企事業(yè)單位檔案管理的策略分析

何倫剛

摘要：檔案是企事業(yè)單位各項活動直接形成并保存下來的歷史記錄，具有文字、圖畫、聲像等多種形式和載體的查閱，參照使用價值。然而，進入信息時代后，傳統(tǒng)的檔案管理工作出現(xiàn)的問題日益突出，直接影響和阻礙了檔案管理水平的提高，所以如何促進檔案管理的“轉(zhuǎn)型”、“升級”已經(jīng)成為當務(wù)之急。為此，企事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作，正視問題、冷靜思考，從檔案的基本特征出發(fā)，改進和優(yōu)化管理觀念，對管理方法加以改進和優(yōu)化，從而全面提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位;檔案管理;策略分析

中圖分類號：A ?文獻標識碼：A ?文章編號：（2021）-46-001

檔案是企事業(yè)單位歷史發(fā)展的真實記錄，檔案管理是企事業(yè)單位日常管理的重要組成部分，是促進企事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)和動力。近幾年來，企事業(yè)單位檔案管理工作有了很大的發(fā)展，但也存在著種種問題，因此，轉(zhuǎn)變和優(yōu)化已成為目前需要研究的課題。為此，本文以從建立高素質(zhì)檔案管理隊伍、促進檔案管理安全化入手，對構(gòu)建與完善企事業(yè)單位的檔案管理體系對策進行系統(tǒng)分析。

一、注重人才培養(yǎng)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍

人員是保證檔案管理工作正常運行的關(guān)鍵，但實際情況是檔案管理人員素質(zhì)待加強，管理工作待完善。目前，一部分人員從其他崗位中提拔上來，容易在工作中忽視檔案管理工作。另一部分人員未接觸過檔案管理工作，沒有經(jīng)驗，不熟悉管理工作內(nèi)容，而嚴重影響了檔案管理工作正常運行。所以，管理者應(yīng)當加強人員素質(zhì)培育，讓其熟悉系統(tǒng)的管理知識及現(xiàn)代化管理觀念、管理技術(shù)。同時，還應(yīng)當頒布《工作守則》，通過嚴格管理工作規(guī)范與工作內(nèi)容，保證檔案管理人員的工作效率。

1.加強培訓(xùn)機制

學(xué)習(xí)是一個人不斷成長、發(fā)展的重要動力，要想提高檔案管理人員的素質(zhì)，就要給他們更多的學(xué)習(xí)機會。為此目的，企事業(yè)單位應(yīng)加強檔案人員培訓(xùn)機制，提供出外學(xué)習(xí)與訓(xùn)練的機會，邀請專家學(xué)者赴企事業(yè)單位培訓(xùn)，并由企事業(yè)單位檔案工作人員培訓(xùn)，提升檔案工作者的綜合素質(zhì)，吸納新知識、新技術(shù)，更好地完成檔案管理，為檔案管理提供智力支持。比如，企事業(yè)單位重視并結(jié)合檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，建立每月一次的培訓(xùn)機制，有效保障檔案管理者的職業(yè)能力。通過培訓(xùn)，檔案管理員逐步掌握了搜集、整理、鑒定、存檔等資料。

2.引進專業(yè)人才

專業(yè)化的檔案人才是提高檔案管理效率與水平的必要因素。企事業(yè)單位要盡量引進專業(yè)人才，作為專職檔案工作者，彌補目前檔案管理人員的不足，以適應(yīng)工作的需要，有效地推進檔案管理工作。比如，為了盡快改善檔案工作的現(xiàn)狀，企事業(yè)單位學(xué)可以聘請專業(yè)的檔案管理員來管理檔案，從人才的選拔、任用等方面進行嚴格篩選、層層選拔，制定嚴格標準，并對其工作經(jīng)驗、規(guī)劃、構(gòu)想、實操等重重把關(guān)，同時還應(yīng)當給予更多實習(xí)時間，確保在熟悉環(huán)境后考察管理人員和教師的真實能力水平。當檔案管理專業(yè)人員被挑選出來后，企事業(yè)單位會協(xié)調(diào)配合專業(yè)的檔案管理人員工作，制定出行之有效的管理方案。在后續(xù)管理過程中，應(yīng)適度放權(quán)，在做好管理基礎(chǔ)上保證個性化發(fā)展。由此，管理者在實際工作中也應(yīng)當嚴格而果斷，針對實際情況及時給出判斷，在保證大方向正確下提出建設(shè)性意見。

二、夯實物理與技術(shù)防護，促進檔案管理安全化

1.夯實物防

物防是檔案信息安全管理的基礎(chǔ)和前提，不僅保證了檔案信息的安全，而且使其健康發(fā)展。企事業(yè)單位檔案管理部門和管理人員應(yīng)該加強檔案信息物理防護措施的完善，建立起高質(zhì)量的信息安全管理體系、健全硬件系統(tǒng)防火墻。具體地說，企事業(yè)單位檔案管理部門要加大投入，注重檔案設(shè)備的改進與更新，建立一批配置高、運行快、儲存性強的配置，包括電腦、掃描儀等設(shè)備，并保證工作設(shè)備功能完善、運行穩(wěn)定，能及時修補安全漏洞。另外，企事業(yè)單位檔案管理部門還應(yīng)完善檔案信息資料保管設(shè)施和相關(guān)設(shè)備，確保信息載體符合檔案保管的各項技術(shù)標準要求，防止檔案信息丟失、損壞。

2.加強技防

信息時代背景下，檔案工作者最擔心的是計算機病毒的入侵，因為一次病毒的入侵可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失或泄漏，造成無法估計的損失。所以應(yīng)該以檔案信息安全管理為重要支撐，通過構(gòu)建安全智能檔案系統(tǒng)，靈活應(yīng)對信息時代檔案管理中出現(xiàn)的各種信息存儲、非法獲取等安全問題。為此，企事業(yè)單位檔案管理部門需要建立與技術(shù)人員、檔案管理人員相結(jié)合的檔案信息生成控制系統(tǒng)，利用各種技術(shù)保證其信息內(nèi)容的創(chuàng)新性。其次，要建立檔案信息安全檢查體系和立體防毒系統(tǒng)，確保檔案信息安全。此外，還需要建立檔案信息自動備份系統(tǒng);確定檔案信息的安全等級和使用權(quán)限。舉例來說，當遇到非法入侵時，這個檔案安全管理功能系統(tǒng)會自動鎖定程序，檢索外部的入侵地址，一旦出現(xiàn)安全威脅，系統(tǒng)就會自動啟動。這樣，就可以有效地規(guī)避各種安全問題，提高檔案管理的安全性。

歸根結(jié)底，檔案管理，是讓企事業(yè)單位獲得發(fā)展的動力。因此，企事業(yè)單位檔案管理部門必須與時代同步發(fā)展，直面問題，冷靜思考，推進企事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提升，為企事業(yè)單位的健康發(fā)展、高速發(fā)展提供有力支持。

參考文獻

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