規范化管理視閾下的民政局檔案管理工作研究

紀港濱

（承德市雙橋區民政局，河北 承德 067000）

民政局是維持社會正常運行的重要的職能部門，為社會不同領域的行政事務提供服務，因此民政單位的工作關系到群眾的生活。由于民政部門通常根據劃分領域承擔不同類別責任，檔案數據類型與規模十分繁雜，因而做好相關檔案信息管理工作對維持民政單位穩定運行尤為重要。隨著我國組織機構改革工作的順利開展，民政局檔案規范化管理體系中暴露的各類問題日益明顯，對工作人員在檔案管理工作中的要求逐漸提高，因此，給予規范化管理視域下開展民政局檔案管理工作研究對于提高民政局日常工作效率、深挖檔案價值、完善檔案管理工作體系具有重要的現實意義。

一、民政局檔案管理工作概述

就檔案本質而言，檔案存在的意義是對人類在各項過程中所產生的具有一定保存、利用價值的數據信息的重點記錄。進行檔案存儲，有利于人們在對各項事務及活動進行系統性了解與復原，從而明確具體事件在不同時間段的具體情況，并且進行數據挖掘與利用。民政局是我國的主要行政部門之一，其內部多數檔案管理工作具有一定復雜性、重復性、規模性等特征，民政局的檔案信息通常涉及社會公益檔案、第三方組織信息檔案等，差異化的檔案信息想要實現統一規范管理的難度較大，因此遵照的檔案管理工作內容開展檔案管理工作對民政局而言十分必要。民政局檔案規范管理工作的開展對于提高檔案管理工作效率，最大化檔案信息利用，推動民政局體系優化有著重要意義[1]。

二、民政局檔案規范化管理工作存在的問題

（一）檔案規范化管理工作制度體系存在缺陷

隨著政府部門工作環境逐漸變化，民政局檔案規范管理工作制度體系落后問題，部分制度在完整性方面仍需提升。結合實際工作看，少數現行工作制度與現階段工作內容存在較大差異，另外少數民政局在工作制度建設方面也存在一定問題，仍需針對性強化檔案管理規范管理工作水平。

（二）檔案管理人員的個人素養仍需提高

檔案工作人員的綜合素質直接影響到管理工作整體質量，結合實踐工作經驗可知，部分檔案管理人員的綜合素質仍需提升，部分應用于管理工作中的工作體系作用有限、工作效率較低，阻礙了民政局檔案規范管理工作的有序開展，因此管理人員應注重檔案人才培養與工作機制的完善，以此保障各級民政單位檔案管理工作的順利進行。

（三）檔案規范化管理的信息化力度有限

集合現代信息技術建立的管理系統對于工作繁瑣復雜的民政局檔案管理工作優化具有重要意義，但是受經費限制影響，多數民政局整體的信息化水平仍存在較大問題，在實際工作中，仍無法實現局部自動化或部分流程自動化，檔案管理工作多以人工為主。實際上，提高民政局信息化水平與能力，是推動民政局檔案規范管理的主要渠道之一，且在提高整體效率方面同樣具有顯著的促進作用。

（四）對檔案管理工作不夠重視

部分民政局檔案管理工作效能低下的關鍵在于其組織部門內部的員工對檔案管理工作的重要性認識不清，民政局員工招聘階段未就檔案管理工作的責任義務盡心系統性講解。使得多數員工認為檔案管理的工作較為簡單，并形成對檔案管理工作的系統性認識。在檔案管理過程中，民政局招聘人員以及下屬人員均未對檔案管理工作進行系統全面地了解，導致招聘員工在管理工作中始終以錯誤觀念應對日常管理工作。受思想觀念限制，部分管理人才對于檔案管理工作逐漸失去積極性，在日常檔案管理工作中得過且過。隨著民政局管理人才逐漸流失，導致檔案管理缺少專業的人才儲備[2]。

三、民政局檔案規范化管理的工作要點

基于檔案管理工作在規范化管理方面暴露的各項缺陷，民政局管理人員應開展內部系統化自檢工作，明確工作核心與未來的工作的主要演化方向，方可實現推動民政工作制度的時代性，推動工作方法的信息化變革，進而在新的歷史時期滿足國內各地區民政工作的實際需求。具體來說，民政局檔案規范化管理工作開展應注意以下工作要點。

（一）重視檔案規范化管理制度建設

合理規范制度建設是穩定民政局檔案管理工作的重點。完善全面檔案制度對于引導內部工作人員順利執行檔案管理工作，控制工作失誤，推動民政部門各單位工作體系的高效協作具有重要作用。對于民政局人員而言，要落實制度建設工作并非一朝一夕，因而在推動檔案管理工作制度完善的過程中應從以下幾個方面著手開展工作：一是遵照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》等相關法規、政策等，系統性梳理檔案管理工作的具體情況，結合工作流程中遭遇的實際工作問題，對少數與現階段工作內容存在較大矛盾的制度進行調整，以此優化民政局的檔案工作。二是在既有的工作制度的基礎上，結合民政局檔案管理工作的實際情況，建立完善的工作規范與制度體系，以此提升民政局工作人員具體工作流程，補全現行的工作制度，結合時代發展特點進行優化調整工作。例如推行上下級檔案管理責任人制度，施行檔案保密制度等。三是針對同行單位的優秀管理經驗進行參考引進，以此補全自身制度方面的缺陷，并結合工作實際內容積極進行制度調整，以此提高引入制度本地化工作的整體效果[3]。

（二）強化檔案人才培養與引進

高素質的人才是實現檔案規范管理的基礎，因此民政局招聘部門的管理人員應匯總點關注本單位高素質管理人員引進工作的重要意義。人才是檔案管理工作的主體，其個體能力直接影響到具體工作內容的落實情況。在檔案管理基本工作流程中，民政局應重點關注后備人才的培訓與專業人才的招聘工作，避免人才斷層出現，以此保證檔案管理工作人員交接的順利落實。

一方面，在后備人才的培訓工作中，可通過部門專業人士開展內部培訓與外部名師培訓的復合式教學模式，在部門內部培訓工作開展中，可以通過工作座談會形式開展工作技能交流培訓等培訓形式，從而切實提高工作人員的素質與工作能力，通過深度工作技術交流，不僅有利于內部員工在檔案中實現規范化管理操作，還可實現技能工作經驗的橫向流動，從而顯著提高不同部門的統一協調性，利于提升多部門檔案管理工作的整體效率。在外部名師培訓工作過程中，可以邀請專家教授、行業代表人物為民政局檔案員工進行定向培訓，以此深化工作人員對工作性質的理解。另一方面，在檔案人才引進制度體系中，應始終以學歷、素質為人才引入的主要標準，進而為推進檔案管理信息化建設與管理制度體系完整注入新的動力。

（三）提升檔案管理的信息化能力與水平

信息化建設是提升檔案規范化管理工作效率的主要渠道。就民政局而言，要求切實提升檔案規范化管理的數字化水平，需首先針對基礎信息化管理硬件建設入手。數字化的存儲設備是檔案實現信息化管理的基本框架，民政局應在結合粘度預算規劃，利用電子項目招標，開展信息化設備項目引入工作。完善的信息化設備是實現檔案管理信息化的外部條件，而串聯各部分硬件設備的檔案管理系統則是信息化管理工作的主要內部框架，通過內外搭配方可實現檔案的信息化管理的有序運行。電子檔案的推廣顯著降低民政局檔案管理工作的各項流程，通過檔案管理系統輔助電子檔案運行，檔案管理工作逐漸擺脫繁重的數據資料整理，使得整體數據調取時間大幅縮短。與此同時，部分檔案管理系統后臺附帶數據挖掘功能，通過對電子檔案信息的清洗、整理、挖掘，可整理出具有參考價值的檔案信息，從而為其他部門的日常工作提供必要的數據支持。實際上，全面落實檔案管理的信息化建設，是新時代背景下創新檔案管理工作的基礎與核心，民政局檔案規范管理工作不僅針對簡單活動、事項的記錄與統計，在進一步規范化檔案信息利用后可全面推動檔案工作的進步與創新[4]。

（四）正確認識民政局檔案管理重要性，樹立規范化意識

由于檔案的主要作用是針對人類在各項活動中產生的具有實用價值的信息進行記錄，因此根據檔案數據可提煉出事物客觀規律，為今后人類各項生產生活提供必要幫助。民政局的工作性質表示民政局檔案工作需橫跨多個領域涉及多項內容，如專業技術檔案、建筑項目檔案、辦公室文書類檔案等。隨著改革開放建設的不斷深化，民政局檔案管理始終發揮著技術與建設的主導性作用。因此，民政局應正確認識檔案工作的重要意義，結合社會建設對檔案工作的實際需求，圍繞民政局基本組織結構開展檔案管理工作認識規劃，貫徹落實黨的十九大重要思想內容，積極開展檔案監管工作，從而切實在思想層面實現對檔案管理工作的重要性認識，將檔案規范化管理工作放在民政局今后發展的首要位置。例如，民政局在檔案規范化管理過程中，應始終以滿足新時期歷史建設要求為己任，樹立規范化管理意識的同時，緊抓檔案管理工作的專業化、信息化、規范化理念建設。基于專業化管理理念，發揮各項制度管理優勢，實現管理內容精確化、管理流程簡潔化，從而推動檔案管理工作文化的專業建設，以提高民政局工作人員檔案管理的專業水平。基于信息化、規范化理念，積極引入技術創新理念，推動現有管理模式、管理方法的信息化建設力度，不斷優化檔案管理系統化、科學化水平，最大程度縮減各類檔案管理工作的流程數量。在數字時代背景下，若能大力推進信息化建設的整體力度與規模，則可幫助民政局檔案管理工作實現工作流程的大規模簡化，從而積極提高各項管理工作的有效性與精確性。檔案管理工作看似簡單，實際上涉及類目較多，管理程序的復雜性較強，因此民政局檔案規范管理工作應注重管理工作的重要意義，積極提升民政局的檔案管理能力，通過全面開展檔案規范管理工作，利于民政局其他各項工作的開展，更好地做到為人民服務。

四、結束語

民政局檔案規范化管理是確保民政局檔案管理優質化與高效化的核心方式，也是民政局檔案管理落實現代化建設的主要手段。對此，民政局以及相關工作人員應在思想上重視檔案規范化管理的積極作用，并在實際工作中，根據檔案規范化管理工作要求，積極尋找工作重點，推進工作優化措施，提升檔案規范化管理質量，促進檔案在社會管理、社會經濟建設等工作中作用的有效發揮。