信息技術在檔案管理中的應用探索

王逸

摘 ?要：實現信息技術的高質量應用可以為檔案管理工作的改進提供幫助。目前，信息技術的創新推廣速度較快，實現信息技術在檔案管理中的有 效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。因此，很多檔案管理人員都對信息技術的應用具備較高水平的關注。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;工作思路;信息技術

1 信息化背景下檔案館管理模式的現狀

現階段，信息已然成為社會上一種十分重要的資源，各類型的信息服 務機構層出不窮，各自掌握著自身獨有的優勢，進而不斷開拓服務市場， ?為用戶帶來更多的便利和價值，以此達到穩步提升自身市場地位的目的。 企業檔案管理中儲存了大量的信息和數據，所以必須要響應信息化時代發 展的趨勢，創建新型的信息化檔案資源服務模式，在市場的大環境下與其 他形式的信息服務工作存在著相互補充，相互競爭的關系，并在相互補充 和相互競爭中不斷發展完善。就目前的信息服務市場的發展狀態來看，企 業檔案管理雖然存在獨特個性化和服務便捷化的優勢，但與其他信息服務 工作和傳統的檔案服務工作相比較，依然存在很多自身發展中需要改進的 問題，且與其的競爭關系日益激烈。從微觀的角度講，現階段信息化的企 業檔案管理是與具體檔案館相對應的個體信息化檔案館，他的建立以實體 檔案館為雛形和基礎，是一個具有檢索、保管、傳遞、利用、統計等多項 功能的信息化檔案信息管理和服務系統，代表著一種微觀信息環境和具體 基礎設施的構建。信息化的企業檔案管理與傳統檔案服務模式共同存在， ?相互影響、相互發展。就現階段的信息服務狀態來看，傳統檔案服務有較 為完善的服務體系，已經被大眾普遍接受和認可，占據市場經濟的重要位 置。與傳統檔案服務相比，信息化的企業檔案管理雖然在服務響應速度上 和無縫連接上占據優勢，但在成本花銷，用戶體驗等方面仍存在不足，這 方面的不足直接影響著信息化的企業檔案管理能否得到資源的長久投入。 ? 2 新時期檔案管理工作的新思路

2.1 ?提升檔案管理信息化工作重視程度

提升企業對檔案管理工作的重視程度是新時期強化檔案管理工作 的首要前提，是實施規范化、科學化、高效化、信息化檔案管理的重要 思想意識基礎。作為企業發展的“領航員”，高層管理者應明確信息技 術在檔案管理工作中的重要意義，盡可能為檔案管理創造有利的工作環 境，推動其順利地開展。在此基礎上，還要加大檔案管理工作的人力和 財力投入力度，順應時代發展，積極引進先進檔案管理技術和設備，推 動檔案管理信息化的建設進程，構建現代化、智能化、科學化的新時期 檔案管理模式及體系，在提升其管理實效性的同時，促進檔案管理工作 的健康、長久發展。

2.2 ?節約成本，提高管理效率

企業的檔案管理工作中，由于企業信息、資料、數據的數量巨大， ?處理的企業信息、資料、數據具有多元化特征，所以檔案管理工作量較大 且十分復雜，對待這些企業信息、資料、數據必須要進行分類整合、歸納 和儲存，便于日后的調取和查詢。但是傳統的檔案管理工作一般都是由人 工進行完成，在企業信息、資料、數據的處理上效率很低且不能保證準確 率，造成了很多誤差，并不能很好地滿足信息快速整理、儲存及調用的要 求，也不利于企業檔案管理工作的發展，但是在企業的檔案管理工作中有 效運用信息技術，利用信息技術的時效性、便捷性和準確性能有效彌補傳 統企業檔案管理工作中的不足和人工導致的誤差，不僅能夠提升檔案管理 的效率和質量，還能有效節省人力成本、資源和時間。

3 推進信息化檔案管理建設

3.1 ?利用現代信息化管理檔案工作

通過信息技術應用程序進行檔案工作管理是一項長期發展規劃的重要 途徑，對檔案管理工作的收集、錄入及整合等相關檔案資料規范管理，利 用現代科技信息化檔案管理模式，替代老套煩瑣的檔案管理模式，能夠推 進檔案技術改革工作的不斷完善，科學技術檔案信息服務可以智能處理檔 案登記錄入、歸納整理等相關檔案資料信息，采用實時監控設備、查找服 務方式，為企業檔案管理提供精準服務質量標準，信息檔案管理建設具備 規避風險、防范漏洞等優勢，能夠有效預防企業檔案管理相關問題，大大

地提高了企業的工作效率。

3.2 ?提高信息化檔案服務水平

檔案管理人員在探索檔案服務新方式的過程中，一定要將檔案管理 信息系統所具備的突出應用優勢進行總結，尤其要對檔案信息的整合和組 織工作進行深入研究。一定要加強對檔案信息服務條件的重視和考察，并 對數據挖掘技術進行合理使用，保證符合檔案信息全文檢索需求的舉措得 到相應優化，為信息集成技術充分發揮應用價值提供幫助。要加強對檔案 信息檢索能力構成情況的關注，并對信息檢索速度的影響因素進行深入研 究，使檔案服務功能的建設可以在提升信息查閱精準性方面取得進展。檔 案管理人員需要根據信息系統當前的運行規律，對檔案進行的收集整編方 法做出調整，合理設置檔案調取權限，并對檔案統計報表等基礎性功能加 以完善，確保數據的維護及備份功能得到強化。要根據檔案管理信息系統 開發的基本規律，對檔案管理信息化需求進行全方位考察研究，尤其要對 網上檔案信息瀏覽平臺進行高水平構建，并保證相應的網頁檢索功能得到 強化，為信息化檔案服務體系的完善提供幫助。

3.3 ?建立完善的管理隊伍，提升檔案管理人員專業素養

隨著信息化技術在企業檔案管理中的普遍應用，對檔案管理人員專業 素養也提出了新的要求?；诖耍瑱n案管理人員專業素養要積極響信息化 技術在企業檔案管理中的應用的要求，提升自身的工作水平和思維廣度， ?加強自身的紀律意識和規則意識，才能更好地掌握信息化技術在企業檔案 管理中的應用，檔案管理人員的綜合素養和專業水平直接決定了企業信息 化檔案管理的管理水平和效率，甚至關系到企業信息化檔案管理未來的發 展走向。想要有效提高檔案管理人員專業素養和技能水平，就要為檔案管 理人員專業素養經常舉辦一些有關于企業信息化檔案管理的思想交流會和 專題座談會，有計劃地安排一些相關實踐活動和技術交流活動，聘請專家 對檔案管理人員進行工作講解和指導并傳遞先進的管理理念和教育理念， ?增強檔案管理人員的學習積極性和自主性，提高檔案管理人員的專業素養 和技能水平，進而促進企業信息化檔案管理的良性發展 。

3.4 ?加大投入信息化檔案管理建設資金

根據企業自身內外經營環境和經濟發展水平，加強針對檔案信息化建 設管理工作的資金投入，使其優化檔案信息化管理建設工作，開展檔案信 息化管理專業知識水平人才培訓。聘請專業人士及專家學者指導檔案管理 人員，制定并落實相關檔案管理工作制度，并實行激勵獎項措施，吸引人 才，完善信息化管理制度并組織力量全力推動企業檔案管理體制，通過科 學技術信息網絡服務系統提高精細化檔案管理能力。加大對信息技術網絡 軟件技術投入資金，支持企業檔案建設管理工作，為企業信息化管理檔案 建設提供長期精細化服務質量保駕護航。

結束語

綜上所述，信息技術的創新推廣速度較快，實現信息技術在檔案管理 中的有效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。因此，很多檔案 管理人員都對信息技術的應用具備較高水平的關注。

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