新形勢下做好機要文件管理的認識

龐慧

摘要：公文管理中特殊的一部分是機要文件的管理，機要文件是含有國家、企業重要秘密的載體，泄露會使國家、企業的安全和利益遭受嚴重的損害。作為企業重要信息的傳遞載體，它更關系到企業的安全。全面提升機要文件的管理水平，是公文管理乃至綜合辦公室工作中十分重要的一個方面。本文結合工作實際，對如何加強機要文件管理提出個人的分析和建議，以期更好地促進企業安全發展。

關鍵詞：公文管理 ?機要文件 ?制度 ?體系

一、健全制度，規范辦理程序

一是全面加強制度建設。機要文件具有高度的機密性和重要性，是每個單位資料管理的關鍵。要使機要文件管理工作有條不紊地高效運轉，必須有強有力的制度作為支持依據，各環節嚴格遵守工作規范，明晰管理職責、優化辦理流程。機要文件要嚴格遵循黨和國家制定的標準來管理，不能大而化之，隨意而為。

二是強化過程管控。過程管控是做好機要文件管理工作的關鍵。作為機要文件管理人員，要按照“規范、精細、嚴密”的總體要求，嚴密細致地做好每一項工作，精益求精完成好每一個程序。嚴格規范執行機要文件的四個一：進出一個口，拆分一只手，登記一本帳，傳閱一個點。收文登記要“細”，簽收文件規定到人，及時接收每一份文件，收到機要文件后，規范按照類別、內容詳細登記，制作辦理單，使每一份機要文件有帳可查;文件流轉要“快”，文件處理的時效性直接影響和決定整個企業的工作效率，要按照文件內容時效要求，正確區分輕重緩急，做到隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不遺漏，遇到緊急文件要加緊督辦，確保文件要求落到實處;文件保管要“密”，“上網不涉密，涉密不上網”，在信息技術高速發展的今天，多數文件已經借助于各種公文系統快速、便捷的處理，很大程度上提高了工作效率。但機要文件作為保密資料，不但禁止網上傳送、且禁止復印傳閱，在盡量提高處理速度的同時，要確保文件的安全保密工作;文件清退要做到“嚴”，機要文件有發還有退，這也是機要文件管理過程中重要的一部分，要嚴格按照文件的密級程度，定期對相關的機要文件進行清查、清點，認真核對，及時清退。

三是確保安全上萬無一失。隨著高新技術的迅猛發展，泄密的方式、渠道越來越多，竊密的手段越來越高，保密的形勢也就越來越嚴峻。這就需要從事機要文件管理的工作人員，嚴格執行保密制度，在處理機要文件時，細化簽收、登記、傳閱、回收、清退、銷毀等各環節的要求，對每一份機要文件實行全流程跟蹤，全程痕跡管理，確保不遺失、不損壞、不泄密。保證機要文件安全規范，嚴格落實“日清”、“周盤點”、“月總結”制度，閱辦完畢及時分類整理保存，根據“誰主管、誰負責”的原則，業務工作開展到哪里，保密工作就延伸到哪里，明確保密工作職責，充分加強保密要害部門部位的技術防范工作。

二、嚴格機要文件管理人員的選配和管理，抓好隊伍培訓

一是嚴格選配人員關。機要文件管理工作是一項兼顧政治性、技術性、綜合性的工作，要選拔政治素質高、業務能力強、責任意識好的同志作為機要文件的管理人員。對于機要文件管理而言，謹慎、保密、高度的警惕性是對機要文件管理人員的基本要求，要具備足夠的管理意識。機要文件大多是閱知類文件，需要相關范圍領導閱讀并領會文件精神，絕不能認為與本單位工作無關而不傳閱或不及時傳閱。機要文件管理人員要在思想認識上高度重視機要文件管理工作，不斷加強對相關知識和規章制度的學習和理解，認真履行崗位職責，嚴格照章辦事的同時，要注重文件辦理實效，始終保持一種責任感、使命感，保持細心、耐心，切實提高機要文件管理工作隊伍的綜合素質。

二是嚴格培訓人員關。要實現機要文件的高質量管理，必須提高機要文件管理人員的綜合素質，堅持培養和打造政治可靠、業務精湛、作風優良的機要文件管理員隊伍是一項重要的工作。知識因學而深，才干因學而成。對新上崗的機要文件管理員，更應及時進行保密業務和專業知識的培訓，增強保密意識，提升機要文件管理員的個人素養和專業素養，通過集中培訓、網上培訓、互學交流等形式，充分學習政策文件、法律法規、專業知識、業務技能，從根本上認識到加強安全保密工作的重要性，運用科學規范的方法高效管理機要文件，內化于心，外化于行，將保密工作做實做細，將文件管理工作做快做好，打造一支合格的機要文件管理隊伍。

三是嚴格管理人員關。求真務實是機要文件管理工作的一貫要求，機要文件的收發登記、傳閱流轉、保管存放、清退銷毀等工作要由機要人員親自負責，不得隨意委托其他人員代為辦理。工作需交接時，嚴格履行業務交接內容和手續，保證工作的連續性。機要文件管理人員要規范自己的行為和言語，把握工作的關鍵點，要認識到機要文件無小事，在工作中要有一種如履薄冰的責任意識，對于工作中的一點一滴，都要力求做到最好，考慮周全，對于機要文件管理這種日復一日，年復一年的重復單調工作，要有強烈的責任心才能確保工作落到實處。機要文件管理工作責任大，精神壓力大，任務繁瑣，與其他工作相比，它是一個“重要的工作，冷門的崗位”，作為機要文件管理人員，在公與私、苦與樂、得與失等落差面前，要能穩下心踏實做好工作。

三、完善文件管理的監督體系，加強督查催辦

上級部門要對所管轄的下級部門機要文件管理工作做好三點工作：一是檢查，檢查有沒有落實制度，有沒有專業人員管理機要文件，有沒有配備規定的設備，有沒有按照要求處理文件;二是抽查，不定期不定向的抽查，可以反映出真實的工作現狀，避免走過場流于形式，不能真正發現問題解決問題;三是監督，要對所管轄的各級單位機要文件管理工作進行監督，并對其進行約束和規范，一旦發現問題及時解決，充分調動工作人員的積極性，有效的提高機要文件管理質量。

結束語：

通過完善機要文件管理的監督體系，對各部門各環節產生制約性，實現權責明細化，促使機要文件管理人員的工作能力大幅提升，有助于機要文件管理工作的開展。

參考文獻：

[1]張秋君.高職院校機要文件保密工作的特點和提升路徑[J].辦公室業務，2019，0（22）：116-116.

[2]張晏如.對高校機要文件管理工作的若干思考[J].城建檔案，2011（1）：60-61.