探析網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

田峰

摘要：在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施持續(xù)建設(shè)及IT技術(shù)蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)引入當(dāng)今社會(huì)生活生產(chǎn)各個(gè)領(lǐng)域，并成為發(fā)展與改革重要條件，如何抓住網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇成為社會(huì)各界需解決的問題。檔案管理涉及鑒定、統(tǒng)計(jì)、整理、收集等方面，傳統(tǒng)的管理方式效率低、易出錯(cuò)、需要較大的空間及人力成本，有礙檔案資源開發(fā)及利用。本文通過探析網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作良策，以期為提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量提供參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作變革的價(jià)值如下：其一，有效節(jié)約成本，如空間成本、時(shí)間成本、人力成本等，簡(jiǎn)化檔案管理步驟，構(gòu)建集收集、鑒定、保管及調(diào)取等檔案管理工作于一體的信息化辦公機(jī)制;其二，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)共享、實(shí)時(shí)等特性，擴(kuò)寬事業(yè)單位檔案匯總范圍，為更多利于事業(yè)單位管理及發(fā)展的資源聚合與利用提供條件;其三，積累“網(wǎng)絡(luò)+管理”經(jīng)驗(yàn)，為事業(yè)單位引用更優(yōu)軟硬件并改進(jìn)檔案管理體系助力。基于此，為提高事業(yè)單位檔案資源充分利用有效性探析網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作良策顯得尤為重要。

一、抓住關(guān)鍵，為“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”工作順利展開提供抓手

第一，便捷。檔案資料收集與存儲(chǔ)并非工作的完結(jié)，而是為檔案資料充分使用奠定基礎(chǔ)，這就需要“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”把相關(guān)資料數(shù)字化處理視為要點(diǎn)，將資料輸入信息系統(tǒng)，以便事業(yè)單位各部門根據(jù)權(quán)限及需求調(diào)取檔案，使檔案資料的取用、聚合、增減工作能跨時(shí)空完成，有效節(jié)約查找、更新、管存檔案的成本;第二，規(guī)范。為使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息系統(tǒng)能始終在事業(yè)單位檔案管理中起效，需提出更加嚴(yán)格的管理要求，例如為有效利用掃描錄入儀，事業(yè)單位需約束人們的材料填寫方式，確保格式、內(nèi)容、字體等方面統(tǒng)一，為查詢檢索、電子檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)位、高效識(shí)別并錄入檔案信息給予支持。基于此，事業(yè)單位需設(shè)定“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”工作標(biāo)準(zhǔn)，為檔案共享、數(shù)據(jù)遷移、充分利用掃除障礙;第三，安全。紙質(zhì)檔案容易受環(huán)境影響而字跡不清、紙張發(fā)霉變質(zhì)、不便于查閱，電子檔案可規(guī)避環(huán)境負(fù)面影響，有效解決管存難的問題。然而，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境亦存在安全危機(jī)，如系統(tǒng)崩潰、病毒入侵等，出現(xiàn)檔案丟失、遺漏、篡改等現(xiàn)象。為避免出現(xiàn)上述現(xiàn)象在“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”實(shí)踐中需樹立安全工作意識(shí)，針對(duì)重要資料需加密保護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)，設(shè)置系統(tǒng)登錄權(quán)限，繼而加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案安全管理，為有效展開檔案調(diào)取、查閱、上傳、銷毀等工作提供條件[1]。

二、加強(qiáng)創(chuàng)新，擴(kuò)寬網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作視野

為使事業(yè)單位檔案管理綜合效益能不斷提高需立足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代樹立創(chuàng)新意識(shí)，積極引入新系統(tǒng)、新設(shè)備、新軟件，滿足事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新實(shí)踐需求。例如，事業(yè)單位可引入RFID系統(tǒng)，依托B/S架構(gòu)及瀏覽器登錄實(shí)現(xiàn)線上查閱檔案資料的目標(biāo)，基于系統(tǒng)平臺(tái)提高檔案管理工作準(zhǔn)確性及實(shí)效性。通過盤點(diǎn)紙質(zhì)檔案可掌握實(shí)時(shí)位置及類別等信息。掃描檔案架上的RFID標(biāo)簽可采集架位信息及檔案地址等信息，提高統(tǒng)計(jì)、查找特定檔案資料的工作效率。值得一提的是，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)室與檔案架位信息充分融合后能建成詳細(xì)且直觀的檔案架分布數(shù)據(jù)模型圖，工作人員可操控人機(jī)界面完成檔案管理任務(wù)。基于RFID系統(tǒng)可在線辦理檔案歸還、借閱等業(yè)務(wù)，使事業(yè)單位檔案管理服務(wù)效果更佳。RFID系統(tǒng)為事業(yè)單位檔案管理提供查閱、盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)等功能，用戶能通過手持機(jī)、PC終端等方式進(jìn)入系統(tǒng)并使用相關(guān)功能。再如，事業(yè)單位可引入電子圖紙檔案系統(tǒng)，集檔案歸集、鑒別、開發(fā)利用于一體，基于功能模塊形成子系統(tǒng)，不受時(shí)空約束展開圖紙檔案管理工作，同時(shí)為圖紙檔案管理流程化、規(guī)范化工作與服務(wù)給予支持，將圖紙檔案與其他類型的檔案管理區(qū)別開來，使網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作針對(duì)性更強(qiáng)。

三、健全體系，推動(dòng)事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作持續(xù)發(fā)展

首先，事業(yè)單位需對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作挑戰(zhàn)與機(jī)遇進(jìn)行分析，在充分了解檔案管理工作性質(zhì)、意義、要素等方面的前提下以發(fā)揮“網(wǎng)絡(luò)+”管理優(yōu)勢(shì)、解決紙質(zhì)檔案管理問題為指向加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，指引事業(yè)單位創(chuàng)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、采購(gòu)設(shè)備、引用軟件、加強(qiáng)培訓(xùn)，為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新實(shí)踐鋪平道路;其次，事業(yè)單位需用發(fā)展眼光看待網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理工作，對(duì)內(nèi)健全制度，推行《RFID系統(tǒng)管理須知》、《電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》等制度，為的是引導(dǎo)、約束、監(jiān)督工作者完成“網(wǎng)絡(luò)+管理”工作任務(wù)，確保檔案管理工作科學(xué)規(guī)范，對(duì)外研究先進(jìn)技術(shù)，如云存儲(chǔ)、人工智能、大數(shù)據(jù)、虛擬現(xiàn)實(shí)等，為事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新爭(zhēng)優(yōu)助力，同時(shí)保障新技術(shù)的引用可解決檔案管理工作現(xiàn)實(shí)問題，如成本問題、安全問題、檔案價(jià)值深挖問題等;最后，事業(yè)單位需對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作成果加以評(píng)價(jià)，為的是匯總經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)不足、補(bǔ)全短板，為進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化改革對(duì)策提供依據(jù)，繼而在“頂層設(shè)計(jì)--計(jì)劃實(shí)施--動(dòng)態(tài)反饋--結(jié)果評(píng)價(jià)--計(jì)劃優(yōu)化”體系支撐下推動(dòng)事業(yè)單位“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”工作與時(shí)俱進(jìn)[2]。

結(jié)束語：

綜上所述，為使網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作更加高效，事業(yè)單位需將安全、規(guī)范、便捷視為“網(wǎng)絡(luò)+檔案管理”工作的關(guān)鍵，在此基礎(chǔ)上積極創(chuàng)新，引用新系統(tǒng)、新技術(shù)，還需健全網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理體系，不斷補(bǔ)全檔案網(wǎng)絡(luò)化管理短板，繼而提升事業(yè)單位檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張坤. 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代完善事業(yè)單位檔案管理工作的策略[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（8）：123-124.

[2] 巴清華. 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J]. 中國(guó)科技投資，2019（18）：142.