公司檔案管理存在的問題及解決對策

摘要：檔案可追溯到五千年的世代相傳的文明，具有獨特的價值和作用。保存人類記憶的檔案。檔案讓我們找到歷史模式，知道歷史的榮耀，繼承傳統文化的精髓。在某種程度上，檔案本身就是無形資產，是無形資產的重要轉移手段，為保持和增加無形資產的價值提供了重要的法律指南。所以檔案整理在檔案管理和日常工作中至關重要，科學合理的歸檔和整理便于保存和研究使用。本文結合公司的實際情況，提出了提高檔案管理人員素質，加強干部檔案工作隊伍建設，管理者健全檔案整理制度等一系列建議，用于提高該公司檔案整理工作的水平。

關鍵詞：企業檔案;檔案整理;問題與對策

1 前言

在當今的信息社會大背景下，信息繁雜且重要。檔案整理在企業和行政部門的檔案工作尤其如此，這是一項非常重要的任務，包括分類、排序、編制索引、建立完整的檔案庫等等。根據調查顯示，管理人員像稀缺資源一樣，進入一個人才急缺的新時代，公司必須提高我們使用新知識的能力，并在實際情況下開展項目，以解決問題。隨著時代的進步和發展，檔案工作需要的人力也越來越多，但是相對于大多數年輕人不愿意與檔案打交道，認為這份工作枯燥乏味，又辛苦又清貧，沒有新鮮的血液注入也是檔案整理工作停滯不前的原因。提高員工福利待遇是必然的。

2 檔案整理概念

檔案整理是指通過基本分類、匯編、分級和編號、材料分類、和組織，對涉及支離破碎、需要進一步組織的檔案進行組織。此外，公司檔案的組織是管理該檔案的基本條件和基礎。通過對在結構化系統中收集的文件或檔案進行分類，加強檔案的組織和標準化。重要的是，要有條理地整理檔案。公司檔案的特點是數量龐大，種類繁雜，并且檔案資料非常重要。因此公司檔案整理的工作開展需要高效率，工作人員應具備整理的各種技巧，另外還需要注意相關的法律法規。

3 公司檔案整理存在的問題

3.1專業化水平低

眾所周知，專業化是做好任何一個工作的基礎，檔案整理專業化對企業綜合實力的整體發展具有不可替代的重要性。任何提升檔案整理專業化的機會都至關重要，檔案整理的專業化也決定著工作的質量與效率。

目前，公司檔案整理專業化低。目前檔案部門的在崗人員普遍存在年齡大，崗內調崗等現象，沒有經過專業系統的培訓。責任重視度不高，這嚴重損害了檔案的處理，嚴重影響了公司檔案整理的專業性質。為了最大限度地保存記錄，必須確保該公司有一個專門的檔案整理小組。并且公司內部沒有形成有效的檔案整理相關的制度條例。很多制度都是形于表面，沒有嚴格地落實到實處。本公司有足夠的檔案整理人員但是缺乏專業性，且流動性大。很多工作人員因為工作福利待遇低，工作性枯燥轉部門，導致人才的流失嚴重。

3.2收集檔案材料不全面

收集檔案是指接收和收集破碎的材料，并按照檔案的形成方式進行。收集檔案是收集過程的基礎，使公司能夠合理地在其活動中保存相關記錄，并為今后的工作提供相關的專門知識，所以檔案是否完全收集，這一點尤為重要。檔案無論大小，都是單位重要歷史的見證和核心內容的儲存點，因此必須確保其完整性。一些檔案工作人員對檔案的組織工作不夠深入，導致檔案資料不夠完整，一些單位每年都進行大量活動，接待大量新員工，并參與許多工作人員的增減，卻沒有把這些反映在文書中。再有公司出現過為了給實習生開出實習證明，需要調在校實習生的學歷檔案來進行審核，可是部分負責的工作人員認為實習生的檔案不重要，所以入職的時候并沒有收集，就導致后期會出現很多問題，比如有需要卻找不到的情況，這都是檔案收集不全的原因。隨著時代的發展，現在檔案不僅僅是紙質檔案，更有以磁、電、光等為主要載體的檔案應約而生，很多檔案的整理人員思維落后、墨守成規，或者自身素質有限，從而忽視電子檔案收集。

3.3保密工作不完善和交接手續不嚴密

目前一些國企央企包括一些大型的企業中，部分檔案可能會與企業的核心秘密掛鉤，或者一些需要保密的隱私檔案有關。它關系到企業的信息安全和公司員工的個人隱私。重要的檔案甚至涉及到國家的政治活動、商業經濟的成敗以及公司體制的建設進程。因此，檔案的保密工作，可謂是一扇堅固重要的防盜門，其意義極其重大。在公司中，顯然檔案保密工作制度還有待完善。例如：當涉密的檔案被調用時，公司中沒有經過嚴格的審批流程，在未經指定領導人的準許下，便可以調閱涉密檔案。在檔案歸還時，也沒有進行及時清對和檢查。

鑒于檔案工作人員在安排工作方面的工作與職能，檔案工作人員在交接檔案資料時，應時刻保持警惕并給予承諾。所有人都負有重大責任。而在公司中，我發現，在一些情況中，一些單位的檔案工作人員離職或調任時，并沒有按照公司規定的程序去辦理交接，并且負責人沒有進行檢查，也沒有簽署協議，就導致移交的過程中會出現輕微紕漏。事實上，這可能會出現檔案數量不明確和責任問題。檔案具有延續性，所以每一步都不能出現任何紕漏。

4公司檔案管理存在問題的解決對策

4.1提高專業度

隨著時代的進步，檔案整理工作已經不再是簡單的信息整理，他包含了多個工作任務，入檔案中信息的分類、數據的整合、收藏和歸檔等。并且結合了信息化整理，其中對技術的要求更上一層樓。面對當今與時俱進的是社會現狀，檔案整理也不斷改進和更新，同時對檔案管理人員提出了新的要求。工作人員不僅要具備一定的專業能力，還要有較高的電子系統軟件應用能力。管理者應重視檔案整理工作人才建設和人才培養。組織員工定期進行培訓，采取對外交流的形式，提供在崗學習機會，組織有關研討會，通過和其他單位交流，加強本單位檔案整理的工作經驗，提高工作人員的專業素質。通過人才招聘，引進有專業知識的科班人才，提高檔案整理團隊整體水平。公司應提高員工福利，保證員工福利待遇優渥，保留住本公司的人才，防止人才流失。建立一支完整專業的檔案整理團 隊。

4.2規范檔案整理

檔案整理的質量至關重要，因此在實際的檔案整理工作中要規范檔案整理的質量。第一點，就是要求檔案整理人員按照所需規定進行整理，例如檔案卷標題、檔案號、卷內目錄等，一定要符合檔案整理規范。第二點，責任到人，制定相關的制度法規，一旦他們出現問題時按照相應的制度對檔案整理人員進行一定的懲罰，通過這種方式，有利于提高員工對工作的重視態度，加強檔案整理的質量。

4.3加強涉密檔案的日常管理和注重檔案的交接

涉密檔案對公司的重要意義不言而喻，這些倉庫應存放保險柜、保險鎖、防護裝置等。確保負責機密檔案的人負有更大的責任和極強的保密心，確保其工作的每一部分最終都得到保證，并明確遵守既定程序。加強對機密檔案的日常管理，包括完全按照既定程序訪問、清除和銷毀各種檔案，并核查登記和簽字，但未經授權任何人都無權訪問這些檔案。在任何情況下，檔案管理員都必須將公司保密作為他們自己的守則。在進行檔案交接工作時，一定要保證及時，及時把檔案信息進行傳承，不能忘記一點細節，制定一套完善的交接流程，包括交接時間，交接人，交接內容等。都要及時記錄在冊，進行備案。

5 結論

隨著當今信息社會的迅速發展，公司創建的檔案通常分散零散，有的檔案在某些情況下毫無價值，以便將有價值的檔案編號為無價值的檔案類別和清理。這些檔案記錄著企業的所有有效信息，因此檔案整理的工作具備一定重要意義。如何高效系統的完成檔案整理工作，需要我們重點研究。檔案整理工作已經成為各個行業中不可或缺的一個崗位。一個公司想要建立自己的信息系統，有自成一體的健全檔案庫體系，檔案整理這一步必不可少。綜上所 述，檔案管理在各行各業的發展有不可或缺的重要地位，公司在人員素質水平和對檔案的重視程度都還有待提高。我相信經過改善，公司的整體水平必將有所提高。

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作者簡介：劉琴（1988年09月—），女，漢族，福建順昌人，大學本科學歷，南平高速開發有限公司，研究方向：公司檔案管理。