對(duì)科研院所合同管理的思考

吳林玉 黃振環(huán)

科研院所是以公益性為目的的主體，在履行科學(xué)研究、技術(shù)培訓(xùn)、服務(wù)社會(huì)等主要職能過(guò)程中，廣泛參與各種社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。合同，是保障科研院所合法權(quán)益的主要形式。隨著社會(huì)的發(fā)展，科研院所參與經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)范圍日益擴(kuò)大，所涉及的合同種類(lèi)、合同數(shù)量越來(lái)越多，合同金額也各不相同。因此，加強(qiáng)合同規(guī)范管理與審查，對(duì)科研院所健康持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展至關(guān)重要，是科研院所內(nèi)部控制管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、科研院所合同管理必要性

合同，不僅是各主體之間進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的主要依據(jù)，也是重大決策不可或缺的參考資料。加強(qiáng)對(duì)合同的管理，是規(guī)范社會(huì)經(jīng)濟(jì)行為、維護(hù)各方合法權(quán)益、促進(jìn)權(quán)利義務(wù)合法履行的必然要求。加強(qiáng)對(duì)合同的管理，可以防范法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，防止不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛導(dǎo)致財(cái)產(chǎn)損失，對(duì)科研院所管理國(guó)有資產(chǎn)、促使資產(chǎn)保值增值具有非凡的意義。

為了適應(yīng)科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，更好地發(fā)揮科研院所的職能作用，科研院所參與的社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越來(lái)越寬，業(yè)務(wù)范圍越來(lái)越廣，可選擇的合作主體也越來(lái)越多，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛的可能性也越來(lái)越大，因此，對(duì)合同進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理越來(lái)越重要。

科研院所涉及的合同種類(lèi)、數(shù)量繁多，如建設(shè)工程合同、材料采購(gòu)合同、財(cái)產(chǎn)租賃合同、技術(shù)合同等，牽涉的部門(mén)、崗位較多，既需要科研崗對(duì)業(yè)務(wù)部分的審查，也需要財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)財(cái)稅部分的核查，更需要法律部門(mén)對(duì)法律條款的把關(guān)。因此，對(duì)合同的管理是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)、難度很大的工作，既需要建立合理規(guī)范的管理體系，也需要綜合性的專(zhuān)業(yè)人才。

二、科研院所合同管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)合同管理的重視程度不夠、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)

大部分科研院所沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)業(yè)的合同管理部門(mén)或崗位，主要由相關(guān)職能部門(mén)或崗位兼管，科研院所對(duì)合同兼管的部門(mén)和崗位分配也各不相同，可能是檔案室、辦公室、后勤處或財(cái)務(wù)處等，五花八門(mén)，雜亂無(wú)章。很多管理者和職工會(huì)覺(jué)得這么多年來(lái)沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)合同經(jīng)濟(jì)糾紛問(wèn)題，我們也不是以營(yíng)利為目的，因而對(duì)于合同的簽訂很不嚴(yán)謹(jǐn)，合同的審批程序也存在一定的“走形式”情況，甚至有很多人在財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)時(shí)才補(bǔ)簽合同。種種不合理現(xiàn)象、不規(guī)范行為均表明，大家對(duì)合同管理的忽視和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的淡薄，為日后的發(fā)展埋下了巨大隱患。不出現(xiàn)問(wèn)題不等于沒(méi)有問(wèn)題，千里之堤毀于蟻穴，如果平時(shí)不加強(qiáng)對(duì)合同的管理，日后可能會(huì)產(chǎn)生無(wú)法挽回的巨大損失。

（二）未對(duì)合同進(jìn)行全面的分類(lèi)管理

科研院所不僅要承擔(dān)國(guó)家和各省級(jí)的科研任務(wù)，還要從事技術(shù)的咨詢(xún)、培訓(xùn)等業(yè)務(wù)，以及維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)的日常管理活動(dòng)，這些都會(huì)產(chǎn)生各種各樣的合同。很多科研院所只對(duì)科研任務(wù)、基建任務(wù)、技術(shù)服務(wù)等主要活動(dòng)的合同進(jìn)行編號(hào)管理，而對(duì)于日常材料采購(gòu)合同、租賃合同等交易頻繁、金額較小的合同不整理分類(lèi)，僅僅作為入賬的附件。有的科研院所甚至不對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)管理，僅由業(yè)務(wù)人員自行保管。

（三）對(duì)合同簽訂的職責(zé)不明確、程序不規(guī)范

科研院所主要是以科研活動(dòng)為主，在執(zhí)行科研任務(wù)簽訂合同的過(guò)程中，往往是執(zhí)行課題組長(zhǎng)或項(xiàng)目主持人負(fù)責(zé)制，主要由科研人員協(xié)商制定，管理人員幾乎不參與合同的制定與協(xié)商，僅僅負(fù)責(zé)簽字與蓋章。但是，科研人員可能只對(duì)自身的業(yè)務(wù)范圍了解，而對(duì)于財(cái)稅的注意事項(xiàng)和法律條款的規(guī)范并不在行，這就會(huì)因?yàn)楦犊钇谙?、付款額度、稅費(fèi)金額、違約責(zé)任等條款的不合理而給單位帶來(lái)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，或者發(fā)生合同糾紛時(shí)難以追究責(zé)任挽回?fù)p失。一旦發(fā)生合同糾紛，很難只追究某個(gè)人責(zé)任，因?yàn)楹贤暮炗喪切枰鱾€(gè)部門(mén)共同協(xié)商的。

合同一般由法定代表人或授權(quán)代理人簽訂，但往往在實(shí)際工作中，由經(jīng)辦人代簽。沒(méi)有授權(quán)委托書(shū)或沒(méi)有在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂的合同，不僅對(duì)個(gè)人、單位有很大的潛在風(fēng)險(xiǎn)，還可能造成合同無(wú)效。

在合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)是執(zhí)行事前申請(qǐng)、事中監(jiān)督、事后評(píng)價(jià)的程序。但在實(shí)際工作中，往往是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)已開(kāi)始執(zhí)行或執(zhí)行終了，才開(kāi)始補(bǔ)申請(qǐng)、簽合同的程序，這不僅讓合同的審批程序、內(nèi)部控制、評(píng)價(jià)體系形同虛設(shè)，還可能產(chǎn)生不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

三、科研院所合同管理問(wèn)題剖析

發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，剖析原因，解決問(wèn)題，檢驗(yàn)效果，是社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展、經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長(zhǎng)、技術(shù)不斷更新的主要程序。了解科研院所對(duì)合同管理存在的主要問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)追根溯源，剖析引發(fā)問(wèn)題的主要原因，理清解決問(wèn)題的思路，才能制定正確的解決方案，以最小的成本發(fā)揮最大的效用。通過(guò)對(duì)科研院所合同管理現(xiàn)狀的分析，主要原因有：

（一）合同管理制度體系不夠健全、信息化水平低

對(duì)合同的管理需要一整套完整的制度體系，不僅包括對(duì)合同的起草、申請(qǐng)、簽訂、執(zhí)行、終止，還包括對(duì)合同的變更、監(jiān)督與考核等。大部分單位僅有合同管理的一般規(guī)定，沒(méi)有具體的實(shí)施細(xì)則。合同僅僅充當(dāng)著報(bào)銷(xiāo)附件的角色，沒(méi)有進(jìn)行全過(guò)程的動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理。在實(shí)際工作中，簽訂合同的審批流程依然采用線下的低效率方式，很容易導(dǎo)致合同簽訂的滯后，影響項(xiàng)目的實(shí)施。同時(shí)，對(duì)合同的登記、歸檔管理增加了難度，需要上報(bào)的合同統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，也很難準(zhǔn)確提供。

（二）部門(mén)之間的溝通不流暢、不及時(shí)

大多數(shù)科研院所沒(méi)有管理合同的專(zhuān)屬部門(mén)或?qū)I(yè)人員。這就需要合同涉及到的相關(guān)部門(mén)及時(shí)溝通銜接，使所簽合同更加合理合法合規(guī)，才能更好地保障合同主體的權(quán)益。因?yàn)槁氊?zé)不明晰，很容易造成部門(mén)之間的推諉扯皮。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)的合同管理人才

合同管理是一項(xiàng)綜合性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。因?yàn)楹贤N類(lèi)的多樣性，其涉及的業(yè)務(wù)范圍、知識(shí)面很廣，有的需要對(duì)科研具體業(yè)務(wù)所有了解，對(duì)不同研究方向、不同領(lǐng)域的業(yè)務(wù)要求也不一樣；有的需要對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量要求、資質(zhì)資格有精準(zhǔn)把握；還需要對(duì)法律規(guī)定、稅務(wù)規(guī)定、財(cái)務(wù)管理等領(lǐng)域有所了解。

（四）內(nèi)部控制、監(jiān)督、考核體系不完善

內(nèi)部控制是科研院所合同管理的薄弱環(huán)節(jié)，法律知識(shí)不足、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄導(dǎo)致內(nèi)部控制對(duì)合同疏于監(jiān)督管理。制度的不完善，導(dǎo)致監(jiān)督?jīng)]有依據(jù)，內(nèi)部控制難以施行，也缺少對(duì)合同執(zhí)行完結(jié)后的評(píng)價(jià)考核。

四、對(duì)科研院所合同管理的建議

（一）增強(qiáng)合同的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

思想是指導(dǎo)行為的根基，只有從思想上強(qiáng)化防范合同風(fēng)險(xiǎn)，才能使合同的簽訂更加規(guī)范、合法合理。不管是業(yè)務(wù)人員，還是管理人員，都需要增強(qiáng)法律意識(shí)，了解法律基礎(chǔ)知識(shí)，才能更好地開(kāi)展工作。每隔一段時(shí)間，可以聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家進(jìn)行授課，也可以用本單位簽訂過(guò)的各類(lèi)合同進(jìn)行舉例講解。

（二）引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的合同管理人才

可以單獨(dú)設(shè)置合同管理部門(mén)，也可以由各部門(mén)的特定人員共同組成合同管理小組，包括各領(lǐng)域的科研人員、建設(shè)工程崗、財(cái)務(wù)管理崗、法務(wù)崗等。業(yè)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)的可行性等進(jìn)行預(yù)估，財(cái)務(wù)管理崗對(duì)涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，尤其需要一個(gè)專(zhuān)業(yè)的法律人士對(duì)合同的條款、用詞等進(jìn)行審核。

（三）構(gòu)建完善的信息化合同管理制度體系

合同的起草需要業(yè)務(wù)崗、財(cái)務(wù)崗、法務(wù)崗的共同協(xié)作，每個(gè)崗位對(duì)各自負(fù)責(zé)的部分進(jìn)行詳細(xì)審核與修訂，盡量避免因?yàn)楹贤瑮l款問(wèn)題造成不必要的合同糾紛。

合同的審批需要合理的流程管理，一定要進(jìn)行崗位分離，逐級(jí)審批，凡重大合同應(yīng)執(zhí)行會(huì)簽制度。對(duì)合同的事前審批，不僅可以明確職責(zé)，還可以防范各種風(fēng)險(xiǎn)。合同的執(zhí)行需要相關(guān)部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督，促進(jìn)合同權(quán)利義務(wù)的正常履行。對(duì)于履行合同過(guò)程中出現(xiàn)的意外情況，要及時(shí)溝通并作出適當(dāng)變更。對(duì)合同的事中監(jiān)督，是合同管理的重要環(huán)節(jié)，其中出現(xiàn)的偏差可及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。合同執(zhí)行完結(jié)后要對(duì)合同進(jìn)行評(píng)價(jià)。執(zhí)行的過(guò)程是否順利？執(zhí)行的效果是否符合預(yù)期？所出現(xiàn)的問(wèn)題是否可以避免？是否還有改進(jìn)的地方與提升的空間？對(duì)合同進(jìn)行事后評(píng)價(jià)，可為今后的工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

信息化是社會(huì)發(fā)展的方向，效率是開(kāi)展工作的鑰匙。科研院所應(yīng)緊跟時(shí)代的發(fā)展，建立科學(xué)合理的信息化審批管理程序，提高工作效率。

（四）起草合同模板

科研院所應(yīng)將合同按照業(yè)務(wù)進(jìn)行分類(lèi)，制定不同的合同模板，如建設(shè)工程合同、技術(shù)咨詢(xún)合同、材料采購(gòu)合同、財(cái)產(chǎn)租賃合同等，促使各類(lèi)人員學(xué)習(xí)如何將工作主動(dòng)權(quán)掌握在自己手中，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。

五、合同管理中應(yīng)當(dāng)注意的其他事項(xiàng)

每種合同的制定條款、要求都各不相同。在審查合同過(guò)程中，需要對(duì)不同合同把握不同的重點(diǎn)，不能以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量所有的合同。

（一）對(duì)合同主體信譽(yù)、資格的審查

有的合同需要簽訂主體具備一定資質(zhì)，比如建設(shè)工程合同、專(zhuān)用設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)合同等，在合同簽訂之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同主體資格進(jìn)行審查，以免因?yàn)橘Y質(zhì)問(wèn)題帶來(lái)不必要的損失。對(duì)合同主體信譽(yù)的審查也很重要，涉及到合同是否能順利實(shí)施，實(shí)施效果是否符合預(yù)期，或者相關(guān)款項(xiàng)能否及時(shí)收回等，都跟合同主體的實(shí)力、信譽(yù)有很大關(guān)系。

（二）對(duì)合同權(quán)利義務(wù)、責(zé)任賠償條款的細(xì)化

明確合同權(quán)利與義務(wù)，是合同按時(shí)履行的前提。責(zé)任、賠償條款的細(xì)化，可以約束合同主體的行為，使合同主體的履行行為更加規(guī)范。比如，建筑工程合同所使用材料的質(zhì)量要求、型號(hào)要求、材質(zhì)要求等；檢測(cè)合同要求使用的檢測(cè)試劑、檢測(cè)結(jié)果等，都應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)詳細(xì)制定。這樣既有利于合同履行，也能降低風(fēng)險(xiǎn)，避免不必要的損失。

（三）合同涉及財(cái)務(wù)問(wèn)題的審查

合同雖然多種多樣，但涉及的經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)問(wèn)題大同小異。比如合同價(jià)款的大小寫(xiě)金額是否一致？對(duì)于稅費(fèi)的負(fù)擔(dān)是否書(shū)寫(xiě)清楚？付款的期限是怎樣約定的？預(yù)付款的比例是否符合相關(guān)規(guī)定？有約定支付定金的，是否已經(jīng)按時(shí)支付？對(duì)賠償損失、罰金的約定是否合理？何時(shí)開(kāi)具發(fā)票？是開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票還是普通發(fā)票？這些涉及到款項(xiàng)的問(wèn)題都應(yīng)該經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)人員審查。

財(cái)務(wù)人員最容易忽視的問(wèn)題為是否按時(shí)申報(bào)繳納了印花稅，技術(shù)服務(wù)合同、材料采購(gòu)合同、財(cái)產(chǎn)租賃合同等都是需要申報(bào)繳納印花稅的。印花稅的金額比較小，很容易被財(cái)務(wù)人員忽略。除了合同價(jià)款與印花稅的申報(bào)繳納密切相關(guān)外，還有一個(gè)很重要的因素——合同的簽訂日期。印花稅需要在合同簽訂的下一個(gè)申報(bào)期內(nèi)申報(bào)繳納，逾期會(huì)造成額外支付滯納金和罰款，還將影響單位的納稅信用等級(jí)。所以，及時(shí)將相關(guān)合同交予財(cái)務(wù)人員申報(bào)繳納印花稅，在合同管理中很重要。

六、結(jié)語(yǔ)

為了科研院所能夠既發(fā)揮本身的職能，又保障自身以及國(guó)家的合法權(quán)益，對(duì)合同科學(xué)規(guī)范的管理很重要。合同管理是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，制定完善的合同管理體系是保障內(nèi)部控制的有效措施。