新《檔案法》視閾下高校人事檔案管理信息化路徑研究

余亮

摘要：高校人事檔案是人力資源管理的重要工具，具有完整性、真實性、保密性和動態性等特點。新《檔案法》視閾下，高校人事檔案信息化有利于加強高校人事檔案管理、有利于提升高校檔案服務質量、有利于優化高校人力資源管理。筆者提出高校人事檔案信息化要明確目標、健全體系、優化機制、培育隊伍、重視安全、保障投入，共構人事檔案管理信息化工作體系。

關鍵詞：新《檔案法》;人事檔案;信息化

2020年6月，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”），并于2021年1月1日起正式施行，為檔案管理、建設、保護和利用提供了基本法律遵循。沒有信息化就沒有現代化，新《檔案法》新增了“檔案信息化建設”專章，界定了檔案信息化建設的主體、內容、方式，為推進新時代檔案事業高質量發展、開辟檔案管理現代化新途徑提供了堅強的法治保障，成為檔案管理法治建設中的一個重要里程碑。高校教職工隊伍規模大、類別多、分布廣，人事檔案記錄了教職工的職業成長軌跡，關系教職工的切身利益，是高校人力資源管理的重要工具。

一、高校人事檔案管理信息化的價值

隨著人工智能、大數據、云計算等前沿科技逐步取得技術性突破，檔案信息逐漸由實體化向虛擬化方向轉變。

（一）高校人事檔案信息化順應檔案發展的時代形勢，有利于加強高校人事檔案管理

電子檔案具有易存儲、易查閱、易復制、易保密等優點。新《檔案法》為檔案工作變革與轉型、創新與發展提供了較為充分的法律保障。新時代背景下，高校人事檔案管理信息化順應了時代發展形勢，由“紙間”到“指尖”，向數字化的電子檔案轉型轉向，邁向數字化“高速公路”，實現檔案載體提檔升級，更加有利于節約存檔空間、提高傳檔效率、保障檔案安全。

（二）高校人事檔案信息化立足人事管理的發展需要，有利于提升高校檔案服務質量

人事檔案管理是學校人力資源管理的重要組成部分，是高校教職工工作成長歷程的記錄。檔案管理信息化基于科學管理和“增值”服務，遵循管理規律、堅持服務導向、創新服務形式、優化服務內容、增強服務功能、提高服務質量，能夠更好滿足組織人事紀檢等相關部門及本校干部教師辦理借檔、查檔、閱檔、調檔、出具證明等需要，促進高校管理體系和管理能力現代化。

（三）高校人事檔案信息化基于改革發展的內在要求，有利于優化高校人力資源管理

近年來，高校教職工人數激增、人員流動頻繁、人員類別復雜多樣。人事檔案信息化有助于人事信息收集、分析處理和價值挖掘，可以全面、立體、多維度呈現高校人力資源動態全景圖，精準分析高校師資隊伍的年齡結構、學緣結構、學科結構，實現“動態管理、全景描摹、精準分析”。人事檔案信息化有利于挖掘數據價值，優化人力資源配置，科學預測人力資源發展趨勢，為高校人才引育工作提供決策參考和依據，為“人才強?！睉鹇詫嵤┖汀半p一流”建設提供有力支撐和保障。

二、高校人事檔案管理信息化的困境

高校人事檔案龐大、內容復雜，是檔案管理的難點和重點。當前國內學者認為人事檔案管理信息化面臨的困境主要涉及管理模式、管理手段、數據庫建設、管理隊伍、經費投入等方面。

（一）高校人事檔案信息化管理模式急需創新

傳統人事檔案管理模式下，管理方式方法陳舊落后，信息獲取途徑少、處理能力弱、識別性差，人工操作工作煩瑣、重復多、效率低、風險高。部分高校受傳統檔案管理觀念影響，信息化管理思維和數字化管理理念滯后，人事檔案管理形式單一、信息更新遲緩、管理手段和技術落后、信息共享和交互程度低下、數據庫建設乏力，沒有形成適應大數據時代的人事檔案信息化管理模式。

（二）高校人事檔案信息化管理機制亟須健全

高校人事檔案管理信息化機制建設不夠，存在管理制度不健全、業務基礎薄弱、缺乏統一標準、兼容性不強、可移植性差等問題，導致紙質檔案參差不齊、電子文檔雜亂無章，無法做到實時共享和隨取隨用。高校人事檔案涉密，不公開、不擴散，檔隨人走、人檔分離，一些高校管理主體觀念封閉保守，數據互不開放共享，形成“信息孤島”。如今，網絡的脆弱性和潛在威脅等弊端也日益凸顯，部分高校對數字檔案安全重視程度不夠，導致信息化平臺面臨著網絡病毒、黑客等非法進攻的威脅。

（三）高校人事檔案信息化管理隊伍急需培育

人事檔案管理政治性、專業性強，高校普遍缺乏既懂信息技術又懂檔案管理的復合型檔案管理人才。傳統人事檔案管理人員常常重管理、輕服務，重視檔案信息收集和保管，輕視檔案信息開發與研究，導致檔案信息利用效能較低，阻礙了人事檔案管理創新。信息化時代背景下的高校人事檔案管理人員，一定程度上存在信息素養不足、知識儲備較少、管理水平較弱、專業培訓不夠等問題。部分高校未實現人事檔案專職管理，未按照1000卷檔案配備1名專職管理人員的標準，專職檔案管理人員發展渠道不暢通，人員變動頻繁。

（二）高校人事檔案信息化管理投入亟須保障

很多高校對人事檔案重視度、關注度不夠，普遍存在人力、物力、財力等投入不足問題。部分高校人事檔案信息化資金投入有限，導致硬件設備落后、軟件開發滯后，存在數據庫不完整、基礎性設施缺失、系統功能不完善等現象。部分高校人事檔案信息化流于形式，簡單將人事檔案進行分類登記、掃描錄入，信息的系統性、整體性以及自動化程度不高。部分高校開發了人事檔案信息管理系統，但服務器沒有與其他信息管理系統交互數據。

三、高校人事檔案管理信息化的對策

高校人事檔案信息化要把握“來源可靠、程序規范、要素合規”的原則，明確目標、健全體系、優化機制、培育隊伍、重視安全、保障投入。

（一）明確目標

高校要充分認識人事檔案管理在人力資源管理價值鏈的位置、作用、重要性，堅持主動用檔、科學用檔、有效用檔，提高人事檔案管理效率、增強檔案服務發展功能。高校要加強“數字檔案館”建設，充分利用數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代先進技術，搭建人事檔案信息化管理平臺，實現人事信息產生、處理、傳遞、留存和使用有機融合，建檔、歸檔、轉檔、查檔、借檔、還檔等業務流程高度集成，共構人事檔案信息遠程傳輸、信息資源共享的完整服務體系。

（二）健全體系

高校要落實“智慧校園”建設要求，成立人事檔案信息化建設工作小組，做好人事檔案信息化頂層設計，加強人事檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，提升人事檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化體系。高校要重視人事檔案信息化共享體系建設，打破信息封鎖閉塞狀態和信息保護壁壘，與學校管理系統有機銜接、科學集成，實現兼容互通、信息互動、資源共享、發展共贏;要及時并軌融入國家檔案信息化系統，加快實現“一網查一檔”，實現人事檔案遠程管理、查詢、調閱，提升“一站式”服務水平。

（三）優化機制

高校要加強信息化平臺和數據庫建設，制定科學、規范、完整、統一的信息化標準，設立分類與統計、檢索與利用、元數據管理等功能模塊。高校要實施紙質檔案和電子檔案同步運行、同步歸檔，實現人事檔案存量數字化、增量電子化。高校要建立全員參與的人事檔案信息化管理監督機制，健全人事檔案管理信息化保障制度，立規矩、成方圓，從制定到落實，從頂層到基層，實現人事檔案科學、精準、有效管理。

（四）培育隊伍

高校要培育一支具備政治素養、信息思維、數字技術、檔案業務、法律知識的復合型人事檔案管理隊伍。高校要建立高水平人事檔案管理隊伍培育體系，要創新人才培育模式、優化人才成長環境、暢通人才發展機制、健全人才成長保障。高校要加強人事檔案管理隊伍“充電蓄能”，重視新時代人事檔案管理政策宣傳教育，強化業務培訓、案例教學、實操訓練，幫助檔案管理人員樹立新觀念、學習新知識、增強新本領、掌握新技能。

（五）重視安全

新《檔案法》貫徹總體國家安全觀要求，為高校加強人事檔案安全管理提供了法律依據和實施路徑。高校人事檔案管理要樹立安全思維、落實安全保密原則、建立安全工作機制、提升安全保障能力，要加強網絡安全保密技術的研究、開發和利用，采用身份認證、防火墻、數據備份、異地保存等多重安全防護措施，構建數據失效風險預警機制、重大風險預控機制、突發風險處置機制、關鍵數據遺失應急機制等。高校檔案館要重視安全工作，要保障人事檔案信息化載體安全、介質安全、檢測安全、備份安全等。

（六）保障投入

高校要加大人事檔案信息化建設人力、物力、財力投入，將檔案管理隊伍納入高校管理隊伍規劃，將檔案管理軟硬件設備納入高校采購（修繕）計劃，將檔案建設專項資金列入高?？傮w信息化建設和財務預算中，充分保障人事檔案管理信息化實施。高校要重視人事檔案信息化資金投入，配備先進的硬件設備、開發先進的軟件系統，定期優化人事檔案信息設備、及時升級人事檔案數據庫軟件。

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