檔案信息化管理的優勢與安全問題研究

尹慧琳

摘 ?要：伴隨著科學技術水平的不斷提升，信息化技術被廣泛地應用于各個領域之中。檔案可謂是社會發展的重要承載者，其管理水平和社會的發 展具有十分密切的關聯，將信息化技術應用于檔案管理工作中，使原本的紙質檔案轉變為如今的電子檔案。這既提高了檔案管理的安全性，同樣也提升 了對檔案信息的管理水平。本文主要探究檔案信息化管理優勢以及在管理過程中出現的一些問題，并提出有效解決方案。

關鍵詞：檔案信息化;優勢;安全;策略

引言

在社會發展進步的過程中，單位檔案管理工作的重要性和價值日益凸 顯，在信息技術創新應用的背景下，檔案管理逐漸朝著數字化和信息化管 理的方向發展。與傳統的檔案管理模式相比，信息化管理在安全和保密方 面具有較大的優勢，能夠有效地提高檔案管理的質量，為相關業務活動提 供基礎保障。

1 檔案信息化管理的重要性

檔案信息化管理是指將計算機技術科學合理融入到檔案管理中，這樣 不但可以提高檔案管理的技術水準，還可以減小檔案存儲空間、增大檔案 儲存容量。檔案信息化管理符合時代的發展需求，對企事業與國家的經濟 發展至關重要。

2 檔案信息化管理的優勢

2.1 ?查詢更加準確

在檔案管理中儲存較多的檔案資料同屬一個類型，當想要查詢有關 資料時，會出現較多類似信息，這就加大了工作人員的工作難度。因為這 些相似檔案信息需要利用人眼來甄別、判斷，而且所涉及到的資料內容繁 重、復雜，所以在篩選時經常出現差錯。假如利用計算機技術進行處理， ?就可以輕松解決這些難題。在篩選檔案資料時，只要在計算機系統中輸入 簡單的關鍵詞，就可以篩選出想要的資料，過濾掉一些無用信息，進而降 低工作人員的壓力，提高工作效率。

2.2 ?工作效率高，質量好

紙質檔案的安全性極低，紙質材質不僅要防盜、防損毀，還要防蟲 蛀、防水、防潮等，因而保存不易，查詢不易。信息化與檔案管理有機融 合之后，通過電子檔案來完成對檔案信息的管理，既安全又高效。且因互 聯網具有不受地域、時間限制等優勢，管理人員可以隨時隨地通過各種有 效方式來調取檔案，這樣不僅方便快捷，且效率高、管理質量好，是新時 代檔案信息化發展的重要原因之一[1]。

2.3 提高檔案的利用率

目前多數企業都在提倡無紙化辦公，因此傳統的紙質檔案已經無法再 滿足社會的發展需求，滯后性十分的明顯。但建立電子檔案，可以減少對 紙質材料的使用，提升檔案資料的使用率，達到環保的目的。

3 檔案信息化管理中存在的問題

3.1 ?檔案管理人員的安全意識較弱

相關工作人員在管理檔案信息時，缺乏一定的安全意識，這對檔案 信息化管理造成了重大影響，其主要原因是由于檔案管理人員專業能力不 足，并沒有重視起檔案信息化管理工作，在對其管理過程中經常出現操作 失誤、工作疏忽等現象，最終導致信息化管理工作產生檔案數據不完整或 者缺失等情況。與此同時，一些檔案管理人員缺乏保密意識，對檔案的密 碼與賬戶管理不妥善，極易發生檔案密碼安全等級低或泄露于外的危險情 況，假如被非法分子盜取單位內部檔案信息，對單位會產生一定的威脅[2]。

3.2 ?缺乏安全保障體系，系統安全性低

以往的紙質檔案，所有操作都需要領導簽字蓋章，在一定程度上保障 了檔案的安全性。而如今，隨著信息化技術的滲透融合，電子檔案被隨意 拷貝的風險大增，特別是一些網絡黑客利用遠程操控對系統進行破壞，導 致信息系統安全性大減，難以百分之百確保檔案的安全與可靠性，無法為 相關單位提供完整有效的檔案服務。

3.3 ?檔案安全受到諸多因素影響，需要相關的技術防范措施

伴隨著科學技術的不斷高速發展，檔案管理的安全問題是人們十分關 注的一項內容，這同樣是阻礙信息化技術應用的主要原因之一。檔案信息 的安全問題和人員操作、計算機軟、硬件等具有十分密切的聯系，因此信 息的安全也受到了諸多因素的影響。電子檔案雖然不會出現紙張丟失或損 毀的現象，但在實際工作中，檔案管理會因為受到其他因素的影響產生安

全隱患，進而造成信息的丟失或是損壞等問題，因此必須要有完善的技術 防范手段。

4 檔案信息化管理解決策略

4.1 ?增加檔案管理人員的安全意識

我們要加強對檔案管理人員的培訓與教育，引導他們學習檔案管理的 相關制度與法規，培養他們樹立健全的檔案信息管理意識。檔案管理人員 在實際工作中，要不斷提升檔案資料的存儲安全、錄入安全、應用安全、 共享安全以及傳輸安全。此外，還要強化檔案信息化管理人員的計算機水 平，使其能夠對檔案信息化軟件可以規范、熟練的操作，減少因人為因素 引發檔案資料安全問題。檔案信息化管理人員也要掌握資料加密技術，例 如要保證檔案信息體系密碼與賬戶具有超高的安全等級，在傳輸檔案資料 時需采用多種加密方式，避免在檔案傳輸過程中產生盜竊現象。在日常工 作期間，還需加強對檔案信息化管理的宣傳工作，例如在職工大會上滲透 檔案信息化管理的保密法規、普及有關檔案資料管理的安全方面知識等， ?從根本上提升廣大員職工的安全意識與保密意識，進而提高檔案信息化管 理的安全與工作效率[3]。

4.2 ?完善保障體系，為檔案信息化管理奠定基礎

積極落實解決策略，保障信息使用安全。單位要積極加強并落實檔案 安全管理體系，以適當的策略來完成對信息化檔案管理程序和流程的優化 提升，促進其科學性、規范性、標準性，使其不斷升級完成蛻變，確保信 息使用安全。同時，單位還要設置統一的歸檔標準、專職管理人員，實現 措施到位、責任到位，確保檔案分類得當、信息精準、系統完整。重視防 病毒軟件的安裝，做好網絡備份。作為檔案管理人員，必須要經常對殺毒 軟件進行升級，以降低電腦病毒感染的幾率。同時，還要不斷更新軟件、 硬件設施，確保在檔案信息化建設過程中能有足夠的支撐與后盾。另外， ?對重要數據做好網絡、本地備份也是非常有效的管理手段。該方法能幫助 單位在遺失數據時以最快速度恢復數據，減少單位壓力，增強單位管理的 安全性。權責明確，雙重保障。完善的責任機制是有效激發檔案信息化管 理優勢，解決其安全問題的重要手段，單位在實際工作中做到責任到人， ?提高職工的權責意識，避免出現遇事推諉拖拉等現象，這樣就能極大提高 檔案信息化管理的安全性與可靠性。

4.3 ?優化管理技術，加強傳輸管理

針對檔案資源的傳輸安全問題則要重視監控技術以及權限控制，在優 化管理的過程中要對檔案信息平臺訪問的用戶進行身份認證，避免非法用 戶傳輸檔案數據。同時還要設置用戶層次，根據用戶等級提供不同保密等 級的檔案資源服務，從而保障檔案數據的機密性。要優化監控技術，根據 實際信息化管理現狀，加強對計算機防火墻的建設，制定相應的檔案傳輸

協議，加密傳輸通道，提高檔案資源傳輸的安全性[4]。

結束語：

綜上所述，隨著科學技術水平的不斷提升，信息化技術也被應用于檔 案管理工作當中，為檔案管理信息化建設起到了很好地促進作用。所以管 理人員要深刻認識到檔案信息化管理的優勢，針對其存在的安全問題，采 取有效措施，進而全面保障檔案信息化管理的安全性，發揮檔案資源的實

際功能和作用，推動檔案管理事業發展進步。

參考文獻：

[1]闕仕華.檔案信息化管理的優勢及安全問題探究[J].辦公室業務，2020，（15）：49-50.

[2]邱凱.初探檔案信息化管理的優勢及安全問題[J].蘭臺內外，2019，（32）：13-14.[3]郭曉濱.檔案信息化管理的優勢及安全問題分析[J].辦公室業務，2019，（08）：64.

[4]吳沛騰.檔案信息化管理的優勢及安全問題分析[J].才智，2018，（34）：200.