合理保存，不要放在較為濕潤的環境下，并且注意蟲子的咬食，保證文字文件的良好保存。在進行歸類時，可以進行編號設置，將有關文件放置在相連的位置，讓員工便于查看。還要注意電子備份工作，將文件進行掃描，并標明文件的內容，分類保存。這樣，可以防止文件丟失帶來的損害。如果有關員工想要查看其中的檔案，需要相關部門領導的批準簽字，經領導同意后，檔案管理人員才可以讓員工進入。要依據相關的法律制定檔案信息化管理制度，嚴格規范員工的行為，讓員工在制度范圍內開展工作。設置防火墻軟件，防止病毒的侵害，有效保證信息的安全。

（四）做好檔案的交接工作，保證檔案的完整

企業人員如果流動性較強，沒有進行及時的交接，很容易造成文件的丟失或者斷裂。如果有檔案管理人員離職，需要進行交接工作。在前期階段，應該對檔案管理文件進行具體的分析，了解文件的順序以及存放的注意事項，這樣，能夠更好地保證文件的質量。對于一些借出去的文件應該仔細梳理，并詢問相關人員具體情況;妥善保存借條，有效防止文件丟失的問題。對于一些零散的文件，要進行有序整理，選擇專門的位置放置。另外，有關人員可以根據交接的情況，建設檔案管理的移交清冊，能夠及時進行記錄，滿足檔案管理工作的需求，形成良好的工作秩序。對交接工作加強監督，保證員工在進行文件交接時，檔案的完整性，并且做好記錄，記錄交接的內容、文件以及交接時間，要求雙方簽字確認，保證交接工作的順利進行。

三、結語

綜上所述，信息化檔案管理工作存著不規范、基礎設施不完善以及機制不健全的問題。為了幫助企業發展，更好地開展檔案管理工作，需要對檔案管理人員進行培訓，幫助員工掌握更多的管理知識，并建立健全管理制度，有效規范員工的行為，保證信息化的發展，還應該注意檔案的交接工作，保證檔案的完整，防止文件丟失。引入先進的檔案管理設備，加快工作的效率，促進檔案管理工作的信息化建設。

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（作者簡介：麻巖，女，本科，嘉峪關市人力資源和社會保障局檔案中心，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 葛星星）