事業單位檔案管理的有效性創新途徑

【摘要】隨著我國當前階段科技的發展，社會中各項改革工作深入實施，對事業單位工作的要求也越來越高，立足于事業單位工作角度而言，檔案管理成為發展改革中的重中之重。主要是由于事業單位檔案管理工作沒有被充足的重視，事業單位檔案管理工作處于一種原始狀態，遠遠跟不上時代的步伐。因此，為了確保事業單位檔案管理工作的改革，需要對事業單位檔案管理工作的特征進行深入分析，并充分認識到事業單位檔案管理的意義，結合現階段的檔案管理現狀，制定更加有效的策略，本文就事業單位檔案管理的有效性創新途徑展開了分析。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新途徑

【中圖分類號】G270 【文獻標識碼】A 【文章編號】1007-4198（2021）19-192-03

【本文著錄格式】池曉莉.事業單位檔案管理的有效性創新途徑[J].中國民族博覽，2021，10（19）：192-194.

檔案在我國事業單位管理制度中占據著重要的作用，同時也是管理部門在日常生活中形成的一種記錄形式，都是基本的文件信息與資料。而在現階段我國事業單位管理各項工作的創新與發展，檔案管理也逐步得到了調整，從而更好的實現了事業單位各部門工作的推進，不斷改善當前事業單位工作現狀。所以，事業單位檔案管理工作中需要不斷探索有效的途徑，根據工作特點，在日常的工作中不斷總結經驗，采取有效方式，提高檔案管理的效果。

一、事業單位檔案管理的特征

與企業單位相比較而言，事業單位的檔案管理模式更加具有真實性，并且比較嚴謹，由此可以看出，事業單位檔案管理具有一定的動態性特點，因為事業單位檔案涉及到了機密資料，所以在修改與更新檔案資料的時候，需要結合國家相關的檔案管理制度完成。

事業單位檔案管理工作有著較強的機密性、專業性，在人才資源中有著舉足輕重的作用，也是事業單位實現各項管理科學化、有效化的條件。從一定程度上來說，完善檔案管理能夠有效推動事業單位人才資源的應用，根據現代化的管理需求，不斷拓展單位各項職能，為事業單位的長期發展提供保障，進而發揮出人才資源在事業單位中的作用，進一步有效推動事業單位檔案管理效果的提高。

二、事業單位檔案管理的意義

（一）改善人力資源結構

在各個事業單位管理工作當中，想要實現先進的人力資源結構，需要將各個部門人才資源進行有效結合。現如今，我國的經濟正處于發展、建設的重要時期，事業單位在管理模式上也在逐漸發生轉變，相關部門可以結合綜合信息記錄進行評價與分析，進而提高事業單位人力部門的工作效果，實現人力資源結構的改進，從而發揮出事業單位檔案管理的作用。

（二）便于查閱

在各個事業單位管理方面，部門則需要全面掌握，并且進行全面化的分析。這些信息的獲得僅僅依靠內部人員的關系難以充分進行了解，需要調取相關的檔案，才能夠充分進行了解，進而給出全面的評價。因此，事業單位相關的人員應重視檔案管理，并采取更加有效的方式對事業單位檔案進行管理，提供更加全面、系統的資料與信息，進而更加高效的促進事業單位檔案管理工作的順利進行。

（三）全面分析個人能力

在事業單位檔案管理工作中，相關的工作人員需要在日常管理各種資料，將每一位成員的學習情況、個人發展經歷等詳細的記錄在檔案中。所以在單位進行調查的時候可以根據檔案管理記錄的內容以及有關資料相整合，有針對性的全面分析人員的個人能力。如此，才能在日后的工作當中有針對性的對相關人員進行培訓，并根據不同人員的個人喜好以及專業技能水準，有針對性的提高其個人的綜合能力與水平，這樣一來，才能確保人才資源的優質，并且不斷推動事業單位檔案管理質量的提高。

三、事業單位檔案管理的現狀

（一）無法從根本上重視

事業單位有著較強的特殊性質，主要是國家的一個特殊部門，在傳統的觀念中，相關的部門領導以及工作人員更加重視工作的效率以及結果，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，甚至認為檔案管理工作只是一個簡單的部分。通常來說，相關的檔案資料只是簡單的存放在檔案袋里，而沒有更加完整的管理體系，甚至沒有人再去重新歸檔、整理。如此一來，這種現象容易造成檔案的丟失，或者檔案的整理不夠全面等現象，如果一旦因為某種原因而需要調查相關檔案資料時，那么工作人員就會容易出現無從下手、手忙腳亂的情況，這種檔案管理體系是不夠完善的。即使一些事業單位的檔案管理工作評定達標，通常也只是被動的，主要是為了應付考核而做的，并沒有從思想上認識到檔案管理的重要意義。由此可以看出，從根本上重視檔案管理，并認識到檔案管理的重要作用，才能夠確保進一步的檔案管理工作落實，并規范檔案管理的制度。

（二）缺乏專職管理人員

在大多數的事業單位，檔案管理工作的重要性不高，甚至一些人員認為檔案管理是幕后的工作，無法直接看到其效益，尤其是在一些基層的工作單位中，甚至沒有配備專業化的檔案管理員，僅僅只是設立一個檔案管理區域，或者簡單準備一個檔案柜。這樣一來，就形成了哪位人員需要資料可以自己尋找，從而導致了檔案缺乏正確化、科學化的管理。這種問題是比較普遍的，同時也是一個重點問題。其次，檔案管理工作看似簡單，實際上比較繁瑣，有的事業單位中即使有檔案管理工作者，通常也只是一些臨時的，或者不熟練的人員，對新手來說，他們大多沒有經過專業化的培訓，更是缺乏專業的知識，在工作交接方面容易產生各種問題。這種現象實際上對檔案管理、收集等是不利的，容易出現檔案管理雜亂，沒有規章秩序等，甚至容易出現資料、信息不全、丟失等現象。由此可以看出，在事業單位檔案管理工作中比較缺乏專職人員，管理工作難以實現科學化，這樣的檔案管理效果可想而知，為事業單位的整體發展造成了一定程度上的影響。

（三）缺乏應用管理設施

在現代化的社會背景下，越來越多新型的設備出現，為人們的生活帶來了轉變，同時也更加有效的推動了社會中各行各業的發展。結合現階段的情況來看，許多事業單位在檔案管理中，出現了資料、檔案發霉、損壞等情況，這種現象只能表明相關部門對檔案管理設施方面的投入不夠，并且難以緊隨時代的發展，導致檔案管理中的硬件設施不夠先進、完善，或者沒有電腦等設備。如此一來，檔案管理的方式不夠先進化、科學化，同時導致了大量的資料歸類不夠明確，以及擺放不夠整齊等，在尋找某一個檔案的過程中十分困難、耗時。此外，一些事業單位在檔案管理室建設，以及檔案、信息的擺放方面不夠規范，甚至摻雜著一些易燃易爆物品，這種現象造成了檔案管理室比較雜亂，容易出現安全隱患，進而使檔案受到了威脅。由此可以看出，現階段事業單位在檔案管理方面設施不夠完善，并體現在多方面，這種現象也影響了檔案管理的有效進行。

四、事業單位檔案管理的策略

（一）加強檔案管理意識

想要改變現階段事業單位檔案管理的現狀，應從人員思想意識層面抓起，結合實踐經驗可見，相關領導普遍存在“重業務，輕檔案”的思想，這也就造成了事業單位檔案管理效果的提升受阻。所以，身為新時期的工作者，需要認識到事業單位不只是重視基礎性工作，還需要從多當面出發，抓檔案管理工作的完善，引起相關人員的重視，轉變其觀念與思想，這樣才能夠有效推動檔案管理工作的順利進行，同時使得事業單位檔案管理工作能夠不斷改進。

例如，為了提高相關部門與人員的重視，提高其對檔案管理工作意義的認識，首先建立起了健全的檔案管理制度，立足于基礎規章制度，從基礎抓起，使管理制度更加完善，并且有著較強的可操作性，從自我的角度出發嚴格落實。其次，引起全部人員的重視與關注，將檔案管理工作納入到事業單位年度考核中，形成人人重視、人人參與的良好氛圍，將檔案管理工作歸納到日常管理的部分，有效推動檔案管理工作的開展，達成預期的檔案管理目標。最后，明確具體的檔案管理責任人員，將檔案管理工作細致分工，明確具體的目標，落實到人。這樣一來，才能夠從根本上引起事業單位人員的重視與關注，使其更加自主的配合、重視檔案管理工作，使人人都樹立起檔案管理的意識，才能夠更加有力的推動事業單位檔案管理工作的創新與完善，并逐步獲得更好的發展，整體的檔案管理工作也會更加順利、有效。

（二）明確管理人員職責

無論立足于怎樣的工作崗位上，都需要明確自己的職責，那么才能夠確保工作的順利進行，同時更加高效的完成工作任務，維護檔案的安全與完整也是事業單位檔案管理人員的基本職責，這也是檔案管理工作的職責所在。因此，為了使事業單位檔案管理工作能夠更加有效的完成，同時有效提高事業單位檔案管理工作的質量，身為基層工作人員需要明確自身的責任與義務，從自身的角度出發，實現更加規范化的檔案管理，有利于各項工作的推進，且不斷提高自身的專業素養。

例如，在管理檔案的過程中，做到將相關信息、資料管理、保管的完好無損，避免檔案丟失、雜亂、發霉等現象的出現，不讓檔案室因下雨天進水、失竊等外來因素，造成檔案管理的不安全以及不完整等。同時，時刻保持警惕，防止意外的發生，保證檔案的完整度，確保檔案管理工作的有序進行，這樣也能夠為其他人員的檔案使用提供保障。此外，檔案管理人員自身的專業水平是基礎，所以要積極參與綜合水平培訓，以此滿足社會的高速發展需求，提高自身的業務知識能力，并不斷強化自身的職業水平，從而進一步有效提高檔案管理的水平。與此同時，在日常的檔案管理工作中，要不斷總結經驗，提高檔案管理工作的實踐性與操作性，并結合工作中遇到的問題進行糾正與完善，這樣才更加有助于事業單位檔案管理水平的穩定性提升，推動檔案管理效率提升。

（三）制定有效監管措施

無論是在生活中還是工作中都離不開規章制度的管束，檔案管理工作涉及到了諸多機密文件，在管理的過程中有著較強的難度，在管理檔案信息的過程中應盡可能避免多種問題的發生，完善監管制度。因此，需要在工作的過程中不斷反思與總結，不僅需要對事業單位的檔案有序進行管理，同時還需要對各種機密文件、信息等做好管理，爭取從全方面出發落實工作，提高檔案管理的整體水平，制定更加有效的監管制度，確保檔案管理的可行性，進而為事業單位的發展提供保障與基礎。

例如，采用多種措施推進檔案管理水平的提升，首先，完善信息化的檔案管理平臺，實現檔案資料的信息化管理，同時也有便于查閱檔案資料。其次，為了加強檔案管理的監督力度，對檔案管理中出現的損毀、盜竊檔案等違法行為，需要嚴查，絕不姑息、隱瞞，發現問題及時上報，挽回損失。此外，根據不同的對象、目的、動機等，加強對檔案的重點保護，結合現代化的設備，在檔案室安裝了攝像監視器，及時觀看攝像監視器查看提取、查閱檔案的人員，做好日常工作的防范。如此一來，才能夠將檔案管理工作落實到眼勤、手勤，且比較便利化，盡可能將檔案管理工作做到萬無一失，同時全面對檔案管理工作進行有效監管，借助現代化的設施，實現事業單位檔案管理工作的優化。

（四）提高管理人員素養

在事業單位檔案管理工作中，管理人員占據著重要的作用，不僅需要具備專業化的知識技能與管理技能，同時還需要提高自身的素養，管理人員自身的素養決定了其工作態度，同時也影響了其工作效果，對檔案安全、保管等有著直接的責任。因此，事業單位檔案管理人員必須提高自身的素養，通過多元化的途徑不斷提高自身的專業水平，并且擺正工作心態，保持良好的職業道德素養，只有提高自身素養才能夠確保各項工作的有效落實。

例如，在日常的檔案管理工作中，始終保持全心全意為人民服務的精神，同時立足于自己的崗位，保持甘于平凡、默默工作的奉獻精神，提高自身的思想境界，強化自身道德素養。其次，重視自身素質的提升，學習大量專業的檔案管理知識，將檔案室作為自己的家，對每一份檔案的方位進行具體定位，從而確保管理工作得以高效發展。最后，在日常的工作當不斷提高自身的反思能力、觀察能力等，在與每一位人員溝通的過程中，準確辨別檔案利用者的想法及用心，深入掌握檔案管理工作的規律。如此一來，自身素養不斷提升，才能夠確保在接下來的檔案管理工作當中投入自我，用自己的專業完成工作任務，更好的推動事業單位檔案管理的完善。

總而言之，檔案是記錄信息、資料的重要體現，檔案管理在事業單位中的影響較大，同時也是社會發展中不可忽略的重要環節。結合事業單位檔案管理工作的特征及意義，相關部門需要展開深入思考，并且正確面對現階段事業單位檔案管理工作中存在的問題，結合這些問題，思考更加有效的事業單位檔案管理措施，讓事業單位檔案管理工作做到規范化、細致化，并不斷進行有效的創新，那么就能夠在新時期社會發展中做出一定的貢獻，體現事業單位檔案管理的作用，并且推動事業單位的可持續發展，從長遠的角度上來看影響深遠。

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作者簡介：池曉莉（1978-），女，福建霞浦，研究方向為檔案管理。