淺談在企業合同管理中財務部門應發揮的管理職能

羅 倩

衡陽市煙草公司財務科 湖南 衡陽 421001

從2017年7月,財政部公布了修訂的《企業會計準則第14號—收入》（簡稱“新收入準則”）,該準則于2021年1月1日起已全面施行,“新收入準則”的五步法自始至終都是圍繞“合同”這個主體而展開的,到2021年1月1日起施行的《民法典》,其合同編共計526條,所占條文總數1260條的比例約為42%,幾乎占據了“半壁江山”。由此可見,在當今社會市場經濟中“合同”的應用程度之廣泛,間接地說明了市場經濟也就是契約經濟。而企業的經濟運行主線就是圍繞在這一個個的契約秩序中,不斷地實現自己的經營目標。現代很多企業都將合同管理列為企業的核心管理,實行多部門聯動化、體系化、動態化的管理模式。在此企業外部環境的激發和企業內部管理的要求下,財務部門也相應參與到了合同訂立、合同履約、合同變更和合同風險控制等各個合同管理的環節當中。因此,財務部門也應該從《民法典》和“新收入準則”的要求出發,結合企業的實際情況,研究企業的合同在其整個生命周期內的財務部門應當發揮的管理職能。

一 、財務部門參與合同管理目的

財務部門參與合同管理的目的是有利于規避企業運營過程中的各種內外部風險和提高企業生產經營過程中所獲得的效益。如果財務部門在合同管理環節中審查出薄弱環節和風險點,有效規避企業的資金風險、財務核算風險、稅務風險和法律風險等,再會同相關部門一起分析出風險形成的原因和癥結之所在,共同制定切實有效地防范和應對措施,這也就是提高企業經營效益的途徑之一。這樣便有效地促進了實現企業經濟利益的更大化,維護了企業在中國特色社會主義新時代下健康、穩定和高質量的發展。

二、財務部門參與合同管理的意義

第一,企業的內部管理更加體系化。加強合同管理多部門聯動化,使內部管理更加規范化、全盤化和系統化。第二,企業的風險管理更加嚴密化。財務部門及時收集和分析有關合同風險的各種信息,預測將會發生的風險,并對其進行監控或預警,緊密地織牢了企業合同風險防控這張網絡。第三,業務和財務的融合更加深度化。合同管理促使財務部門更多參與到業務事項的事前、事中、事后,掌握了經濟業務的第一手資料信息,更好地保障了財務為業務工作的開展提供更快更好地服務。第四,財務核算更加規范化。依據合同識別交易事項,使企業能夠嚴格地執行《新收入準則》,準確核算合同的交易價格,識別出合同中的各項履約義務,有利于準確核算收入及結轉相應的成本,為企業管理者的決策提供更有力地數據支撐。第五,財務數據更加及時和真實化。財務部門第一時間掌握合同變更及補充協議的簽訂等情況,便能夠及時區分未完成地履約義務、未開始履約義務或新的履約義務,能及時出具的真實可靠的財務報表數據。第六,財務檔案管理更加完整化。將合同作為財務原始憑證附件資料,提高了財務檔案的真實性和科學性。第七,財務管理更加精細化。財務部門依據合同及時清理應收款項并向業務部門進行通告,敦促業務部門進行催收,縮短了應收賬款的周轉天數,加強了應收賬款的管理,有效地杜絕了壞賬的發生。第八,財務人員的素質更加綜合化。合同在企業的整個生命周期內設置財務部門職能管控,倒逼財務人員必須不斷學習專業及專業領域之外的知識以提高自身的履職能力,同時還要提高職業道德修養水平,嚴守合同中的商業秘密和技術秘密。

三、財務部門在合同管理中應發揮的管理職能

管理職能是指職責與效能的管理。它具體是指提出和發現問題,繼而制定解決問題方案和建議的過程。財務部門在經歷合同訂立前的風險預測,風險辨析;合同履約中的資金支付控制;合同結算階段的驗收和履約監督等合同全生命周期財務管理控制過程中,怎樣才能發現事件的問題并及時進行風險預警呢?首先,我們先來探討一下財務部門在合同管理過程中應該關注的問題:

1.合同取得和訂立時的管理關注問題

在合同取得和訂立前,財務部門要有商業戰略意識,既要充分全盤考慮年度經營目標預算又要對其是否符合企業經濟利益可行性進行判斷,才能充分促使合同具備完成締約目的又能持續帶來后期經濟利益的作用,這也是財務部門管理從執行到戰略轉型的體現。

在合同訂立之時,財務部門要審查合同內容的合法性、效益性、嚴謹性。第一,合同標的是否符合企業的經營范圍。第二,合同數據是否嚴密準確。包括標的數量、單價、金額、型號等,其計算方式和大小寫金額是否正確,是否符合國家和行業質量標準,是否符合相關價格政策、符合采購預算等規定;分期付款的金額是否與合同總金額一致等;第三要關注增值稅發票的開具和稅率問題。是否開具增值稅專用發票,在全球新冠疫情的大環境下,稅率是否加上“隨同國家政策的調整而調整”這一條;第四要關注付款方式、付款期限和付款條件。是否根據不同類型的采購合同選擇是一次性付款還是分期付款,而分期付款的節點是否具體到“完成**后的XX個工作日內”,是否設置了制約對方按時按質完成履約義務的付款條件,如設備是否安裝到位并試運行**日驗收無問題后;第五要關注合同的相關風險性。合理預測合同可能存在的風險,充分利用《民法典》等法律資源中的擔保制度、保險制度以及糾紛法律制度制定相應條款避免風險陷阱。如是否對履約保證金（或保函）的具體內容加以明確:何種情況下扣除、保函生效失效時間、履約保證金退還的時間及利息約定,定金比例是否符合法律規定,是否需要預扣質保金及質保金時限是合理有效,是否明確違約金的扣除條款,違約金的設定比例要適當,過低起不到防止違約的目的,過高則法律也不會予以支持。特別值得關注的是合同執行期間的安全措施和發生安全事故的責任賠償方是否明確,訴訟和律師等費用的歸屬方等問題。

2.合同履約時的管理關注問題

在合同履約時,財務人員要根據財務預算執行情況監督合同的履約情況。第一要關注付款條件和時限。對方開具的發票是否合法合規,對方的付款請求是否可行,是否達到合同相應的付款條件,確保發票流、資金流、合同流、貨物流的一致性才能支付款項,嚴格把好費用審核和資金安全關。第二關注履約異常的合同。一旦發現對方有履約異常或即將喪失履約能力等情形,一定要及時通知合同經辦部門,配合相關部門一起采取相應的防范措施,力爭將違反合同條款的行為扼殺在萌牙階段。第三關注合同履約過程中的資金時間成本問題。從資金的時間價值角度出發,對照合同履約實際,盡可能作到“及早收取款項,最晚支付款項”,把好資金的統籌使用關。

3.合同結算時的管理關注問題

財會人員根據合同條款審核執行結算業務,應關注標的物所有權的轉移,是否取得相關結算資料,如符合合同要求的結算報告、驗收報告、質檢報告、質量保修書等,凡未按合同條款履約的,或驗收未通過的業務,有權拒絕付款。其次要關注債權債務的清理。是否按要求扣留了質保金,履約保證金和定金等的清算問題。

4.合同的其它情形管理關注問題

除上述之外,財務人員還就要具備嚴謹法律頭腦,應關注合同文本中的一些常見的法律用語錯誤像“定金”與“訂金”不分、“抵押”與“質押”混用的情形等。如果遇到合同的變更、補簽、索賠等特殊情形下,財務人員首先判斷該情形是否符合法律、法規和政策,以及相關文件的規定。重點關注變更后不同情形下的交易對價及收付款問題。如補簽分期付款的合同是否根據實際情況調整付款條件和期限,以免因約定不當導致遲延支付的違約風險。

發現問題所在只是管理職能發揮的基本要求,怎樣制定出解決問題的最優方案,才是管理職能發揮的最本質要求。下面,我們來探討一下財務部門在合同管理過程中怎樣能夠更好地解決問題和提出可行性建議的方法。

第1,財務人員樹立主動參與合同管理的意識。財務人員要順應社會主義新時代發展趨勢,積極主動參與企業的合同管理中來,樹立財務管理是實現合同管理的重要保障而作好合同管理又是實現高效財務管理的重要基礎意識。

第2,財務人員要有融會貫通,學思踐悟的精神。使財務管理和合同管理相互合作,學習理論的同時思考聯系實際,在實踐中尋求解決問題的方法,提高企業的經濟效益和社會效益,走自我實現與企業的發展有機結合的道路。

第3,財務人員要有部門間溝通協作的能力。財務人員在合同管理過程中要暢通企業部門間的信息交流的渠道,為業務部門提供財務專業服務支持,為相關部門再次審查把關,及時反饋發現的問題,積極主動作好應做的工作,不推諉、埋怨,與多部門統一意見,統一行動,協同制定解決問題的措施。

第4,多崗位財務人員參與合同管理。制定適當的崗位職責分離制度,管理會計可以參與到合同的擬訂審查和談判過程,核算會計可以參與到合同的簽訂審查與履約、結算過程,部門內人員即互相配合又相互制約,在團隊共同的努力下才能更好地發揮合同管理中的財務職能。

第5,財務部門在合同管理中要遵循重要性原則。對于重要合同,要及時作好包含完整合同信息的臺賬以備查,包括但不限于合作商名稱、合同編號、合同金額,發票信息、付款情況、合同生效及終止日期、質保金日期等信息,提高重要合同全過程監管,按月更新,做到賬實相符,加強了合同的精細化管理和動態管理,以便于發現問題,及時止損。

第6,財務部門要統籌合同資金收支情況。合同的收支資金應遵循集中收支管理、綜合平衡、安全高效、優化投向的原則。根據企業的內外部資金監管制度要求,對照合同履約實際,把好資金的使用和費用的結算關,以便對執行過程中可能存在的風險作風險評估預警。

第7,財務部門要對合同進行持續評估分析。通過實、際值與目標標準值的差異,作好定量數據分析,定期向管理層反饋合同管理中存在的財務問題,揭示差異形成的動因,制定相應的增收節支措施,進行有效的成本控制,總結經驗和教訓,客觀地展現合同管理的成果。

在全球市場經濟形勢競爭日益激烈的大趨勢下,企業想要保持良好的競爭態勢,就必須秉持著供需雙方合作共贏的商業契約精神這把尚方寶劍。企業的財務部門應該在加強自身財務管理水平的同時積極參與到企業的合同管理當中去,協同發揮出相應的管理職能。雖說探索合同管理中的財務管理之路是任重而道遠的,但它也是一條企業通向持續、有效、健康發展的必經之道。