檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的作用探究實踐

李曉泉

（山東省東營市東營區檔案館，山東 東營 257000）

檔案是企事業單位、社會組織在從事各種社會活動、各項業務活動時所形成的具有保存價值的歷史記錄。近幾年來，隨著經濟、社會的發展和進步，檔案的數量、檔案的種類在迅速增長；人們對檔案的利用也變得越來越頻繁。采用傳統的管理方式開展檔案管理，已經很難做好當今的檔案工作。因此，我們需要主動推進現代化檔案管理。在推進現代現代化檔案管理的過程中，又需要充分發揮檔案管理基礎工作的作用。

一、檔案管理基礎工作的重要性

檔案管理基礎工作的內容，包括收集紙質文件、制作檔案、檔案立宗、檔案分類、檔案上架、檔案查詢、檔案檢索，等等。檔案管理基礎工作是開展各項檔案工作的前提條件。在這里，需要著重強調的是：就當前的實際情況來看，檔案管理基礎工作主要是處理紙質文件、制作并管理紙質文書檔案。

目前，國內各個單位在業務活動中產生的文件仍以紙質文件為主，而且，這種情況在今后很長一段時間也不會發生大的改變[1]。這意味著，雖然現在各個單位都在大力推進現代化檔案管理，但現代化檔案管理的基礎仍然是傳統的紙質文書檔案。從這個角度來看，檔案管理基礎工作，是現代化檔案管理的起始環節。——必須進一步做好檔案管理基礎工作，才能扎實推進現代化檔案管理。

二、檔案管理基礎工作在現代管理中的作用

（一）做好檔案管理工作才能促進提高檔案管理的標準化

現代化檔案管理，是在科學的思想指導下，運用現代化的方法、現代化的技術手段，對檔案工作開展的綜合性、高效率管理。開展現代化檔案管理，需要構建信息化檔案管理系統，利用人工智能技術、大數據技術、云計算技術、信息技術，對紛繁復雜的各類檔案實行標準化管理。——但令人遺憾的是：盡管現在人工智能技術、大數據技術、云計算技術、信息技術發展迅速，但這些先進技術都不能自行識別各類原始紙質文書檔案，不能對各類原始紙質文書檔案進行標準化分類。

從這個角度來看，人工智能技術、大數據技術、云計算技術、信息技術并不是萬能的[2]。因此，在現實條件下，檔案管理員必須積極做好檔案管理工作，檔案管理員必須嚴格遵循本單位檔案分類的標準，主動對各類原始紙質文書檔案進行標準化分類；而后，再將各類原始紙質文書檔案的信息輸入信息化檔案管理系統。只有這樣，信息化檔案管理系統才能充分發揮作用，才能對各類檔案進行規范化、標準化管理。

（二）做好檔案管理基礎工作才能夠去除雜劣

每個單位的每個部門、每個科室，在每天的日常工作中都會產生大量文件、票據、憑證，這些文件中，包含有大量重復性的文件，以及缺乏保存價值的文件。一些單位的檔案管理員在工作時又過于謹慎，將各個科室產生的全部文件統統收集起來，制作成檔案。這就導致檔案中包含有大量雜件（甚至包含有廢件），這就會降低檔案質量；最終形成大量雜劣檔案。

雜劣檔案的體積較大，大量雜劣檔案堆積起來，需要占用檔案室的較大空間；雜劣檔案中的內容雜亂無章，頭緒蕪雜，檢索起來非常不便[3]。——更糟糕的是：信息化檔案管理系統無法自動識別、自動評估檔案的質量；無法評估檔案的實際價值。

因此，檔案管理員必須充分發揮自己的主觀能動性，必須根據自己的檔案工作經驗，開動大腦，仔細觀察、分析每一份原始紙質文書檔案，剔除掉每一份原始紙質文書檔案中的雜劣內容；剔除掉雜劣檔案。只有這樣，才能提升檔案的價值和質量，才能方便信息化檔案管理系統正常運行。

（三）做好檔案管理基礎工作才能促進檔案規范化

各個單位的各個部門、各個科室的工作人員每天都有自己的各項工作，他們的工作非常緊張，許多工作人員在移交檔案資料時，常常不能按時移交。還有許多工作人員不熟悉檔案移交的相關規定，沒有完整移交全部檔案資料；這就造成許多紙質文書檔案不規范、不齊全（一些紙質文書檔案的卷宗甚至缺少原始資料）；這就給紙質文書檔案的規范化管理造成了不小的困難，也給信息化檔案管理系統帶來了較大的困難。

為了讓信息化檔案管理系統更好地發揮作用，檔案管理員必須主動做好檔案管理的基礎工作。檔案管理員必須主動與本單位各個部門、各個科室的主要工作人員保持密切的雙向交流，督促大家積極配合檔案工作，及時、完整地移交檔案資料。這樣，才能促進檔案管理規范化。

（四）做好檔案管理基礎工作才能確保準確的檢索檔案

信息化檔案管理系統需要根據系統設定的各個關鍵詞、各個主題，才能準確、快速的檢索檔案。——因此，檔案管理員需要對紙質文書檔案進行系統性的歸納、整理、分類，檔案管理員需要運用抽象思維，尋找出檔案內容中的重點，從檔案內容中精選出關鍵詞、主題；并將這些關鍵詞、主題輸入信息化檔案管理系統。這樣，就可以極大地提升信息化檔案管理的效率。

三、 結束語

綜上所述，檔案管理基礎工作，對促進現代化檔案管理具有重要作用。檔案管理員必須運用自己的才智，主動做好檔案標準化分類，主動剔除雜劣檔案，主動增強檔案規范化，主動尋找檔案內容中的關鍵詞。——只有這樣，才能進一步提升信息化檔案管理的質量與效率；才能推進現代化檔案管理向前發展。