利用發(fā)展平臺，實現(xiàn)信息化檔案管理

趙文麗

（重慶燃氣集團股份有限公司，重慶 400020）

在當前信息化數(shù)字化的時代背景下，強大的硬件設施以及快速有效的網(wǎng)絡支持使檔案管理工作相較于之前發(fā)生了翻天覆地的變化。大數(shù)據(jù)平臺、行業(yè)平臺使信息交流更加豐富，且信息密度更大，檔案管理工作不再受限于紙筆等傳統(tǒng)載體，利用發(fā)展平臺打造的信息化檔案管理將為其所服務的對象帶來最優(yōu)的體驗。

一、信息化檔案管理的優(yōu)勢

（一）管理模式趨于協(xié)同化、項目化

傳統(tǒng)的檔案管理模式就是將相關信息進行記錄與整理，以便在需要時調出并查閱或進行其他相關工作，但其由于紙質載體的限制，相較于信息化時代的檔案管理模式較為落后[1]。而當今的檔案管理，在計算機和大數(shù)據(jù)平臺的支持下，節(jié)約了老舊檔案管理模式下的資源占用，利用云平臺和硬盤對信息進行錄入，無論是對于檔案的整理還是查閱，管理方與使用方在權限合理的情況下都可以對檔案展開相關工作，這不僅更好地展示出檔案管理的多方協(xié)調，同時也要求檔案管理有關工作者需要對檔案進行有序的整理，在運營過程中以項目思路呈現(xiàn)出其完整性與可操作性。因此，信息化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理更能體現(xiàn)出協(xié)同與項目性，使檔案的處理工作更加方便。

（二）運維工作趨于專業(yè)化、平臺化

在信息化檔案管理中，需要在基礎的檔案管理基礎技術上輔助以網(wǎng)絡技術、大數(shù)據(jù)技術、平臺技術、計算機技術等，因此在信息化檔案管理的運維過程中，需要相關人員掌握上述知識與技術，才能保證其運維工作良好展開，這相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作需要相關人員擁有更加專業(yè)的知識儲備。

此外，信息化檔案管理在形成過程中或整體完備后，其形式與突出優(yōu)勢在于管理者或使用者只需一臺計算機或移動終端設備即可對信息展開相關工作，這說明信息化檔案管理的內容集成于平臺，有關人員通過平臺進行有關操作即可，因此信息化檔案管理的運維工作趨于平臺化，同時相關工作人員也應注意自身工作圍繞對應平臺展開，勿偏移自身工作方向，明確工作目標。

二、信息化檔案管理的現(xiàn)狀

（一）受重視度較低

國家對于信息化檔案管理工作較為關心，并出臺了《關于加強企業(yè)檔案信息化建設的意見》等文件進行支持[2]。因此，相關的國家機關希望各行各業(yè)能夠將信息化檔案管理的工作步入軌道，構建效率更高的工作框架以釋放勞動力。但很多單位對于信息化檔案管理工作重視程度依舊不足，對于信息化檔案管理工作只是構建了“空殼”應付審查，其真正的檔案管理內容依舊停留在傳統(tǒng)的工作模式上。

（二）信息化系統(tǒng)建設不足

當前大部分企業(yè)或單位有關信息化檔案管理的工作存在信息化系統(tǒng)建設不足的問題。信息化檔案管理工作的展開主要依附與數(shù)據(jù)的保存與交換，這需要科學有效的系統(tǒng)支持，同時打造信息化系統(tǒng)也需要一定的成本。很多企業(yè)或單位沒能長遠認識到這部分成本投入所帶來的收益，從短線回報來講輕視其信息化系統(tǒng)建設的投入，因此信息化檔案管理進度停滯不前。

（三）信息化檔案利用率低

介于大多數(shù)檔案使用者沒能及時得到有關信息化檔案知識或理念的學習與培訓，其對于信息化檔案管理的認識較為淺薄，因此不能真正意識到信息化檔案管理的優(yōu)勢，故在檔案相關工作展開的時候依舊停留在傳統(tǒng)的工作模式上。因此，即便某些企業(yè)或單位建立了完備的信息化檔案管理系統(tǒng)，其利用率也很低，面對這種情況，有關企業(yè)或單位在加大信息化檔案管理建設力度的同時不要忽視成員的培訓與宣傳工作，將信息化檔案管理的鋪設工作從完整的項目視角出發(fā)，做到真正受用于企業(yè)或單位。

三、各行業(yè)發(fā)展平臺對信息化檔案管理的促進

通過對信息化檔案管理的優(yōu)勢介紹并簡述其當下問題，關于信息化檔案管理的建設工作需要找對方法并盡快實施。由于信息化檔案管理工作的根本是數(shù)據(jù)的保存與交換，因此為信息化檔案管理工作建立良好的數(shù)據(jù)平臺是有效辦法，而數(shù)據(jù)平臺的建設離不開各行業(yè)的發(fā)展平臺。以汽車的生產(chǎn)制造行業(yè)和燃氣企業(yè)為例，某汽車生產(chǎn)制造廠商需要建立對應的信息化檔案管理模式，為更好地搜集數(shù)據(jù)并查閱數(shù)據(jù)，對應企業(yè)可以通過行業(yè)的發(fā)展平臺號召平臺企業(yè)，共同為信息化檔案管理進行數(shù)據(jù)整備；而燃氣企業(yè)的檔案管理中，通過行業(yè)平臺可以清晰行業(yè)內的營收狀況與具體的人員成本，介于燃氣本身具備隨市場浮動變化的價值與價格，通過行業(yè)平臺可以清晰了解企業(yè)自身的不足與對應的利潤空間，從而將注意力集中在企業(yè)自身的運營方面，而運營方面一定包括企業(yè)自身的檔案管理成本，從而引入新的檔案管理方法，一方面可以提高企業(yè)營收利潤，另一方面促進企業(yè)自身運用信息化檔案管理方法更好地與行業(yè)平臺銜接，形成良性運營循環(huán)。如此可以有效擴大自身數(shù)據(jù)庫，增加信息的共享范圍，在個別員工的檔案調動過程中，甚至可以實現(xiàn)企業(yè)間的無縫銜接，真正體現(xiàn)信息化檔案管理的高效性。有關平臺對信息化檔案建設的促進，企業(yè)和單位需要明確信息化檔案管理建設需要基本的數(shù)據(jù)支持，而最好最有效的數(shù)據(jù)可以通過自身行業(yè)平臺來入手，本著以最小成本尋找最多、最準確數(shù)據(jù)的思路來建設信息化檔案管理，才是實現(xiàn)其工作的核心思路。

四、如何利用發(fā)展平臺實現(xiàn)信息化檔案管理

（一）通過平臺提高管理人員的信息化檔案管理意識

為更快更好的建設信息化檔案管理工作，其管理人員的工作意識是非常重要的。若信息化檔案管理人員不能意識到其工作的重要性，那么對于信息化檔案管理投入多少建設成本都不能真正發(fā)揮其功能與效率，而管理人員的工作意識可以通過行業(yè)的發(fā)展平臺來有效鞭策其提高。首先，行業(yè)平臺能夠有效為行業(yè)內企業(yè)或單位建立非常清晰的行業(yè)標準，平臺的指引方向很大程度上影響著企業(yè)的運行方向，因此利用平臺強調信息化檔案管理的重要性，能夠直接引起企業(yè)信息化檔案管理人員的重視并積極提高管理意識，從而推進信息化檔案管理工作的開展。其次，利用平臺號召企業(yè)共同建立信息化檔案管理，以共同實施、共同參與的方式，從側面要求企業(yè)對信息化檔案管理參與其中，即在平臺共享信息化檔案，不重視信息化檔案管理與建設的企業(yè)將失去檔案管理工作內容，從而促使管理人員提高信息化檔案管理意識。

（二）在發(fā)展平臺中統(tǒng)一并建立檔案管理制度

依附于平臺建立的信息化檔案管理，在根本上就具備數(shù)據(jù)整合的優(yōu)勢，假設以企業(yè)自身為基礎建設的信息化檔案管理是以普通人的視角看世界，那么通過平臺建立的信息化檔案管理就是站在巨人的肩膀上看世界。為了通過平臺能夠更加有效地實現(xiàn)檔案管理，平臺需要統(tǒng)一下屬企業(yè)的檔案管理工作內容，以相同的數(shù)據(jù)形式、檔案入口、上傳下載格式等方面要求企業(yè)進行檔案管理工作，并建立明確的制度，保證企業(yè)或單位在進行檔案管理工作的時候有明確參照與執(zhí)行準則。關于企業(yè)通過發(fā)展平臺統(tǒng)一檔案管理制度的實用性，通過下述例子簡單說明。A企業(yè)在建立信息化檔案管理過程中形成了屬于企業(yè)獨有的管理體系，但企業(yè)在新項目新技術引入過程中面臨員工在行業(yè)內借調與進修學習的情況，由于A企業(yè)自身單獨的檔案管理體系，在檔案隨人員變動時不能很好地與行業(yè)內其他企業(yè)銜接，十分困難。面對上述情況，企業(yè)通過行業(yè)內共有平臺打造統(tǒng)一的管理制度的必要性便凸現(xiàn)出來，在行業(yè)內形成一致的管理制度，能夠有效解決企業(yè)之間的檔案轉換問題，更能有利于檔案管理方法的規(guī)范，對企業(yè)的檔案管理辦法起到監(jiān)督與鞭策作用，幫助企業(yè)更好的發(fā)展。因此，企業(yè)應該積極通過平臺進行溝通，打造適用于整體的管理制度，以便共同發(fā)展。

（三）數(shù)據(jù)平臺化，提升準確性與完整性

利用平臺幫助完善信息化檔案管理，一定要重視數(shù)據(jù)在搜集時的可靠性，即更好地打造平臺化數(shù)據(jù)。信息化檔案管理的核心是將檔案內容信息化錄入于設備或云端，而平臺的作用可以有效幫助數(shù)據(jù)的集中，為企業(yè)提供數(shù)據(jù)，但集中的數(shù)據(jù)一定要保證準確性，如果平臺的數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，那么所有的下屬企業(yè)的工作都會隨之出現(xiàn)問題。此外，數(shù)據(jù)平臺化一定要重視其完整性，平臺帶來的數(shù)據(jù)雖然集中，占有信息量大，但是龐雜的信息一定要保證建立數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，使之成為整體，當信息化檔案管理在工作中搜索某詞條時，在權限范圍內與之相關的信息一定要自動提供給搜索者，這樣可以很大程度上節(jié)約搜索者的時間，體現(xiàn)信息的完整性。當然，信息的完整性需要有關工作者在平臺的基礎上整合信息，而不是簡單地將平臺信息收取后置之不理。

（四）強化技術，嚴控人才錄用

對于信息化檔案管理工作，企業(yè)或單位不但要做，更要做好。而優(yōu)秀的信息化檔案管理工作一定離不開有力的技術支持與人才的輸入。發(fā)展平臺對信息化檔案管理提供了良好的數(shù)據(jù)支持，而面對如此龐大的信息企業(yè)或單位更要擁有有效手段去處理與維護。因此，信息化檔案管理的工作一定要積極補齊自身的技術短板，對于現(xiàn)有工作人員的培養(yǎng)與培訓一定要保證與時俱進，同時嚴格把控新進人員，保證團隊質量[3]。

五、結束語

信息化檔案管理工作具備明顯的優(yōu)勢，是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，相關工作者一定要識別社會的發(fā)展趨勢，敢于吐故納新并勇于實踐。而實現(xiàn)信息化檔案管理工作，一定要善于利用行業(yè)發(fā)展平臺，抓住信息化檔案管理需要依靠有效數(shù)據(jù)支持的這一核心，緊貼行業(yè)發(fā)展平臺為企業(yè)或單位提供信息這一天然優(yōu)勢，以科學的方法和觀念積極實現(xiàn)信息化檔案管理。