煤炭企業建設項目檔案業務與檔案信息化的融合研究

喬娜

摘要：項目檔案作為企業檔案資料中極為重要的內容，是現代企業重點管理的工作業務。而在科技、信息不斷發展的社會環境中，煤炭企業的內部項目、業務也在朝著復雜化的方向發展，煤炭企業的內部在建項目、改擴建項目和EPC等項目的建設當中，由于信息管理的復雜性，傳統的檔案管理方式已經不適宜現代企業的管理需求。為了適應大數據時代的變化，企業必須要改進檔案管理方法，重視信息化管理方式的建設發展。為了應對煤炭企業在項目管理過程中，諸如參建單位多、資金信息復雜、文件分散且數量龐大等問題，本文就主要針對項目檔案業務管理方式的轉變進行探究，分析傳統檔案業務與檔案信息化融合的模式。

關鍵詞：煤炭企業;項目建設;檔案管理;信息化

引言：

煤炭企業的基礎建設項目檔案，對于整個項目的管理指導有著十分重要的作用，各類文件、圖表資料是項目開發、建設過程以及決算時的重要憑證，對于今后煤炭企業的發展有著極為重要的影響。所以要促進煤炭企業的穩定發展建設，就需要保證檔案資料管理的準確性、規范性、不斷的完善創新管理模式，強化檔案管理的整體流程，保證檔案可以有一個良好的基礎。緊跟時代發展，及時引入信息化手段來優化當前的項目檔案管理方法，促進企業整體管理效率的提升也是下文探究的主要目的。

一、項目檔案信息化的概念內涵

現代企業的項目檔案指的是在工程業務開展過程中，利用紙筆、計算機、電子設備儀器等方式所產生的圖表、文字、圖像等不同類型的信息記錄。而通過檔案信息化的方式就是將以往的紙質檔案經過掃描、打印、采集拍攝等方式轉變成信息化、數字化的檔案，同時可以通過網絡和信息化的方式來進行傳輸、儲存。項目檔案信息化轉變讓企業傳統的檔案信息管理方式發生了巨大變化，提高整理、搜集、傳輸的效率，可以更加高效的被企業管理人員所利用。

在當前互聯網、信息化技術廣泛普及和應用的大環境下，企業檔案管理向著信息化的方式轉變已經成為了趨勢所在。傳統的紙類項目檔案由于在實際的管理和保存方面存在一定缺陷，比如在借閱、傳遞方面較為麻煩，傳輸效率低，如果保存不當還可能出現遺失或者是損壞的情況。而將項目檔案進行信息化的轉變就可以很好的解決此類問題，通過數字化的方式轉存在計算機數據庫當中，既可以節約以往的檔案管理占用的空間，也有利于減少管理成本，提高管理效率，更加方便管理人員查看。通過在數據庫構建統一化的檔案管理系統，可以讓檔案管理人員在管理中節約大量的管理時間，降低管理工作的難度和強度。可以更加高效的將各方的文件進行整合、編研和優化，使得使用查詢更加的便捷高效[1]，有利于企業檔案信息的及時補充和更新。

二、當前企業項目檔案信息化管理建設存在問題與不足

1.文件歸檔不到位

傳統紙質的檔案管理，由于信息資料過于復雜、數量龐大，在日常的管理中很容易發生損壞、遺失的問題，而且在整理方面由于數據過大，往往需要管理人員花費大量的時間精力。而計算機電子文件的管理方式對于數據庫、管理技術環境的要求又較為嚴格，所以在歸檔管理的過程中，需要采用標準規范的方法，才能進一步保證信息管理的準確、高效。不過由于當前煤炭企業管理部門對于檔案信息化管理建設不夠重視，在管理環境方面還存在諸多不足，這也是直接導致檔案文件整理效率慢、歸檔不到位的重要因素。

2.歸檔文件質量得不到有效保證

由于當前企業的檔案管理在歸檔環節，多數是局限于電子文件的形式。而當檔案管理人員在接收了電子文檔后，往往都是草率的進行檢查，沒有進行細致化的核對，也沒有對文檔信息的真實性、有效性進行核對和審查，在管理人員未能進行嚴格把關的情況下，往往會導致歸檔的電子文件信息，可能會出現真實性和完整性欠缺的問題，從而無法有效的整合文件的各項數據和背景信息，造成管理上的漏洞。

3.檔案管理人員配置不到位，職責劃分不清晰

由于煤炭企業本身的建設規模較大，而各類項目的開展往往會涉及到多個參建單位，而各個單位在管理建設過程中，往往都將關注點放在了施工和資金管控方面，對于檔案管理方面的工作不夠重視，所以在檔案管理人員的設置方面也沒有進行有效的協調。甚至有的情況下還會找一些經驗不夠豐富或者是臨時人員代為做一些檔案、信息的管理整合工作。在管理人員配置不到位、人員專業化素養不足的情況下。加上項目信息復雜、工作量大、職責劃分不清晰，所以導致在資料的收集和鑒別的過程中，可以會導致檔案信息整合、管理較為混亂，數據出現錯誤等問題[2]，嚴重影響了項目檔案的整體管理工作，甚至也會直接到影響到項目后續的工作開展。

4.電子檔案管理軟件和平臺兼容性較低

在項目檔案管理信息化的建設過程中，由于檔案信息會涉及到多個參與單位，所以整體的檔案管理工作中還需要不同部門之間的協調配合。但是由于各個參與單位所使用的數據庫、信息管理軟件可能都有所差異，并不具備良好的兼容性。這些差異化的辦公信息軟件可能會導致在不同文件之間會存在兼容性的問題，文件信息的傳送被限制，影響了各個單位之間的檔案信息的傳輸效率。信息格式、類別的轉化較為繁瑣，也影響了各個單位之間的信息交流，不利于整體的項目管理。

5.傳統檔案管理模式根深蒂固

當前很多參建單位對于信息化管理方式并未過于注重，還是沿用傳統的管理模式。對于信息化認知不足，應用管理不深入的情況下，也不能意識到電子信息化管理方式的便捷性和重要性，很多情況下還是在使用傳統的紙質文本進行管理，這在一定程度上影響了信息傳輸效率，同時也會影響到信息檔案的完整性和可靠性。在文件資料多方流轉的情況下，同時加上多個參建單位，管理水平的參差不齊更加難以實現檔案管理的統一化，而且在受到傳統管理模式的影響下，檔案管理工作得不到程序和制度上的有效監督和落實，導致管理人員在信息化管理意識和方法上十分欠缺。

三、優化煤炭企業檔案信息化管理的對策建議

1.轉變管理觀念，緊跟信息化潮流

要進一步實現檔案信息化的轉變，就需要重點關注檔案管理人員的管理理念和方法。以往的檔案管理方法受到了“坐收管用”的傳統模式影響，未能全面的發揮出信息化檔案管理模式的優勢，導致檔案管理信息化的方式無法得到有效的重視和利用，結果就導致了很多企業的管理人員對于信息化管理方式越來越不重視，最終導致惡性循環[3]。所以在完善檔案管理信息化方面就需要加強人員的思想認知，樹立良好的信息化管理意識，制定有效的管控方法，管理層也需要在信息化管理方面加大投入，為后續企業整體信息化管理的轉變創造良好條件。只有通過不斷的強化人員的信息化管控意識，重視檔案管理工作的建設發展，才能讓人員注重意識但檔案信息化管理方式發展，對于企業未來的發展和運營會起到積極的現實作用。

2.強化基礎設施建設，重視系統框架搭建

要實現煤炭企業檔案信息化管理，首先就需要從基礎的軟硬件設施開始搭建，構建一個統一化的數據口，信息流通平臺和傳輸引入接口。從項目檔案信息化管理結構方面開始，重點關注到信息化管理架構的幾個重點內容，主要是涉及到建設項目管理系統、項目檔案管理系統、數據接口等重要部分，這是體現檔案信息化管理優勢的重要點位。

在構建項目管理系統方面，主要是針對項目信息庫、計劃管理系統、項目實施過程的控制、成果展示管理、項目驗收等內容。主要將項目檔案管理所需要的各種功能放入到界面前置功能當中，可以有效實現前端控制的目標;而項目檔案的管理系統就主要包括到數據接收和傳輸方面、對于數據的歸檔和組卷、檔案的查詢、統計和數據的挖掘方面[4];在數據接口方面，這會直接影響到各個部門之間的信息交互效率，所以數據的傳輸接口方面應該是雙向化的通道，檔案部門應該首先獲取數據信息，然后通過數據的接口從項目管理系統中獲取相應的信息。當然，建設項目的管理系統中的部分功能也都需要通過參考檔案管理系統來進一步的證實。比如在項目考核方面，就需要對考核項目的歸檔情況和數據及時進行分析，從項目檔案的管理系統直接抽取相應的數據才能保證數據的真實可靠性。

3.提高檔案管理人員的專業素養和技能水平

實現檔案信息化管理就需要以科學發展觀的方式為目標，然后進一步提升檔案管理人員的綜合素養能力。通過先進的現代化管理方式，引入先進的設備和專業化人才，而這就對檔案管理人員的管理水平提出了一定的要求。所以從人力資源管理方面，就需要強化檔案管理人員的隊伍建設，培養一批優秀的管理人才，通過人員的有力支持來促進檔案信息化的發展建設。檔案管理部門應該進一步強化對于人員專業技能的教育和培訓，對于人員的信息化技術和水平進行專業化的培訓和教學，提升人員的檔案管理水平，不斷充實企業內部的管理力量。而項目檔案的培訓方式，一般都是通過展開現場化的教學和指導，這在檔案項目建設方面起到了一定的良好作用。借助于項目管理系統，檔案管理人員可以高效、全面的掌握各類項目材料中的有關信息，重點對項目中的執行過程有一個更加全面深刻的了解，同時可以快速的抓住管理的關鍵環節點，然后進行有效的宣傳。項目管理實施過程中，可以依照每個項目的具體特點，更加針對性的提出其中的關于歸檔的具體內容和方式。在項目驗收的過程中，可以對各類相關的文件資料進行快速的審核，并提出整改建議，而這也是對于檔案管理人員的宣貫培訓。

4.完善項目檔案的信息化管理機制

在優化項目檔案管理信息化機制的情況下，重要的一點就是進一步完善和構建科學合理的管控機制，而這在對于項目檔案信息化管理工作方面也是重要的基礎保證。具體來說，就需要從以下幾個方面來重點優化：首先從企業內部開始重點優化和改進項目檔案的管理機制和措施。實務中，檔案管理部門還需要對原有的檔案管理機制進一步的分析，依據當前企業管理的需求來進行優化和整改，融入信息化管理的理念和方法，為實務中的檔案信息化管理提供一定的規范化指導和建議，讓檔案信息化管理更加的科學規范;然后，構建檔案管理信息化的流程措施，相關的管理部門應該充分結合自身的條件和實際工作需求，來構建適合本部門的管理辦法，然后進行動態化的調整優化，在各個方面中應該將檔案信息管理工作的安全性保證也作為工作管理的重點，同時利用好信息為實務提供指導[5];最后，要加強檔案信息的管理利用，由于項目中含有一些機密信息，所以在借閱和管理過程中還需要做好權限管控，防止信息外泄。

5.優化項目檔案的信息管理系統

在檔案信息管理過程中，如何進一步優化系統中的各項數據信息，也是檔案管理人員所必須要進一步思考和解決的問題。首先來看，就需要進一步做好有關項目建設中管理系統和檔案管理系統的數據接口，這是直接影響到信息交互效率的重要環節點。形成統一化的數據接口可以使得建設項目管理系統中，形成的各種文件、文檔、資料等記錄信息，可以更加全面、便捷的傳輸到檔案管理系統當中;之后，要考慮到將哪些數據進行管理傳輸到相應的檔案系統當中，就需要管理人員做好相應的標注與規劃，確定好具體的工作管理要素。通常不僅需要對電子目錄和電子文件都需要進行必要的傳輸優化，對于系統檔案中產生的各類元數據、審批信息等，都需要確立一定的形式來進行互傳。比如要提出庫結構需調整的字段名稱等，要保證這些字段名稱在不同的項目管理系統當中，都會保持一致的信息稱呼，對應好相關的信息管理表，才能更加有利于管理規范，為煤炭企業的項目檔案管理打下良好基礎。

結語

總之，在信息化背景下，若想進一步實現項目檔案管理信息化，需要從多個方面來考慮和完善，要建設一個良好的項目檔案管理人員的工作管理流程、方法措施等，企業管理層也需要深入思考，制定更加適宜的管理機制，這樣才能更好落實各項管理方法。信息技術的高速發展為企業的發展提供了新的發展道路，也為檔案管理人員提供了上升空間，所以更應該抓住機遇，多去嘗試和實踐，不斷完善新的管理模式。

參考文獻：

[1]張國明.企業檔案保密與檔案信息化發展的融合實踐[J].區域治理，2019（50）：3.

[2]尉寧.煤化工基建項目檔案信息化管理與建設[J].城建檔案，2019，000（003）：34-35.

[3]董暉.大數據背景下企業檔案信息化建設研究[J].知識經濟，2019（12）：2.

[4]馬麗燁.加強煤礦企業文書檔案管理的信息化建設研究[J].2021（2016-23）：56-56.

[5]鄧瑾，馬紅霞，徐玲.信息社會石化企業建設項目檔案管理的改革與創新分析[J].2021（2017-24）：55-55.