新《檔案法》視閾下高校人事檔案管理信息化路徑研究

余亮

摘要：高校人事檔案是人力資源管理的重要工具，具有完整性、真實性、保密性和動態(tài)性等特點。新《檔案法》視閾下，高校人事檔案信息化有利于加強高校人事檔案管理、有利于提升高校檔案服務質(zhì)量、有利于優(yōu)化高校人力資源管理。筆者提出高校人事檔案信息化要明確目標、健全體系、優(yōu)化機制、培育隊伍、重視安全、保障投入，共構(gòu)人事檔案管理信息化工作體系。

關(guān)鍵詞：新《檔案法》;人事檔案;信息化

2020年6月，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”），并于2021年1月1日起正式施行，為檔案管理、建設、保護和利用提供了基本法律遵循。沒有信息化就沒有現(xiàn)代化，新《檔案法》新增了“檔案信息化建設”專章，界定了檔案信息化建設的主體、內(nèi)容、方式，為推進新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、開辟檔案管理現(xiàn)代化新途徑提供了堅強的法治保障，成為檔案管理法治建設中的一個重要里程碑。高校教職工隊伍規(guī)模大、類別多、分布廣，人事檔案記錄了教職工的職業(yè)成長軌跡，關(guān)系教職工的切身利益，是高校人力資源管理的重要工具。

一、高校人事檔案管理信息化的價值

隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等前沿科技逐步取得技術(shù)性突破，檔案信息逐漸由實體化向虛擬化方向轉(zhuǎn)變。

（一）高校人事檔案信息化順應檔案發(fā)展的時代形勢，有利于加強高校人事檔案管理

電子檔案具有易存儲、易查閱、易復制、易保密等優(yōu)點。新《檔案法》為檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展提供了較為充分的法律保障。新時代背景下，高校人事檔案管理信息化順應了時代發(fā)展形勢，由“紙間”到“指尖”，向數(shù)字化的電子檔案轉(zhuǎn)型轉(zhuǎn)向，邁向數(shù)字化“高速公路”，實現(xiàn)檔案載體提檔升級，更加有利于節(jié)約存檔空間、提高傳檔效率、保障檔案安全。

（二）高校人事檔案信息化立足人事管理的發(fā)展需要，有利于提升高校檔案服務質(zhì)量

人事檔案管理是學校人力資源管理的重要組成部分，是高校教職工工作成長歷程的記錄。檔案管理信息化基于科學管理和“增值”服務，遵循管理規(guī)律、堅持服務導向、創(chuàng)新服務形式、優(yōu)化服務內(nèi)容、增強服務功能、提高服務質(zhì)量，能夠更好滿足組織人事紀檢等相關(guān)部門及本校干部教師辦理借檔、查檔、閱檔、調(diào)檔、出具證明等需要，促進高校管理體系和管理能力現(xiàn)代化。

（三）高校人事檔案信息化基于改革發(fā)展的內(nèi)在要求，有利于優(yōu)化高校人力資源管理

近年來，高校教職工人數(shù)激增、人員流動頻繁、人員類別復雜多樣。人事檔案信息化有助于人事信息收集、分析處理和價值挖掘，可以全面、立體、多維度呈現(xiàn)高校人力資源動態(tài)全景圖，精準分析高校師資隊伍的年齡結(jié)構(gòu)、學緣結(jié)構(gòu)、學科結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)“動態(tài)管理、全景描摹、精準分析”。人事檔案信息化有利于挖掘數(shù)據(jù)價值，優(yōu)化人力資源配置，科學預測人力資源發(fā)展趨勢，為高校人才引育工作提供決策參考和依據(jù)，為“人才強校”戰(zhàn)略實施和“雙一流”建設提供有力支撐和保障。

二、高校人事檔案管理信息化的困境

高校人事檔案龐大、內(nèi)容復雜，是檔案管理的難點和重點。當前國內(nèi)學者認為人事檔案管理信息化面臨的困境主要涉及管理模式、管理手段、數(shù)據(jù)庫建設、管理隊伍、經(jīng)費投入等方面。

（一）高校人事檔案信息化管理模式急需創(chuàng)新

傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，管理方式方法陳舊落后，信息獲取途徑少、處理能力弱、識別性差，人工操作工作煩瑣、重復多、效率低、風險高。部分高校受傳統(tǒng)檔案管理觀念影響，信息化管理思維和數(shù)字化管理理念滯后，人事檔案管理形式單一、信息更新遲緩、管理手段和技術(shù)落后、信息共享和交互程度低下、數(shù)據(jù)庫建設乏力，沒有形成適應大數(shù)據(jù)時代的人事檔案信息化管理模式。

（二）高校人事檔案信息化管理機制亟須健全

高校人事檔案管理信息化機制建設不夠，存在管理制度不健全、業(yè)務基礎(chǔ)薄弱、缺乏統(tǒng)一標準、兼容性不強、可移植性差等問題，導致紙質(zhì)檔案參差不齊、電子文檔雜亂無章，無法做到實時共享和隨取隨用。高校人事檔案涉密，不公開、不擴散，檔隨人走、人檔分離，一些高校管理主體觀念封閉保守，數(shù)據(jù)互不開放共享，形成“信息孤島”。如今，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅等弊端也日益凸顯，部分高校對數(shù)字檔案安全重視程度不夠，導致信息化平臺面臨著網(wǎng)絡病毒、黑客等非法進攻的威脅。

（三）高校人事檔案信息化管理隊伍急需培育

人事檔案管理政治性、專業(yè)性強，高校普遍缺乏既懂信息技術(shù)又懂檔案管理的復合型檔案管理人才。傳統(tǒng)人事檔案管理人員常常重管理、輕服務，重視檔案信息收集和保管，輕視檔案信息開發(fā)與研究，導致檔案信息利用效能較低，阻礙了人事檔案管理創(chuàng)新。信息化時代背景下的高校人事檔案管理人員，一定程度上存在信息素養(yǎng)不足、知識儲備較少、管理水平較弱、專業(yè)培訓不夠等問題。部分高校未實現(xiàn)人事檔案專職管理，未按照1000卷檔案配備1名專職管理人員的標準，專職檔案管理人員發(fā)展渠道不暢通，人員變動頻繁。

（二）高校人事檔案信息化管理投入亟須保障

很多高校對人事檔案重視度、關(guān)注度不夠，普遍存在人力、物力、財力等投入不足問題。部分高校人事檔案信息化資金投入有限，導致硬件設備落后、軟件開發(fā)滯后，存在數(shù)據(jù)庫不完整、基礎(chǔ)性設施缺失、系統(tǒng)功能不完善等現(xiàn)象。部分高校人事檔案信息化流于形式，簡單將人事檔案進行分類登記、掃描錄入，信息的系統(tǒng)性、整體性以及自動化程度不高。部分高校開發(fā)了人事檔案信息管理系統(tǒng)，但服務器沒有與其他信息管理系統(tǒng)交互數(shù)據(jù)。

三、高校人事檔案管理信息化的對策

高校人事檔案信息化要把握“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的原則，明確目標、健全體系、優(yōu)化機制、培育隊伍、重視安全、保障投入。

（一）明確目標

高校要充分認識人事檔案管理在人力資源管理價值鏈的位置、作用、重要性，堅持主動用檔、科學用檔、有效用檔，提高人事檔案管理效率、增強檔案服務發(fā)展功能。高校要加強“數(shù)字檔案館”建設，充分利用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、遠程通信技術(shù)等現(xiàn)代先進技術(shù)，搭建人事檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)人事信息產(chǎn)生、處理、傳遞、留存和使用有機融合，建檔、歸檔、轉(zhuǎn)檔、查檔、借檔、還檔等業(yè)務流程高度集成，共構(gòu)人事檔案信息遠程傳輸、信息資源共享的完整服務體系。

（二）健全體系

高校要落實“智慧校園”建設要求，成立人事檔案信息化建設工作小組，做好人事檔案信息化頂層設計，加強人事檔案信息資源的規(guī)劃、建設、開發(fā)和管理，提升人事檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化體系。高校要重視人事檔案信息化共享體系建設，打破信息封鎖閉塞狀態(tài)和信息保護壁壘，與學校管理系統(tǒng)有機銜接、科學集成，實現(xiàn)兼容互通、信息互動、資源共享、發(fā)展共贏;要及時并軌融入國家檔案信息化系統(tǒng)，加快實現(xiàn)“一網(wǎng)查一檔”，實現(xiàn)人事檔案遠程管理、查詢、調(diào)閱，提升“一站式”服務水平。

（三）優(yōu)化機制

高校要加強信息化平臺和數(shù)據(jù)庫建設，制定科學、規(guī)范、完整、統(tǒng)一的信息化標準，設立分類與統(tǒng)計、檢索與利用、元數(shù)據(jù)管理等功能模塊。高校要實施紙質(zhì)檔案和電子檔案同步運行、同步歸檔，實現(xiàn)人事檔案存量數(shù)字化、增量電子化。高校要建立全員參與的人事檔案信息化管理監(jiān)督機制，健全人事檔案管理信息化保障制度，立規(guī)矩、成方圓，從制定到落實，從頂層到基層，實現(xiàn)人事檔案科學、精準、有效管理。

（四）培育隊伍

高校要培育一支具備政治素養(yǎng)、信息思維、數(shù)字技術(shù)、檔案業(yè)務、法律知識的復合型人事檔案管理隊伍。高校要建立高水平人事檔案管理隊伍培育體系，要創(chuàng)新人才培育模式、優(yōu)化人才成長環(huán)境、暢通人才發(fā)展機制、健全人才成長保障。高校要加強人事檔案管理隊伍“充電蓄能”，重視新時代人事檔案管理政策宣傳教育，強化業(yè)務培訓、案例教學、實操訓練，幫助檔案管理人員樹立新觀念、學習新知識、增強新本領(lǐng)、掌握新技能。

（五）重視安全

新《檔案法》貫徹總體國家安全觀要求，為高校加強人事檔案安全管理提供了法律依據(jù)和實施路徑。高校人事檔案管理要樹立安全思維、落實安全保密原則、建立安全工作機制、提升安全保障能力，要加強網(wǎng)絡安全保密技術(shù)的研究、開發(fā)和利用，采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份、異地保存等多重安全防護措施，構(gòu)建數(shù)據(jù)失效風險預警機制、重大風險預控機制、突發(fā)風險處置機制、關(guān)鍵數(shù)據(jù)遺失應急機制等。高校檔案館要重視安全工作，要保障人事檔案信息化載體安全、介質(zhì)安全、檢測安全、備份安全等。

（六）保障投入

高校要加大人事檔案信息化建設人力、物力、財力投入，將檔案管理隊伍納入高校管理隊伍規(guī)劃，將檔案管理軟硬件設備納入高校采購（修繕）計劃，將檔案建設專項資金列入高校總體信息化建設和財務預算中，充分保障人事檔案管理信息化實施。高校要重視人事檔案信息化資金投入，配備先進的硬件設備、開發(fā)先進的軟件系統(tǒng)，定期優(yōu)化人事檔案信息設備、及時升級人事檔案數(shù)據(jù)庫軟件。

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