現代信息技術對企業檔案管理的影響及解決策略分析

黃紅

（重慶鋼鐵集團三峰工業有限公司，重慶 400000）

在企業管理工作中，檔案是企業發展、資源記錄、信息保存的重要組成部分。檔案對企業的運行、管理和決策具有重要支撐作用。所以，檔案管理成為企業較為關注的部分。現代信息技術在檔案管理中得到了廣泛的應用，有效地提高了檔案的質量和效率。目前，許多企業已經清楚地認識到利用現代信息技術進行企業管理可以提高企業的管理水平，因此也在嘗試著將現代信息技術應用于企業經營的各個方面。當前，現代信息技術在企業中的應用已經取得了一定的成效，但是社會的發展日新月異，要使企業永葆青春，就必須不斷改革、優化，提高管理質量。

一、企業檔案信息化的影響

（一）企業檔案管理工作信息化的積極作用

將企業的檔案資料與企業管理工作相結合，使企業工作決策更規范、更科學。與此同時，在企業文化建設中也可以運用檔案管理工作，企業的發展狀況、發展歷史等都可以從檔案管理工作中體現出來，更以此來加深員工對企業的認識。傳統的紙質檔案管理不能結合實際需要，靈活運用，但利用電子檔案可以很好地完成工作。將信息化技術應用于企業經營的每一步，可使企業有效地實現企業不同環節的溝通，并節省時間提高工作效率。

我國以往的企業檔案在管理期間，其缺點包括收集管理難度較大，基礎資料具有很大的流失風險，資金投入比較大等，針對中小企業而言，創建以往管理企業檔案的部門可以使企業經濟產生很大損耗。但是企業檔案在管理時更具信息化可以使此問題得到解決，以為信息化管理更加方便快捷，同時管理方式比較簡單，因此，現階段大多數企業均會使用信息化管理方法，促進企業發展。

企業在以往的檔案管理條件下，特別大中型企業，一般都會因為企業檔案在管理時具有很大難度導致各部門資源出現獨占現象。企業在對檔案管理實施信息化建設之后，可以完善企業中的檔案信息共享，推動企業所有部門進行交流與合作，促使企業全面發展。

（二）信息技術應用于檔案管理工作帶來的負面作用

按照以往的管理方式，檔案管理工作有專門的資料室。檔案管理工作人員對這一管理方法已經比較熟悉，利用計算機來管理檔案的方法仍需適應很長一段時間。將信息化技術引入檔案管理工作，實質上是一種創新的管理理念[1]。科技只是管理工作的一種，但如何有效地利用科技來完成管理工作，是首要任務。在傳統管理理念中存在許多落后的內容，在實際工作中會與現代管理理念發生沖突，從而給管理工作帶來一定的障礙。并且把以往的材料轉向電子信息的方向，也是一種改變管理方式的方式。因為企業經營的時間都比較長，積累的資料也比較多，所以需要花費大量的人力和財力來整理。

二、現代信息技術對企業檔案管理的影響

（一）沖擊著傳統管理理念

隨著信息技術應用的越來越廣，對企業傳統的檔案管理方式具有很大的影響。而且企業生產管理人員自身的主動權也隨著信息技術的不斷擴大而擴大。他們并不會受到傳統思想的影響，從而使原本繁瑣的工作流程變得簡化，從而推進提高工作效率。管理人員在檔案管理中，需要有創新意識，在保證檔案信息全都正確的前提下，實現檔案管理的質量與效率的雙重提高。在此過程中，企業檔案管理人員需不斷融合信息技術，在傳統的管理理念的基礎上實現創新融合，這樣才能夠使企業得到良性發展。

（二）對傳統檔案管理人員的綜合素質提出挑戰

在現代信息技術的實際應用中，企業檔案管理人員需要不斷提高自己的應用信息化水平。當前，我國企業的檔案管理人才缺口很大，需要對人才結構給予更多的關注，以提高企業人力資源的利用率。已有的知識結構已經很難適應當今社會的發展需求，一些企業管理觀念落后，對檔案信息化管理的重要性還不能完全了解。相關檔案管理人員對設備操作流程的操作了解也不全面，很多時候都是違規操作，這就導致信息準備不充分的情況發生。

（三）檔案信息數據缺乏較高的共享性

當前，企業檔案管理模式落后，企業內部管理人員相對獨立，沒有建立一個合理、統一的網絡結構體系，這就造成了企業檔案信息系統和各部門之間的信息不能及時傳遞，造成了工作難以進行[2]。其中，企業內部相關管理部門的性質各不相同，缺乏有效的溝通和溝通。檔案信息對外傳遞的積極性也較低，從而對檔案信息的建設造成了不可估量的影響。

（四）對企業檔案管理技術和管理方法提出更高要求

在實際發展中，信息技術呈現出多元化的發展特征。例如，信息化、社會化與傳統檔案管理方式不同。實際存儲企業的檔案數據信息會發生較大變化，不再受時間和空間的限制。現階段企業對信息的影響、管理技術和方法都能得到很好的完善，不斷提高檔案信息數據的共享性。并且在實際檔案管理中，不斷加強現代化管理系統的研究與開發能力。提高檔案信息的準確性，同時提高企業檔案信息化水平。

（五）沒有標準化程度

我國企業在開展檔案管理活動期間，金對紙質檔案展開管理與防護，為確定檔案密級與解密管理等內容的標準，造成檔案管理中的工作效率與質量不高，很難將檔案價值充分發揮出來。

三、現代信息技術對企業檔案管理的解決策略

（一）更新檔案管理理念

要把現代信息技術更好地應用于企業檔案管理，必須更新企業檔案管理理念，深化企業對現代信息技術和檔案管理的重視，是保證企業檔案管理質量的一種有效措施[3]。為了確保檔案管理工作能實施現代化的信息技術，指導檔案管理工作的有效實施。首先，要使企業領導和管理者對現代信息技術有足夠的正確認識，在管理中能運用現代企業管理的新思想、新觀念，為企業的每一個工作環節做好準備。能加快加強企業檔案管理在現代信息化建設中的應用，摒棄傳統的管理觀念，使速度、質量都能得到提升，以檔案管理工作標準化為核心，把檔案管理與其他各項管理工作置于同一地位。其次，引進了先進的信息技術、軟件，更新檔案管理方式。最后，利用現代信息技術的優勢開展企業檔案管理工作，使企業檔案管理在新時期得到完善，提高質量，形成了具有新時期特色的檔案工作。

（二）加強人才的引進和培訓

檔案信息系統引入信息化技術，檔案信息系統的更新狀況，軟件技術的普及，都需要檔案管理人員對其進行管理，以保證檔案信息管理系統的正常運行，因此應加強人才的引進與培養[4]。對于相關人員的培訓，企業應加大力度，創設培訓信息平臺，定期進行培訓，使檔案管理者能夠在已有的知識結構系統中提升專業能力。新的信息技術在企業中，也要及時對相關人員進行培訓，以便他們能在最短的時間內熟練運用。另外，企業還可以采用多渠道的方式引進人才，建立信息聯動、協作機制，實現不同部門間的資源共享，從而實現企業的整體發展。

（三）健全企業檔案管理機制

健全檔案管理機制應在信息化建設完成后實施，作為一項較為系統性的工程，檔案信息化管理是現代化信息技術與傳統檔案管理的相互融合與促進[5]。在這一過程中，就需要相關工作人員能夠更新工作理念與方式，接觸到新的技術和概念。并以此來建立企業檔案管理機制，來保證檔案信息管理的常態化，加快與傳統管理工作的快速融合，堅決避免工作脫節，造成不必要的損失。企業提升整體的管理質量，打造科學的檔案管理機制，就需要對信息化電子檔案的使用過程進行優化與監控，并最大程度地使用信息化，從而使檔案管理的效率和質量得到提高。在傳統的檔案管理中，常常使用人工的方式來進行檔案管理工作，這樣的工作效率不高，檔案信息的準確率也相對較低。而使用現代信息技術，可以在前期就能夠做好準備工作，將不同的檔案都能夠詳細地記錄在冊，并制定出著錄細則，及時將系統的軟件進行更新[6]。對資源做好儲備，各功能模塊都能夠科學地進行劃分。并從多種角度來對傳統檔案中存在的問題進行科學解決，以此來使檔案資源的使用率得到提升，達到快速錄入、查詢便捷、管理有序的高效、科學的管理目標。在檔案管理機制中，還應該將檔案管理的應用與工作流程進行完善。

四、結束語

綜上所述，信息化納入檔案管理是歷史的必然選擇。為了更好地發展，企業應該順應時代的發展而進行變革，逐步將信息化技術融入檔案管理。它是一個需要不斷適應的過程，特別是在企業的管理觀念和方法模式上，企業更應該從多個角度著手，為信息化技術融入檔案管理創造必要的條件。這樣可以更加方便有效地開展工作，提高企業在開展檔案管理時的工作效率與質量，讓企業中的檔案管理加快信息化建設進程，使檔案管理工作更能推動企業的進步。