高校財務無紙化云報銷平臺建設研究
——以D高校為例

○東北林業大學 李 璐 孫百原

隨著《高等學校會計制度》(2014年)、《政府會計制度》(2019年)等會計制度的實施，到科研“放管服”政策的深化，都要求高校財務工作要不斷探索與時俱進，用財務工作的創新發展助力高等教育事業高質量發展。在高校財務工作中師生感受度最高的是財務報銷，從20世紀80年代末開始的會計電算化，到近年來的財務信息化再到財務智能化，傳統的報銷模式已不能解決科研經費大量增長與繁重財務報銷工作之間的矛盾[1]。因此，高校財務部門要順應時代的進步和科技的發展，讓報銷實現“信息多跑路、師生少跑腿”，優化辦事流程，提升服務手段，為順利實現無紙化云報銷做好事前準備。

一、D高校財務報銷模式的演變

隨著《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》(中辦發〔2016〕50號)的貫徹落實，D高校財務管理模式以及財務部門服務理念都發生了較大轉變，報銷模式也隨之發生了變革。

1.窗口式報銷

窗口式報銷是傳統報銷方式，報銷人員需要現場排隊或者通過叫號機排號，然后從會計審核到復核再到出納付款。業務過程往往需要較長時間，需要報銷人員現場等候，如果報銷出現不合格情況，則還需要補充完善之后再重新排隊報銷，在季末、年末等報銷高峰節點，更是出現“一號難求”的情況。這種報銷模式的優點是以面對面的形式進行財務結算，流程直觀、溝通方便不易出現差錯；缺點是報銷效率低、等候時間長管理服務手段相對落后。

2.接單式報銷

接單式報銷是窗口式報銷之后的一次突破式轉變。隨著科研“放管服”政策的深化和信息技術的發展，網報平臺成為高校財務管理改革與財務信息多元化融合的必然產物，為財務管理流程再造帶來了新的生機。2016—2019年D高校采用此種報銷模式，報銷人員只需按網報操作流程在網上填寫報銷單，并將其打印出來，配合報銷票據一同由相關負責人簽字后送到財務部門，財務人員進行初步審核，后續的核算、復核和付款環節無需報銷人員現場等候，由財務人員在后臺操作完成。與傳統窗口式報銷相比，這種報銷模式大大節省了報銷人員的時間，緩解了報銷高峰時期排隊等候的壓力；對于財務審核人員來說，很多信息由報銷人員在網上填報完成，提高了審核和付款效率，緩解了現場辦公壓力。缺點是報銷人員仍需到財務部門遞交報銷單，等待審核人員初審，從時間和空間上仍會受到一些限制，如果審核過程中再次發現問題，仍需返工重報，工作流程難以盡善盡美。

3.投遞式報銷

投遞式報銷是接單式報銷的衍生產物，是將自助投單機設置在校園內方便師生投遞的位置，報銷人員可以就近投遞，財務人員定時取回報銷單進行分單、制單、審核、付款，如發現問題單據則進行線上溝通完善或者退單。D高校目前采用的是投遞式報銷模式,優點是幫助報銷人員突破時間和空間限制，特別是在疫情期間，有效減少了人員接觸。不足之處是報銷程序依然設置線下審批環節，并且大量原始票據的粘貼、保存仍耗費人力物力。相對于前兩種報銷模式，投遞式報銷從報銷流程到報銷形式都有很大程度的變化，需要完善的技術支持來保障各個環節的順利施行[2]。

二、無紙化云報銷模式的流程設計

1.D高校實行無紙化云報銷的必然性

第一，符合“放管服”背景下優管理重服務的財務管理理念。無紙化云報銷充分利用互聯網和信息化手段，整合財務、資產、科研等各方面數據形成資源共享，將電子憑證、在線審批與網上報銷無縫對接，是財務數據與業務數據融于一體的智能化報銷系統。報銷人員不必再奔波于相關負責人之間簽批，也不需打印報銷單傳遞給財務部門，財務票據在符合報銷要求的前提下，所有的流程只需在線操作即可，大大提升了報銷效率。可以預見，無紙化云報銷將是未來高校財務報銷的發展方向。

第二，符合“互聯網+”潮流下高效率低風險的財務辦公趨勢。在綠色發展理念下，各行各業都在倡導無紙化辦公。2016—2019年，D高校的事業發展使各類經費逐年增長，會計核算憑證已從 48 000 多筆上升至 70 000 多筆，裝訂冊數也從600余冊增至1200余冊，預計未來還會大量增長。逐年增長的原始憑證耗費財務人員大量粘貼、裝訂及歸檔的精力，重復的調閱憑證也存在原始憑據損壞和丟失的風險。無紙化報銷將紙質版憑證轉化為電子會計憑證，通過影像化技術，將憑證查詢變為電子憑證線上授權調閱，不僅查閱方便、輸出簡單，而且易于保管備份，大大提高了管理質量，降低了內控風險。

第三，符合電子發票普及情況下財務管理信息化、無紙化的要求。早在2016年初，財政部、國家檔案局聯合公布的《會計檔案管理辦法》中就已明確了電子會計檔案的法律地位，單位從外部接收的電子會計資料只要滿足該管理辦法規定的電子發票，并且帶有符合《中國人民共和國電子簽名法》要求的電子簽名，就可以電子形式對發票進行保存并形成電子會計檔案。有研究機構統計數據顯示，2018年中國電子發票開具數量為32.7億張，預計2021年電子發票開具數量將接近500億張。2019年中國鐵路在全國鐵路范圍內推廣使用電子客票，2020年全國內地高鐵和城際鐵路實現電子客票全覆蓋。可見，隨著信息技術的發展，電子發票、電子客票等均已在全國范圍逐步推進，總量將會持續快速增長，電子發票代替紙質發票成為未來財務管理的必然趨勢。

2.D高校無紙化云報銷流程設計

無紙化云報銷采用集“審批、報銷、付款”于一體的智能化報銷系統，所有的報銷流程只需報銷人員網上操作即可，財務工作人員將直接提取報銷單和原始憑證數據進行審核制單。

綜上所述，雙歧桿菌對NEC具有預防和治療作用，通過添加雙歧桿菌可抑制腸道炎性因子TNF－α的表達，促進炎性因子IL－10的表達，從而減輕新生SD大鼠NEC腸損傷，降低新生大鼠NEC發生率。證明雙歧桿菌對內毒素致新生SD大鼠腸損傷具有一定的保護作用，并為尋求治療NEC提供新的方法。

如圖1所示，報銷人員的辦事流程包括五個步驟。第一，上傳驗證發票。報銷人員通過賬號登陸學校門戶網站進入財務系統，在電子票據存儲端口上傳紙質發票圖片或電子發票，上傳后的發票將自動驗證真偽，若驗證通過，則保存到個人“電子票據數據庫”中；第二，電子簽批。報銷人員在票據存儲庫中選擇本次需要報銷的原始發票，并選擇需要簽批的項目負責人或相關部門領導，若負責人簽批時有疑問可進行線上溝通，若無疑問負責人點擊“同意”，電子簽批成功，簽批后的電子票據保存在“待報銷票據庫”中；第三，填寫自助報銷單。報銷人員在網上自助報銷端口填寫部門號、項目號、用途及金額等相關報銷信息，填寫后點擊“上傳電子票據”，從“待報銷票據庫”中選擇與此次報銷相關的電子票據，系統將通過發票的號碼、代碼等數據自動驗證電子票據的唯一性，保證發票不會重復報銷，再點擊“上傳相關附件”，上傳與此次報銷相關的明細、合同等附件，最后選擇付款方式，待所有信息都填寫完畢后選擇“提交報銷單”，并生成接單序號，作為今后修改或查找憑證的依據，至此所有網上填報流程全部完成；第四，在就近的投單機投遞與此次報銷相關的所有發票和附件，作為日后紙質憑證存檔，待會計電子檔案系統成熟普及后則不再需要留存紙質憑證，屆時將取消此步驟；第五，等待財務人員在后臺進行賬務處理，如果票據出現問題工作人員會通過網上或者電話提出修改意見，修改后可繼續報銷，報銷成功后2～3個工作日即可收到款項以及到賬提醒短信，完成此次報銷全部流程[3]。

圖1 報銷人員操作流程圖

報銷人員將自助報銷單和相關原始憑證上傳到接單系統后，財務工作人員就可以進行網上接單、審核和制作記賬憑證等核算工作。

如圖2所示，投遞成功的報銷單及電子票據將由財務人員在后臺系統進行審核制單。具體流程為第一步，審核票據。審核人員審核原始票據及附件的合規性和相關性，并進行電子簽批校驗。審核通過后進入制單環節，不通過則聯系報銷人修改或退單。最后，核對紙質票據與電子票據是否完全匹配，若完全相符，待業務完成后將紙質憑證塑封存檔備查；第二步，制作記賬憑證。審核通過的報銷單將自動生成財務分錄與預算分錄相匹配的記賬憑證，審核人員再次核對兩套分錄的準確性和規范性，核對通過后保存記賬憑證；第三步，記賬憑證由領導復核后交由出納網銀付款，并通過短信告知報銷人員，完成報銷全部流程。

圖2 財務人員制單流程圖

三、推行無紙化云報銷的難點分析

1.信息化技術將面臨挑戰

無紙化云報銷依賴于強大的數字化信息系統，從審批到報銷各個環節都需要系統全覆蓋、無死角的運行作為保障，一旦中間環節出現問題，都會影響整體報銷進度，不僅會激發雙方主體矛盾，還會造成權責不清、職責不明等監管漏洞。系統的穩定性和安全性將對電子數據產生至關重要的影響，這就對高校財務信息化管理提出了非常嚴格的要求。D高校財務系統除網上申報系統和自助投單機運行正常外，想要實現無紙化云報銷還需要系統持續的調試磨合，才能保障報銷系統順利平穩運行。

2.高返單率影響報銷效率

無紙化云報銷的內涵宗旨在于讓報銷不受時間、空間限制，同時解放一部分財務工作勞動力，但由于報銷人員對科研財務政策以及簽字審批流程不夠了解，導致返單率居高不下。根據D高校2019年退單數據統計，2019年日常報銷接單總量58 000余筆，返單量7102筆(其中修改后繼續報銷6108筆，直接退單1012筆)，返單率為12.27%，返單率較高的主要原因有發票不合規、報銷缺少必要附件、缺少相關負責人簽字、電子發票重復報銷等。較高的返單率是報銷人員與財務人員產生矛盾的主要原因之一，如果D高校要實行無紙化云報銷，也將面臨返單率高的歷史難題，若不能有效解決，就失去了實現師生報銷“零跑腿”的意義。因此，如何降低返單率，尋找雙方信息平衡點，是急需解決的現實問題。

3.電子檔案存儲管理有待完善

無紙化云報銷未來將實現全面云存儲管理模式。云存儲是將數據存儲在第三方托管的多臺虛擬服務器而非專屬服務器上，需要大容量的數據傳輸寬帶系統作為保障。會計電子檔案正處于起步階段，其要求的網絡安全環境、大數據存儲以及信息技術還不夠成熟，高校若要實行無紙化云報銷，存儲管理技術將面臨考驗，一段時間里電子檔案與紙質檔案要共同保存，以防系統風險導致的電子檔案遺失或銷毀[4]，待信息技術完善后，則可不再保存紙質憑證。

四、保障無紙化云報銷順利實施的應用對策

1.完善配套制度和硬件保障

無紙化云報銷與以往的財務報銷相比，從報銷形式和技術手段上都有質的突破，其順利施行需要完善的配套制度和相關的硬件設施作為基礎保障。D高校財務部門要以財務信息化建設為抓手，以高效服務為導向，加強頂層設計，落實服務手段。首先，建議成立專門前期準備工作小組，制定《電子簽批流程》、《網上報銷指南》、《電子檔案管理辦法》等相關制度，上線商旅平臺、采購平臺等報銷服務平臺，拓展釘釘預審、微信答疑群等常用線上溝通服務手段，在保障規范報銷的同時，使報銷流程簡單易懂、便于操作；其次，在財務崗位設置上要強化信息技術崗位，增加專業技術培訓，減少技術問題帶來的報銷故障，保證云報銷系統安全穩定的運行；最后，做好財務宣傳工作，讓師生盡快適應新型報銷方式，轉變傳統報銷理念，理解財務報銷改革初心。

2.加強財務信息化頂層設計和系統性建設

財務信息化建設是一項周期長、風險大、涉及面廣的系統工程，信息系統建設過程中需要對各方關聯資源進行整合。系統以頂層方案設計為核心，第一，原始憑證影像化識別。結合電子發票及圖片識別技術，對發票、明細、合同等原始憑證進行分類識別，提取多維度數據信息，并提供準確的發票驗證結果，使發票信息與原始憑證、自助報銷單及記賬憑證在財務信息系統關聯起來[5]；第二，審批流程設計。根據校內經費管理辦法及部門職責分工，結合報銷審批流程，開發原始報銷憑證電子簽批系統，提高線上審批效率；第三，標準體系梳理。結合政府會計準則和事業單位會計制度，遵循合法性、相關性和實用性的原則，梳理設置財務賬務各種關聯關系，如業務規則與會計科目的映射關系、總賬與明細賬的勾稽關系、原始憑證與記賬憑證的對應關系等以保障財務人員在提取報銷數據時順利轉化為財務會計和預算會計兩套對應關系的會計分錄；第四，銀校無縫對接。支付憑證與網銀系統準確對接，通過系統直聯渠道，向銀行傳遞賬戶交易指令和接收反饋信息，實時獲取銀行賬戶數據，實現銀校一體化系統運作和數據交互。

3.開發大數據監控系統

利用大數據和人工智能建立數據監控系統，將財務“高頻、高危、高值”等問題通過智能內外部數據獲取、規則引擎交易、風險決策引擎等技術手段進行事中審查，加強過程控制管理。設置預警規則，通過對摘要和會計科目等監控，可以針對捐款、罰款、福利費、公務車、餐費等敏感詞語進行疑似異常預警，或者規則中心建立算法模型，自定義時間期間、交易筆數，當累計金額達到條件則預警；后臺稽核可對存疑交易進行實時監控和及時攔截，對經核實確實違反政策法規制度的報銷業務不予處理，對于不規范單據及時反饋修改既能保護老師利益，又能降低財務風險；管理人員可根據監控數據統計，經過整理篩選，制作問題清單，通過網站或微信公眾號等形式向師生及時反饋退單整體情況、退單率增減環比比率、退單情況排名、退單原因分析、今后注意事項等與師生報銷相關的信息，以此來提醒報銷人員減少不合規情況發生，降低返單率，提高內控監管質量。

4.培養高質量科研財務助理

《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》(中辦發[2016]50號)明確提出要創新科研財務管理，建立科研財務助理服務模式。2019年，D高校教學科研經費支出11.1億元，占支出總額的79%，教學科研的支出比重非常大，而教學科研人員大部分時間都在潛心研究課題，無暇傳閱和鉆研各種科研財務政策。科研財務助理不同于傳統的報賬員，是綜合科研管理需求和財務管理需求的專業型人才。在技術方面，科研財務助理要做到了解最新政策精神，掌握編制項目預算、審核經費支出、編制決算報告等工作，熟悉操作和使用云報銷系統，在經過一系列培訓考核后持證上崗；在管理方面，結合學校科技長遠發展需求，制定管理細則，對科研財務助理的用人形式、崗位設置、崗位職責、經費來源和考核獎懲等做詳細規定，加強科研經費管理，完善科研經費使用內部監督機制。

5.完善電子會計憑證管理

無紙化云報銷的推行意味著會計憑證由紙質版憑證轉為電子會計憑證。會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔和保管將實現電子化管理，極大地降低了紙質憑證的打印、整理及保管歸檔成本，提高了檔案管理質量。近些年來，黨中央、國務院以及國家相關部委都在積極推行電子會計憑證在線傳遞和線上應用。2020年3月，財政部和國家檔案局聯合發布的《關于規范電子會計憑證號報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)為電子會計憑證管理提供了實施依據。高校應根據各自財務管理情況采用適合自己的電子會計憑證管理軟件，規范制度要求，明確各類電子檔案的保管期限、分類標準和儲存形式等相關要求[6]；完善電子憑證備份技術，及時修復受損數據，保證憑證存檔質量；建立電子憑證檔案室，由專人負責憑證的整理、儲存、檢查和備份等工作，明確監管責任。完善的電子會計憑證管理可以有效提高電子檔案管理的效率和質量，對高校信息化建設具有重要意義，是高校財務無紙化云報銷工作穩健開展的有力保障。