淺談檔案信息化管理的安全與對策

蔣凌華

摘要：隨著信息時代的到來，信息技術不斷的發展與普及，管理檔案的方式也呈現信息化模式，然而，檔案信息安全技術相對落后，存儲文件隱患較大，相關部門應引起重視。因此，本文針對檔案信息化管理過程中存在的問題，提出了相應的解決方案與對策，以期幫助到相關人士，使得管理檔案的質量得到提升。

關鍵詞：檔案管理;信息化管理;安全

傳統檔案的保存方式是紙質形式，可是信息化社會的到來，檔案信息化管理已經是時代發展的必然，傳統管理模式顯然無法適應社會發展的需要。目前，檔案信息化管理的優勢有傳輸和保存數據以及整理方便迅速，但伴隨而來的卻是檔案的安全問題。因此，對于檔案信息化管理過程中出現的安全問題進行探討是非常有意義的，只有對此問題加以重視，才能將導致問題的根本原因找出來，并實施相應策略和措施，保障檔案保存、傳輸及其他操作都可以安全進行。

1.檔案信息化管理的涵義和意義

檔案信息化管理指的是在管理檔案的行政部門的指導下，在各類型檔案管理工作當中，全面有效應用現代信息技術，對各類型檔案資源都能夠科學處理和管理且有效利用的過程。

傳統檔案通常是以紙質、木質、棉質、膠片或金屬等形式來保存的【1】，館藏時，容易受到陽光、火災、潮濕、蟲蛀、霉變等各種類型的因素影響，而導致一些珍貴檔案極易受損。即使是采取科學有效的方式來保管，依然存在部分材質短暫的使用年限，無法防止因自然衰減導致損毀的現象出現。而且傳統檔案管理普遍對于保管更重視，對于利用卻持輕視態度，這也致使各種檔案資料無法方便有效的被利用，檔案作用無法充分發揮出來。目前，檔案信息化管理已經成為檔案管理工作的新途徑，通過對檔案信息化管理工作的強化，可以將傳統管理模式進行優化與轉換，運用現代化管理技術，使得檔案管理和使用效率得到極大的提高，從而使檔案質量可以得到充分保證。另外，檔案采取信息化管理模式，能夠將時空界限打破，使得檔案信息價值可以被最大限度的被發揮。在辦公自動化模式下，管理好電子文件，使電子文件可以有效形成、歸檔、管理和利用，同時得到充分共享，有利于檔案管理工作的順利開展。

2.檔案信息化管理存在的安全問題

2.1破壞電子文件現象較普遍

部分黑客跟不法分子進行合作，通過對重要信息網站進行襲擊，得到檔案數據，對檔案完整性加以破壞，從而獲取收益;部分不法分子通過木馬程序侵入網站，進行修改、盜取或刪除檔案信息，致使不能安全運行信息系統，甚至國家機密被泄露，人民利益受損。

2.2電子文件可靠性無法得到保障

在傳輸與保存電子文件的過程中，電子文件極易被纂改或刪除。雖然處理和保存電子信息非常迅速，但是保存在磁盤上的信息，由于磁盤可能出現損壞或無法讀出的情況，甚至磁盤信息完全消失，這些都會導致完整的電子檔案信息受到威脅。同時，修改磁盤信息很容易，而且可以做到沒有痕跡，導致檔案管理人員對信息真實可靠性難以辨別。除此之外，軟件系統存在漏洞，從而導致檔案信息的缺失。

2.3管理檔案的工作人員自身素質

管理檔案的工作人員存在思維模式固化的現象，認為只要做好檔案防盜、防潮、放丟失等就行了，不會使用管理檔案的新型工具，對于網絡安全知識也不主動學習。同時，工作人員薄弱的安全意識，導致檔案被盜取也完全不知道。除此之外，工作人員不具有強烈的責任意識。這些素質問題，使建設檔案信息化被嚴重阻礙。

2.4不夠完善的檔案管理制度

目前的檔案管理制度并不完善，可行性缺乏，落實工作沒有做到位。且由于網絡傳輸太快，又沒有相應的監控報警制度，信息即使被盜取，發現的可能性也很小，更別提如何處理了。

3.針對檔案信息化管理安全問題的應對策略

3.1先進管理技術的運用，避免黑客的攻擊

預防病毒的入侵和黑客的攻擊，同時，從軟件和硬件設施上加以預防，新型殺毒軟件安裝起來，對電腦要定期掃描，對系統問題及時檢測。對硬盤加以檢測，避免存儲器異常現象發生。

3.2針對檔案保管制定相關制度，保障電子文件有效可靠

對載體應經常更換，使得硬件設施可以有效實用。同時，對檔案信息應時刻保留和備份，將副本妥善保管。另外，采取多層機制保障檔案信息，比如，設置對檔案信息的管理權限，防止被纂改。

3.3使管理檔案人員素質得到提高

單位對管理檔案人員應定期培訓和定期考核，使管理人員具備管理檔案的基本素質。同時，使管理檔案人員對于網絡技術的安全意識得到增強，比如，不要隨意點擊廣告等。除此之外，提升管理檔案人員的責任意識和道德感，及時防范與發現危害檔案信息的情況，做好保障工作。

3.4將檔案管理制度加以健全，確保信息安全性

第一，對收集檔案信息工作加以規定，同時規定好保存路徑和備份工作，避免發生檔案信息被盜取或者出現部分缺失的現象發生。第二，對檔案數據應及時記錄并保存，堆積數據不能出現過多的現象，從而發生數據錯亂，降低工作質量的狀況。第三，對已發布公文文件應禁止改動，若是實在需要修改，則應在相關領導的批準之后才能進行。【2】第四，對檔案信息的保管載體應定期進行檢測，從而使得備份保存任務可以順利完成。為了保障檔案信息的完整性，還可以定期對保存載體加以更換。

綜上所述，檔案信息化管理對于檔案管理工作具有重要的意義，它能夠使檔案管理工作更加快捷、高效、方便。但是在開展管理工作的過程中，還存在一定的問題，電子文件的安全性存在一定的威脅和挑戰，針對這些問題，本文也給出了一些有效措施和手段，從而促進檔案信息化管理工作的順利開展。

參考文獻：

[1]闕仕華.檔案信息化管理的優勢及安全問題探究[J].辦公室業務，2020（15）：49-50.

[2]張國華.關于檔案信息化建設的思考[J].農家參謀，2020（02）：216-217.

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