職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施研究

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，它在我們生活中運(yùn)用也越來(lái)越多。尤其是現(xiàn)階段對(duì)于職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理的要求，現(xiàn)代化的管理方法，越來(lái)越多的職業(yè)院校采用電子檔案以及紙質(zhì)檔案雙重檔案的管理模式，因此加快高職院校檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀是我們現(xiàn)在非常重視的一個(gè)問題，在本文中，筆者從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，從現(xiàn)狀進(jìn)行具體的分析，再加上對(duì)于高職院校檔案現(xiàn)代化進(jìn)程的分析，明確了高職院校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的必要性，同時(shí)針對(duì)如何加快對(duì)職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理現(xiàn)代化進(jìn)程提出了一定的措施和規(guī)劃，希望通過對(duì)本文的閱讀，能給讀者到來(lái)一定的啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案規(guī)范化管理;措施;研究

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0 導(dǎo)言

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下給一些高職院校學(xué)校的管理工作帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)[1]，在高職院校這段時(shí)間，學(xué)生檔案管理是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也正因如此，加快對(duì)于高職院校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作，是我們關(guān)注的重點(diǎn)，也是我們現(xiàn)階段工作的重點(diǎn)，如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)于學(xué)生檔案隱私的保護(hù)成為了現(xiàn)代化的新挑戰(zhàn)，我們?cè)谙硎芑ヂ?lián)網(wǎng)帶來(lái)便利的同時(shí)，也要考慮到他可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，因此加強(qiáng)對(duì)于學(xué)生檔案管理的安全問題，也是現(xiàn)階段我們工作的難點(diǎn)部分，根據(jù)這個(gè)現(xiàn)狀，本文從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀、以及其現(xiàn)代化的進(jìn)程、與加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化必要性進(jìn)行了探究，希望廣大讀者能從其中得到啟發(fā)。

1 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施發(fā)展的重要性

職業(yè)院校檔案客觀地記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)的成長(zhǎng)經(jīng)歷，包括學(xué)生個(gè)人的基本情況、學(xué)生的學(xué)業(yè)水平、社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、思想品德、教師評(píng)語(yǔ)等相關(guān)材料，全面綜合地反映了學(xué)生的三年學(xué)習(xí)生活狀況，是學(xué)生升學(xué)就業(yè)、出國(guó)深造、入黨等事項(xiàng)的重要參考依據(jù)，此外，學(xué)生檔案的管理狀況在一定程度上反映出學(xué)校工作的管理水平，完善的學(xué)生檔案、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)水平是學(xué)校參與各種評(píng)估，推動(dòng)學(xué)校持續(xù)發(fā)展的豐富的原始支撐材料，可以說(shuō)，學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)校發(fā)展和學(xué)生發(fā)展意義重大，而且他深深地影響著學(xué)生未來(lái)，對(duì)于學(xué)生未來(lái)的發(fā)展相當(dāng)重要[2]。我們對(duì)于學(xué)生檔案管理的方式要跟得上時(shí)代，同時(shí)要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，能夠及時(shí)地將學(xué)生在職業(yè)院校內(nèi)的各種情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，就在此時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展使這些情況都可以得到滿足，因此加快高職院校檔案管理現(xiàn)代化就顯得刻不容緩，我們可以通過大數(shù)據(jù)，將學(xué)生的檔案上傳到終端，這樣方便了學(xué)生檔案的調(diào)取和材料的增減，大大縮減了工作人員翻找檔案的時(shí)間，因此加強(qiáng)對(duì)于高職院校檔案管理的現(xiàn)代化，是我們現(xiàn)階段應(yīng)當(dāng)重視的一個(gè)方面，也是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代帶給我們方便與快捷的管理模式，

2 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理的研究現(xiàn)狀

由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，這也就導(dǎo)致了各地教育發(fā)展情況也是不平衡的，也因此現(xiàn)象導(dǎo)致了不同地區(qū)的高職院校檔案管理的現(xiàn)狀有著很大的差異，有些地區(qū)目前只存在紙質(zhì)檔案，缺少網(wǎng)上數(shù)據(jù)的備份，因此檔案一旦丟失，該生的檔案就需要重新去建立自己的檔案，期過程相當(dāng)?shù)姆爆?，但如果有網(wǎng)上備份的話，這個(gè)過程就會(huì)非常的快，因此加強(qiáng)高職院校檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程非常有必要，平衡各地區(qū)的檔案管理狀況也是相當(dāng)?shù)挠斜匾覀儸F(xiàn)階段的檔案建立不全，檔案缺失的情況就有一些是從高職院校檔案開始的，因此加強(qiáng)對(duì)于高職院校檔案管理的必要性是有的。

其次，就是面臨一些檔案管理人員的素質(zhì)水平有待提高的問題，因不同地區(qū)的具體管理情況不同，有些地區(qū)就存在這樣的情況：由于檔案管理人員的粗心大意，導(dǎo)致學(xué)生檔案丟失的情況，這種事情要想避免，就要從檔案管理人員的角度入手，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高他們的專業(yè)水平和專業(yè)素質(zhì)，是許多高職院校應(yīng)該注意的一個(gè)方面，因此對(duì)于高職院校檔案管理人員的管理，也是我們?cè)诠ぷ鬟^程之中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，至于如何加強(qiáng)對(duì)于這些檔案管理人員的培訓(xùn)工作，各地區(qū)的學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己當(dāng)?shù)氐那闆r進(jìn)行分析，做出最適合自身的發(fā)展方法策略。

最后，學(xué)生自己對(duì)于自身檔案重要性的意識(shí)不強(qiáng)，因此學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于學(xué)生檔案管理意識(shí)的教育，這一點(diǎn)對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，只有加強(qiáng)學(xué)生對(duì)于自己檔案的管理意識(shí)，我們對(duì)于學(xué)生檔案管理工作才會(huì)更加輕松，才能更加有效的完成學(xué)生檔案的管理工作，在不斷的加強(qiáng)學(xué)生自身對(duì)于檔案管理的意識(shí)，也是推進(jìn)高職院校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的重要一部分。學(xué)校要加強(qiáng)自身的信息建設(shè)化水平，只有不斷的推進(jìn)學(xué)校自身的信息化水平，在減少工作量的同時(shí)，提升工作效率，但要注意的是，信息化的同時(shí)我們還要保證學(xué)生檔案信息的安全性，只有這樣的發(fā)展模式才會(huì)是長(zhǎng)久的。

3 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施的未來(lái)研究

首先，各個(gè)地區(qū)應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展情況制定出相應(yīng)的發(fā)展策略，對(duì)自身未來(lái)的檔案管理模式做出自己的規(guī)劃，這個(gè)規(guī)劃一定要適應(yīng)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展現(xiàn)狀，只有這樣做才能大大提高我們對(duì)于檔案管理工作的效率，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的嚴(yán)格管理，對(duì)于檔案丟失的情況我們可以做出快速的反應(yīng)，對(duì)于高職院校生來(lái)說(shuō)，他們考入不同地區(qū)的大學(xué)之后，檔案的轉(zhuǎn)移和管理也會(huì)更為方便。

其次，對(duì)高職院校生檔案的管理應(yīng)該采取專業(yè)的團(tuán)隊(duì)去運(yùn)作和處理，對(duì)于這些團(tuán)隊(duì)中的檔案管理人員一定要經(jīng)過嚴(yán)格的考核才能進(jìn)入，與此同時(shí)，我們還應(yīng)該制定出合理的管理制度，以防止檔案錯(cuò)漏的狀況的發(fā)生，因此，要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，還有對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行管理制度的完善和制定，這一方面對(duì)于高職院校生檔案管理是非常有必要的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此學(xué)校對(duì)于這一方面的管理也要加強(qiáng)。

最后就是學(xué)校應(yīng)該針對(duì)高職院校生在每學(xué)期開設(shè)一節(jié)關(guān)于高職院校生檔案管理重要性的課程[3]，加強(qiáng)學(xué)生對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)知，我們后期的工作才能更加順利的進(jìn)行下去，這便是加強(qiáng)高職院校檔案現(xiàn)代化管理的第三個(gè)方面。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)于學(xué)校信息化技術(shù)的健全工作，只有不斷的健全學(xué)校的信息化進(jìn)程，才能讓我們對(duì)于學(xué)生檔案管理變得容易，這一點(diǎn)雖然放在了最后，但他顯然使這其中最為關(guān)鍵的一點(diǎn)，因此加強(qiáng)對(duì)于學(xué)校信息化管理的進(jìn)程刻不容緩。

4 小結(jié)

綜上所述，我們應(yīng)當(dāng)在未來(lái)的發(fā)展過程中，不斷地加強(qiáng)對(duì)職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理的研究，只有這樣，才能夠讓我過職業(yè)院校的檔案的規(guī)范化管理有更好的進(jìn)步與發(fā)展[4]。

參考文獻(xiàn)

[1]李東振. 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施研究[C]//“決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）.[出版者不詳]，2016：219.

[2]蹇嵐.高職院校檔案管理工作規(guī)范化策略探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2021，20（05）：226-227.

[3]陳讓.教學(xué)檔案管理規(guī)范化對(duì)職業(yè)院?？沙掷m(xù)發(fā)展的影響研究[J].決策探索（下），2021（02）：89-90.DOI：10.16324/j.cnki.jcts.2021.02.051.

[4]鄔彩虹.高職院校合并后遺留檔案規(guī)范化管理的分析與研究[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2020（39）：228-229.

作者簡(jiǎn)介：

姜萌，女，漢族，山東青島人，大學(xué)本科學(xué)歷，館員職稱，主要研究檔案管理方向。