中韓石化公文系統升級改造

杜銳君

摘要：由于業務需要，中韓（武漢）石油化工有限公司公文管理系統面臨變革，總經理辦公室、企業管理部、黨群工作部等業務部門的關鍵用戶期望利用更加智能、科學化的公文管理系統，獲得更加便捷的體驗、提升工作水平和效率。該文將對信息中心承接的中韓石化公文系統升級改造實施過程進行研究，得出該項目挖潛增效的經驗，并探討進一步優化的相關思考。

關鍵詞：公文管理應用系統升級改造挖潛增效

中圖分類號：TP311.52文獻標識碼：A ? 文章編號：1672-3791（2021）09（c）-0000-00

Upgrading of SINOPEC-SK（Wuhan）Petrochemical Company Limited Document System

DU Ruijun

（China Korea （Wuhan） Petrochemical Co.， Ltd. Information Center， Wuhan， Hubei Province，430000 China）

Abstract： Due to business needs， the document management system of China South Korea （Wuhan） Petrochemical Co.， Ltd. is facing changes. Key users of the general manager's office， enterprise management department， party masses work department and other business departments expect to use a more intelligent and scientific document management system to obtain a more convenient experience and improve work level and efficiency. This paper will study the implementation process of the upgrading and transformation of Sinopec document system undertaken by the information center， draw the experience of tapping the potential and increasing efficiency of the project， and discuss the relevant thinking of further optimization.

Key Words： Document management upgrading;Application system;Tapping potential and increasing efficiency

1.中韓石化公文系統升級改造的實施背景

1.1公文管理的發展趨勢以及其他先進企業的做法

機關處室不僅扮演者管理者和協調者的角色，為各部門服務的職能也日趨重要。使用有如下特點——數據處理能力強、安全可靠性高、解決方案與產品維護性全面、自定義與擴展性強、辦公開放兼容性高的企業辦公自動化系統，有助于機關處室辦事效率、服務水平等提高。

目前，國內外先進企業采用的公文自動化系統多為B/S結構，在網絡上實現公文流轉、審批、辦結與歸檔等動作，用戶與服務器的全部交互通過Web實現。整個公文自動化系統，通常在業務邏輯上包括系統、人事、文檔、考核幾個主要管理模塊。這類系統體現了企業機關處室的大部分日常職能，為文件流轉提供高速通道，有效提高工作效率，體現機關處室信息化辦公理念，并可對相關流程進行實時監控、公文查詢。

1.2中韓石化公文管理的特點

原武漢石化（煉廠）和原中韓石化（乙烯廠）分別使用兩套公文系統進行公文的在線流轉和歸檔管理等工作，互不相通。武漢石化采用總部統一推廣、使用的中石化公文系統是從2012年開始的。對這一版本的中石化公文系統以下簡稱老公文系統。鑒于2019年公司一體化合資后信息系統需要整合， 公文接收報送均由武漢石化直接對接辦公廳，考慮到中韓石化的公文系統版本較高、功能較全，根據公司統一安排，決定在新合資公司改用中韓石化公文系統，以下簡稱新公文系統。

1.3新老公文系統對接的情況

兩套公文系統整合涉及組織機構和人員信息調整、流程更改等大量工作。為確保公司合資后公文系統平穩過渡，成立公文項目組，承擔中韓公文系統（新公文）的具體部署、測試和功能改造等工作。公司安排中韓石化公文系統上線后，新合資公司統一采用新公文系統，老公文系統繼續保留3年，已供查閱原有文件。

1.4針對新系統的個性化開發

由于中韓石化公文系統是在總部統一推廣、使用的中石化公文系統架構上升級改造，個性化功能模塊多是信息中心根據公司工作實際單獨提出開發的。例如：為適應合資公司的管理要求，凡涉及到集團公司內部保密文件，在新公文系統中要增加閱知權限僅限于中方管理人員的分組功能。再如，在左側導航欄分列中韓石化行政發文、武漢石化黨委發文等模塊，這是與其他分公司的展示有所不同的。由于模塊更多，用戶界面上看似只有一點小變化，UI設計、數據庫維護，前后端的改造實則要經歷大改動。針對新系統的個性化開發離不開項目組所有人的配合、協調，工作量大、任務繁多，在合資的進展過程中，中韓石化公文系統也邊用邊調，最終得到了業務部門用戶的滿意，在中韓石化公文管理工作中發揮了作用。

2中韓石化公文系統升級改造的創新特色

中韓石化公文系統的總體設計是搭建企業內部統一的綜合技術框架、對已經存在的信息資源作初步整合、設計和開發相關基礎辦公管理功能提高辦公水平。

通過構建企業內員工公文辦公平臺，滿足用戶在企業內實現公文起草、審核和傳閱知會的要求;滿足公文無紙化、自動化管理業務功能模塊的要求;同時保證平臺穩定可靠，保證企業管理活動的延續性和正確性[1]。

3中韓石化公文系統升級改造的具體做法

新公文系統將繼續保留老公文系統原有的主要功能，在此基礎上重新設計系統架構全面提升現有系統功能，通過小范圍調整和優化實現為各級管理部門、直屬單位及領導提供高效、便捷的無紙化公文環境。但由于界面維持原有樣式，用戶并不會因為更改系統感受到不適應。經研究討論，新公文系統項目組實施方案如下。

3.1建立與總部統一的辦公業務管理體系、標準

結合中石化總部要求及企業自身特點，完成中韓石化公文管理系統建設技術規范、電子公文交換標準、相關系統集成標準，制定統一的標準來規范公文業務流程與管理，提高公文處理水平，形成公文全周期管理的一體化行政辦公管理體系[2]。

3.2建立企業統一的系統架構平臺

基于中石化統推公文管理系統為總部與企業建立綜合辦公基礎平臺，開發新公文系統滿足集成要求，并向綜合化、智能化方向發展。

3.3開發系統流程定制、系統管理、權限管理等功能

針對合資企業對不同信息的分類處理，設計新公文管理系統包含系統管理、人員管理、權限管理等功能，實現中韓石化組織機構維護、日常人員維護、崗位權限定義。在系統安全設計和操作方面進行加強，符合國家部委及集團公司相關保密要求，規避數據安全和穩定運行方面的隱患[3]。

新公文系統對比老公文系統，新增加的設計內容包括：公文系統產品部署;根據中韓石化業務需求部署中韓石化行政、黨群發文、收文、紀要等業務模塊;系統logo的變更;統計功能、統計結果導出功能;領導統一公文處理界面功能;各業務模塊流程獨立管理;郵件、短信提醒功能;左側導航分類展示公文業務;首頁分類待辦待閱紀要督辦提醒;新增紀要督辦模塊;中韓信息門戶待辦提醒;登錄系統前客戶端要求;“馬上就辦”工作項;提供兩種蓋章方式等。

4中韓石化公文系統升級改造的效益提升

通過對中韓石化公文管理系統等一系列自動化辦公系統升級改造的自主創新實踐，實現了節約環保的無紙化辦公、多終端操作、智能化、規范化處理，為企業帶來了可觀的經濟效益、生態效益、社會效益。

由于中韓石化公文管理系統與中國石化VPN和移動應用平臺集成，實現了臺式機、筆記本、手機等終端隨時隨地均可暢聯網絡、快捷操作的效果。系統投用一年來，特別是在2020年疫情期間，大大減少了人與人之間的接觸，提高了大家的工作效率、也為安全辦公、有效阻斷疫情的蔓延傳播，提供了良好的辦公條件[4]。

4.1加強信息化建設，服務管理創新，增加經濟效益。

信息和數據就是當代企業生存和發展所需要的最有價值的財富。自動化辦公系統讓原來日復一日的公文辦結手續變得不再繁雜、瑣碎，統一的格式和流程，讓出錯率大大下降，節省領導和文書時間。在改造升級后的公文管理模式下，企業創新創效，節省各項成本費用、增加利潤收益。例如：與老公文系統相比，同一份公文的辦結時間在新公文系統中節省1/3以上。“馬上就辦”和“督辦”功能，限定了公文在每個環節的處理時間不超過3天。

中韓石化公文管理系統上線投用至今，累計已產生12370余項文件記錄。僅疫情期間居家辦公，職工在線處理的各類公文就累計多達507份。

4.2推進無紙化辦公，響應環保要求，創建綠色工廠。

中韓石化公文管理系統的升級改造工作，有效鞏固“綠色工廠”建設成果——僅以14個職能部門、6個業務中心和12個生產運行部，每天在線處理的公文數量達800余件、流程3000余個的數據來分析，節省的紙張、油墨、水電費就很可觀[5]。

4.3提升公文管理水平，樹立“嚴細實”的工作作風。

4.3.1實現安穩生產與產品保供，履行了社會責任

企業應用系統安全、穩定、長周期、經濟運行，就間接有效避免了生產損失、人員安全和環境事故。高標準、嚴要求對公文進行上傳下達，就確保產品保質保量生產銷售、穩定供應華中地區市場，繼而輻射全國，就直接履行了企業的社會責任。

2020年疫情期間，中韓石化作為保供生產單位提供天然氣、“熔噴布”原材料等重要產品。中韓石化公文管理系統也為適應企業特殊時期的特殊需求進行了改造，例如設置“通信組”方便文件快速流轉;再如，因疫情封城、封國，部分在外的工作人員因疫情影響無法及時辦公，通過在系統內人為區分權限、更改流程，讓原本不能通過審批的文件能“特事特辦”，加快重要公文流轉。

4.3.2自主管理創新，破解了合資企業公文管理難題

企業完成的公文系統升級改造是對管理的自主創新實踐，提出了全新的技術架構，增加了通信組、督辦等功能模塊，重新定制適合新的合資企業的公文流程，業務明確區分中方、韓方人員權限。經過2年的不懈努力，成為了石化行業內尤其是合資公司公文管理信息化的成功范例，也為其他公司提供了借鑒[6]。

5對中韓石化未來公文管理提升的展望

由于現有的公文系統在提升后，還存在系統整體穩定性降低、用戶對新功能操作不熟練的情況，有時也會因基礎設施的落后造成負荷過重、系統短時癱瘓的現象。根據上述問題，希望從技術和流程方面進行展望。

（1）功能性上，預計未來的公文系統功能將根據智能工廠發展、人工參與度減少而更加精簡，因此公文系統也會整合其他關聯系統、減少同類、同質化的模塊。通過信息數據共享，真正解放用戶。我們建議聯合總經理辦等業務部門定期進行使用公文系統的用戶回訪，通過他們的真實反饋研究如何優化系統。

（2）性能上，在功能不能減少后，就要考慮基礎設施的兜底能力，例如網絡速度提升、服務器擴容來保障公文系統運行，以免出現大規模訪問“宕機”“掉線”的情況，耽誤工作進程。此外，新的編程語言、云技術的應用也將為未來公文系統用戶日志更新帶來新的變革，系統將更加及時、有效發掘用戶需求，提供更加智能化的公文管理服務。

（3）管理思想上，重視公文管理，由上而下形成科學的、不斷發展的理念，才是公文管理工作向前推進的法寶[7]。

參考文獻

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[7] 李豐國.L自動化裝備公司大客戶關系管理體系研究[D].云南：云南師范大學，2019.