內部審計促進科研耗材管理作用探析

肖 婷

科研競爭力是衡量高校綜合實力的重要指標之一。近年來，各高校紛紛出臺優惠政策，鼓勵教師積極申報科研課題，踴躍投身科研工作。在國家加大科研投入的背景下，高校承擔的科研任務越來越多，每一個科研項目都不可避免地涉及科研耗材的使用，不同科研項目的科研耗材又各不相同，面對品種多，專業性、時效性強，采購頻率高，品質標準要求各不相同的科研耗材，科研、設備管理部門應接不暇。同時，國家“放管服”政策，賦予科研人員更大的科研經費管理權限。大部分科研人員在科研工作上是專才、能手、高手，但面對科研經費管理，卻未能精準地掌握國家科研經費管理規定的內涵，導致在科研耗材使用上出現重結果輕管理現象，有的甚至超范圍使用科研經費，出現不合規行為。基于此，如何發揮高校內部審計作用，切實加強科研耗材管理，做到放管結合，確保高校科研工作健康有序發展，是目前急需研究解決的問題。

一、當前科研耗材管理存在的問題

（一）片面理解“放管服”政策

國務院先后出臺《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》和《關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》，明確提出要簡政放權、放管結合、優化服務，改革和創新科研經費使用和管理方式，進一步擴大科研人員自主權，更好地激發廣大科研人員的積極性，讓科研人員潛心研究，以求釋放更多科研創新活力。然而，具體到科研耗材管理上，有的科研人員在解讀“放管服”的精神上，存在理解不透徹、尺度把握不準的情況，更多地傾向于“放”與“服”的方面，認為國家已簡政放權，課題負責人就享有課題經費使用的絕對支配權和自主權，學校只是“代為管理”，只要不中飽私囊，挪作他用，學校管理部門不宜過多干預，要優化服務精簡管理流程，減少審批環節，讓他們自主使用經費，只有這樣，他們才能從“事務性工作”中解放出來，集中精力潛心從事科學研究。但是他們未意識到“放管服”是一個整體，“簡政放權”并不是放任不管，而是“放管結合”，優化服務是在嚴格遵守法律法規、規章制度基礎上的高效優質服務。這種錯誤認識的存在，使科研經費使用中未能執行預算編制的剛性要求，未能嚴格按預算經濟分類開支，出現耗材經費與其他欄目經費互通有無，互為使用，有時甚至出現不同科研項目耗材等經費交叉使用，完全忽視“放管服”中“管”的約束力，這與管理部門要求的經費開支合法性、合規性相悖逆，導致超范圍列支、預算調劑未履行審批手續，購買的科研耗材無法報銷，從而影響了科研人員工作積極性，未達到國家制定實施“放管服”政策目的。因此，如何精準理解掌握“放管服”的科學內涵，尋求“放”與“管”的平衡，做好科研耗材管理服務工作，打造和諧的科研學術生態環境，是目前高校落實“放管服”政策的當務之急。

（二）監督力度有待強化

由于科學研究的特殊性，不同科研項目對科研耗材的品質要求各不相同，據說同一品牌不同生產廠家的科研耗材，實驗結果也可能截然不同，況且有些科研耗材對保存、運輸條件又十分苛刻，稍有不慎便付之東流。為此，科研項目負責人為了能夠將有限的資金買到最合適的實驗耗材，盡快出成果，確保每一分錢都用在刀刃上，總是希望課題組自行購買科研耗材；另一方面，高校科研耗材采購管理部門因編制所限，未能全面配備各類專業人員，面對品種繁多、需求多樣、專業性強、儲存條件高的科研耗材采購，深感人員不濟、專業知識匱乏。若采用集中統一采購管理模式，卻無法高質量地做好采購服務工作，及時滿足不同科研項目的需求，影響科研進度，使科研工作無法達到預期效果。故此，目前大部分高校除國家要求嚴格監管的化學藥品、氣體、有毒有害、易燃易爆等管控物資由高校管理部門統一采購外，其余通常由科研人員根據需要實行“隨用隨買、誰用誰買”的方式采購，科研耗材的購置從計劃、購買、驗收、保管、使用都由課題組全權負責，經辦、驗收、審批為課題組成員負責，這就必然會出現監督與被監督關系弱化的現象，有時甚至為了把更多時間投入到科研中，把耗材的出入庫管理與領用登記制度都給忽略了，購置的耗材一到位就立即投入實驗，出現科研耗材采購、使用無法核查的情況，造成賬實不符、監督不到位等現象。

（三）賬實不相符

在科研耗材管理上，由于不同科研項目科研耗材千差萬別，因此，金額在招標門檻以下的科研耗材采購與管理權，高校普遍下放給課題組，課題組不僅負責采購、驗收，而且還負責出入庫管理與領用登記工作，有時科研耗材購置后，只是在購銷發票背面由經辦人、驗收人和課題負責人簽批后即報銷，為了趕進度，有時未辦理出入庫手續就投入使用，入庫與領用手續事后再補辦，而事后補辦易產生錯賬、漏賬、虛賬或重復記賬，出現賬實不符。課題組的出入庫登記，很多都是手工紙質記錄，臺賬記錄也凌亂無序，給事后審計、核查工作帶來很大困惑，其記錄和使用的真實性很難比對。審計中發現，個別紀律意識不強的人員利用管理上的漏洞，通過編造虛假貨物清單、虛開科研耗材發票套取現金，將科研經費據為己有，造成科研經費嚴重流失。

（四）招標制度約束力不強

科研耗材采購管理是科研管理工作的重中之重，為了規范科研耗材的采購，大部分高校都與工程修繕采購一并制定采購辦法，采購金額超過一定門檻才允許招投標。例如，某高校規定：“5萬及5萬元以上物資采購項目需公開招標”，換句話說，就是“5萬元以下的科研耗材可以不用公開招標，由課題組自行采購”。一般來說，學校對購買耗材的品種、數量及購買方式并沒有作過多干涉，當然，讓課題組自行采購，他們可以依據個人經驗、習慣，方便、快捷、高效地采購所需材料以滿足科研需求。實踐中即出現有的課題負責人傾向于某一品牌或者供應商，但在購買價格合理性上卻不作判斷和比較，其公平性、公正性只能依靠自身道德約束，缺乏監督約束公信力，這也可能成為利益輸送、虛假購買、暗箱操作、套取現金等舞弊的幌子。另一方面，大多數情況下，單一科研耗材的價格基本上達不到5萬元以上，批量采購也很少達到5萬元以上。即使批量采購5萬元以上（即達到公開招投標的采購金額），審計發現個別課題組存在故意拆分采購項目、分包而規避招標或競價采購，對批量超過5萬元的采購項目，故意將發票化整為零，規避審批權限，存在連號發票或同一供應商同日多張不連號發票，而招投標制度對以上的違規行為卻沒有作出明確的處罰規定，使“5萬及5萬元以上物資采購項目需公開招標”的規定形同虛設。

（五）科研耗材信息化管理水平有待提高

優化科研耗材管理工作是提高科研經費使用效益的助推器。隨著高校承擔的科研任務不斷增長，使用的科研耗材品種、數量呈指數級增長，而且對相同科研耗材不同的供應商價格差異較大，科研管理部門無力應對，科研耗材管理只能實行課題負責制。但科研耗材管理仍未改變人工紙質記錄的傳統模式，從計劃、采購、驗收、入庫到領用過程仍采用手工臺賬管理，未能充分發揮信息化建設在科研耗材管理中的作用。這種管理方式不僅陳舊、單一，管理效率低，而且困擾著精細化管理的開展。例如：由于采用人工管理，耗材的使用量、庫存量就只能靠管理人員的記憶，無法應對品種、規格、數量繁雜的科研耗材，有時出現一些耗材“沉睡”設備柜、重復購買，而有些科研耗材有使用時限，“沉睡”太久將失效，影響了科研經費的使用效益。由于沒有用信息化管理，導致課題組、科研管理部門、財務部門、審計部門無法實時共享科研耗材采購數量、采購金額、采購商家、耗材使用數量等信息，因此，需要加快科研耗材管理信息化建設，使科研耗材管理從計劃到使用全過程清晰可查，便于實時管控、全程監督。

二、基于內部審計的科研耗材管理建議

（一）實施精準服務實現放管平衡

科學精準掌握“放管服”的內涵，實現“放管服”政策有效落地，確保相關政策法規和管理制度能夠得到有效執行是高校職能部門日常管理工作的題中之義。為此，高校各職能部門要在吃透“放管服”實施要點，科學界定每項工作權限的基礎上，結合單位實際，精準做好服務工作。通過宣傳與培訓，明明白白地告訴科研人員哪些經費報銷是不能列支或不能開支的，讓廣大科研人員理解“放管服”是為科研人員“松綁減負”，但并不意味放任自流、項目負責人可以隨意游離于規則之外，而是任何科研耗材的購買都必須在規章制度的框架下按規矩進行，任何科研經費使用都必須按照批準的預算執行，預算調整必須先批后用，確保廣大科研人員依法依規自主行使科研經費使用權、管理權。通過深入調研，按“規矩在先，責任自負，科學抽樣，違規必究”的管理模式，積極構建權責清晰、程序合規、可操作性強“放管服”實施細則，把該放的權限充分下放，把該管的紀律規矩立在先、挺在前，讓科研人員認識到科研耗材購買、使用的權限雖然大了，但肩上的責任也隨之增大，“放管服”后的科研項目負責人不僅是科學研究的負責人，更是確保經費合規使用、防范各種風險發生的責任主體，從而自覺加強管理，主動接受監督；通過內部審計監督，及時糾正、督促相關單位、人員做好科研專項審計發現問題的整改。

（二）強化監督力度

由于科研實驗的特殊需求，以及高校行政機構人員的精簡化，學校將采購金額在招標規定門檻以下的科研耗材采購與管理權下放至課題組，一定程度上有利于精準放權、高效管理。那么，如何解決管理上存在的監督與被監督的關系弱化問題，實現有效監管與高效管理有機結合，是規范科研耗材日常管理的關鍵。首先，應加強科研耗材驗收與出入庫管理制度建設。為規范科研耗材管理，滿足學校科研教學工作的需求，學校應充分認識到科研耗材驗收工作的重要性，規范驗收流程和方式。其次，加強采購與驗收環節管理，確保批準、采購、驗收等不相容崗位相互分離、制約和監督。各科研部門應配備物資管理員，由學校統一聘任，資產管理部門集中管理，負責在采購工作完成后對各部門自行購買的試劑耗材驗收與出入庫管理，各科研部門按規定自購物資，須經本部門物資管理員驗收確認后才能到財務部門報銷。資產管理部門應切實加強對各部門采購人員、物資管理員進行長期性業務培訓，特別是新上崗人員業務培訓與指導，同時，要加強相關人員廉政風險教育，增強紀律意識、廉潔意識。資產管理部門強化監督檢查，對科研耗材采購價格、采購程序的合規性以及出入庫驗收記錄、賬實情況等進行不定期、隨機抽查，加強日常監督，確保耗材管理工作規范、高效。最后，應強化內部審計監督，參考資產管理部門日常檢查結果，在科研經費管理專項審計過程中再次抽檢，加強審計結果運行，堅持以問題為導向，對審計中發現的科研耗材管理問題及時與相關責任部門溝通、反饋，持續跟蹤落實，切實做好整改。

（三）規范賬目管理

加強賬目管理是做好科研耗材管理的關鍵。對此，應做好日常臺賬登記工作，明確標準，規范程序，未經驗收或驗收不合格的科研耗材不得入庫，建立統一標準的庫存臺賬。物資管理員應嚴格執行科研耗材驗收與出入庫管理制度，標準作業，規范操作，做好臺賬記錄與管理。科研耗材在領用時，物資管理員與使用部門要履行耗材交接手續，按程序嚴格辦理出庫登記并做好使用記錄。另外，學校設備管理部門聯合財務部門，定期做好賬目審查工作，對科研耗材出入庫登記臺賬與實驗使用記錄本進行抽查、比對，嚴格把關，如有不符，應查明原因，及時糾正。內部審計應結合設備管理部門、財務部門賬目抽查結果，圍繞抽查中發現的突出問題和共性問題進行延伸審計，利用信息化平臺相關數據進行擴展、對比分析，深挖問題根源，持續跟蹤監督，從而搭建全方位的監督體系。

（四）加強制度約束

近年來，國家陸續出臺了多項科研管理制度及辦法。高校應結合自身實際，不斷完善、更新采購與招投標管理制度及科研管理內控制度，運用內部控制測試程序，找出制度存在的薄弱環節和失控點，有針對性地提出完善措施并進行適時修訂。通過不斷加強內控制度建設，有效制約權力，增強制度約束力、公信力和執行力。另外，構建起以服務為導向的科研管理機制，梳理科研耗材管理存在的漏洞，針對容易發生問題的環節進行審計或檢查。作為高校內部審計，應主動轉變審計觀念，以服務型為主導，提高服務質量，有的放矢地對科研耗材相關管理制度的建立及執行情況提供審計意見，充分發揮審計的建設性作用，做好經驗總結和督導幫扶，確保科研耗材管理規范有序。

（五）促進精細管理

目前，信息化發展迅猛，我們要充分利用信息化管理來規范日常工作，構建科研耗材信息共享平臺，運用大數據推動實驗耗材從準入、論證、申請到采購、驗收、使用、結算全過程實現信息化管理，做好與財務系統的信息聯動與對接，確保數據準確、完整，做到有跡可循，有源可溯。隨著市場上物資采購平臺不斷健全與成熟，針對金額在招投標采購門檻以下的科研耗材采購管理存在的盲區，可以通過建立區域性高校科研耗材公開交易平臺進行競價并購買。課題組在科研耗材申購時，除了科研管理部門申購審核外，內部審計對平臺申購耗材的合理性作“二次審核”管控。一方面，統一平臺可以有效控制價格幅度，確保價格的合理性和交易的合規性；另一方面，可以實現平臺內高校耗材使用情況的實時監管，動態采集、監測科研耗材的采購、使用信息，對比同期其他高校、其他課題組同類別科研耗材的使用情況和價格，了解掌握其購買的合理性和合規性。另外，建立高校科研耗材審計信息系統，及時取得A IS、審計預警系統以及相關信息系統的遠程支持與對接，進而獲取更充分的審計證據，實現科研耗材精細化管理。

三、結語

綜上，科研資金是推動國家科技進步的重要基礎，科研耗材的購置作為科研資金使用的主要組成部分，規范其管理具有深遠意義。在推進高校科研領域簡政放權的背景下，高校科研耗材管理需要尋求“放”與“管”的平衡點，不斷融合“放”與“管”之間的聯系，從“管”視角下發揮審計監督與指導作用，以風險管理為導向，利用科學創新方法方式強化監督與防控，提升管理服務質量，增強科研經費使用效益，預防舞弊行為。同時，加強內部審計監督，強化制約機制，健全科研管理制度，堵塞制度失控點，確保招投標采購等內控制度在科研耗材采購管理中行之有效，確保采購與驗收監管全覆蓋。另外，構建信息化平臺，規范購買行為，合理控制價格。內部審計在助力高校科研機構和科研人員減負的同時，改善科研耗材管理，確保科研實現提速增效的目的，從而推動高校科研事業向高質量高水平發展。