淺議醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院工作高質量發(fā)展

張靜

醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療活動最真實的記載，是醫(yī)院在醫(yī)療運行、科研教學、器械設備、基建項目、財務管理、安全生產(chǎn)、患者病例等方面最真實、最珍貴的原始記錄，是醫(yī)務人員集體智慧的結晶，也是醫(yī)院發(fā)展的最有力的見證。同時醫(yī)院檔案又是一項關系民生、關乎群眾滿不滿意的一項服務性工作。新《檔案法》實施以來，石家莊市第四醫(yī)院領導高度重視，將檔案工作納入醫(yī)院重點工作，制定醫(yī)院檔案工作高質量快速發(fā)展實施方案，按照5A級標準對檔案室升級改造，實現(xiàn)庫房標準化、設備智能化、檔案存儲一體化、檔案管理過程自動化，打造省內醫(yī)療系統(tǒng)一流檔案室，為廣大群眾提供更加優(yōu)質的檔案服務。

一、狠抓檔案管理體系建設

1.加強檔案室基礎調研。石家莊市第四醫(yī)院作為河北省唯一的三級甲等婦產(chǎn)專科醫(yī)院，在上級領導的關懷指導下，經(jīng)過幾代婦產(chǎn)人的努力，已發(fā)展成為省內一流、國內知名的現(xiàn)代化特色專科醫(yī)院，醫(yī)院目前運行模式為一院三區(qū)（即談固院區(qū)、高新院區(qū)、中山院區(qū)）。為了進一步提升檔案工作質量，滿足群眾日益增長的檔案服務需求，醫(yī)院成立檔案專班開展檔案工作專項調研，對醫(yī)院檔案室進行實地勘察檔案庫“八防”設施落實情況、檔案儲存情況、檔案利用情況及檔案管理臺賬，針對存在的問題，院領導高度重視，組織研究解決措施，提出了建設5A級檔案室建設目標。

2.建立健全檔案管理制度。成立由院黨委書記任組長、院長任副組長的檔案管理領導小組，下設四個專班，即：檔案室基礎建設專班、檔案資料編研專班、檔案整理專班、院史館建設專班。建立完善《檔案管理手冊》《檔案室工作制度》《檔案保密制度》《檔案管理員職責》《檔案庫房管理制度》《檔案閱覽室管理制度》等，制定了《5A檔案室建設實施方案》明確工作任務目標，并納入每月重點工作，倒排工期，跟蹤督辦，并通過專班式推進、臺賬式推進、調度式推進、通報式推進，高效推進各項工作落實。

二、狠抓檔案管理業(yè)務培訓

為進一步加強和規(guī)范全院檔案管理工作，切實提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，進一步提升業(yè)務能力和專業(yè)水平，使檔案管理人員熟悉掌握國家、省、市出臺的檔案管理新規(guī)范。針對新檔案整理標準實施以來檔案員集中培訓少、部分檔案員對檔案整理新要求知曉率不高的問題，邀請專家對全體檔案員集中開展檔案法律法規(guī)培訓及文書、科技、專項、會計檔案等規(guī)范化整理培訓，有效提升檔案員的法律意識，不斷提高檔案員業(yè)務能力。整個培訓過程，所有檔案員學習勁頭十足，課后與老師建立友好關系，隨時請教，學習溝通，在檔案的整理等工作中發(fā)揮了積極的作用。同時，結合平時檔案督查工作，對發(fā)現(xiàn)的不規(guī)范問題進行一對一培訓指導，舉一反三進行警示提醒，持續(xù)改進，不斷推動檔案員業(yè)務水平邁上新臺階。

三、狠抓5A級檔案室創(chuàng)建

1.科學設計檔案室。按照新《檔案法》《河北省機關檔案目標管理認定辦法》中檔案建筑用房要求，科學設計綜合檔案辦公室、檔案閱覽室、保密閱覽室、紙質檔案庫、實物檔案庫、音像檔案庫、院史館、智能檔案庫房、數(shù)字化整理室、總控室等，保障文書、會計、音像、實物、科技等檔案集中存放、規(guī)范管理。

2.加強檔案信息化建設。采用數(shù)字化局域網(wǎng)內服務器、交換機、服務器安全保障系統(tǒng)等，升級檔案信息化軟件，與OA對接，實現(xiàn)一鍵歸檔、網(wǎng)上檢索查詢、分權限查詢功能。

3.升級檔案設施設備。在現(xiàn)有基礎上增加智能檔案密集架、保密柜、文件柜、實物展柜、檔案梯、空氣消毒機、移動置物架等檔案用具。

3.加強檔案防護。按照“八防”要求，增設消防及安防系統(tǒng)，安裝防盜裝備滅火系統(tǒng)、驅鼠器等，完善溫濕度監(jiān)測調控系統(tǒng)，達到5A級標準。

4.創(chuàng)建一流院史展廳，提高院史院志質量。科學設計規(guī)劃院史展廳分15個模塊進行展示，充分挖掘醫(yī)院歷史文化資源，堅持實事求是、嚴謹科學的原則，整理建院以來各重要時期體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展歷程的組織沿革、重大事件、重要活動、科研學術、特色技術等資料，充分利用光電展示院志、年鑒、大事記等資料，科學展示模塊，全面展示醫(yī)院風雨奮斗歷程。

四、狠抓檔案整理工作

1.提升紙質檔案整理質量，杜絕各類不規(guī)范問題。對照石家莊市檔案整理規(guī)范，對各類紙質檔案整理現(xiàn)狀進行全面自查評估，對當前存在的各類不規(guī)范問題，逐條逐個進行整改。實現(xiàn)上架檔案盒內目錄準確、內容規(guī)范，盒外脊背格式規(guī)范、字跡清晰、美觀整齊。

2.提升實物檔案室?guī)觳刭|量，杜絕實物檔案收集不全問題。對醫(yī)院榮譽獎牌、獎杯、錦旗、重要時期宣傳資料、禮品及代表醫(yī)院文化的資料、物件進行收集整理，并全方位進行展示，實現(xiàn)實物檔案室物品齊全、陳列有序。

3.提升音像檔案整理質量，杜絕音像檔案不全問題。對醫(yī)院發(fā)生的重大事件、重要活動及有紀念價值的音像資料進行全方位收集，刻錄，并規(guī)范整理歸檔。

五、狠抓檔案開發(fā)利用

1.健全檔案資料，助力專科申報，獲批國家級孕產(chǎn)期保健特色專科建設單位。2020年12月醫(yī)院順利獲得“國家孕產(chǎn)期保健特色專科建設單位”獎項，實現(xiàn)了河北省國家級孕產(chǎn)期保健特色專科建設單位零的突破，也實現(xiàn)了河北省國家級婦幼保健特色專科建設單位零的突破，為我院和河北省衛(wèi)生系統(tǒng)爭得了榮譽。在申報和評審過程中，文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案充分展現(xiàn)了建院歷史、產(chǎn)科以及相關專業(yè)發(fā)展歷史、歷年來尤其是近三年來醫(yī)院對于孕產(chǎn)期保健特色專科（產(chǎn)科以及相關科室）各項規(guī)章制度建設、投入、會議紀要等各種檔案資料，使我館孕產(chǎn)期保健特色專科申報以及答辯材料得以完美呈現(xiàn)，為醫(yī)院創(chuàng)建并獲批“國家孕產(chǎn)期保健特色專科建設單位”這一國家級榮譽提供了有力的佐證材料。

2.以民為本，提高檔案工作效能，切實為群眾解決實際問題。出生醫(yī)學證明存根檔案是辦理出生公證或出生醫(yī)學證明公證所需的材料之一，也是辦理出國和入學的必要條件。但是，因出生醫(yī)學證明是1996年后才開始施行的，很多人并沒有出生醫(yī)學證明，也有些人因為保存不善等原因以致丟失。針對此問題，依據(jù)國家相關文件規(guī)定，因《出生醫(yī)學證明》丟失需上級婦幼單位補發(fā)、協(xié)助公安機關調查《出生醫(yī)學證明》真?zhèn)螘r，簽發(fā)機構均需提供《出生醫(yī)學證明》檔案中的原簽發(fā)記錄及存根檔案等查詢工作。為了方便群眾辦理，提高工作效能。醫(yī)院提供全天候、無假日辦理服務、彈性排班實行無午休服務、提供線上咨詢、線上預約、協(xié)調相關部門辦理便民利民服務，切實為群眾辦理提供方便快捷查詢服務，減少群眾跑辦時間，及時為群眾協(xié)調解決實際問題。

3.以史為鑒，科學做好“十四五”規(guī)劃，助力醫(yī)院高質量發(fā)展。2021年是“十四五”的開局之年，也是新冠肺炎疫情全球大流行的一年。在醫(yī)療環(huán)境及醫(yī)療行業(yè)面臨重大變革的背景下，醫(yī)院面臨著一系列的挑戰(zhàn)。為了全力助推醫(yī)院高質量發(fā)展，根據(jù)查閱“十三五”期間醫(yī)療質量、科研教學、專科學科建設等檔案資料，總結分析醫(yī)院現(xiàn)狀、戰(zhàn)略目標、總體思路和重點工作目標，為“十四五”期間醫(yī)院跨越式發(fā)展指明了方向，明確了“十四五”期間全力實施“一五八”戰(zhàn)略布局，為建設“高規(guī)格的醫(yī)學研究中心”“建設各專業(yè)全國培訓基地群”等五項重大項目，為全力實施“人才興院工程”“學科強院工程”“智慧助院”八大工程等具體目標舉措提供了服務。今年以來，醫(yī)院先后獲批全國首批中國婦幼保健協(xié)會“專科助產(chǎn)士臨床實踐培訓基地”、中國婦女發(fā)展基金會和中華醫(yī)學會PAC培訓基地，成為國內第一批雙胎妊娠規(guī)范化管理提升項目及雙胎妊娠規(guī)范化門診試點單位，被評為全國改善醫(yī)療服務行動“患者、醫(yī)務人員雙滿意”醫(yī)院。

作者單位：石家莊市第四醫(yī)院