淺析財務共享服務在我國農業企業中的應用與優化

石 鑫，杜玥珊，蒲桂娥

（西安歐亞學院，陜西西安 710065）

隨著21 世紀經濟和信息技術的飛速發展，經濟全球化已具有向所有國家延伸的客觀趨勢。信息技術的發展也為管理工作提供了技術支持。而在農業企業的發展中，財務管理工作是農業企業內部管理的核心工作。信息技術與農業企業財務管理工作實際相結合，形成了新型農業企業財務共享模式［1］。該模式提升了企業內部的管理能力，并應用相關信息技術對農業企業財務數據進行挖掘與分析，為農業企業高質量發展、服務現代化農業建設提供數據參考。以農業企業為研究對象，以農業科學技術的研發、推廣及應用，經濟信息咨詢及服務，種子、農用機械和農副產品的銷售，化肥、農膜及農副產品的網絡銷售，貨物進出口、技術進出口為主營業務，在農業領域中的市場份額較多，經營范圍多元化，有一定的代表性。企業雖已建立財務共享服務中心，但在費用報銷、財務風險、人才流失和基本組織架構方面仍存在問題，這些問題造成了員工費用報銷速度慢、缺乏監控、月底結賬效率低、員工缺少專業化的培訓和各部門之間及時反饋信息效率低等后果，因此財務共享中心內部結構有待優化。基于此，結合國內外財務共享服務中心的研究現狀和案例，對財務共享中心的框架設計和財務流程再造進行分析，探究如何優化農業企業的財務共享中心，從而提高財務部門在企業中的工作效率。

1 財務共享服務的概述和必要性

財務共享服務是指將多個組織或部門的財務職能和流程匯聚到一個新的、獨立及半獨立的組織或部門中，以便為公司內部客戶和財務經理提供更專業、更高效的財務服務［2］。財務共享服務將企業管理人員從繁雜的非核心業務工作中解放出來，使其更集中精力在公司的核心業務上，從而更好地為公司創造價值。實施財務共享服務模式有助于企業更快地建立新業務，不必考慮為新業務建立財務部等職能支持部門，因為財務共享服務中心都可以為其提供這些服務。因此，企業變得更加靈活，更具備規模擴張的能力［3］。現如今，雖有不少大中型企業建立了財務共享服務中心，但是財務流程仍存在很大的局限性，沒有完全發揮出財務共享服務的效果，質量仍有待提升。

2 現狀分析

2.1 財務共享中心組織結構

通過研究，我國大多數農業企業財務共享服務中心下設核算部、運營部、風險管理部和財務共享人資部4個部門。

2.2 運作流程

2.2.1 員工費用報銷流程

企業的員工費用報銷主要流程有錄入報銷信息至財務共享系統、掃描票據、單據審批、單據審核并錄入數據、賬務處理、銀行支付和最后歸檔。

2.2.2 預算管理流程

基于簽訂農產品、機械銷售合同、農業科技咨詢合同、農產品進出口合同之前的項目特定成本進行預算預測，并且后續合同中包含的條款必須以此預算數據為支撐。預算管理流程主要分為確定管控預算、預算審核執行、執行分析和管控價值4個部分。

2.2.3 資金收付管理流程

資金收付管理流程主要分為業務單位和共享服務中心。業務員發出付款申請報銷單，業務審批員審批后傳送到單位主管審批處進行審批，然后到共享服務中心進行財務審核、出納簽字和最終財務核算。

3 存在的問題

3.1 人員流失嚴重及專業技能不足

不完全統計顯示，企業財務共享服務中心的員工辭職率較高，全年面臨人員短缺和持續的雇用問題［4］。財務共享服務中心每天需要處理大量財務文件，這些業務大多數是基本業務，但員工的專業素質各不相同。尤其是在月初和年末，當營業額急劇增加時，經驗不足的員工會因疏忽大意而導致業務出現紕漏。

3.2 缺乏中心協調部門

企業財務交流中心下設核算部、運營部、風險管理部和財務共享人資部4 個部門，這4 個部門直接構成財務往來，但每個部門獨立運作、缺乏溝通。這可能導致一個部門無法及時向其他研究部門提供有效的反饋，從而降低了財務共享服務中心的運營效率。

3.3 報銷流程復雜

在企業的業務報銷處理模塊中，分支機構和子公司要求申請人根據費用報銷的內容和金額在費用報銷系統中發起申請簽報，審批通過后，要依次進行審批單據、審批費用報銷單、財務審核、財務復核等環節。完成這些檢查后，付款系統才能將金額轉入該賬戶。報銷前后需要進行五次審核，如果審核中途失敗，則必須將其退回到上一審核部門進行重審。雖然這些過程可以確保報銷業務的標準和規范，但同時也限制了報銷的速度。

3.4 獨立核算加劇財務風險

部分農業企業的財務共享中心為子公司，會計核算方法為獨立核算。但是，其獨立于每個公司，并且具有針對不同分支機構和子公司的財務處理功能，因此它僅擔任管理一職。這種獨立結構的優點是企業可以保持財務共享服務中心的獨立性，而不受其他子公司的限制。缺點是財務信息是在線傳輸的，這可能導致財務共享服務中心與分公司、子公司的財務相互推卸責任，從而加劇財務風險。

4 解決策略

4.1 人員培訓與輪崗制

4.1.1 技能培訓與素質建設

財務共享服務中心的工作是獨特且重復的，所以員工培訓也是促進財務共享服務中心發展的重要因素［5］。目前，大部分農業企業財務共享服務中心的員工以大學生居多，勞動成本低，專業會計技能有限。相比于經驗豐富的財務人員，則需要升級。因此，對員工的專業培訓必須占據核心位置。財務共享服務中心應建立相應的薪酬機制，以鼓勵其員工獲得專業知識，增加其對專業發展的渴望，從而營造出良好的學習氛圍。培訓主要集中在專業能力和職業道德方面，組織財務共享中心的員工到子公司了解具體業務，加深對會計等業務的了解。

4.1.2 完善崗位制度，建立合理的績效考核體系

研究發現，大部分農業企業財務共享中心的員工尚未實施輪崗制，這一直是財務策略的空缺。員工每天進行操作簡單、重復性高的工作，從而產生疲勞倦怠感，且重復性任務限制了員工的進步和未來的業務發展。針對此現象，可以建立半年內部門輪崗制度和一年部門間輪崗制度。例如，核算部門應收往來、對賬半年后可以負責總賬核算，一年內熟悉核算整體業務后，調整至運營部的銷售管理崗。這不僅增加了從業人員對財務共享服務的了解和實踐經驗，也解決了財務共享服務中心人員配備不平等的問題。

4.2 完善組織架構

財務共享中心各部門之間獨自運作、缺少溝通，一個部門出現問題，不能及時向其他各部進行有效反饋。因此，可以設立一個新部門，命名為總務部，負責各部門間的溝通交流。

4.3 優化財務流程并開辟緊急通道

4.3.1 優化報銷流程

實施財務共享服務后，大大改善了企業的財務共享流程和法規。無論是高層管理人員還是基層員工，都必須遵循此流程。但是，標準化過程中的篩選標準提高，對某些單據進行了重復處理，并且在修改完單據后將它們重新輸入系統中以執行流程化審核，導致重復操作。為了改善這種情況，當退回的單據重新進入系統時，財務共享服務中心可以通過設立統一操作員的方法規避此問題，從而減少重復工作并提高運營效率。

4.3.2 對業務分級排列

關于業務處理的順序，基本上所有任務都按照報告的順序完成。因此，總部必須發布其子公司特定任務的層次結構安排。例如，審核工作必須在3 個工作日內完成，費用報銷必須在5 個工作日內完成。企業應根據這些特定的時間規則，對這些任務進行組織和分組，并在其到期日之前或在更高級別上完成這些任務。同時，應打開優先通道進行緊急服務處理。

4.4 増強風險管理

4.4.1 優化系統架構并提升信息安全

財務共享服務中心所使用的系統類型不同，如報銷、支付系統來自不同的制造商，因此不可能集成統一的數據接口。企業員工發現，報銷時間會延遲幾天。為此，企業財務共享服務中心需要從以下2 個方面進行改進。1）聘請專家評估建業中心信息化的總體水平。集團應盡量選擇統一的廠家系統。2）在集團、分公司和子公司內實施一個集成的財務系統和賬戶結構，從而有效避免信息到達每個系統時，系統內各種信息之間發生數據沖突的風險。它確保了數據的準確性和及時性，提高了數據的使用效率，并保證了系統的穩定運行。

4.4.2 增強內部控制并統一標準

財務共享信息系統是財務共享中心運行的基礎與支撐，如果員工出現操作不當的情況，那么系統完善度再高也無法檢測到輸入的錯誤數據。因此，管理員工的操作權限十分重要。部分員工權限混亂、不明確，這就要求企業的財務共享中心對操作權限進行嚴格的規定并建立違反處罰機制，杜絕人為操縱。優化財務共享中心后，集團可以在工作人員的操作權限上，對每位員工進行授權與認證。按照不同層次、不同部門和不同級別對登陸操作者進行限制，并及時注銷離職人員的操作權限。