企業(yè)檔案管理崗位價(jià)值評(píng)估分析及對(duì)策

楊惠予 倪 騰

一、檔案崗位價(jià)值評(píng)估及其現(xiàn)狀

崗位價(jià)值評(píng)估，又稱職位評(píng)估或崗位測評(píng)，是人力資源管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。它的主要目的是科學(xué)確定各崗位對(duì)企業(yè)的價(jià)值貢獻(xiàn)，并在此基礎(chǔ)上建立公平的薪酬體系[1]。目前，崗位價(jià)值評(píng)估在企業(yè)人力資源管理領(lǐng)域得到了非常普遍應(yīng)用，然而企業(yè)檔案管理崗位在評(píng)估結(jié)果中的估值卻往往偏低。如有的企業(yè)，檔案管理部門所有崗位都被評(píng)為企業(yè)的最低崗級(jí)，其檔案管理崗位的崗級(jí)甚至低于生產(chǎn)部門的資料管理員崗位。這樣的評(píng)價(jià)結(jié)果給企業(yè)檔案工作帶來了極大的負(fù)面影響。

首先，檔案管理崗位估值偏低挫傷了檔案管理人員的榮譽(yù)感、自尊心和工作積極性。崗位價(jià)值是企業(yè)薪酬分配的依據(jù)，崗位價(jià)值估值偏低，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理崗位的崗級(jí)和薪酬也隨之偏低，在崗人員由于價(jià)值得不到認(rèn)可，容易缺乏信心和進(jìn)取精神，檔案工作缺乏活力。

其次，檔案管理崗位估值偏低導(dǎo)致崗位人力資源配置不能滿足實(shí)際工作需要。一方面，估值偏低的檔案管理崗位對(duì)優(yōu)秀人才的吸引力不足；另一方面，崗位任職條件低，企業(yè)在人力資源配置時(shí)，隨意安插人員，容易導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，人員專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)不科學(xué)等現(xiàn)象。

檔案管理崗位的人員配置和工作積極性得不到保障，檔案管理工作自然難以為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，用戶滿意度隨之降低，從而加深了企業(yè)對(duì)檔案工作崗位價(jià)值低的評(píng)價(jià)，形成惡性循環(huán)，阻礙企業(yè)檔案部門的發(fā)展和企業(yè)檔案工作的開展，最終不利于企業(yè)發(fā)展。

二、崗位價(jià)值評(píng)估的影響因素

為了了解檔案管理崗位在崗位評(píng)價(jià)中估值偏低的原因，我們需要了解影響崗位估值的因素。崗位評(píng)價(jià)的方式有很多種，目前比較流行的海氏評(píng)估法、全球職等系統(tǒng)等，都是通過對(duì)企業(yè)中各個(gè)崗位的任職條件、工作難度、工作強(qiáng)度、責(zé)任大小、影響范圍、工作條件等要素進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，再根據(jù)各個(gè)要素的權(quán)重進(jìn)行計(jì)算，得出各個(gè)崗位的價(jià)值估值。

三、檔案管理崗位估值偏低的原因分析

1.企業(yè)檔案管理崗位任職條件設(shè)置偏低。在崗位價(jià)值評(píng)估體系中，任職條件是指員工使崗位工作績效達(dá)到可接受的水平所必需的專業(yè)知識(shí)、管理技巧、人際技能、工作經(jīng)驗(yàn)、身體狀況等一切素質(zhì)的綜合。崗位所需要的知識(shí)技能越高深、越廣博，則崗位價(jià)值越高。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、專業(yè)性應(yīng)用性很強(qiáng)的工作，在西方國家，檔案職業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)很高，具有深厚的專業(yè)背景和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。如在美國，根據(jù)美國檔案工作者協(xié)會(huì)規(guī)章，要成為 “ Archivist ” ，必須起碼本科畢業(yè)，至少具備五年以上專業(yè)工作資歷，并通過申請(qǐng)與考核，否則最多只能是專業(yè)的輔助人員[2]。但是，現(xiàn)階段我國檔案從業(yè)門檻較低，大量未經(jīng)專業(yè)學(xué)習(xí)的人員直接上崗。這種狀況拉低了檔案從業(yè)者的整體崗位價(jià)值評(píng)價(jià)。

2.企業(yè)檔案管理工作難度沒有得到體現(xiàn)。在崗位價(jià)值評(píng)估體系中，工作難度是指工作中發(fā)現(xiàn)問題，分析診斷問題，權(quán)衡與評(píng)價(jià)對(duì)策，作出決策的困難程度。例如，重復(fù)性的、模式化的工作思維難度小，創(chuàng)新性的工作思維難度大，思維難度越大的崗位，其價(jià)值越高。

當(dāng)前，檔案工作的難度普遍不為公眾所知悉。公眾普遍認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng) “ 簡單、重復(fù) ” 的工作，甚至很多檔案工作者評(píng)價(jià)自己的工作也用 “ 重復(fù)、枯燥 ” 等詞語來形容。從客觀原因看，公眾對(duì)于檔案工作存在簡單、悠閑等偏見，很大程度上是因?yàn)榕c檔案部門接觸較少，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)比較片面，只看到了 “ 著錄、收發(fā)、裝訂 ” 等操作方法，而沒有看到檔案工作背后所蘊(yùn)含的檔案分類、保護(hù)、檢索等專業(yè)知識(shí)的核心技能。主觀上的原因則在于，企業(yè)檔案部門容易把工作重心放在 “ 打號(hào)鉆孔 ” “ 保管巡查 ” 等檔案基礎(chǔ)性工作上，忽視對(duì)檔案專業(yè)性工作的探索和提升，忽視對(duì)整個(gè)企業(yè)檔案體系的建設(shè)與管理，忽視用戶部門的需求，檔案工作不深入，做的是簡單的、重復(fù)的、初級(jí)的檔案工作，企業(yè)檔案工作的難度沒有展現(xiàn)出來。

3.企業(yè)檔案管理工作的貢獻(xiàn)和影響力不足。崗位價(jià)值的高低從根本上說，來自于它對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)和影響力。檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的非即時(shí)性，是檔案工作的貢獻(xiàn)和影響力不容易被認(rèn)識(shí)到的客觀原因。因?yàn)榇蟛糠謾n案發(fā)揮作用的幾率和時(shí)間是不確定的，一份檔案有可能過了若干年才被利用，從而體現(xiàn)出當(dāng)年檔案工作的價(jià)值，但有的檔案也許永遠(yuǎn)都不會(huì)被利用。

除此之外，檔案工作的一些常見誤區(qū)是造成檔案工作的貢獻(xiàn)和影響力不足的主觀原因。一是忽視檔案利用工作。檔案工作對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)主要通過檔案的利用來體現(xiàn)，只有被利用了，檔案才會(huì)體現(xiàn)出價(jià)值，檔案工作才有價(jià)值。但有的企業(yè)檔案工作不但不積極開發(fā)信息資源，還抱守 “ 保密大于服務(wù) ” 的落后理念，把保密放在第一位，給檔案利用設(shè)置眾多簽字環(huán)節(jié)和關(guān)卡，提高用戶利用門檻，最終大量檔案沒有被利用，成為了 “ 故紙堆 ” 。二是檔案工作脫離用戶。用戶是檔案利用的主體，是檔案工作的服務(wù)對(duì)象，檔案正是通過用戶的使用而產(chǎn)生價(jià)值，檔案工作也正是通過服務(wù)對(duì)用戶產(chǎn)生影響力。但有的企業(yè)檔案管理人員在工作中，把用戶的需求和滿意程度擱置在一邊，脫離用戶需求和企業(yè)實(shí)際去工作，導(dǎo)致用戶需要的文檔沒有被收集，或者收集到的文檔整理邏輯不便于用戶利用。檔案工作者貌似做了很多工作，卻對(duì)用戶的工作起不到促進(jìn)作用，為企業(yè)創(chuàng)造不了價(jià)值，反而白白花費(fèi)了人力、物力、財(cái)力。有的企業(yè)檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)， “ 臉難看、事難辦 ” ；有的檔案管理人員不知道如何為用戶提供好的檔案服務(wù)，認(rèn)為服務(wù)就是坐等用戶上門的時(shí)候提供檔案而已。三是檔案工作參與企業(yè)主線工作不夠。檔案工作常被劃歸二線甚至三線工作，檔案部門常被劃歸二線甚至三線部門，很多檔案工作者自覺或不自覺地就以二線、三線自居，工作消極，不關(guān)心企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)的重點(diǎn)工作，檔案工作與企業(yè)其他工作脫節(jié)，在企業(yè)的各種重大事件上缺少曝光率，工作影響力不斷減弱。

四、提高企業(yè)檔案工作崗位價(jià)值的對(duì)策

針對(duì)上述制約企業(yè)檔案工作崗位價(jià)值提升的因素，應(yīng)從人力資源、組織機(jī)構(gòu)、工作方式、宣傳方式等四個(gè)方面思考變革的策略。

1.人力資源策略。人力資源策略的核心是通過提升檔案工作者自身素質(zhì)，使檔案從業(yè)人員的知識(shí)技能滿足檔案管理崗位的要求，同時(shí)設(shè)立嚴(yán)格的檔案崗位任職標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理崗位的知識(shí)技能要求得到充分認(rèn)同，以提升其崗位價(jià)值。

首先，檔案工作者自身要端正工作態(tài)度，擺正工作心態(tài)，努力提升自身素質(zhì)。文檔工作是一項(xiàng)崇高的職業(yè)，這種崇高來源于事業(yè)本身，更來源于檔案工作者對(duì)待事業(yè)的態(tài)度。檔案工作作為現(xiàn)代社會(huì)分工下一個(gè)比較小眾的群體，其工作不容易被了解，其價(jià)值不容易被認(rèn)可，這是客觀事實(shí)，但作為檔案工作者而言，既不能因?yàn)椴槐涣私狻⒉槐徽J(rèn)可就一味抱怨、自暴自棄，也不能逆來順受、接受現(xiàn)狀。檔案工作者應(yīng)該以陽光的、積極的心態(tài)來從事檔案工作，不斷充實(shí)自身的知識(shí)技能，在工作中勇于創(chuàng)新，努力為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，做一個(gè) “ 職業(yè)、專業(yè)、敬業(yè)、創(chuàng)業(yè) ” 的檔案人，用優(yōu)質(zhì)的檔案工作贏得社會(huì)的尊重，獲得工作的快樂。

其次，應(yīng)努力轉(zhuǎn)變企業(yè)高層認(rèn)識(shí)，設(shè)立嚴(yán)格的檔案管理崗位任職標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)了解檔案及檔案工作的重要性，了解優(yōu)質(zhì)檔案人才對(duì)于推動(dòng)企業(yè)檔案工作的重要性，企業(yè)應(yīng)為檔案管理崗位設(shè)置明確的任職標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行。人是一切工作的基礎(chǔ)，如果檔案管理部門的人力資源配置長期低于其他部門，隨意安插員工，甚至部門領(lǐng)導(dǎo)變成臨退休人員的 “ 養(yǎng)老院 ” ，那么檔案工作自然就喪失了優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)。

此外，目前檔案工作能力和水平缺乏量化的方法，造成企業(yè)檔案工作崗位要求中一般只有學(xué)歷、專業(yè)、從業(yè)年限、職稱等要求，對(duì)該崗位所需的具體知識(shí)技能水平、特點(diǎn)和特長難以提出明確的要求，這也客觀上導(dǎo)致了檔案管理工作變成了沒有門檻的崗位。在國家層面，檔案界學(xué)者已為建立檔案職業(yè)資格評(píng)價(jià)制度呼吁了多年。而在國家尚未出臺(tái)相關(guān)制度的情況下，可以從行業(yè)、企業(yè)集團(tuán)等層面，嘗試建立行業(yè)級(jí)、企業(yè)集團(tuán)級(jí)的職業(yè)資格評(píng)估體系。該體系的考核內(nèi)容應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)最新實(shí)際情況，涵蓋檔案工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、實(shí)踐能力、綜合知識(shí)、管理技巧、服務(wù)能力等各個(gè)方面。根據(jù)該體系編寫教材，組織有豐富經(jīng)驗(yàn)的教員隊(duì)伍，并對(duì)教員進(jìn)行培訓(xùn)、考核、激勵(lì)，分等級(jí)、分領(lǐng)域考核。最后，將職業(yè)資格評(píng)價(jià)結(jié)果作為檔案工作人員能否上崗并勝任檔案管理崗位的依據(jù)。

2.組織機(jī)構(gòu)策略。組織機(jī)構(gòu)策略的核心是將價(jià)值高低作為檔案部門內(nèi)部崗位劃分的依據(jù)，引入專業(yè)化的文檔外委管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)再造，盡可能讓檔案工作者集中精力從事最有價(jià)值的文檔管理工作，使其崗位工作難度和價(jià)值得以充分展現(xiàn)，從而提升其崗位價(jià)值。在很多企業(yè)，檔案工作崗位往往是按工作領(lǐng)域來劃分，如工程竣工文件管理崗位、設(shè)備竣工文件管理崗位、商務(wù)文檔管理崗位等，從事該崗位的工作人員負(fù)責(zé)檔案收集、指導(dǎo)、檢查、核對(duì)、分類、驗(yàn)收、復(fù)制、入庫、提供利用等檔案管理全流程和工序的工作。由于檔案專業(yè)性、基礎(chǔ)性的工作量非常大，導(dǎo)致檔案工作人員沒有更多的精力專注于檔案管理性、服務(wù)性工作。

我們可以將檔案相關(guān)的各項(xiàng)工作從專業(yè)技能、工作難度、思維難度、影響力等幾個(gè)崗位價(jià)值評(píng)價(jià)的角度進(jìn)行歸納、分級(jí)，按照其價(jià)值從低到高，將文檔工作分為文檔基礎(chǔ)性工作、文檔專業(yè)性工作、文檔管理性和服務(wù)性工作三個(gè)層次。最低層次的工作是文檔基礎(chǔ)工作，即文件接收、登記、核對(duì)、著錄、上架、出庫等不需要專業(yè)基礎(chǔ)，僅需要簡單培訓(xùn)即可上手的簡單的重復(fù)性工作。第二層級(jí)的工作是工作制度制定、審查、組卷規(guī)劃審查、檔案驗(yàn)收、檔案備份、檔案鑒定等需要具備一定檔案專業(yè)技能和較長時(shí)間工作經(jīng)驗(yàn)的工作。第三層級(jí)的工作是既需要比較全面的專業(yè)知識(shí)，又需要很強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新思維，對(duì)公司有著長遠(yuǎn)而深刻影響的檔案管理性和服務(wù)性工作。在此工作分級(jí)基礎(chǔ)上，將崗位按照價(jià)值高低劃分為三個(gè)層級(jí)，或者更多的等級(jí)，由崗級(jí)高的人負(fù)責(zé)工作級(jí)別高的工作，崗級(jí)低的人負(fù)責(zé)工作級(jí)別低的工作。這種崗位架構(gòu)可以讓優(yōu)秀的檔案工作人才脫離簡單、繁瑣的基礎(chǔ)檔案工作，集中精力于最能創(chuàng)造檔案工作價(jià)值的工作上，有利于企業(yè)檔案工作者創(chuàng)造出更大的價(jià)值，有利于建立創(chuàng)造價(jià)值與回報(bào)相符合的績效考核機(jī)制，也有利于改變外界對(duì)企業(yè)檔案工作 “ 簡單、重復(fù) ” 的認(rèn)識(shí)。

此外，引入文檔專業(yè)化外委公司也是一條可行之路。文檔專業(yè)化外委公司作為企業(yè)的專業(yè)化承包商，一般采用進(jìn)駐企業(yè)的工作方式，直接承擔(dān)企業(yè)檔案管理部門原有的職能，如文件運(yùn)轉(zhuǎn)、檔案收集、檔案保管、提供利用等。由于文檔專業(yè)化外委公司采用專業(yè)化、多項(xiàng)目管理，其管理經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌虻玫窖杆俜e累、復(fù)制，文檔管理作為專業(yè)公司的核心業(yè)務(wù)，能夠?yàn)閱T工提供極大的榮譽(yù)感、歸屬感，員工隊(duì)伍能夠比較穩(wěn)定。引入文檔外委公司以后，企業(yè)自身的文檔管理部門雖然編制縮減，但由于脫離了基礎(chǔ)性文件工作，主要從事管理性工作，有利于其崗位價(jià)值的提高。

3.工作策略。工作策略的核心是通過樹立檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量，將用戶的需求作為檔案工作的導(dǎo)向，積極參與企業(yè)主線工作，以尋求為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值，提升企業(yè)檔案工作影響力，從而使每個(gè)檔案管理崗位的價(jià)值得以全面提升。

對(duì)于檔案管理崗位而言，其影響力來源于兩個(gè)方面：一是所從事的檔案工作與用戶關(guān)聯(lián)的程度，二是所提供的服務(wù)令用戶滿意的程度。企業(yè)檔案工作要擴(kuò)大影響力，就要建立起與用戶的密切聯(lián)系，做用戶所真正需要的工作，提供用戶所真正需要的服務(wù)。了解用戶需求，開發(fā)用戶需求，建立與用戶的密切聯(lián)系,同時(shí)樹立服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量，提高用戶滿意度。

樹立檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量。檔案工作者應(yīng)樹立服務(wù)理念，掌握有效的服務(wù)方式、服務(wù)效果調(diào)查方法、培訓(xùn)用戶的方法、用戶溝通技能與方法、用戶咨詢服務(wù)方法和用戶心理知識(shí)等[3]，不斷改進(jìn)服務(wù)水平和質(zhì)量。

將用戶的需求作為檔案工作的導(dǎo)向。通過調(diào)研、訪談、數(shù)據(jù)挖掘、分析等途徑，研究、掌握用戶的現(xiàn)實(shí)需求、未來需求和潛在需求。以需求為導(dǎo)向，做好檔案的收集、整理、編研、服務(wù)等工作。

積極參與企業(yè)主線工作，充分發(fā)揮檔案工作影響力。企業(yè)的任何重點(diǎn)工作都離不開文檔信息的傳遞、收集和利用，自然也離不開企業(yè)檔案工作的支持。檔案工作者要做的就是，找到檔案工作在重點(diǎn)工作中合適的切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，積極參與到企業(yè)主線工作中去。如通過合同審查、合同履約考核、項(xiàng)目驗(yàn)收等活動(dòng)參與重大項(xiàng)目的全過程控制與管理，通過有效的管理使項(xiàng)目文檔受控，使項(xiàng)目文檔信息高效、規(guī)范流轉(zhuǎn)；通過參與重要會(huì)議了解公司當(dāng)前的主要任務(wù)和難題，組織收集反映主線任務(wù)的有價(jià)值的重要資料，或主動(dòng)提供決策信息支持等。

4.宣傳策略。外界的評(píng)價(jià)是影響崗位價(jià)值高低的一個(gè)隱形因素，特別是對(duì)于檔案工作這種不為公眾所熟悉的崗位，這種因素更為重要。因此，通過宣傳提升外界對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)，也是我們提升企業(yè)檔案管理工作崗位價(jià)值的一個(gè)途徑。

以往我們的檔案宣傳工作大部分將重點(diǎn)放在宣傳檔案的重要性上，較少宣傳檔案工作，即使宣傳檔案工作，往往也只強(qiáng)調(diào)我們完成的檔案工作的數(shù)量，而較少強(qiáng)調(diào)檔案工作的難度（當(dāng)然數(shù)量多也是工作的難度之一，但我們這里強(qiáng)調(diào)的難度是指崗位評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)之一——思維的難度）；在宣傳檔案工作人員時(shí)，往往強(qiáng)調(diào)其勤懇、任勞任怨的品質(zhì)，而較少強(qiáng)調(diào)其本身具備的知識(shí)技能水平和工作的技術(shù)性難度。這種宣傳策略容易給公眾留下 “ 檔案很重要，但檔案工作很簡單，誰都可以勝任 ” 的印象。

因此，我們今后在宣傳企業(yè)檔案工作時(shí)，應(yīng)注重對(duì)檔案工作價(jià)值和影響力的宣傳，宣傳檔案工作在檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保存到被利用、發(fā)揮價(jià)值中所起到的作用。

應(yīng)注重對(duì)檔案工作難度的宣傳，讓公眾了解檔案工作的復(fù)雜性，認(rèn)識(shí)到完成檔案工作需要較高的知識(shí)技能水平。例如，檔案管理很重要的一項(xiàng)工作是建立檔案信息資源之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，這種關(guān)聯(lián)關(guān)系在用戶檢索、利用檔案時(shí)，會(huì)產(chǎn)生非常重要的作用。如果我們把這種資源之間的關(guān)系用知識(shí)圖譜的形式進(jìn)行展現(xiàn)，既能夠方便用戶查找檔案資源，又可以讓公眾和用戶很直觀地認(rèn)識(shí)到檔案工作的復(fù)雜性。

應(yīng)注重對(duì)檔案工作成效的宣傳，特別是對(duì)檔案工作正反面案例的宣傳。此外，檔案宣傳的形式和內(nèi)容應(yīng)更加生動(dòng)、形象，貼近公眾的生活和工作，使公眾更容易理解和接受。如將公眾日常接觸的家庭檔案、個(gè)人電子文件夾的管理與檔案管理實(shí)際結(jié)合起來宣傳，使公眾對(duì)檔案工作的難度和價(jià)值產(chǎn)生共鳴。

綜上所述，目前企業(yè)檔案管理工作崗位在崗位評(píng)估的任職條件、工作難度、貢獻(xiàn)與影響力等幾個(gè)重要方面上普遍存在不足，是導(dǎo)致崗位評(píng)估結(jié)果偏低的主要原因。通過在人力資源、組織機(jī)構(gòu)、工作方式、宣傳方式等方面采取有針對(duì)性的措施，有利于發(fā)揮企業(yè)檔案工作崗位應(yīng)有的價(jià)值，有利于提高企業(yè)檔案管理工作者的整體素質(zhì)，改善薪酬待遇，創(chuàng)造好的工作環(huán)境，有利于為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有利于為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。