內控風險防控視角下合同生命周期管理

張雪梅

（定西中石油昆侖燃氣有限公司，甘肅 定西 743000）

一、引言

現代企業均在實行內部控制制度，實行內部控制是指企業為了減少企業營運風險，理順管理流程，保障企業合規運營，確保企業獲利能力持久而實施的一系列具體管理制約和防范措施。合同是企業的所有經營業務的體現，因此，如何從內控風險防控視角出發，加強合同生命周期管控，對企業合規依法經營，減少合同管理風險、避免合規性風險，為企業健康發展提供保障。

二、合同生命周期管理遇到的問題

（一）合同生命周期管理的概念

合同生命周期管理就是將合同從簽署合同的立項、詢價、招標、談判等事前準備階段到合同履行情況、合同終止時，并對合同履行的結果進行評價等所有業務流程納入合同管理，形成有始有終，有效系統性管理體系。

（二）合同生命周期管理容易發生的問題

1．合同風險意識不強

雖然有些企業開展了內部控制，但由于企業從一把手到基層員工對于合同的風險防范意識不強，對風險造成的損失也沒有深刻的認識，對合同生命周期管理時，只注重表面帶來的交易結果，不重視合同在立項至終止時帶來不同環節上的風險。

2．合同風險辨識不明晰

僅僅有了風險意識還不夠，還要對風險的認識程度要擴展，因為企業在經營過程中會遇到不同的業務。《民法典》中合同的種類就有19種，不同種類的合同又有不同的類型。對于不同類型的合同涉及的相關業務內容不同，對應的風險也不同。正因為合同的多樣性和復雜性，導致對不同的合同風險辨識不明晰，對風險的認知不深入。

3．合同信息溝通不深入

一般情況下，合同審核需要幾個部門共同完成，才能夠達到防范風險的目的，但是由于有些部門對于業務的特殊性不了解，或業務進行的過程不熟悉，因此即使合同通過審核，也會造成合同內容在不同部門的信息不對等，不深入。如A企業將五條路管線的施工項目進行整體招標，對于工程部門，這五條路是一個完整的工程項目，但是對于財務部門來說是五個工程，是要按每條路歸集核算施工成本；工程部門如沒有了解財務部門的需求，所提供的資料就會不符合相關要求，容易造成核算混亂，明細不清。在其他環節中也會有這樣的情況發生，會導致合同履行不完整。

4．管理手段落后，資源共享能力弱

盡管計算機已經相對普及，但是由于人員素質及專業軟件的使用要求高的原因，運用現代化信息及網絡平臺的支出較大，因此大多數企業仍然使用人工進行合同的全生命周期管理過程，因而容易造成管理疏漏，各部門不能共享資源，人力支出與物資支出較大。在部門互相溝通合同信息時，只能通過查看合同檔案，或問詢合同經辦人來獲取相關信息，信息的完整性受到影響。

三、實施合同生命周期管理的約束條件

（一）外部環境

首先，我國市場經濟發展的時間不長， “項目”管理意識，合同管理意識的應用逐步深入，許多企業尚未及時轉變內部管理的觀念，也缺乏自身觀念轉變的外部環境與信息技術支持。其次，從我國相關合同管理的法律體系正處于完善階段，結構尚不完整，出現合同糾紛時，解決效果往往無法達到預期。最后，在經濟快速發展的市場需求下，急需合同管理專業化人才，但是人才培養起步較晚，不能夠滿足企業需求。由此產生的現象有缺乏對合同管理的重視、缺乏合同生命周期管理理念、缺乏信息化管理系統。這些現象從內部控制視角分析容易發生對合同管理方法簡單，管理手段單一，管理因素不完整，合同管理脫節等抑制企業快速發展的因素。

（二）內部因素

從內部原因分析，追求利益最大化，偏重于合同內容的金額部分，不重視合同內含風險，合同訂立后，輕視合同的履約過程，只重視履約結果。缺乏對合同履約以及后期管理，各部門信息溝通不暢，容易造成相同的問題重復發生，最終對合同的執行造成不利影響。由此產生的現象有缺乏協同配合流程，缺乏對合同風險防控。這些問題從內部控制視角分析容易發生合同信息共享不及時，沒有應對合同風險的措施，合同履行情況的動態監管和統計分析不到位，導致企業容易出現訴訟風險和經濟損失。

四、內部風險防控視角下對合同生命周期管控的改善措施

（一）加強全員對風險防控的意識培訓，重視合同的風險防控

第一，從企業對內部控制制度的培訓起步，加強風險防控意識，專門針對合同管理方面防控點，建立對合同生命周期的全過程管理程序。

第二，加強企業多層次合同管理流程建設，管理層與業務層，業務層與審查機構，核算部門與業務層，構建多層次的分工審查機制，進而降低合同的風險。由職能部門來分別進行合同管理審核，加強各部門之間的溝通與交流。合同簽訂前期的審查審批工作，技術部門負責審查審批合同中與技術有關的內容；法律部門負責審查合同中與法律有關的內容；財務部門負責審查合同中與收付條款有關的內容，通過各部門各負其責的流程實施，降低合同內在風險。合同履行階段，技術部門落實是否達到技術要求，財務部門落實是否按照合同條款約定的期限收付款；法律部門落實如出現違約現象，采取相應措施，這些流程的實施是降低合同履行的風險。合同執行完畢，技術部門及相關使用部門要驗收是否達到合同標的使用要求；財務部門要落實質保金的留存金額與時限；法律部門要針對此次合同終止是否達成合同目標要有定論；檔案部門要保管相應的資料。多層次多部門的合同管理為合同全生命周期管理提供了全覆蓋的流程。

（二）分析不同合同的內容，辨別涉及的風險，制定不同的控制步驟

企業的合同涉及業務范圍非常廣，也涉及不同的部門，涉及金額大小也不同，一般按照合同的內容分為采購合同，銷售合同，服務合同，租賃合同，工程建設合同等等。分析各類合同所涉及的風險：協調配合性風險、企業合規運行性風險、執行過程中的法律風險，財務資金管理風險、合同管理人員風險等，企業要深入分類辨別風險，制定不同的控制步驟。合同簽訂前期的審查審批工作，由業務部門對合同立項，管理層審批立項，業務部門按制度執行合同的不同采購方式，草擬合同。一般對于常態業務，企業均有制式合同，從而省去草擬合同及審核的環節；在合同談判與簽訂環節，組成談判小組，形成談判記錄，談判記錄審核后，修訂合同的內容，在通過構建多層次的分工審查后，簽訂合同；在合同執行階段，業務部門，物資管理部門，財務部門均要對合同的履行監督，便于順暢執行合同，降低不履行合同的風險；在合同終止時，要檢查合同履行的情況，并對合同予以評價，為下一次的業務合作提供庫存信息數據，進而提高合同的利用率。通過對合同全生命周期的管理步驟的控制，達到降低風險的目的。

（三）分析合同風險節點的劃分，制定控制措施

合同生命周期管理將合同的各個環節、各類要素進行了全局性整合，實現了對合同全過程、全要素的有效管控，并對每個環節，每個要素實施風險點辨識，提出避免風險的措施。如在立項階段，需判斷其是否符合企業的經營發展需求，企業資金是否充足等各種要求，采用何種措施來判斷是否達到要求，才能符合合同立項的條件。例如：D公司制度規定，投資100萬元以上的項目投資必須上報企業總經理辦公會批準后，方能列入投資計劃中；Z公司規定，單項合同在50萬元以上的必須采用公開招標方式采購，低于50萬元以下的采用詢價方式采購，但是被詢價單位不少于三家，在定下采購單位后，依然要組成談判小組來進行價格談判，最后確認合同的價格。可以看出在合同的管理環節，標明風險點，采取相應的控制措施，來降低風險。在合同風險節點的控制措施為合同生命周期管理防范風險提供了具體的方法。

（四）搭建合同管理系統平臺

隨著現代技術的不斷發展，網絡信息的技術在各領域的應用不斷深入，企業結合自身的要求，搭建合同全生命周期管理系統，將合同訂立的內容，要素，要件，資金等各方面涉及的各部門納入管理系統中，結合業務流程與數據信息，通過一定的網絡運行程序，在合同流轉審批及后期歸檔評價等各環節，提醒審批部門應該注意的風險事項及關注點，從而減少審批時間及各項人力支出。如中石油就在內部網絡中構建了合同審批系統，由業務部門發起，到合同審批完畢均可以實現網絡線上審批，推動管理信息化和精細化，并優化資源，使得合同的全生命周期管理不再繁雜，提高效率。

五、結論

企業通過對合同的風險防控辨識，以合同管理執行的流程等為主干，橫向以各部門的配合，縱向以合同的各個環節風險管控，輔助以信息技術平臺高效處理系統，從而實現了合同的全生命周期管理，同時也實現對以合同為載體的經營活動動態全方位管控。不僅提高了管理水平與管理手段，同時應對各類風險，采取不同的控制措施，完善合同管理模式，科學地進行業務協作和風險管控。同時還可用運合同管理的信息平臺，進行信息匯總分析，得到各部門可以共享的信息數據，形成各部門在合同管理下的數據庫，從而拓展合同全生命周期風險管控的廣度和深度，推進企業經營活動的全面風險管理，保障企業的健康經營。