新檔案法背景下的會計檔案信息化管理

王碧玲

（湖南省常德市石門縣第三中學，湖南 常德 415300）

在快速發展的時代背景下，提高會計檔案信息化管理的水平是時代向我們提出的要求，我們必須緊跟時代的步伐，跟緊時代的節奏，利用信息技術不斷優化檔案的管理水平。當前，會計檔案信息化管理面臨著很大的挑戰，因此，我們就需要深入研究相關內容，提前做好相關規劃。對于未來會計檔案信息化的管理要有憂患意識，查閱相關資料，提出有效的應對策略，提升會計檔案信息化管理的效率。

一、會計檔案信息化管理的新背景

2015年修訂 《會計檔案管理辦法》，有11處較大修改，主要是明確了電子會計檔案管理要求，增加了會計檔案僅 以電子形式歸檔保存的管理要求，完善了電子會計檔案移 交、接收和鑒定銷毀的程序與要求。2020年6月新修訂的檔案法頒布實施，檔案信息化建設是新增的部分，這次新修訂的檔案法也明確了電子檔案和紙質檔案具有同樣的法律效力。在新修訂的檔案法中，對電子檔案的多個方面做出了明確的規定，這一舉措旨在推動實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

二、我國會計檔案信息化管理的現狀

（一）會計檔案信息化管理的基礎設施不健全。進行會計檔案信息化管理需要一定的硬件與軟件設施。但是在一些相關單位，在會計檔案信息化管理方面的投入不足，硬件和軟件設施不完善。除此之外，投入的人力也不足。在各方因素的綜合影響下，會計檔案信息化管理還存在一定的缺陷和不足。

（二）會計檔案管理的管理制度不完善。在新檔案法的背景下，雖然各單位，各領域都在加速推進檔案信息化管理的步伐，但是，有關會計檔案信息化管理的規章制度卻非常少，也并沒有制定明確的標準，管理混亂，相關工作并沒有可以依據的標準。管理制度方面的不完善在一定程度上制約了會計檔案信息化管理的發展進程。

（三）傳統思維模式的禁錮。第一，在人們的傳統思想觀念中，傳統的會計檔案管理方法是安全的，最放心的，所以，他們從心理上是不愿意接受新的信息化管理的新模式，他們還沒有意識到會計檔案信息化管理的重要性和能夠給他們日常工作帶來的極大便利。第二，人們不愿意跳出自己的舒適圈，對于有些工作了十幾年甚至是幾十年的老員工來說，他們就想要維持現狀，保持現有的工作節奏，他們從思想上不再愿意尋求上進與創新，不再愿意學習新的技術和知識。所以，人們思想上的不重視也一定程度上影響了會計檔案信息化管理的發展速度。

三、會計檔案信息化管理的新途徑

（一）對傳統的檔案管理進行革新。隨著信息技術，網絡技術的不斷發展與完善，各單位，各領域可以利用信息技術的發展優勢來變革傳統的檔案管理的方法。在傳統的檔案管理模式下，會計檔案需累積一月或數月后方可順號裝訂歸檔，在信息化管理新方式下，財務人員無須按照記賬憑證號順號歸檔，實現會計檔案隨辦隨歸，減少檔案長時間散落存放的風險。

（二）完善會計檔案信息化管理的相關法律法規會計檔案管理需要明確各部門的職責，明確分工，統籌協調完成各項工作。例如，要明確規定信息部門、檔案部門，財務部門的具體工作和相應職責。與此同時，國家政策，國家相關部門也要出臺相關的政策來推動會計檔案信息化管理的變革，積極鼓勵各單位各部門跳出傳統思維模式的禁錮，勇于創新，不斷變革。在鼓勵的同時，國家也要制定明確的法律法規，規范各單位在推進會計信息化管理進程中的各方面舉措。

（三）對會計檔案進行電子化、信息化管理可在會計檔案管理系統中建立電子檔案與實物檔案的關聯關系， 準確記錄會計檔案流轉環節、存放狀態及相關責任人，為每一份會計檔案建立全生命周期電子化管理記錄，可隨時查閱該檔案的狀態，并查詢與檔案相關的信息。

四、會計檔案信息化管理的發展前景

（一）提高工作效率。會計檔案信息化管理取代了傳統的紙質化模式，節省了人力，節省了時間，提高了辦事效率，為人們的日常工作提供了便利。

（二）保護環境，低碳環保，降低了運營成本。會計檔案電子化管理降低了運營成本，減少了紙張的浪費，保護了環境。除此之外，會計檔案電子化管理也降低了運輸成本，人工成本，大大縮減了企業的預算。

（三）提高了會計檔案管理能力。傳統檔案管理模式的創新以及思想觀念的轉變，可以讓人們以創新思維，更加專業的視角來查找在會計檔案管理方面存在的不足，并且不斷地完善相關的制度管理體系，更好的開發和利用會計檔案管理信息，更好的發揮會計檔案的作用。

五、結語

信息技術的快速發展，使得會計檔案管理的環境也發生了變化，會計檔案信息化管理正在大踏步趕上時代的發展要求，也正在不斷地尋求創新。當然，會計檔案管理在從傳統的模式向數字化信息管理轉變的過程中也面臨著一些挑戰，但是，會計檔案的數字化管理是大勢所趨，各部門要在檔案法頒布的背景下準確理解檔案法并結合自身特點，推動會計檔案管理的快速發展。