基于知識管理開展事業單位檔案管理工作

戴雪梅

摘 ?要：事業單位檔案管理應當完善管理體系，創新檔案管理工作方式方法，在尊重知識管理的基礎上，創新檔案管理工作方法，不斷提高事業單 位檔案管理工作質量，滿足新時期事業單位檔案管理工作的實際需要。

關鍵詞：知識管理;事業單位;檔案管理

引言

在事業單位發展過程中，檔案作為寶貴的資料，是各項業務、管理工 作實施的證明文件，同時也是知識共享不可或缺的重要組成部分。直接關 系著事業單位各項工作能否有序開展。在知識經濟時代背景之下，事業單 位需要將檔案管理工作作為內部一項重要的管理內容，同時將知識管理理 念引入檔案工作中，對檔案管理模式進行不斷創新，進而不斷提高自身檔 案管理水平，為單位發展夯實知識基礎[1]。

1 知識管理與檔案管理概述

1.1 ?知識管理的概念

在檔案管理工作中，知識管理是以發展創新能力和提高核心競爭力 為目的，對知識資源的有效開放和利用。根據知識管理理論，知識可分為 顯性知識與隱性知識，顯性知識是一種形式化的知識，經編碼后可通過文 字、語言、圖像等形式展示和表達，且能夠適應計算機技術進行整理和存 儲;隱性知識是非結構化的知識，突出表現為零散、無法直接適應文字、 語言、圖像展示，且難以交流和掌握。在檔案管理工作中實施知識管理， ?其主要目的是挖掘隱性知識，使隱性知識成為顯性知識，促進兩者相互轉 換，為知識共享、培訓、創新奠定堅實的基礎[2]。

1.2 ?檔案管理的概念

檔案管理的本質是以檔案為核心開展的一系列管理工作，重點在于優 化檔案工作的流程，強調全面有效存儲檔案信息，對檔案資源的價值進行 深度挖掘，滿足社會、個人、組織對檔案的應用需求。檔案管理工作強調 建立優化有序的流程，全面提高檔案信息的處理效率，降低檔案運行的成 本，減少檔案使用難度，提高檔案服務的精準性。

事業單位在信息化的環境下開展好檔案管理工作，可以有效挖掘檔 案信息的潛在價值，對于提高事業單位決策有效性，提高事業單位檔案管 理工作效率，降低事業單位檔案管理成本，實現事業單位檔案管理工作的 最佳狀態有重要的價值。加強事業單位檔案信息價值挖掘，引入知識管理 的檔案管理工作理念，可以體現事業單位檔案管理工作的服務屬性，提高 事業單位檔案信息的應用效率，加快實現事業單位檔案服務的快捷性與便 利性。基于知識管理的理念加強檔案管理，還有助于實現知識價值的最大 化，可以優化檔案管理工作的具體環節，體現檔案資源的應用價值和使用 效率[3]。從知識管理的角度對檔案資源的價值進行分析，可以完善檔案管 理工作環節，合理配置檔案管理工作要素，提高檔案管理的專業化水平。 ? 2 知識管理與事業單位檔案管理的關系

2.1 ?檔案管理是知識管理的基礎

基于檔案管理信息的知識庫包括知識產權、技術資源、規程規范等內 容，其中，大部分內容經檔案管理部門接收、梳理、歸檔和保管，屬于檔 案管理部門的管理內容。由于檔案管理屬于不可逆的管理過程，如管理不 當將造成管理檔案的丟失，即造成知識的流失，進而影響檔案知識挖掘、 開發和利用，因此，加強檔案收集管理工作，尤其是項目實施過程中的檔 案收集與整理，包括合同、投標文件、施工技術資源、工程設計變更資料 等，將全過程檔案資料納入檔案管理范疇，強調基礎資料的統一管理，防 止出現隱性知識丟失的情況，客觀記錄各項活動過程和結果，才能夯實知 識管理的基礎。

2.2 ?知識管理提升檔案管理價值

在檔案管理工作中實施知識管理，通過挖掘業務、行政管理工作形成 檔案中的價值，發揮事業單位檔案管理工作優勢，能夠形成單位的知識寶 庫，挖掘、吸收、借鑒先進管理經驗，實現知識的創造、知識共享和知識應 用，促進發展中形成的知識直接應用于價值創造活動中。因此，基于知識 管理的檔案管理活動更體現其價值，而不是局限于檔案實體的保存、保管活 動。為實現檔案管理知識化，檔案管理部門應進一步加大檔案編研力度， ?通 過知識挖掘，整合、提取、分析、歸納知識要素，將隱性知識以直觀化、形

象化、具體化的形式展示，以高效、優質的知識獲得單位的認可和支持。

2.3 ?知識管理與檔案管理價值相輔相成

知識管理以及檔案管理的目標一致，都是為了給社會提供更好的服 務。當前，一些研究學者認為，在文件管理過程中，其很多目標與知識管 理較為相似，可以幫助使用者以及利用者獲取其所需要的各種知識信息。 其次，知識管理與檔案管理在最終目標方面處于一個相互重疊的狀態。其 主要工作均是開展文件知識內容的管理，因而二者具備相同的管理對象， ?這為二者關系的構建奠定了一個堅實的基礎。

3 基于知識管理的檔案管理工作策略

3.1 ?變更檔案管理理念

通過對知識管理理念的有效運用，做好檔案管理的規劃工作，進行整 體布局， ?在事業單位檔案管理部門具體情況基礎之上，不斷優化其落后的信 息割據局面，為檔案管理各個模塊提供一個分享信息資源的平臺，這樣可以 使檔案信息具備更高的準確率。此外，檔案管理部門還需對檔案管理工作實 際開展過程中的具體情況進行認真分析，針對關鍵流程當中所存在的各種問 題做好優化工作。另外，還需加大檔案管理工作的宣傳力度，為其增加知識 的檢索、服務、創造以及組織等各種功能，以得到上級領導的重視。

3.2 ?優化檔案管理流程

提高事業單位檔案管理有效性，更好地體現出檔案的知識服務價值， ?在簡化檔案管理程序的基礎達到提高檔案管理有效性目標。首先，應當制定 科學的檔案管理工作目標，加強檔案資源的獲取、鑒別、共享與傳播工作的 有效性， ?注重以標準化的方式加強基礎性檔案管理工作。其次，對檔案管理 運行流程不斷進行優化改進，注重合理的配置檔案資源，明確檔案管理工作 重點，科學的編制檔案管理工作規劃，保證檔案工作有序進行。第三，明確 檔案管理工作指標，加強檔案管理的績效考核，注重定期對檔案管理工作情 況進行梳理，切實提高檔案管理運行質量，滿足檔案建設需要。

3.3 ?提高檔案管理人員的綜合素質

相關檔案管理工作人員在面對自身本職工作時，需要充滿熱情，在檔 案管理工作具體落實過程中，對細節管理工作加強重視，事業心較強，具 備足夠的責任感，從而保障檔案管理工作的質量。要想使檔案管理人員自 身素質得到全方位的提升，事業單位需要積極為其組織各項培訓活動。與 此同時，還需對新入職員工做好崗前培訓工作，幫助其明確檔案管理崗位 的具體工作職責，了解工作流程，掌握操作方式等。此外，還需幫助檔案 管理工作人員熟悉相關法律法規。

3.4 ?加強檔案宣傳工作

事業單位檔案管理與知識管理應當深度結合，注重在檔案管理工作中 開展一系列的宣傳活動，強調廣泛宣傳展示檔案資源的知識價值，將新的 知識結構、知識運用與檔案管理聯系起來，讓事業單位職工的在工作的過 程中感受檔案的知識價值，從而形成全員參與檔案管理的意識，提高檔案 管理工作的科學性，達到高質量、全方位開展檔案管理的目標，進一步提 高檔案管理的科學性、有效性與系統性。

結束語

檔案管理部門應以服務單位發展為導向，加強與各部門溝通協調，深 入挖掘單位內部行政管理、業務活動、項目管理和實施過程中的顯性、隱 性知識，并形成知識管理成果，服務于單位決策、行政管理、教育培訓等 方面，建立系統性的知識體系，為單位發展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]楊杰.事業單位檔案管理規范化措施探討[J].中外企業家，2020，（02）：139.

[2]牟仙仙. 基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].才智，2020，（17）：234.

[3]馬蘭.基于信息化背景的事業單位財務檔案管理新思路[J].經濟研究導刊， 2020，（10）：185-186.