檔案工作在重點項目管理中的有效途徑探索
——國家地震烈度速報與預警工程山東子項目檔案管理工作的幾點做法

朱少華

（山東省地震局，山東 濟南 250000）

1.引言

檔案是歷史的記載，國家地震烈度速報與預警工程檔案是全面大幅提升我國地震監測及防震減災能力，保障國家經濟社會發展的重要信息承載，它為項目任務完成提供了堅實保障。山東作為全國重點地震預警區，承擔著1468個臺站、1個省級預警中心、16個市級信息服務平臺、302個服務終端和1個測震觀測儀器野外比測試驗站等多項建設任務，成為國家地震烈度速報與預警系統的重要組成部分。隨著項目建設不斷深入和國家檔案局對建設項目檔案管理的要求，山東子項目檔案管理工作緊扣國家預警項目建設要求，不斷創新檔案管理模式，做到“應歸盡歸，應收盡收”，確保項目檔案齊全、完整、準備和安全，為項目順利完成發揮充分的支撐保障作用。

2.加強領導，確保經費，注入項目檔案強大推動力

2018年中國地震局正式啟動國家地震烈度速報與預警工程以來，山東省地震局黨組高度重視，成立了山東子項目領導小組和各實施組，以山東省地震局檔案部門專職檔案人員為組長的檔案實施小組全程跟進項目各個環節，確保項目檔案全過程管控動態有效管理。檔案人員以山東子項目建設為中心，落實項目檔案管理的各項規章制度要求，主動融入，精心服務，探索預警項目檔案規范化、法制化、信息化的有效途徑。山東子項目把項目檔案經費作為專項列支，為項目檔案管理工作提供了充足的經費支持。項目檔案人員積極跟進項目進度，牢牢把握“與項目建設同步”的目標定位，做到項目實施到哪里，檔案工作就服務到哪里，積極采取有效措施，全面提升項目檔案管理能力。

3.項目檔案管理工作思路和目標

工作思路：遵循“統一標準、部門協同、全程覆蓋、動態管理”原則，堅持檔案質量第一、項目效益優先，堅持問題導向、目標導向，實施項目檔案管理“科學構建運作機制、加強檔案前端管控、落實文件源頭控制、超前開展培訓練兵、專業完工隨時歸檔、納入工程同時檢查、完成竣工同步驗收、關鍵環節重點檢查、規范歸檔電子文件、嚴格把關檔案驗收”的“十步工作法”，嚴格落實項目建設管理和檔案管理各項規章制度，健全完善檔案部門和建設部門協同運作新機制，全面提高項目檔案管理水平。

工作目標：圍繞“建一流工程，立精品檔案”總體目標，研究責任明確、機制科學、協同有力的項目檔案管理新模式，編制項目檔案模板化管理教材，以示范為樣板，提升山東子項目檔案標準化、規范化管理水平，最終以標準、規范的檔案管理印證國家預警項目山東子項目依法合規、先簽后建、安全高效、質量一流等工作要求的落實成效，為山東經濟社會高質量發展，加快現代化強省建設作出積極貢獻。

4.落實重點措施

一是把握新要求和新方向。認真學習貫徹落實《國家地震烈度速報與預警項目檔案管理辦法》；開展項目電子文件管理現狀調研，研究項目電子檔案管理新方向，做好不同門類項目電子文件及其元數據的歸檔保管。積極研發預警項目檔案管理系統。在項目檔案管理上實行全過程控制與監督措施，嚴格落實檔案管理的規章制度，加強考核，保證項目檔案的完整性與準確性。明確項目各方在檔案管理中的職責、義務，同時建立相應的考核措施，為檔案工作提供制度保障。將項目檔案管理工作作為重要考核內容，加大考核力度，充分發揮獎懲機制作用，督促實現項目文件歸檔質量的提升。

二是搭建合作交流平臺。加強預警項目檔案工作協同聯動。打通山東省預警項目檔案實施組和合作單位檔案管理組的溝通渠道，搭建交流平臺，合理合法共享信息資源，提供檔案盒等檔案用具，對兼職檔案人員進行耐心細致的專業指導，對疑難問題共同協商解決，重要任務協同安排完成。

三是落實規章制度的各項要求。實施項目檔案全過程覆蓋動態管理，加強檔案合同管理、費用管理，健全項目檔案組織機構，超前介入檔案業務培訓，印制《國家地震烈度速報與預警工程山東子項目檔案管理工作手冊》，使檔案管理全面融入項目管理，增強了項目參建人員的檔案意識，做到各參建設單位文件材料隨時歸檔。加強指導和檢查，實現文件材料清單式收集，強化檔案驗收把關機制。

四是堅持嚴要求高標準，建設預警項目檔案示范工程。圍繞“建一流工程，立精品檔案”總體目標，按照檔案全過程覆蓋動態管理的標準要求開展示范工程建設，注重經驗總結和成果提煉，做好示范工程經驗推廣，努力做到一體化管理，強化各建設單位之間的聯系，保證各單位均能有效地參與到項目檔案管理工作中，在保證文件材料完整與準確的同時提高項目檔案管理工作效率。在項目管理中融入先進的網絡信息技術，應用于文件材料存儲及各項材料內容的整理與保存。

5.加強工作保障

一是主動跟進服務。國家預警項目山東子項目檔案實施組對各市地建設項目檔案進行監督和指導，認真組織各分項檔案專項驗收。積極開展檔案培訓教育活動，提高項目兼職檔案人員的業務水平。二是抓好安全檔案。進一步加強施工安全管控，將落實各項安全規章形成的工作記錄、審批單、隱蔽工程照片等文件材料及時做好歸檔，確保檔案真實可靠。

6.實行項目檔案全過程覆蓋動態管理機制

一是科學構建運作機制。國家預警項目山東子項目落實項目負責人檔案工作職責，構建各分項融合互動的檔案工作運作機制，形成檔案部門業務指導、職能部門考核督導、建設部門主動配合、監管單位全程管控、參建單位各負其責的項目檔案管理網絡。

二是加強檔案前端管控。加強合同條款約束，明確檔案不合格不得支付進度尾款，開展檔案履約評價考核。工程概預算單獨列支檔案費用，工程結算審核檔案費用使用情況。

三是落實文件源頭控制。各參建單位應參考國家預警項目檔案歸檔范圍要求，結合工程實際情況，梳理明確各自職責范圍內工程關鍵節點形成的重要項目文件清單，安排專人負責項目文件材料“清單式”收集。

四是超前開展培訓練兵。山東省地震局檔案部門編制了《國家地震烈度速報與預警工程山東子項目檔案實施細則》，還制作了標準性、規范性、權威性強的項目檔案業務培訓課件，項目實施前組織檔案業務培訓活動。相關檔案標準保持穩定性和一致性，經過培訓的人員原則上不允許調換。

五是專業完工隨時歸檔。實行項目檔案“預歸檔”機制，預先收集、分類、編號、編目、裝盒但不裝訂，做到項目文件隨時形成、隨時整理、隨時歸檔并及時補充和更新。“預歸檔”質量作為加強項目檔案全過程覆蓋動態管理的重要抓手和依據。

六是納入工程同時檢查。建設、監理、施工等單位檢查工程進度同時檢查文件材料收集進度，檢查工程質量同時檢查“預歸檔”質量，檢查工程安全同時檢查“預歸檔”檔案本體、保管環境、裝具的安全性。

七是完成竣工同步驗收。施工、監理、建設管理單位應將檔案“預歸檔”質量指標分別納入“三級”自檢、監理初檢、建設單位負責人驗收、竣工驗收，將檔案合格作為通過驗收的必要條件。

八是關鍵環節重點檢查。檔案部門組織重點檢查，以跟蹤項目進度和開展檔案業務指導為主要目的，對于檔案管理不規范、進度嚴重滯后、案卷質量低下、內容錯漏突出、問題屢查屢現，給項目任務完成埋下隱患的，予以批評。

九是規范歸檔電子文件。加強項目管控系統應用，確保系統電子文件完整、準確，具有唯一性；研究建設項目信息化管理形成電子文件的歸檔問題；根據國家檔案局《建設項目檔案管理規范》要求，做好電子文件的收集、歸檔、管理以及項目檔案數字化有關工作。

十是嚴格把關檔案驗收。項目竣工且檔案組卷完成后，建設管理單位組織項目檔案驗收，檔案不通過的，不得進行分項目的業務驗收。對于整改后仍不合格的，不得支付參建單位進度尾款。檔案專項驗收結果作為考核各方的重要依據。

7.積極開展項目宣傳工作

加強重大項目的宣傳工作也是項目檔案管理中的重要環節。首先，要向社會宣傳國家預警項目，讓廣大群眾都能夠及時了解國家預警項目。其次，讓項目參建單位、合作單位及項目的全體技術人員全面了解這一項目，更好地做好項目檔案的收集工作。

山東子項目注重經驗總結，收集各類檔案素材。檔案人員制作預警項目山東子項目宣傳折頁，在2019年5.12防災減災日的活動中進行分發。根據項目進度及時收集文字、照片、視頻等素材，制作視頻短片，全方位立體展示山東省預警子項目的建設情況。

8.結語

項目檔案管理是國家重大項目建設的重要組成部分，具有投資金額大、建設周期長、項目建設過程復雜、涉及的檔案門類多、項目檔案管理人員少等特點，因此要求項目檔案人員思想上重視、制度上健全、管理上強化、責任上落實、細節上完善和發展上補充，采取新思路、新措施來保證項目檔案管理的科學高效性。