關于醫院醫療設備檔案信息化管理的探究

趙瑞

江蘇省淮安市第一人民醫院 江蘇 淮安 223300

在“科技興院”戰略提出后，醫院在醫療設備方面投入了大量的資金，不僅購買了多種醫療設備，還引進了很多先進的醫療設備，既增加了醫療設備的數量，也豐富了醫療設備的種類。采用信息化手段管理醫療設備檔案對醫院而言十分關鍵，有效的管理醫療設備檔案有利于促進醫院的發展。

1 醫院建立醫療設備檔案的意義

醫院醫療設備檔案的建立可以為領導、采購人員引進設備或采購設備提供引進證據、采購證據，并且領導和采購人員可以根據醫院的醫療設備檔案來更新設醫療設備。先進的醫療設備不僅有著良好的功能，其價格也較為昂貴，為了避免醫療設備出現閑置或使用價值較低現象的出現，醫院領導和采購人員要探討醫療設備的使用價值、為醫院帶來的效益等，建立設備檔案，從而為采購工作或引入工作的進行提高參考[1]。醫院的醫療設備在使用過程中，不僅需要維護保養，還可能會出現故障，需要維修，不論是維護保養還是維修，所建立的醫療設備檔案都可以為其提供參考數據。

2 醫療設備檔案信息化管理的必要性

網絡信息化的發展速度很快，在網絡信息化的高速發展下，當前已進入信息化社會。信息化社會中的很多行業在朝著信息化方向不斷發展，醫療器械行業也不例外。在實行論證招標后，醫院出現了各種各樣的醫療設備檔案，如：文字檔案、審批檔案等。醫院的設備科以往在對設備的出入庫、采購、維修等進行記錄時，主要采用了人工記賬方式，這種記錄方式需要耗費記錄人員大量的時間與精力，并且無法將醫療設備在使用過程中的數據所記錄下來，無法為醫療設備的維修與維護提供動態性的數據，對醫療設備的檔案管理工作帶來了一定的困難。醫院若想加快現代化發展速度，必要實現醫療設備檔案的信息化管理。

在管理方面，當前醫院已經使用了多種自動化，如辦公自動化、信息自動化、實驗系統自動化、財務管理自動化等。醫院信息化、自動化的發展在很大程度上推動了醫療設備檔案管理模式的改革，為醫療設備檔案信息化管理的實現奠定了基礎。醫院不僅要做好對醫療設備出庫入庫的動態化管理，還要做好對設備維修維護的動態化管理，既要提高醫療設備建檔和歸檔的自動化，也要提高醫療設備檔案查閱的自動化。醫療設備檔案的信息化管理優勢表現在多個方面，如：管理效率方面、調閱方面等，并且電子檔案可以備份，即使機器遭受損壞，若在其他處有備份，資源依然不會丟失。

3 醫療設備檔案的建檔過程

醫院醫療設備檔案的建檔過程主要分為以下三個階段：

醫療設備申請采購、論證、驗收是建檔的第一階段，建檔第一階段形成的音像資料、文件主要有：醫療設備申請報告、醫療設備論證報告、醫療設備調研考察報告、采購項目申請文件、招投標文件、醫療設備驗收圖片、醫療設備驗收錄像圖片、醫療設備使用說明文件等，確保設備的來源可以追蹤[2]。

設備驗收后的運行階段是建檔的第二階段。建檔第二階段主要產生各種記錄和各種報告，主要記錄和主要報告有：設備維修記錄、設備維修記錄、計量質量控制檢測記錄等，這些記錄檔案的存在為醫療設備的維護保養、維修提供了參考。

醫療設備報廢是建檔的第三階段。建檔第三階段形成的文件資料主要有：醫療設備報廢單、醫療設備報廢審批文件等，這些文件有利于追蹤醫療設備資產的去向。

建檔的第一階段、建檔的第二階段中多種文件為靜態檔案，如：醫療設備報廢單、醫療設備合格證書、醫療設備說明書等，靜態檔案的顯著特點是建檔人員在收集資料信息并錄入計算機后，在無特殊下情況下，不會對其進行更改。建檔的第二階段為動態檔案，其是醫療設備在使用過程中出現兩項記錄，一項記錄是設備使用記錄，另一項記錄是設備維修記錄，檔案工作在提交這兩項記錄時，應當按照規定的格式進行總結，確保醫療設備檔案具有真實性、完整性、有效性。

4 醫療設備檔案管理的內容

4.1 商務部分

醫院醫療設備檔案管理的商務部分主要分為兩個環節，兩個環節分別是采購計劃管理環節、設備購置管理環節等。

4.1.1 采購計劃管理。申請報告采購醫療設備的科室將醫療設備的電子申購單提交到信息系統中，醫院的醫療設備管理部門在收到申購單后，與醫療設備管理部門一起對醫療設備購置的可行性進行調研，若具有購置可行性，還需要制定醫療設備采購計劃，并將醫療設備購置的可行性調研報告、采購計劃共同提交至相關領導處。

4.1.2 醫療設備購置管理。收集市場中多個醫療設備供貨商的信息，整理醫療設備的規格信息、功能信息、價格信息等，按照采購計劃中的招標文件、投標文件的相關規定記錄符合條件的設備，并做好對醫療設備采購合同的管理。

4.2 技術部分

技術部分分為以下幾個環節：

4.2.1 固定資產的管理。在完成醫院醫療設備的驗收工作后，需要在規定的時間，對固定資產進行建卡，將醫療設備的多項參數錄入到計算機中，如：設備名稱、設備生產廠家、設備金額、設備的正式使用日期等。在固定資產管理系統中，需要錄入醫療設備的折舊提取情況、調動情況等多種情況[3]。

4.2.2 建立健全醫療設備電子技術檔案。在使用醫療設備之后，不僅要收集與其相關的文件，還要對這些相關文件進行整理。醫療設備在運行后，會出現一些情況，如維修情況、故障情況等，對這些情況應計入日常運行檔案之中。

4.2.3 實行醫療設備報廢的信息化管理。醫療設備并不是可以無限期使用，在使用時間達到一定程度后，醫院應當對其給予報廢處理。在醫療設備達到使用年限后，使用醫療設備的科室應當對設備申請報廢單進行填寫，按照相關的流程進行報廢，特別是一些特殊性的醫療設備，更應嚴格按照相關流程進行報廢，并完整的記錄報廢情況[4]。

4.2.4 實行設備效益分析的信息化管理。設備效益分析管理是醫療設備信息化管理過程中不可缺少的一項管理工作，醫院應當建立設備效益分析管理系統，不僅對設備的收入數據進行統計，還要對設備的支出數據進行統計，將其與固定性資產提取緊緊地聯系在一起，從而真實地展現醫療設備的使用情況。

5 醫療設備檔案信息化管理的實現

對于建檔中所產生的文檔資料錄入醫療設備管理系統中即醫療設備檔案信息化，其可以加快檔案信息的補充速度、登記速度、檢索速度等，便于后期多種工作的展開，如：檔案維修工作、檔案調閱工作等。醫療設備檔案信息化管理模式建立在醫療設備檔案管理平臺的基礎上，其既可以對檔案進行輸出，也可以對檔案進行輸入。醫院在購置醫療設備、報廢醫療設備過程中會出現很多靜態檔案，這些靜態檔案主要有：紙質文件、審批文件、光盤資料、影像資料等多種資料，紙質類的資料錄入檔案管理平臺，是通過數字電子影像技術所進行的，紙質類資料被錄入檔案管理平臺后，既便于管理，也便于檢索，而光盤資料與影像治療則可以通過電子文檔的方式直接錄入到檔案管理平臺中[5]。

在醫療設備的運行過程中，特別是醫療設備的維修與維護保養環節，產生了大量動態檔案。動態檔案最大的特點是具有隨機性，其隨機性表現在多個方面，如設備故障時間方面、設備故障種類方面等。對醫療設備的維修檔案、維護檔案進行信息化管理，不僅便于開展醫療設備故障分析工作，還有利于開展設備故障預防工作。實現醫療設備的維修動態化、維護動態化，可以提高多項工作的效率，如：統計工作、查詢工作等。以下是醫療設備維修維護信息化管理的三大步驟：

醫院使用醫療設備的科室發現設備故障問題后，應當在網絡上申請報修，醫療設備維護維修申報單中應具有的主要內容有：醫療設備名稱、醫療設備使用科室、醫療設備的維修維護申請人員名字、故障問題描述等。

醫院的設備科在維修之前應仔細的查看報修單，根據報修單中的故障問題，對設備進行檢查，檢查醫療設備是否存在故障問題以及存在的具體故障問題，預測維修時間與維修費用，并將這些信息反饋至相關科室[6]。

設備故障維修人員在結束醫療設備的故障維修工作后，應當對醫療設備維修故障記錄進行細致的填寫，主要填寫的內容有：醫療設備故障產生的原因、醫療設備故障類型、醫療設備維修人員的名字、醫療設備故障的維修時間、醫療設備故障維修需要的費用等，若醫療設備是由醫院外的人員所維修，維修單位應當向醫院出具醫療設備維修報告。在醫療設備進行維修過程中，醫院的設備科應實時更新醫療設備的維修狀態，以便醫療設備的使用科室對設備的維修情況進行了解。

6 醫院醫療設備檔案信息化管理在設備運行過程中的應用

醫院的醫療設備檔案信息化管理在醫療設備運行過程中的應用主要表現在以下兩方面：

6.1 通過醫療設備檔案資料共享模式開展設備在線培訓

醫院將醫療設備的說明書、操作視頻資料等錄入醫療設備管理系統中，操作醫療設備的人員可以通過網絡實現醫療設備信息的在線閱讀。設備在線培訓在很大程度上促進了培訓效率的提高，增進了醫療設備操作人員對醫療設備的了解，減少了操作失誤的出現[7]。

6.2 促進了醫療設備維修維護工作的高效化、動態化

醫療設備的維修記錄檔案可以幫助維修人員對設備的故障進行快速的診斷，醫療設備在使用后多個方面會出現變化，醫院應當對設備的各種狀態進行記錄，構建醫療設備動態化管理模式，從而提高醫療設備維修維護工作的高效化和動態化。

7 結束語

通過以上描述可以看出，進行醫療設備檔案信息化管理是醫院發展的必然要求，醫院應當重視醫療設備檔案信息化管理工作，樹立科學的檔案管理理念，做好這項工作。