機關事業單位數字化檔案管理工作的實踐與探討

◇內江市人事考試中心 趙 爽

科學信息技術的突飛猛進,數字信息化時代的到來，各行各業都將隨之逐漸產生重大變化。與此同時也對綜合性很強的檔案管理工作提出了較高的要求，檔案工作必須與科技發展的節奏相適應，要把先進的信息技術手段與之結合，建立起一種區別于傳統檔案管理的數字化檔案管理模式，才能與時俱進。本文擬結合筆者自身多年從事檔案管理的工作經驗，對幾點機關事業單位數字化檔案管理工作中普遍存在的問題進行了剖析，并希望為大家在相關管理工作中提供一些值得借鑒的辦法。

科學信息技術的突飛猛進,數字信息化時代的到來，各行各業都將隨之逐漸產生重大變化。與此同時也對綜合性很強的檔案管理工作提出了較高的要求，檔案工作必須與科技發展的節奏相適應，要把先進的信息技術手段與之結合，建立起一種區別于傳統檔案管理的數字化檔案管理模式，才能與時俱進。本文擬結合筆者自身多年從事檔案管理的工作經驗，對幾點機關事業單位數字化檔案管理工作中普遍存在的問題進行了剖析，并希望為大家在相關管理工作中提供一些值得借鑒的辦法。

計算機科學與信息網絡技術的飛躍式發展，把人們推向了數字化時代。如今在這種競爭加劇的市場經濟蓬勃發展時期，機關事業單位的各項工作都必須隨著時代的發展而不斷前進，才可以保證在激烈的競爭中穩步發展。在科技高速發展的時代背景下，所有行業為滿足新時代發展需求，都已經進行了大膽的革新。其中機關事業單位的一項重要工作—檔案管理工作，也通過引入數字化建設的理念，大大提高了工作品質和效能，在檔案管理工作中發揮積極影響。所以，在數字化檔案管理工作的實施方案中，很有必要從實踐視角出發加以分析。機關事業單位檔案管理工作在單位的管理發展過程中起到了很關鍵的角色，因為檔案不只是一個單位內所有工作機構正常運轉的原始憑證和原始記錄，同時還可以為單位的決策管理等方面提供重要的信息資料。因此，很有必要分析研究機關事業單位在數字化檔案管理工作中所面臨的現實問題，并研究加強數字化檔案保護工作的可行對策，對于提升機關事業單位的內部管理控制水平和工作質量效果具有非常重要的意義。

一、數字化檔案管理的意義

信息技術時代改變著人類的生活與工作方式，人們生活節奏逐步加快，工作效率日益提升，同時也促進了市場經濟的快速發展與經濟國際化趨勢的推進。機關事業單位的檔案管理模式一直以來以紙質文書為主，這早已趕不上精細化的社會經濟發展腳步。因此積極探索實施數字化檔案管理模式，這不僅是信息技術精細化發展的必然內在要求，同時也已經是當今信息化技術時代發展的新常態趨勢。信息數字化檔案管理工作的成功實施，已經有效地促進了我們國家黨政機關和企事業單位的平穩、健康、可持續發展，對于促進當前國民經濟健康較快發展產生著一定的積極作用。檔案管理所涵蓋的內容比較多，范圍比較寬，信息量也比較大。檔案信息既體現著機關事業單位各個管理部門在其管理發展過程中的真實情況，也涉及著機關事業單位發展過程中的所有重大決策、專業信息和技術信息等等，能夠對將來的管理發展計劃提出關鍵的決策基礎，所以檔案保管工作是機關事業單位長期穩定健康發展的最關鍵的客觀保證因素之一，而科學管理、規范化、高效率的檔案保管工作能夠有效提升其各項工作的效率和工作品質。

二、數字化檔案管理面臨的主要問題

（一）設施設備建設不到位。

目前，各機關事業單位為滿足時代的發展，提高工作效率，已對數字化檔案管理等設施設備進行了相應配置，但檔案管理數字化進程仍然被一些問題所困擾。一是硬件設備功能滯后。據了解大多數機關事業單位所使用的復印打印一體機掃描機、計算機等設施設備使用時間相對較長，加之兼容性等問題不能按照數字化高質量、高標準要求對設備進行及時的升級更新，導致檔案數字化加工的質量要求得不到保證，嚴重的阻礙了檔案數字化管理工作的推進。二是硬件設施老化。最基礎的硬件設施建設關系到是否能做好檔案的數字化管理工作，就以單位當前的發展狀況來說，雖然已對數字化檔案管理等設施設備進行了相應配置，但是由于大部分硬件設施均存在不同程度的老化，且未能及時更換新的設施設備，導致工作速度與效能都如法滿足單位發展的需要。三是還有的單位網絡建設比較落后。計算機機房的建設往往比較陳舊，沒有配置相應的應急設備和網絡設施等，大大增加了風險因素，對單位檔案管理工作的數字化推進工作存在嚴重的制約作用，甚至會對單位的發展起到負面影響。

（二）檔案管理和自動化辦公管理系統無縫銜接難以實現。

目前，機關事業單位中一些檔案保存時間久遠，且大多以紙質文件形式呈現，難以實現全部錄入電腦之中，因此必須按照不同情況，合理采取應對方法，以確保紙質文檔和數字檔案之間的精準銜接。在機關事業單位中，為確保數字化檔案管理系統的正常運轉，一般情況下委托專業的科技軟件開發人員對檔案管理軟件進行研制，而單位所使用的辦公自動化管理系統則由主管部門統籌或本單位根據自身需要開發或設計，由于平臺不同，開發設計單位不同，導致兩系統互不兼容，要在兩個系統之間實現無縫銜接是很難做到的，也就意味著要在這兩個應用軟件之間建立規范統一的管理標準也是很難實現的。當然，兩系統統一管理標準的缺失，也在一定程度上限制了單位檔案管理工作的數字化進展。

（三）缺乏專業的技術人才。

數字科技的迅速發展孕育著大批的新行業、新職位，而在近幾年人社部發布的50余個新職業項目中，大部分都和數字化技術有關，比如網絡營銷師。這種新興崗位的市場需求很大，因此數字化人才培養也將成為機關事業單位爭搶的焦點。但是從另一方面看，新興職業的興起時間都比較短，而數字化技術人才培養供給增長速度又遠趕不上市場對于數字技術人才培養的需求增長速度，從而導致職業技能培訓院校對這方面人才培養缺失，人才需求鏈與產業鏈發生脫節。在檔案管理人員中存在年齡偏大并對數字化管理接收程度低的檔案管理人員，也存在年級偏小、工作經歷不足且一人身兼數職的兼職人員管理檔案的情況，因此要求各機關事業單位在這類人員任用、培養等方面予以重視。

三、加強檔案管理數字化建設的有效對策

（一）更新硬件設備。

為提供一個良好環境來保障檔案數字化管理發展進程，各單位一定要確保專項經費的預算和投入，定期更換硬件設施設備，才能確保檔案數字化工作的順利推進。第一，可通過"云"存儲等多種方式，做好原有設備的存儲工作，待硬件設備更換好之后再完成數據的下載操作。第二，做好所有設施設備的調試工作，特別是對計算機系統的調試，數字化文檔主要通過其承載，在上傳、保存瀏覽等操作中，直接考驗著計算機系統性能、安全穩定性，當然計算機系統的安全穩定，也為各項工作的開展起到了有力的保障作用。第三，在配備符合要求的硬件設備外，還必須創造良好的環境來保障這些硬件設備的工作。一方面，提供專用房間放置檔案數字化的各種硬件設施，并定時定人做好衛生保潔，同時對檔案查閱人員以及檔案的用處等情況做好登記，可有效減少或防止檔案流失等問題;另外，還必須安排專人對以上設備和系統進行定期檢測，著重檢測計算機等設施設備，以確保整個管理系統均不出現問題。

（二）做好數字化檔案的精細化管理。

數字化檔案管理工作既有優勢也存在缺點，優點是具有簡單、便捷等一系列區別于傳統的檔案管理方式，但是缺點也很明顯，對管理人員的素質要求很高，一旦出現管理不善等問題，極大可能導致數字化文件的流失甚至損毀，比如以上所說到的難以做到無縫銜接的檔案管理與自動化辦公管理系統，就是相關問題處理不當導致的。為減少大量的紙質檔案資料的積累，可將紙質文檔以數字形態存放于計算機里面，不至于長期保存和查閱而損毀或遺忘。同時在存儲技術上應用了先進的數字化方案，具備了兼容性強、可行性高、標準化程度高、便捷性高、支持電腦上網檢索與實時信息瀏覽等諸多優點。所以，機關事業單位要通過把握重要環節的方式來推動檔案數字化管理的發展，其中包含書面化、全面化、同步化、專業化等環節。要精細化管理文件資料的形成、收集、整理、歸檔、移交等全過程，并明確安排檔案管理專員，通過定期開展檔案相關專業培訓，促使更加深入地了解專業知識，以達到進一步提高工作質效的作用。

（三）多方向加強人才培養。

在當下，全能復合型人才的培養是當務之急的大事，同時也是當今時代檔案管理的新需要。一是要通過開展繼續教育加大檔案管理人員專業知識的培訓力度，結合數字化檔案管理的新標準、新要求，培養要與發展需求相適應，還應對計算機硬件設施操作等基礎能力加以培訓。二是可優先選拔計算機能力熟練的人員作為檔案管理人員，入職前要對其進行檔案管理業務的專項培訓。這樣一來，能使檔案管理人員即能熟練運用計算機設備開展檔案管理工作，還可以解決數字化檔案管理中可能會發生的問題，對檔案數字化建設工作的推進發揮著重大意義。三是機關事業單位還可對外招募全能復合型管理人才，同時，單位可通過對檔案管理工作人員采取建章立制的方式，建立激勵機制，提高工資酬勞，提供晉升空間，納入考核評比，以此充分調動檔案管理人員的工作積極性，以提高數字化檔案管理水平。

四、結語

綜上所述，在當今這種信息科技快速發展的數字化時期，對機關事業單位各方面的工作要求將日益提升，機關事業單位檔案管理工作也必須與時俱進、不斷創新，才能緊跟時代發展的步伐，才可以實現精細化高標準管理的要求。所以，積極踐行和完善機關事業單位檔案數字化管理工作，積極創新檔案管理工作模式和方法，是機關事業單位檔案管理工作人員的重要責任和義務。任何一個檔案工作人員都必須有緊迫感，樹立創新意識，提升業務能力，以全面提高機關事業單位的數字化檔案管理水平而努力前進。