有關數字檔案長期儲存的安全對策

霍燃

摘要：當代社會正處于轉型的關鍵時期，形成的各類信息眾多，需要采用檔案管理存儲的方式來強化信息管理。數字檔案是數字技術發展過程中衍生出的一種檔案管理方式，數字檔案可以存儲重要的信息資源，不僅能夠規避紙質檔案存儲帶來的易污染、不易保存且不易檢索的弊端，還能強化檔案原件的保護效果，降低檔案管理的人力成本。本文站在數字技術發展的角度，分析數字檔案在長期存儲信息資源方面的安全對策，通過強化防火墻設置、健全檔案管理系統以及提高數字檔案人員素養等方式，達成數字檔案長期安全存儲的目標。

關鍵詞：數字檔案;長期存儲;信息安全;安全策略

前言：

檔案管理工作是信息整理存儲的主要方式，也是人事管理工作重點。信息技術與各個行業融合以后，檔案管理工作也呈現出信息化特征，形成數字檔案管理模式，構建有序結構的數字檔案管理信息庫。交通運輸行業當中的車輛人事工作比較復雜，需要負責出租車、公交車等司機信息、車輛信息的整理與分類，因此需要耗費大量的工作時間與精力。采用數字檔案管理方式，能夠將司機信息和車輛信息均錄入到數字檔案數據庫當中，不僅可以維系數字檔案的長期安全，也能方便信息檢索，為人事調動工作提供方便。

一、數字檔案概述

數字檔案是相對于紙質檔案所提出的概念，建立在數字化技術普及的基礎之上。信息時代，計算機技術被各個行業所運用，檔案管理工作也開始加強信息化建設，通過構建數據庫將更多的紙質檔案信息轉化為數字信息，存儲到特定的數據庫當中，該種檔案信息存儲方式規避紙質檔案存儲需要空間大且檢索困難的問題。數字檔案可采用多種備份方式，且錄入檔案和管理檔案需要花費的人力資源較少，在檔案檢索方面只需要設定對應的檢索入口，就能從數據庫當中獲取需求的檔案信息，十分便捷，能夠滿足對檔案信息保護的要求[1]。檔案信息數字化的有點在于便所便捷且比較容易備份，而將各類檔案信息錄入到計算機當中并不需要花費過多的存儲空間，積極強化計算機安全防護工作，可有效保證檔案信息的安全。

二、數字檔案存儲信息存在的安全問題

（一）軟件技術安全問題

數字文檔的長久保留，與計算機硬件和軟件技術有著不可分割的關聯。當不同的軟件技術和方式在電子文檔形成、轉移和恢復之時，就會形成不同的數字文檔類型。不過對人類目前的科技水平而言，過于高超的技術手段仍然是把雙刃劍，既為數碼文檔的長時間存儲提供了便利，又給數碼文檔的長久存儲造成了難以忽略的安全問題，計算機病毒、黑客入侵等電腦問題侵蝕了電腦的薄弱環節，甚至還能夠迅速傳染，造成了大量的安全問題[2]。由于現如今保存技術的缺乏完善性以及操作技術的缺乏穩定性，因此數碼文檔在長時間安全存儲方面仍然存在著很大的挑戰。

（二）信息管理安全問題

數字文檔與紙質文件不同，由于數字文檔的主要變現方法為電子文檔，而電子文檔的主要應用環境則為網絡，因此如果不刻意的采用預防措施，則人們在互聯網上就能夠隨時閱讀存在于特定終端或電子設備上的文檔。而且，在某個終端上的電子文檔也能夠同時傳給若干個收集終端[3]。此外，由于電子文檔還存在著可更改性，這也帶來了電子文檔認定上的問題，如果沒有辦法及時找回原樣，會給人的日常生活、工作和學習造成很大的負面影響。由此可知，如果沒有對數字文檔合理規范的加以管理，將會使得電子文檔更加缺乏社會公信力和憑證價值。目前，由于人們還無法形成一種高度信息集中的生活模式，使得人們在現實工作中對數字檔案的長久保留，仍具有著巨大的挑戰[4]。

（三）載體材料安全問題

數字檔案的存儲需要載體，但這種載體材質通常受外界影響較大，會由于保管不良引起破損，而且有一些數字檔案載體的破損無法被找到，可以由專用設備來檢測?，F如今，數碼檔案的主要載體有：聲像檔案、電子文檔和實體檔案等，和傳統紙質文檔比較，數碼文檔的載體壽命要縮短了不少，其最實用的存儲方式就是光盤備份。

三、數字檔案存儲信息的安全對策

（一）強化信息流通加密技術

防火墻是一個軟件的防護裝置，防火墻有自己的防御條例，對網絡數據的源頭和途徑進行了檢查，而對危險的網絡或信號時，會自動防護，其防御效果也是比較良好的。但是從其防御方法上來看，也是一個相對被動的防護方法，有外而有內進攻時，它才能發揮作用。

（二）構建文件檔案管理系統

首先，構建文檔信息網絡與安全管理體系，完善與規范在使用電腦條件下文件歸檔保存工作過程，使其適應檔案管理的需要;然后，按照文檔使用過程來制定文檔互聯網信息化系統功能設計;最后，在實踐工作中，從電子文檔的完善發展到歸檔貧乏規范化和程序化管理過程中，將建立了數據備份機制和數字檔案管理記錄體系等，以維護電子歷史信息的完整性，為更完善的數字歸檔工作提供了合理的資料依據，以確保了數字歸檔的真正實效性。

（三）提升檔案管理人才素質

現代化的設備往往需要人來操作，而檔案信息化則需要人管理來完成，因此，培養一個具備現代科學知識和服務意識的專業技術團隊，是非常關鍵的。第一，檔案管理員專業知識技術水平一定要高，才可以準確的對數字檔案進行保存、傳遞和組織管理等工作;第二，全面了解檔案專業知識，檔案搜集與整理的工作夠完善，才可以從多角度對檔案進行整合收集并通過電腦，實現更高效的管理工作。

結束語

數字檔案的進一步發展也意味著科學技術的的不斷進步，它的問世也為人們提供了很大的便利。但是，實現數字檔案長久安全的存儲需要我們每一個人的共同努力，只有通過不斷加強科技力量和管理，才能防止比信息出現問題，從而使其長久安全存儲的目標得到實現。

參考文獻

[1]謝永憲，王巧玲，房小可，等.我國國家綜合檔案館數字檔案信息長期保存現狀調查[J].檔案學通訊，2019（4）：5.

[2]王霞.數字檔案長期保存的風險應對策略[J].中國勘察設計，2019（9）.

[3]王霞，吳東彪，李思思.基于風險識別、分析的數字檔案長期保存風險應對策略[J].工程與建設，2019，33（4）：3.

[4]謝永憲，王巧玲，閆格.我國檔案形成機構數字檔案信息長期保存現狀調查[J].北京檔案，2019（2）：4.