醫(yī)院基建檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策

郭合蓮

（清徐縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，山西 太原 030400）

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基建工程項(xiàng)目自計(jì)劃、管理、實(shí)施運(yùn)行，到工程竣工的整個(gè)建設(shè)過(guò)程中整理、歸檔、保存下來(lái)的文字、圖紙、音像等有關(guān)檔案資料，是醫(yī)院的一筆寶貴財(cái)富。基建檔案不但可以給醫(yī)院新建、改擴(kuò)建、維修、管理等工作提供重要參考依據(jù)，還對(duì)促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。我院原有院區(qū)基建項(xiàng)目發(fā)展較為滯后，住院及辦公用房較為緊張，院址太過(guò)狹小，隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)、保健服務(wù)范圍的擴(kuò)大，已無(wú)法滿足人民群眾對(duì)于醫(yī)療保健的需求。因此，我院為加強(qiáng)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，投資新建了一幢門診住院綜合大樓，主體設(shè)計(jì)為六層框架結(jié)構(gòu)，總建筑面積為5234.7㎡，主要包括門診部、住院部、手術(shù)室、保健部、功能科、檢驗(yàn)科、辦公后勤七個(gè)區(qū)域，項(xiàng)目建成后將大大提升醫(yī)院的智能化、現(xiàn)代化、一體化醫(yī)療水平。醫(yī)院在一期工程建設(shè)過(guò)程中形成了大量基建檔案資料，在基建檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，并提出幾項(xiàng)改進(jìn)措施。

1 醫(yī)院基建檔案的作用

一是在工程項(xiàng)目建設(shè)中的作用。基建檔案可為項(xiàng)目建設(shè)的落實(shí)提供重要依據(jù)，工程項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、設(shè)計(jì)、開工、招標(biāo)等各項(xiàng)程序都需以基建檔案資料為依據(jù)。基建檔案中的數(shù)據(jù)、文字、照片、圖紙以及聲像等檔案資料真實(shí)地記錄了項(xiàng)目施工的整個(gè)過(guò)程，可為工程項(xiàng)目的驗(yàn)收測(cè)評(píng)提供全面、有效依據(jù)。

二是在工程項(xiàng)目管理中的作用。在基建工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)施工至驗(yàn)收竣工的整個(gè)過(guò)程中，檔案資料記錄的信息會(huì)被多次利用，并通過(guò)反復(fù)實(shí)踐對(duì)這些資料進(jìn)行驗(yàn)證，可靠有效的檔案數(shù)據(jù)能促進(jìn)項(xiàng)目更加快速、精確地完成，大大節(jié)約財(cái)力、人力和時(shí)間。

三是在項(xiàng)目試運(yùn)營(yíng)中的作用。基建檔案完整記錄了項(xiàng)目建設(shè)中的設(shè)備設(shè)施、技術(shù)人員、資料質(zhì)量等信息，給項(xiàng)目資產(chǎn)報(bào)增和固定資產(chǎn)投資統(tǒng)計(jì)提供了原始依據(jù)，極大地方便了對(duì)項(xiàng)目的管理，有利于提升項(xiàng)目的質(zhì)量，促進(jìn)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2 醫(yī)院基建檔案管理中的問(wèn)題

2.1 建檔意識(shí)不強(qiáng)

我國(guó)國(guó)家檔案局、發(fā)改委在2006年6月份聯(lián)合印發(fā)的《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案驗(yàn)收辦法》中明確要求，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)要對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收，如果工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期未通過(guò)或未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格，那么整個(gè)工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)將不得通過(guò)或進(jìn)行竣工驗(yàn)收。而目前我國(guó)相當(dāng)一部分醫(yī)院負(fù)責(zé)人和管理基建的人員不清楚也不知道該項(xiàng)規(guī)定，很多醫(yī)院的負(fù)責(zé)人認(rèn)為，醫(yī)院基建檔案管理僅僅是在工程竣工之后對(duì)檔案資料進(jìn)行整理歸檔，屬于工程建設(shè)的末端環(huán)節(jié)。對(duì)工程檔案管理工作往往持敷衍塞責(zé)的態(tài)度，存在重視工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度而忽視基建檔案管理的現(xiàn)象。部分醫(yī)院在驗(yàn)收基建工程項(xiàng)目時(shí)才急急忙忙地找補(bǔ)基建檔案資料，常常會(huì)出現(xiàn)基建檔案資料不真或不全的情況，致使工程項(xiàng)目留下欠缺和遺憾。

2.2 資料歸檔不及時(shí)

醫(yī)院基建項(xiàng)目的建設(shè)周期較長(zhǎng)，工藝復(fù)雜，形成的檔案資料較多，且這些建設(shè)資料有很大一部分分散存放在不同的人手中。如部分資料存放于乙方施工人員手里，部分資料存放于甲方技術(shù)人員手里，部分資料存放于中標(biāo)單位，部分資料存放于監(jiān)理單位。再加上檔案管理工作人員未全面掌握基建檔案資料管理的工作程序和檔案技術(shù)專業(yè)知識(shí)，不具備管理工程檔案的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致醫(yī)院基建檔案存在整理、收集以及歸檔不規(guī)范、不及時(shí)的情況。

2.3 管理手段落后

大部分醫(yī)院基建工程的籌建辦公室或指揮部是在施工現(xiàn)場(chǎng)，工作條件較為簡(jiǎn)陋，用房很是緊張，形成的大部分基建資料被隨便堆放在辦公室中，沒(méi)有或只有很少一部分檔案管理工具和櫥柜，缺乏電子檔案、聲像檔案硬件存儲(chǔ)介質(zhì)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案的定期整理和轉(zhuǎn)移，很難確保基建檔案質(zhì)量安全。

3 醫(yī)院基建檔案管理的對(duì)策

3.1 重視基建檔案管理

醫(yī)院基建檔案可以真實(shí)反映建設(shè)工程實(shí)體的面貌以及工程管理的過(guò)程，對(duì)今后醫(yī)院的使用、管理和維護(hù)具有非常重要作用。同時(shí)，醫(yī)院基建檔案也是評(píng)價(jià)工程項(xiàng)目建設(shè)的一項(xiàng)重要依據(jù)，“泰山杯”、“魯班獎(jiǎng)”等工程項(xiàng)目獎(jiǎng)項(xiàng)的評(píng)價(jià)都是以工程項(xiàng)目檔案為基礎(chǔ)，一般是先對(duì)工程項(xiàng)目指標(biāo)進(jìn)行量化分析統(tǒng)計(jì)，然后對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行實(shí)地勘察，最后進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。不僅如此，醫(yī)院基建檔案還可以體現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)的決策過(guò)程。基于上述種種原因，醫(yī)院負(fù)責(zé)人和基建檔案管理人員應(yīng)徹底轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視醫(yī)院基建檔案管理工作，全面、規(guī)范、有效地收集、整理、歸檔在基建項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過(guò)程中形成的所有具有保存、利用價(jià)值的檔案資料，從而更好地發(fā)揮基建檔案的重要作用。

3.2 確保檔案與工程同步

要想確保醫(yī)院基建檔案管理質(zhì)量，必須做到早著手、早規(guī)劃、早準(zhǔn)備，對(duì)工程項(xiàng)目形成的基建檔案資料要及時(shí)收集、整理、歸檔，確保基建項(xiàng)目檔案管理工作與工程項(xiàng)目建設(shè)工作齊頭并進(jìn)，同步開展。首先，應(yīng)當(dāng)在做好工程進(jìn)度規(guī)劃的前提下，為基建檔案管理工作擬定總體規(guī)劃，并在此基礎(chǔ)上對(duì)基建檔案管理的各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)化，制定行之有效的實(shí)施方案，且確保各項(xiàng)工作得到全面有效落實(shí)。其次，應(yīng)明確規(guī)定醫(yī)院基建檔案收集的質(zhì)量和范圍，不斷提升醫(yī)院基建檔案管理工作的規(guī)范化程度。基建檔案管理人員應(yīng)與工程項(xiàng)目技術(shù)人員進(jìn)行有效溝通，做好檔案資料移交銜接等各項(xiàng)工作，保證收集的各項(xiàng)基建檔案資料真實(shí)、完整、有效、全面，為做好醫(yī)院基建檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化

隨著科技的不斷發(fā)展，醫(yī)院基建檔案正在向數(shù)字化方向發(fā)展，因此，可利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)傳統(tǒng)基建檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯和分類。與此同時(shí)，應(yīng)加大對(duì)軟硬件設(shè)施的投入力度，建立基建檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的信息資源共享。另外，還應(yīng)對(duì)基建檔案進(jìn)行微機(jī)化管理，建立自動(dòng)化管理體系，提高基建檔案管理的電子化和自動(dòng)化程度，不斷提升基建檔案管理的質(zhì)量和效率。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著科技的進(jìn)步和建筑業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性日益凸顯，因此，醫(yī)院應(yīng)高度重視基建檔案管理工作，將基建檔案管理與工程項(xiàng)目管理同步開展，逐步提升醫(yī)院基建檔案的規(guī)范性和完整性，不斷推動(dòng)基建檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，更好地發(fā)揮基建檔案的作用。