國家綜合檔案館專家型館員制度建設探析

蔣 冠 周 持 潘子聰

一、引言

國家綜合檔案館所提供的傳統意義上的檔案服務主要有檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽、檔案副本制發、檔案證明制發、檔案目錄信息查詢、檔案咨詢等多種方式[1]。面對新時代檔案工作的發展形勢，國家綜合檔案館要主動擔當，樹立服務意識，將傳統的檔案服務轉化為現代化的公共信息服務，即以包括各行業用戶在內的公眾為對象，以提供信息發布、交流和利用服務為內容，以服務于社會為目標的社會化服務[2]。十八大以來，黨和國家高度重視哲學社會科學研究。國家綜合檔案館應加快服務轉型，為促進和繁榮中國特色哲學社會科學研究做好文獻資料方面的 “ 后勤保障 ” 。當下，從事歷史學、社會學等哲學社會科學研究的研究型用戶已成為國家綜合檔案館接待利用工作的主要對象，其與一般民生型檔案用戶及事務型檔案用戶查檔目的及查檔內容都有著很大的區別。這部分檔案用戶具有查檔時間長、范圍廣、專業性強等特點，往往需要從大量檔案中找出對其研究有用的內容。因此，國家綜合檔案館應改進服務策略，著力為這類用戶提供幫助，從而提升自身的公共服務能力。筆者認為，建立專家型館員制度，是一個值得嘗試的做法。本文試就這一問題做初步探討。

二、建立專家型館員制度的必要性

研究型用戶的研究課題基本上可以分為以下兩種情況：一是研究本地區某一時期或某一領域的歷史，例如編纂本地區地方志及其他各類史志資料；二是研究本地區當下的經濟、政治、文化、社會生活及生態文明等方面情況。考慮到國家綜合檔案館的館藏結構，無論是哪一類課題，可能會利用到的檔案主要有以下幾類：（1）本行政區域內各單位形成的已滿30年的開放檔案；（2）經檔案形成單位同意利用的未開放文書檔案；（3）館藏各類非涉密圖書資料；（4）館藏各類照片、實物等特殊載體檔案；（5）其他可能涉及的檔案。

圍繞其所研究的課題，研究型用戶在查找檔案資料時，更希望獲取到第一手資料及最專業的資料。例如，研究某地區城市規劃相關課題，需要查閱的最有價值的檔案并不是國務院對于某地區地名、行政區劃的批復，這些文件通過官方網站或《國務院公報》就可以查閱到。相反，最需要查閱的是該地區地名普查、土地延包等專門檔案，這樣才能從微觀上研究整個課題。因此，研究型用戶在利用檔案時不會囿于檔案整理時的體系，按照全宗或問題檢索檔案資料，而是需要結合館藏文獻資料進行全面搜尋。在檔案查閱手續齊全的前提下，從眾多館藏檔案資料中按照研究型用戶劃定的范圍找出其所需要的部分，看似是一件很容易的工作，實則十分復雜，需要檔案館工作人員在與研究型用戶充分交流，搞清查閱范圍、分析館藏內容中可能涉及的部分后才能準確提供利用，否則會帶來時間上的損失及不必要的誤會。

例如，某高校教授需要撰寫一部本市某區民盟組織發展史方面的志書，為此來到該區檔案館，提出查閱該區民盟區委會開放檔案。但民盟區委會不是獨立全宗，需要檢索其他多個全宗檔案才能為這位教授提供完備的研究資料。檔案館工作人員應打破全宗界限，全面檢索本地黨委統戰部、政協、人大等相關全宗檔案，本地區人物全宗中的民盟會員相關資料，甚至在黨委組織部門批準下合理利用本地區民盟盟籍干部人事檔案。如果此時檔案館工作人員不了解民盟性質及本區民盟組織情況，以沒有民盟區委會這個全宗為由拒絕教授的查檔請求，就容易導致檔案利用者對檔案館服務態度的不滿；抑或工作人員不了解情況，不知道該檢索哪個全宗的檔案資料，就會導致用戶檔案利用效率的低下。

為了更好地解決為研究型用戶提供檔案查閱服務中可能遇到的問題，國家綜合檔案館可以借鑒高校圖書館采用的學科館員制度，培養專家型館員。在高校圖書館中，學科館員制度是圖書館一種創新服務形式，其根本目標是建立圖書館與學科用戶之間的聯絡機制，主動了解學科需求，并以需求指導信息組織，以便向用戶提供主動的學科指導性服務[3]。學科館員的設立有利于促進高校中優勢學科信息資源優化整合，并提供信息服務、用戶教育和讀者深層次咨詢等任務[4]。由于檔案利用工作與圖書利用工作同屬信息咨詢服務工作，都具有信息型、知識型、服務型的特征。國家綜合檔案館可以借鑒圖書館學科館員制度，培養專家型館員。所謂專家型館員，是指具備一定的研究能力并在某個專業領域有所積累，能夠在研究型用戶查找與獲取檔案資料的過程中，為其提供高質量的咨詢服務的檔案館工作人員。建立專家型館員制度，符合檔案館文化事業單位的定位，可以確保為研究型用戶提供高質量的查檔服務，同時也能促進國家綜合檔案館工作人員個人知識水平及業務能力的提升。

三、國家綜合檔案館專家型館員的素質要求

檔案工作者的經驗和知識儲備是研究型用戶獲得滿意的查檔體驗的基本保障。國家綜合檔案館工作人員要想成為一名合格的專家型館員，除了在某個專業領域有所研究之外，還應從理論知識、業務水平等多個角度提升自身綜合素質。

1.國家綜合檔案館專家型館員應具備的理論知識。我國人文社會科學發展至今，已經形成了擁有20 多個一級學科、400 多個二級學科的完備的人文社會科學體系[5]。國家綜合檔案館人員有限，不可能做到對全部人文社會科學都精通，但要從宏觀上了解一些與研究型用戶從事本地區歷史研究或本地區現狀研究相關的學科知識。

（1）歷史知識。以歷史的眼光研究社會科學問題是人文社會科學研究的重要方式。研究型用戶查閱檔案大多是為了了解本地區歷史或某一領域的發展歷程。因此，需要國家綜合檔案館工作人員認真閱讀本地區地方志，學習本地區歷史，學習中國近現代史和中共黨史，這些歷史知識儲備可以更好地幫助工作人員理解研究型用戶所需查閱檔案的年代及歷史特點。從檔案鑒辨學的角度來看，了解歷史知識還可以協助研究型用戶正確鑒定檔案的年代。

（2）當代政治知識。檔案工作是一項政治性極強的工作，各級國家綜合檔案館的檔案收集范圍主要是本地區黨委、人大、政府、政協等各類機關及民主黨派、人民團體的檔案。檔案館工作人員了解《憲法》，了解中國當代政治知識，熟悉本區域內各機關單位之間關系及職責，對于為研究型用戶提供查檔協助十分重要。在上文中提到的編撰民盟組織發展志書的例子中，檔案館工作人員如果了解民盟會員大多為文教界中高級知識分子的話，就可以為研究型用戶檢索教育局、文旅局等單位涉及統戰的開放檔案，從而有望發現更豐富的史料。

（3）公共管理知識。公共管理學是一門綜合運用各種科學知識和方法來研究公共管理組織和公共管理過程及其規律性的學科[6]。這一學科具有很強的綜合性和跨學科性，涉及政治學、行政學、管理科學、社會學、法學、經濟學等多種人文社會科學。國家綜合檔案館屬于文化事業單位，作為檔案館工作人員，學好公共管理學本身有利于自身工作的開展。此外，從為研究型用戶提供檔案利用服務的角度來看，掌握公共管理知識，可以系統地掌握公共組織特別是政府組織的管理活動及其規律，從而為研究型用戶提供更為專業的檔案信息咨詢服務。

2.國家綜合檔案館專家型館員應具備的業務能力。除了具備上述理論知識，國家綜合檔案館專家型館員還應具備一些必要的業務能力。

（1）熟知館藏結構。熟知館藏結構是指檔案工作者對檔案館所貯存的檔案信息資源，包括未加工的一次檔案信息和已經經過加工而形成的二次檔案信息及三次檔案信息，按一定的形成范圍、時間、內容、種類等特征，采取一定的方法進行系統的、全面的了解和熟悉的過程[7]。熟知館藏結構是做好檔案提供利用服務的基礎，檔案館工作者應相對準確地了解哪類檔案已經進館，以及本館館藏中這類檔案的起止年度。當研究型用戶提出要利用某一部分檔案時，如果不了解館藏結構，檔案館工作人員就會草率地表示該檔案已進館或未進館。前者容易造成盲目檢索，浪費利用者的時間；后者容易導致用戶不滿，誤認為檔案館方面不作為不擔當。

（2）熟練使用檔案檢索系統。目前，各級國家綜合檔案館大多使用檔案管理系統中的檢索模塊為用戶提供檢索服務。研究型用戶查閱檔案通常要跨多個全宗進行搜尋。這就需要檔案館工作者能夠熟練使用檔案檢索系統，掌握常用的檢索技巧，才能夠幫助研究型用戶提高檢索的查全率和查準率。

（3）具備一定的學術研究能力。專家型館員必須擁有一定的學術研究能力，在某個專業研究領域有所積累。一方面能夠順暢地與研究型用戶對話和交流，并對館藏中某些主題的檔案資料進行收集、整理、加工，從而更加準確地把握用戶的需求，更好地為研究型用戶提供專業咨詢服務。另一方面能夠在工作過程中勤于鉆研，善于思考與總結，針對實踐工作中出現的新問題進行探討，從而提高工作的效能。

四、促進專家型館員與研究型用戶的互動

1.多向研究型用戶請教。研究型用戶是某一學科領域的專業人士。檔案館工作人員應主動向研究型用戶請教其所研究的學科領域的專業知識，以提高自身的業務素質，逐步向專家型館員轉型。例如上文提到的撰寫民盟組織發展志的例子中，檔案館工作人員可以主動向研究型用戶請教有關民盟以及民主黨派的知識，以豐富自身的知識，將來可以為相近學科領域的研究型用戶提供更具針對性的檔案信息咨詢服務。此外，國家綜合檔案館還可以聘請研究型用戶擔任本館 “ 名譽館員 ” ，作為國家綜合檔案館工作人員提高業務能力的智囊和外援。目前，天津市檔案館已經啟動了此項工作，聘請來自南開大學、中國銀行等單位的五位專家學者作為 “ 名譽館員 ” ，名譽館員除了可以更廣泛地查閱館藏檔案用于學術研究外，還要承擔宣傳館藏檔案資源、參與館藏檔案開發編研等義務，此舉可以實現國家綜合檔案館與研究型用戶之間的互利共贏。

2.多向研究型用戶征求意見。檔案館工作人員應當關注研究型用戶檔案利用的體驗。可以通過訪談的方式，在不影響對方正常查檔的情況下，向其咨詢對檔案館服務的意見，如是否找到其所需要的檔案資料、檢索工具等有何改進的空間、還有哪些需求、需要哪些幫助等。及時掌握研究型用戶的需求與反饋意見，有助于檔案館工作人員找準需求，并做針對性的準備工作，不斷提升自我的服務能力與水平，促進自我的成長。