檔案人員 “ U 盤化生存 ” 探析

況會英

一、 “ U 盤化生存 ” 的背景

大數據時代的來臨，每個個體都是數據的產生者，任何一項活動都可以用數據表示，如何提取隱藏在大數據中的有用信息成為業界和學術界面臨的重大難題。相比較其他專業而言，檔案人員是檔案部門數據資源的集中管理者，從數據價值體現和數據的安全角度來看，數據聚合才能發揮綜合效應，應對其他機構形成的對社會具有保存價值的數據進行收集和監管。因此，檔案人員更需要尋求一條契合現代檔案管理工作需求的生存之道，而 “ U 盤化生存 ” 將成為今后檔案工作者一個必然的發展方向。加拿大檔案學者特里·庫克曾指出： “ 檔案工作者應認識到，在信息世界正發生著一場徹底性的革命，相應的，我們需要擁有全新的工作模式以適應今后保管理論與實踐的要求。 ”[1]

1.檔案人員 “ U 盤化生存 ” 的內涵。 “ U 盤化生存 ” 概念是筆者借用《邏輯思維》中的觀點引發的思考，概括為16 個字： “ 自帶信息，不裝系統，隨時插拔，自由協作。 ” 延伸到檔案人員，闡釋它的內涵，即檔案專業人員有自己獨特的價值，能獨立自主為自己負責的態度，能為團隊帶來價值，適應并認同團隊價值觀與共同確認的規則，做一顆小小的具有獨立意識的螺絲釘。同時，自己有獨特的技能，能自由地與團隊或他人協作，不受條條框框的限制，像U 盤一樣自由發揮。

2.檔案人員 “ U 盤化生存 ” 的釋義。所謂檔案人員 “ U盤化生存 ” ,就是讓檔案工作人員更加專業，擺脫僵局，學會用新的思考方式讓自己成為本單位的一個優質U盤、本專業的專家，這樣才不會被社會所淘汰，甚至大受歡迎。縱觀各行業的檔案從業人員隊伍，不難發現，許多檔案部門缺乏現代高新技術人才，大部分檔案人員現代化管理技術水平偏低。隨著社會不斷發展，信息不斷膨脹，新興技術的運用更加廣泛。為了不被社會淘汰，不被 “ 邊緣化 ” ，檔案人員需要在新技術時代有一技之長，體現自身更大的價值。 “ U 盤化生存 ” 是一種新的思維模式和服務理念，這種全新的檔案管理工作方式需要相關的信息技術要求，需要檔案工作人員提升自身的信息技術知識，才能更好地使用新技術服務社會。

二、 “ U 盤化生存 ” 的價值訴求

1.主體價值訴求。主體價值的訴求體現在檔案職業主體和客體之間的 “ 需求 ” 是否得到滿足，檔案客體反映檔案主體在該領域特定的職業形態，而社會需求是形成檔案客體的最終動力。作為檔案職業客體的檔案，由檔案職業主體進行 “ 貯存 ” 和 “ 轉換 ” ，形成檔案職業的 “ 產品 ” ，這種職業客體最終要以能夠滿足社會需要的職業產品的形式，體現該職業的社會價值[2]13-17。

檔案客體與主體是通過主體的技能實現結合的，不同檔案客體具有不同的性能和用途，不同的檔案客體需要不同的設備和工藝，而所有這些要靠掌握特定技能的人來處理和運用。因此，主體的技能是聯系檔案主體與檔案客體的紐帶。 “ U 盤化生存 ” 是檔案主體管理檔案活動的基本程序和檔案管理活動的基本方法，體現檔案主體的技能水平，是其職業形態的直觀表現形式。

2.客體價值訴求。客體價值即檔案價值，是檔案以其原始記錄滿足利用主體的需要而具有的憑證價值或情報價值，這是檔案的本質屬性即原始記錄性所具有的內涵。要實現客體價值的作用，就必須通過滿足從事社會實踐活動主體的需要來發揮其所具有的憑證作用和情報作用。因此，人們利用檔案，就是利用其原始記錄所顯示的憑證價值和情報價值；檔案的利用評價標準是檔案人員對管理對象的服務是否及時、準確。 “ U盤化生存 ” 是個動態概念，它相對于現狀而言，必須立足于大數據時代背景去考慮，云計算、云存儲等大數據時代的信息技術對檔案管理最直接、最深刻的沖擊就是檔案客體價值的挖掘是否到位，如何有效掌握一種技能，運用一定技術和設備才能保證檔案客體價值的實現。這就需要轉換思維模式，盡快融入大數據環境中，防止原來屬于檔案職業的領地縮小，從而保證所獲得的社會尊重、職業威望及對話語權的掌控。

3. “ U 盤化生存 ” 原動力及強化措施。原動力是推動工作及事業前進和發展的最基本力量。 “ U 盤化生存 ” 是檔案人員職業的現代化發展方式之一，它與社會、國家發展需要、檔案事業發展需要相結合，終極目標是檔案職業主體的全面發展和檔案事業的長足進步[3]8-12。檔案價值的實質就是檔案在人們認識世界和改造世界中的意義，是檔案對社會實踐活動所起的作用[4]50-51。社會主體需要成為檔案人員職業的原動力，主要由其自身內在屬性決定，社會主體對檔案的需要要求人們參與各種檔案工作，而社會主體需要具有無限性，主體需求得到滿足后，又產生新的需求，社會主體對檔案的需求越強烈，其對檔案職業的愿望和積極性就越高。同時，公眾文化水平的提高有助于提高檔案的利用率，使社會對檔案人員的職業需求變得旺盛。隨著社會化分工越來越精細，人們開始更關注自己的精神文化生活，越來越多的人開始頻繁利用各種工具查閱資料、了解檔案。在這一過程中，檔案人員需要不斷滿足民眾的各種權利需求，勢必要求檔案人員不斷提高個人素養并發揮個人潛能，二者的互動將最終促進個人能力的提升與檔案職業的發展，激發檔案人員的工作能力。

大數據時代是信息技術快速發展、文件數量劇增、文件載體形態發生變化的時代，它的到來不僅是檔案保管方式的變遷及對象的變化和豐富，更反映了社會文化現象的變化。

三、檔案人員 “ U 盤化生存 ” 的功能及優勢

當各行業人員自身作為數據的一部分，不得不同數據打交道，無論我們想不想與大數據牽扯到一起，數據都會找到我們。作為檔案人員，如何從海量數據中發現知識，尋找隱蔽在大數據中的模式、趨勢和相關性，揭示社會現象與社會發展規律，都需要我們擁有更好的數據洞察力。

1. “ U 盤化生存 ” 不等同于 “ 萬金油 ” 。萬金油是什么都會，但什么都不精。 “ U 盤化生存 ” ，即插即拔，自由連接，倡導匠人精神，具有一技之長。對于檔案專業人才來說，做一個有價值的 “ U 盤 ” ，不依附任何 “ 單位 ” 也能生存，能在大數據戰略中搶占先機。

技能就像U 盤，沒有特定的用處，但它有一個獨特的社會節點的價值，插到哪兒它都可以運作， “ U 盤化生存 ” 方式以一種手藝人的精神與社會進行協作。而合適的人才戰略將會促進檔案人員在專業領域的發展，因此不難預計，隨著大數據的進一步發展，與大數據相關的人才也將備受關注。

2. “ U 盤化生存 ” 者的先天優勢何在？ “ U 盤化生存 ” 是一種逆向思維。傳統的思維模式都是強調團隊、協作精神，但在大數據時代背景下， “ 自帶信息，不裝系統，隨時插拔，自由協作 ” 是其特點之一[5]。

在無互聯網時代，大家都渴望穩定的工作，都想成為組織永久性的內存而不是暫時連接的 “ U 盤 ” ，這是信息流通性差造成的。而在互聯網和大數據時代，人們獲取擇業機會更多， “ U 盤化生存 ” 的人員越來越多，不同企業工作間隔越來越小甚至可以忽略不計，各種外包服務、兼職工作成為常態，節點化的員工將與不同企業連接，各個節點連接在一起成為一個局域網，再和其他局域網連接，共同組成一個更大的局域網。可以設想節點化檔案人員和總線型企業，相比于傳統形式，無疑會更靈活。因為節點相對于內存和U 盤，可以最大限度、最有效率地跟其他個人和組織連接。因此， “ U 盤化生存 ” 者的優勢在于，能先人一步發現機遇，他們的思維才能不受限制。

四、文檔一體化轉型與滲透

檔案人員 “ U 盤化生存 ” 的實現面臨一系列困難與挑戰，傳統的檔案管理理念受到沖擊，須依賴文檔一體化模式進行轉化。在實踐操作中進行前端控制、全程管理與檔案化管理相結合，運用文件生命周期理論、文件連續體理論等相關理論進行支撐，使檔案人員具有一種全局觀，靈活掌握文件與檔案之間的轉換關系。為此，檔案人員在文件形成階段就提前介入，優化文檔管理流程，減少文件與檔案的管理各環節的重復，提升工作效率，做到一次做對，持續提升。

現行文件與檔案是一個內在聯系的整體，均是附在有形物質上的信息，處于不同階段的文件實體。在具體操作中，由于文件控制人員與檔案人員可能不是同一批人，工作流程也不完全相同，會導致無法完全控制文件質量和檔案質量，而文件質量決定檔案的質量，在歸檔鑒定、歸檔移交階段會出現重復操作等諸多問題。針對這一普遍現象，需要領導做好人員安排，文件管理與檔案管理之間做好銜接，避免重復工作，實現系統信息共享。

五、結語

綜上所述，大數據時代為檔案人員提供了新的技術理念、新的技術載體，也對檔案從業人員的發展帶來了機遇和挑戰。檔案人員從收集檔案數據信息、數據存儲到使用，提高員工的數據質量意識，從而挖掘出更多準確、有效和有價值的信息是大數據環境下對從業人員的最基本要求，而作為檔案人員需確立自身作為檔案形成者和利用者之間的橋梁與紐帶、作為社會記憶守護者的獨特地位，就必須選擇一條專業化的道路，可將 “ U 盤化生存 ” 納入考核。