淺談新時期的報社檔案管理工作

蔡閩

（作者單位：菏澤日報社）

目前階段，網絡信息不斷的發展，這也相應的推進了報社的發展，在實際工作的開展中，不但是文字方面增多了數量，在圖片模式以及視頻模式中也是呈現了上升的趨勢。這就讓報社的工作人員有了更高的挑戰。下文中，主要講述了現階段檔案管理工作的問題和策略，僅供參考。

一、新時期報社檔案管理工作的現狀

（一）管理理念以及管理模式落后

這幾年以來，隨著時代的發展，信息技術也在不斷地提升，工業化的建設也在不斷提升，這也導致現階段的企業數量逐漸的增多，市場的規模在不斷地擴大，各個企業的競爭力越來越嚴重。為了徹底改變這一現狀，在發展環節相關人員把更多的注意力放在提升報社的投入上，要增加在社會上的宣傳，這就對報社檔案管理的實質性產生了偏差。此外，相關人員也沒有建立高效的管理方式對報社的檔案進行精確化的管理，這不僅對檔案管理的整體性產生了負面影響，還會影響檔案的實際運用，對檔案的實際價值也產生了負面影響[1]。

（二）缺乏信息化建設

目前階段，信息化技術在不斷的發展，這也最大化促進了檔案管理工作效率的提升，增強信息化建設，促進報社檔案管理跟上現代化發展的步伐。這也是現階段報社檔案管理人員要發展的核心方向。但是實際情況是，因為受到了以往媒體的影響，報社在開展管理的過程中，依舊采取以往的管理模式。這樣就對報社的管理工作進行了限制，無法最大化發揮出檔案報社的實際用處，同時對報社以后的發展也是不利的。

（三）缺少專業性技術人才

要想妥善地完成報社檔案管理工作，就需要有專業的管理技術人才，這樣才能保證檔案管理的嚴謹性與效率性。在新時期的檔案管理工作中，管理人員的專業性是選取人才的標準，只有這樣才能讓檔案管理工作更加完善。可在實際的報社檔案管理中，專業人才相對缺乏，沒有足夠的能力進行檔案管理工作，這個崗位還具有一定的流動性，這就導致了檔案管理工作會出現一些問題，不能有效地進行管理[2]。許多的報社檔案管理人員都不具備太專業的管理技能，甚至有些報社的管理人員都是非專業人員，這樣的情況會使得檔案管理工作不夠完善，也無法保證信息檔案的安全，對報社的發展會產生不利的影響。

二、新時期報社檔案管理工作的現實必要性

在新時期，報社檔案的管理工作其實就是管理一些重要的歷史記錄，這些內容大多都是能反映人們生活或者當地發生的重要歷史事件，再或者就是能展示發展與環境建設的新聞，這些檔案應細致地劃分，這是對社會發展與國家建設十分重要的歷史檔案內容，因此，檔案管理工作需要管理人員有足夠的細心和耐心，這樣才能更好地完成此項工作。由于近些年經濟科技的不斷發展與進步，信息技術也逐漸融入到了報社檔案管理工作當中，信息技術能給人們的生活帶來便利，也能增強工作的效率，同時也能更好地傳播數據信息，讓人們的生活更加豐富。在新時期的發展中，報社檔案管理工作不僅能夠保存好一些重要的歷史檔案，還能根據檔案進行大量的分析工作，這樣既促進了報社的發展又能確定之后的發展方向，是必要的工作內容。首先，要想做好報社檔案的管理工作，就需要提高工作的效率與管理人員的能力，在現代化的信息時代，檔案管理工作還涉及到了信息技術，因此管理人員需要不斷增強自身的能力，用先進的技術手段做好檔案管理工作，要保障信息的有效性還要對信息進行系統的劃分整理，方便之后的檔案查找工作，所以在進行報社檔案管理工作的時候，需要工作人員有更多的細心與耐心，這樣才能提升工作的效率避免出現資源浪費的情況，不對報社之后的發展產生不良的影響[3]。其次，做好檔案管理工作的同時還要確保信息的私密性與安全性，要用嚴謹的管理工作手段保護好信息安全，在信息技術飛速發展的今天，雖然給人們的生活帶來了許多的便利，但同時也增加許多的危險性，管理人員一定要加強安全意識，要用完善的管理手段進行信息檔案存儲，這樣才能讓之后的管理人員在接班的時候更加順暢，報社也更加的放心，避免出現信息泄露丟失等情況，不要給不法分子可乘之機，報社檔案管理人員一定要做好信息儲存與管理工作，要確保信息的安全與機密，要不斷地提高自己的專業管理技能，要學習新的知識增強自身的能力，這樣才能做好報社檔案管理工作。

三、新時期背景下，提升報社檔案管理的方法策略

（一）提升對檔案管理工作的認識

檔案管理人員要充分意識到這一工作的實質意義，在實際工作的開展中，要求相關人員具備一定的責任心，以及相應的專業技能。這樣的情況下，才可以最大化保證檔案信息的精準性和完整性。在目前新時期的背景下，報社檔案的管理工作可以轉移到網絡上，工作人員使用計算機來對檔案資料進行管理，并保證信息的安全性和私密性。所以，相關工作人員除了具備相應的專業素質，還要有熟練掌握計算機技術的能力，在實踐中累積經驗，對檔案管理系統進行優化和創新[4]。為了最大化激發出檔案信息在報社工作中的作用，工作人員可以對檔案信息進行歸納和整理，清楚使用規則，這樣既可以最大化提升檔案信息的作用，也可以對檔案的后期使用起到促進作用。

（二）提升對檔案硬件的投入

和以往的人工檔案模式相比較，現階段的檔案管理工作中使用了信息技術可以削減在工作中的偏差和失誤，比如說資料不完整、更新檔案不及時等，在新時期背景下，這些管理方面的優勢是比較明顯的。報社檔案管理進行了現代化的建設，這也是順應了時代的發展，并且是檔案管理工作發展的趨勢。所以，為了讓檔案管理工作更加的現代化，可以從檔案的硬件入手，對檔案的硬件提升投入，以此來優化檔案管理的模式和策略。相關人員可以對檔案管理工作展開資金方面的投入，以此來提升信息化管理的強度，此外，在展開檔案管理硬件的過程中，要注意對相關設備進行維護和保養，對于一些陳舊的、跟不上時代的設備要及時地進行更新，此外，在新時期背景下，檔案管理工作可以和報社信息進行有效結合，比如構建管理網站，對相關數據進行更新和上傳，并且進行儲存，這樣的情況下，檔案管理工作也會最大化提升效率[5]。

（三）提升管理人員的專業能力以及預測能力

在檔案管理工作中，工作人員要最大化提升自己的預測能力，這樣可以讓制定的方案更加的合理，工作人員具備一定的預測能力，可以成為方案制定的依據。工作人員可以對信息進行創新，展開預測，對事物有整體的判斷能力，這就為方案的設置提供了有利的依據，并且還可以起到參考的價值。檔案的價值和相關工作人員的預測能力是息息相關的，這也是為什么要積極提升檔案管理人員的整體素質。工作人員對知識的掌握程度，對他自身的綜合能力是有直接影響的。從整體能力的角度出發，對工作人員提出了更高的要求，不僅要掌握相應的專業知識，還要掌握全面的知識，為檔案管理工作順利地開展夯實基礎。工作人員要提升自身的整體素養，這樣才可以讓管理工作更加的合理性。因此，相關人員要不斷地進行學習，最大化提升自身的整體能力。相關工作人員要從根本上喜歡自己的工作，這樣才可以促進他們的自主學習，在工作中一絲不茍，保持積極的態度，最大化提升報社檔案管理工作的效率[6]。

（四）創新服務機制構建平臺

管理人員在進行報社檔案管理工作的時候，需要更多的開發利用信息資源，要創新服務管理機制，用更加規范化的形式管理工作，要構建信息化系統平臺，這樣也方便之后的信息查找，更有利于之后的檔案信息管理工作發展。隨著現代社會的不斷發展進步，許多的工作都朝著信息化發展，這樣既能方便人們的生活，也能提高工作的效率。因此，在報社檔案的管理中，管理人員需要增強自身的管理能力，要合理地創建并管理好信息平臺，確保檔案能夠按照類型與內容進行劃分管理，這樣才能實現信息化管理有利于報社之后的發展。報社檔案的存在既是為了留存下歷史的有效資源，又是為了給大眾建立一個信息資源參考平臺，所以報社檔案管理工作不僅需要管理好檔案，還需要做好資源服務工作，用更加專業的方式進行資源檔案的歸類與管理，這樣能更好地完成資源服務，做好檔案管理工作。這項工作先要進行資料收集與整理，這是一項十分枯燥繁瑣的工作，需要管理人員有足夠的耐心，要能擺脫不良情緒的影響，這樣才能提升管理效率，更好的管理工作。

（五）留意管理中的殘余風險

要想在新時期做好報社檔案管理工作就一定存在著殘余風險，隨著管理的信息化逐漸發展，信息技術的利弊都能顯現出來，雖然信息化管理能大大的提高檔案管理工作的效率與便捷性，但同時也存在著一定的危險性，可能會威脅到檔案信息的安全與機密性[7]。雖然信息技術發展得越來越好，但也不能完全消除潛在威脅，管理人員在進行報社檔案管理工作的時候需要不斷提高自己的信息管理技能，但也要時刻保持警惕，避免出現因為信息管理能力的不足，出現檔案安全泄露的情況，防止管理工作出現漏洞。報社檔案管理工作正在往更高效與更加信息化的方向發展，這能增強工作的有效性，但也會有一定的風險，因此，這就需要管理人員不斷地加強自身的管理能力，要確保檔案信息不會丟失，不會出現檔案混亂信息不全的情況，管理人員要時刻保持警醒狀態，要留意管理中的殘余風險，這樣才能做好檔案管理工作。

（六）促進檔案的開發利用

在報社進行檔案系統管理的時候，既要注重信息技術的運用，又要合理地進行檔案開發利用，這樣就能更加完善地處理檔案管理工作，也加強報社檔案的安全性。規范化的檔案管理不僅能讓報社的工作進行得更加順利，也有利于資料的查找與檔案的開發利用，信息技術的管理融入不僅更加符合現代發展，也方便進行報社檔案管理。報社的檔案一般都是新聞與時事內容，進行檔案管理工作不僅為了讓報社更好的發展，也方便為社會提供服務。報社的檔案管理工作應當緊跟時代發展的腳步，要有檔案信息資源的分享平臺，還要注重檔案的信息化構建，這樣既能方便信息檔案的查詢，又能讓檔案更加安全，有利于報社之后的發展。在信息技術飛速發展的今天，報社檔案的信息需要被合理地開發利用，這樣才能發揮出檔案信息的價值，才能更好地為社會服務，更全面的發展報社[8]。

（七）注重報社檔案的編研整理工作

在實際的報社檔案管理中，需要加強對檔案的編研整理工作，要按照檔案的內容與重要性進行合理的分類整理，這樣不僅能提升管理工作的效率，還能增強檔案的安全性。在管理人員提高自身專業素質與能力的同時，要不斷地學習先進的管理手段，這樣既能確保報社檔案管理和工作的質量，還能更好地進行管理工作幫助報社發展。在進行管理規劃時，檔案的分類編研工作需要有強大的耐心與細心，這樣才能做好整理工作，在進行檔案數字化轉移的時候，要有良好的責任心與觀察力，避免出現檔案信息整理混亂或者遺落的問題，報社要有相應的管理機制，還要提升信息化的使用效率，以此來增強檔案管理效率，讓報社的檔案管理工作可以正常地進行，報社檔案對于報社的發展有著積極的幫助作用，只有做好了檔案管理工作，才能讓報社朝著更好的方向發展。

四、結語

以上就是在新時期的背景下，報社檔案管理工作的現狀和方法策略。首先在報社管理中，其相關理念以及管理模式是比較落后的，這就和現代建設出現了脫離的情況，其次也沒有合理引用信息技術，這也是管理工作中的落后之處。在新時期的背景下，要提升對檔案管理工作的認識，提升對檔案管理硬件的投入，提升管理人員的預測能力以及專業能力，融入先進的工作意識，建立相應的平臺，最大化完善報社管理的相關工作，提升工作效率。