流動人員檔案管理信息化建設(shè)研究

王桂燕

摘要：隨著人事檔案管理領(lǐng)域各類新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，流動人員檔案管理信息化建設(shè)的受關(guān)注程度進一步提升。基于此，本文簡單分析流動人員檔案管理需求，并深入探討相關(guān)信息化建設(shè)策略，以供業(yè)內(nèi)人士參考。

關(guān)鍵詞：流動人員;檔案管理;信息化

引言：我國流動人員存在流動性強、基數(shù)大、來源廣等特點，這使得流動人員檔案管理難度較高。在信息化管理探索中，應(yīng)考慮“互聯(lián)網(wǎng)+”政務(wù)服務(wù)要求、地方和中央要求，精準對接流動人員需求和政務(wù)服務(wù)，保證人社服務(wù)的質(zhì)量和效率。

1.流動人員檔案管理需求分析

1.1“互聯(lián)網(wǎng)+”政務(wù)服務(wù)要求

隨著智慧政府建設(shè)不斷推進，為滿足“最多跑一次”等改革要求，我國各政府部門數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)更好整合利用，基于大數(shù)據(jù)等最新技術(shù)的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)流動人員軌跡刻畫，進而提升政務(wù)服務(wù)的預(yù)判分析和實時感知能力。基于我國流動人員特點，為保證政府服務(wù)有效開展，能夠提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的人事檔案必須得到重視，只有做好相關(guān)信息化建設(shè)，才能夠較好滿足政務(wù)服務(wù)的預(yù)判、辦理、感知需要，政務(wù)服務(wù)的數(shù)據(jù)采集和錄入強度降低、資源共享共享、優(yōu)化開展也需要得到信息化的流動人員檔案管理支持[1]。

1.2個性化服務(wù)需求

隨著我國經(jīng)濟與社會的快速發(fā)展，各行業(yè)從業(yè)人員的職業(yè)介紹、技能鑒定、技能培訓(xùn)、維權(quán)保障等方面的服務(wù)需求持續(xù)增長，為較好滿足這種需求，各部門需要在“互聯(lián)網(wǎng)+”政務(wù)服務(wù)下充分聯(lián)動，其中的基礎(chǔ)為流動人員檔案。只有對流動人員檔案內(nèi)容進行持續(xù)完善和豐富，在信息建設(shè)支持下，政府服務(wù)的有效性、銜接性、精準性才能夠真正提升，更好滿足各行業(yè)流動人員需求。

1.3政府監(jiān)管要求

近年來我國各地政府不斷加強各行業(yè)流動人員管理，這種管理在企業(yè)監(jiān)管、流動人員合法權(quán)益保障、社會穩(wěn)定維護等方面發(fā)揮著積極作用。以建筑行業(yè)的流動人員為了，政府需要高度重視施工人員資質(zhì)和建筑工程現(xiàn)場的管理，通過對比分析培訓(xùn)經(jīng)歷、上崗資質(zhì)等信息，即可避免施工現(xiàn)場內(nèi)存在培訓(xùn)不合格人員或無關(guān)人員，更好保證施工安全。此外，通過將企業(yè)用工信息與權(quán)益保障、薪資發(fā)放等信息整合，即可更好對企業(yè)進行監(jiān)管[2]。

2.信息化建設(shè)策略選擇

2.1全面收集人事檔案信息

為推進流動人員人事檔案信息化建設(shè)，需首先從信息的全面收集入手，這需要人力資源部門積極對接轄區(qū)內(nèi)企業(yè)。受激烈的行業(yè)競爭影響，跨企業(yè)、跨區(qū)域的人員流動日漸頻繁，因此人力資源部門需要結(jié)合地方和中央要求，對轄區(qū)內(nèi)企業(yè)進行細致梳理，完成流動人員信息的全面收集，這一過程需要做好政策宣傳和解讀，提升流動人員的存檔意識，主動存檔的流動人員能夠有效夯實信息化建設(shè)基礎(chǔ)。為做好對檔案信息的收集，人力資源部門需要適時提醒企業(yè)履行自身的人事職責(zé)，同時還需要定期開展抽查工作，如企業(yè)流動人員檔案信息未能上報或上報不及時，需給予一定處罰。在信息全面收集后，信息化建設(shè)需要嚴格遵循“向下延伸服務(wù)和向上集中資源”的原則，做好相關(guān)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，進而形成流動人員“電子檔案袋”，這種建設(shè)下流動人員檔案信息可基于“全國人社一張網(wǎng)”實現(xiàn)異地查閱、接收、轉(zhuǎn)移，標準化和信息化的檔案管理可由此實現(xiàn)，人力資源部門可更好為流動人員提供相關(guān)服務(wù)。

2.2提高信息利用效能

信息化建設(shè)需要聚焦信息利用效能提升，這一過程中人力資源部門需要積極滿足建設(shè)“全國一張網(wǎng)”的要求，以此更好在流動人員人事檔案管理中發(fā)揮自身作用，具體實踐需要聚焦檔案收集、管理、安全保密等制度的建立健全，這類制度還應(yīng)結(jié)合流動人員管理特點和大環(huán)境變化進行修訂，保證制度與管理更好適應(yīng)，進一步提升管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性、時效性。為避免信息化建設(shè)流于形式，人力資源部門需要重點發(fā)揮自身的檢查監(jiān)督職能，對信息化轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案、流動人員信息收集等指標進行量化，以此明確流動人員人事檔案收集、管理的具體情況，同時還需要對人事檔案管理各環(huán)節(jié)及紙質(zhì)檔案保管情況開展檢查監(jiān)督，保證問題能夠及時發(fā)現(xiàn)，這直接影響管理的合規(guī)性和有效性。通過做好監(jiān)督檢查工作，人力資源部門的管理職能將更好履行，相關(guān)檔案信息的利用效能也能夠同時提升。此外，為進一步提升信息利用效能，還應(yīng)基于檔案信息感知流動人員需求，這關(guān)系著政務(wù)服務(wù)能否更好開展，因此人事檔案部門需要與公安、民政等部門間強化數(shù)據(jù)共享，為流動人員提供多渠道、全業(yè)務(wù)的網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)，政務(wù)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上辦理、受理、反饋可由此實現(xiàn)，同時提供網(wǎng)上維權(quán)、職業(yè)培訓(xùn)、失業(yè)登記、用工備案等服務(wù)，即可更好為流動人員提供高效高質(zhì)的政務(wù)服務(wù)，這一過程需關(guān)注業(yè)務(wù)表單精簡、服務(wù)入口統(tǒng)一、材料要求減少，進而協(xié)同辦理政府服務(wù)，在前臺辦事的同時自動調(diào)取后臺材料的服務(wù)模式也需要設(shè)法形成。

2.3為就業(yè)招聘提供支持

流動人員檔案管理本身能夠為就業(yè)招聘工作提供支持，因此信息化建設(shè)需要聚焦人事檔案可信度的保障，避免人事檔案可信度受到頻繁的人員流動影響，進而保障其利用效能。在具體實踐中，對流動人員誠信的評價應(yīng)以檔案信息準確性、真實性為依據(jù)，流動人員信用記錄信息可基于檔案信息化建設(shè)進行整合，通過對刑事記錄、民事訴訟、征信記錄等信息的調(diào)取，在保障流動人員隱私的同時對其技術(shù)能力、職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力等評價信息進行整合，同時結(jié)合衛(wèi)生、公安、民政等部門共享的數(shù)據(jù)，完成流動人員“畫像”刻畫，以此提供專業(yè)化、精準化的數(shù)據(jù)支持，即可更好滿足各行業(yè)招聘需要，檔案信息利用優(yōu)化、企業(yè)檔案管理積極性提升也能夠更好實現(xiàn)，這種檔案信息化建設(shè)同樣需要得到業(yè)內(nèi)人士高度重視。

結(jié)論：綜上所述，流動人員檔案管理信息化建設(shè)存在較高現(xiàn)實意義。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的全面收集人事檔案信息、為就業(yè)招聘提供支持等內(nèi)容，則直觀展示了信息化建設(shè)路徑。為更好提升流動人員檔案管理水平，信息化建設(shè)還應(yīng)關(guān)注專業(yè)人才培養(yǎng)、信息安全保護、人工智能技術(shù)應(yīng)用等內(nèi)容。

參考文獻

[1]李香玉.提升信息化水平 ?優(yōu)化流動人員管理服務(wù)[J].山東人力資源和社會保障，2021（05）：44-45.

[2]馬仁杰，潘文珂.新冠肺炎疫情排查背景下中國流動人員檔案管理的若干思考[J].檔案學(xué)通訊，2020（03）：68-73.