探討如何加強重點建設工程檔案管理

彭伍生 安福縣住房和城鄉建設局

在重點建設工程項目完工之后，除了會留下建筑工程實體外，還會留下建設工程檔案。重點建設工程的檔案管理作為工程建設管理過程中必不可少的一部分，其涉及較多的工程項目，且本身具備參與單位多、建設周期長、施工較煩瑣等特點，因此，加強重點建設工程檔案的管理，能夠對工程檔案的質量與效果產生直接影響，從而為工程檔案的完整性和真實性提供保障。作為建筑工程建設中的重要部分，重點建設工程檔案能夠對工程項目的建設情況進行真實記錄，對于項目驗收與后續應用起到關鍵的作用，因此，相關的項目管理工作非常重要。

一、重點建設工程檔案管理特點

（一）煩瑣性

重點建設工程檔案通常會受到工程項目自身特點的影響，因此，需要根據基本建設活動形成相應的工程檔案，將該工程的所有狀況一同展現。對于重點建設工程，其并非由單一的企業單位進行建設施工，需要不同部門之間的配合，而這會在工程項目進行過程中產生大量數據，且有著較廣的范圍與較為零散的分布。由于重點建設工程的檔案多為照片和膠片（如圖1）等方式進行記錄，并非紙質檔案，因此，對于其收集和管理有著更為嚴格的要求。

圖1 部分非紙質的工程檔案采用膠片進行記錄

（二）多樣性

在重點建設工程項目的生命周期中，從立項到竣工的整個過程，包含了決策、設計、施工和驗收等諸多內容，涉及許多部門，以及其他的一些單位。例如，某個在境內開展的中外合作工程項目就含有一些外資和政府部門，會生成大量的文件信息，增加了信息采集與管理的難度。重點建設工程項目需要學習其他國家的成功經驗，或者引入更為現代化的設施與材料，抑或者邀請外國專家參與項目的技術指導，期間將會產生大量的重要信息，其管理難度的專業性可想而知。

（三）持續性

重點建設工程項目檔案的數據有著階段性的特點，其可大致分為前期準備、工程設計、工程建設、工程驗收和工程應用五個階段。根據不同階段的特點與需求，對于重點建設工程檔案進行集中整理。針對重點建設工程項目，由于其有著較大的預算規模，且工期較長，并非短時間之內能夠完工，其相關文件的內容也會隨著工程進度的推進而發生變化，一直延續到工程竣工等后期環節。因此，重點建設工程的檔案管理具有延續性[1]。

二、加強建設工程檔案管理意義

（一）提升工程建設質量

重點建設工程的項目檔案對整個工程項目的各個環節進行了記錄，是建設工程施工的證明。為了提升重點建設工程的質量，可在建筑行業進行招投標、施工和質量檢測等過程的分析工作，將施工過程中的各個環節的優勢和缺點進行總結，從而完善建設工程的過程，為工程質量的監督提供了重要數據，并提高工程項目的質量。

（二）提高工程監管效率

重點建設工程檔案對于工程的施工狀況、工程進度與質量有著真實的記錄，從而為質量監管提供有力依據，并可與建設工程標準相結合，根據工程的實際施工狀況，并結合檔案所記錄的內容，對施工質量進行監督，通過節約質量監管的時間成本，提高工程的監管效率，同時還能夠對檔案記錄內容的真實性進行檢驗，杜絕偽造檔案情況的發生[2]。

（三）具有重要實際意義

重點建設工程項目的檔案管理工作具有重要的實際意義，其重要性體現在項目完工后進入驗收階段。在這一階段，各個參與建設的單位對于工程施工的質量有著很高的重視程度，但缺乏對施工檔案的管理。作為工程項目建設的重要組成，項目檔案能夠對工程項目中的各個環節進行如實記錄，為項目最后的驗收以及之后的維護、改建和擴建等工作提供可靠依據。隨著國家出臺相關的法律法規，工程檔案的管理工作將會越來越正規，相關單位也將會加大對檔案管理的重視程度。

三、加強建設工程檔案管理措施

（一）建立管理體系

為了能夠加強對建設工程檔案的管理，首先，在項目的計劃任務書下達階段，要提高對項目檔案的建立的重視程度，同時，對相關要求進行明確；其次，需要在施工過程中對施工進度進行監督檢查，并重視對施工檔案資料的記錄整理工作；最后，在工程進行最終驗收的階段時，要保障備案驗收工作與工程建設同時進行。

完成工程項目的立項后，正式開工前需要與實際情況相結合，在建設工程指揮部的同時，還要同時建立檔案管理部門。指揮部門能夠協調不同部門之間的工作，使得工程效率得到可靠保障。而對于檔案管理部門的建立和專職管理人員的安排，能夠對各種工程文件進行收集管理。此外，對于參建單位要進行相關的指導工作，使得相關的施工過程能夠形成相應的檔案資料，并加強對其的收集與管理。各個參建單位也應安排相關人員對檔案進行管理，并明確相關責任。工程完工并完成驗收后，根據合同規定，施工單位應將相關檔案進行移交。

（二）提升管理秩序

對于重點工程項目的建設，需要大量的資源，例如施工文件、材料和圖紙等。因此，對于相關資料的收集和發放管理的相應工作，就顯得尤為重要。首先，要從制度方面明確檔案管理的相關責任，確保人員配置的固定性，以及檔案管理的統一性。項目初期，檔案管理人員需要按照項目的特點與檔案的要求，對相關的規則進行明確，并將其及時下發至各個單位，明確項目檔案的歸檔要求，使得檔案人員能夠有相關依據進行檔案的檢查。

檔案人員在工作過程中需要對已有資料進行存檔和備份，并將相關材料向對應部門與單位分發，并做好相關的登記工作。由于工程建設時難免會產生大量的文件資料，因此需要采取高效的方式進行相關的登記與歸檔工作，并將不合要求的文件在與相關部門進行交涉后進行修正。對于文件材料，應進行及時收集、整理，并進行歸檔，確保檔案的完整性與準確性。

（三）提高業務指導

重點工程的建設工作中，需要檔案管理部門的相關技術人員加強各個參與建設的相關單位對于檔案管理方面的指導工作。檔案管理人員需要依照項目的實際進度，檢查相關的文件材料，并強化相關的監督指導工作。項目檔案的整理，需要根據工程項目的進度，依照工程檔案在不同階段的工作重難點，對文件材料的收集整理進行適當指導，并加強檢查工作，并及時指正檢查過程中出現的問題，確保項目實施過程中檔案工作能夠順利進行。需要注意的是，收集資料的過程中要重視各個環節中需要進行簽字確認的手續，同時還要將檔案管理與工程建設同時進行，確保相關資料能夠得以真實、完整且準確的記錄。

（四）音像檔案記錄

重點建設工程檔案中，音像檔案是最為重要的組成部分之一。音像檔案通過將視頻與音頻相結合，使得工程建設的過程得以更為真實、準確的得到記錄，確保工程檔案的完整性與系統性。因此，施工時相關單位應加強音像檔案的手機真實工作，與工程進度保持同步，采取跟拍方式詳細記錄在施工過程中所應用到的各種新技術和新材料等內容，特別是對于地下工程等隱蔽工程要更加注重對音像檔案的使用。完成拍攝工作后，將原始資料進行剪輯與整理，并進行存檔，形成完整且準確的音像檔案。

（五）檔案驗收管理

項目在進入竣工驗收階段之前，為確保工程檔案的真實性與完整性，應通過相關的管理部門或機構對其進行預驗收。在此期間，需要檢查竣工資料的相關收集與整理工作是否按照相關要求進行，資料是否完整與準確，以及各種手續是否完備等。在預驗收合格后，相關單位能夠得到認證，并有效組織竣工驗收工作[3]。

四、結論

重點建設工程的檔案管理在工程建設中具有非常重要的作用，其存在煩瑣性、多樣性和持續性的特點。重點建設工程檔案的管理能夠提升工程建設的質量，并能夠提高工程建設的效率，有著非常重要的意義。為了加強建設工程檔案的管理，需要建立一套完善的管理體系，讓相關資料的整理與管理工作能夠有序進行，同時還要加強業務指導，做好音像檔案的記錄存檔工作，同時將竣工階段的檔案管理與竣工驗收進行同步，確保檔案資料的完整、系統和準確，使得檔案管理工作能夠有序開展，并為后續工作提供可靠依據。