淺談退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作

葛英慧

齊齊哈爾市檔案和國(guó)企退休人員服務(wù)中心 黑龍江 齊齊哈爾 161000

引言

國(guó)有企業(yè)作為我國(guó)重要的大中型企業(yè)，對(duì)于國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到積極促進(jìn)作用，而退休人員曾經(jīng)作為國(guó)有企業(yè)的主體，為企業(yè)的發(fā)展做出了重大的貢獻(xiàn)。因此，國(guó)有企業(yè)要堅(jiān)持以人為本的理念，關(guān)注退休人員的工資待遇。在這種過程中需要加強(qiáng)退休人員人事檔案管理，由于傳統(tǒng)管理模式較為滯后，難以滿足人事檔案管理的需要，致使加快退休人員人事檔案數(shù)字化發(fā)展，合理規(guī)范人事檔案具有重要的意義。

1 注重科技創(chuàng)新，提高工作效率

針對(duì)國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案管理而言，其數(shù)字化發(fā)展有著諸多內(nèi)容及項(xiàng)目，要想提高人事檔案管理效率，推動(dòng)退休人員人事檔案數(shù)字化進(jìn)度，則需要注重科技方面的創(chuàng)新和發(fā)展，自主研發(fā)檔案數(shù)字化管理軟件，推動(dòng)人事檔案管理工作順利開展。具體主要體現(xiàn)在：①減少數(shù)據(jù)錄入量：在國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案管理過程中，相關(guān)檔案管理人員有的是有多年管理檔案經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員，有的是改制后單位沒有管理過檔案的留守人員，致使當(dāng)前這些人員的整體素質(zhì)存在較大的差異，其專業(yè)能力參差不齊。為減少輸入量，需要檔案接收部門根據(jù)檔案管理的要求，統(tǒng)一人事檔案材料的名稱及類別。尤其在材料的錄入過程中，需要選擇正確的錄入方式，以此來提高其工作的效率；②自動(dòng)處理圖片：針對(duì)整卷人事檔案而言，首先需要按照頁(yè)碼對(duì)其進(jìn)行全部掃描，然后運(yùn)用相關(guān)軟件對(duì)其進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)所有掃描圖片數(shù)據(jù)自動(dòng)分揀到對(duì)應(yīng)文件夾、自動(dòng)分類命名等相關(guān)操作，通過當(dāng)前這種管理模式的實(shí)施，不但保證了人事檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確率，而且還保證了其整體工作效率。③多人同時(shí)作業(yè)：在人事檔案目錄錄入過程中，可同時(shí)進(jìn)行多人錄入，在這個(gè)過程中，通常可使用EXCEL進(jìn)行錄入， 針對(duì)已經(jīng)完成錄入的圖片及相關(guān)信息而言，只需要將其放在軟件中的文件夾中，便可實(shí)現(xiàn)多人進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率[1]。

2 科學(xué)流程管控，合理規(guī)范管理

在人事檔案管理過程中，通過對(duì)管理流程進(jìn)行合理規(guī)范，對(duì)于保證其管理質(zhì)量具有重要的意義。①針對(duì)國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案資料而言，企業(yè)需要組織專門的管理人員對(duì)其進(jìn)行全面歸集，同時(shí)根據(jù)檔案管理要求，將其分撒在各科室進(jìn)行管理，做好相關(guān)方面的存儲(chǔ)管理，對(duì)這些檔案進(jìn)行集中管理，全面完善退休人員檔案內(nèi)容，提高檔案管理效果。②系統(tǒng)性初審?fù)诵萑藛T檔案：在退休人員檔案管理過程中，由于檔案管理人員專業(yè)性不足，未能夠把握好檔案管理工作，造成其管理效果不理想，出現(xiàn)材料重復(fù)或不必要存檔材料等問題，為后續(xù)檔案管理工作的開展帶來難度，增加了檔案管理的工作量。在這種情況下，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行初審，及時(shí)剔除重復(fù)或不必要檔案，做好檔案的排查工作。③集中保管：針對(duì)大量的退休檔案，為了保證檔案管理效果，盡可能地對(duì)這些檔案進(jìn)行集中保管，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。④在檔案整理與數(shù)字化管理過程中，通常主要選擇閉環(huán)式流程管理模式，通過這種模式能夠確保整個(gè)管理過程環(huán)環(huán)相扣，一旦出現(xiàn)問題，能夠及時(shí)進(jìn)行責(zé)任追究[2]。

3 強(qiáng)化交流，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)共享

在退休人員人事檔案管理中，為了保證管理的質(zhì)量及效率，可注重強(qiáng)化交流，經(jīng)驗(yàn)共享。具體表現(xiàn)為：①發(fā)揮優(yōu)勢(shì)：作為國(guó)有企業(yè)，除了要做好自身的發(fā)展外，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)責(zé)任感，同時(shí)要注重發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，注重加強(qiáng)與兄弟企業(yè)進(jìn)行合作和交流，推動(dòng)退休人員檔案管理和數(shù)字化發(fā)展。②配合職能部門工作：根據(jù)自身的實(shí)際情況，注重研發(fā)數(shù)字化接收軟件，與接收軟件研發(fā)公司對(duì)接，積極參與并提出合理化建議，促進(jìn)接收軟件與企業(yè)數(shù)據(jù)順利對(duì)接。

4 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，確保責(zé)任得到科學(xué)落實(shí)

關(guān)于退休人員人事檔案管理工作，各個(gè)地區(qū)制定了關(guān)于《退休人員社會(huì)化管理實(shí)施方案》，主要針對(duì)當(dāng)前這項(xiàng)工作做出了全面部署。并且成立專項(xiàng)工作組，進(jìn)一步明確了各個(gè)小組的工作職責(zé)，針對(duì)退休人員人事檔案管理做出了創(chuàng)新，具體主要體現(xiàn)在：①選調(diào)骨干力量，打造專業(yè)隊(duì)伍：在人事檔案管理過程中，必須注重隊(duì)伍建設(shè)，應(yīng)當(dāng)從基層抽調(diào)人員，主要退休人員人事檔案工作，同時(shí)還需要制定相關(guān)制度，不得隨意出現(xiàn)更改人員等問題，要保證工作人員工作的連續(xù)性。②國(guó)有企業(yè)從內(nèi)部選調(diào)大中專畢業(yè)生，由這部分選調(diào)人員參與這項(xiàng)工作，對(duì)于人事檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，解決了傳統(tǒng)操作效率低的問題，彌補(bǔ)了以往人事檔案管理的缺陷，加快了退休人員人事檔案管理數(shù)字化工作進(jìn)度。③加強(qiáng)績(jī)效考核：為了滿足退休人員檔案管理要求，提高檔案管理效率。國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重完善績(jī)效考核制度，根據(jù)具體實(shí)際情況，適當(dāng)調(diào)整檔案管理人員績(jī)效收入。在原有工資基礎(chǔ)上，適當(dāng)做出相應(yīng)的調(diào)整。在這個(gè)過程中，需要根據(jù)出勤及任務(wù)完成情況，有針對(duì)性的進(jìn)行調(diào)整。④注重拓展資金籌集渠道：只有具備充足的資金，才能夠解決計(jì)算機(jī)及掃描等設(shè)備問題，為人事檔案管理工作配備先進(jìn)的設(shè)備，才能有效地推動(dòng)退休人員人事檔案數(shù)字化發(fā)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

退休人員人事檔案管理作為當(dāng)前重要的工作，在人事檔案管理過程中，由于受到諸多因素所限制和影響，導(dǎo)致傳統(tǒng)管理出現(xiàn)很多需要解決的問題，這也是國(guó)有企業(yè)當(dāng)前面臨的主要問題，在實(shí)際的管理過程中，針對(duì)當(dāng)前出現(xiàn)的問題，制定完善的解決對(duì)策。同時(shí)要注重加大資金方面的投入，不斷拓展資金籌集渠道，為退休人員人事檔案管理配備齊全的設(shè)備，以此來推動(dòng)人事檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)度，進(jìn)而提高人事檔案的管理效率。